檔案工作重要性的認識

正因為檔案具有歷史的再現性，形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮悖瑸槲覀冄芯繗v史現象，準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務社會發(fā)展提供了堅實的基礎。

做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要，檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學管理，制定發(fā)展的好教材，為科學發(fā)展奠定了堅實基礎。

檔案與人類文明的產生和發(fā)展相伴隨，檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異，各項建設如火如荼，通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經濟全面發(fā)展，使我們在工作中少走和不走彎路。

檔案工作很重要嗎？

是的，
檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。
而且現在國家提倡檔案信息化建設，以后會越來越重視的。

關于檔案信息管理，“規(guī)檔云”這個把人工智能運用到檔案管理中的信息化管理系統(tǒng)可以推薦給想要解決檔案信息化問題的企業(yè)。

做好檔案工作的意義

做好檔案管理工作的重要意義
檔案管理工作是企業(yè)機關工作的一個重要組成部分，是提高工作效率和工作質量的必要條件。在企業(yè)中,如何做好檔案管理工作,如何不斷地更新檔案管理觀念，是企業(yè)經營管理中必須要思索的問題。作為檔案管理人員要在檔案管理工作中不僅全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經營成果，更要勇于嘗試新的檔案管理手段。檔案管理的成果，對于企業(yè)實現經營戰(zhàn)略、提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經濟中競爭力具有重要意義。

對檔案的認識和看法

對檔案和檔案工作的認識和體會
對檔案和檔案工作的認識和體會
光陰荏苒，轉眼間，從事檔案工作已有5個春秋，從最初的感受，工作著、寂寞著、美麗著，到漫步于檔案征程，我與檔案結伴，漸漸地我對檔案工作的認識也有了一個由淺至深的過程。隨著時間的推進，我倍加感受到，檔案離我們很近，它就在我們的身邊。在“國際檔案日”來臨之際，全世界檔案工作者互勉共進，共創(chuàng)美好未來，不想用太多的言語暢談所感所思，只想通過切身的工作實際，談點對檔案和檔案工作的認識和體會。
奧地利著名作家弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔！”這句話揭示了一切事物的終極狀態(tài)。我也覺得，所有的喧囂經過歲月的沖刷和時間的磨蝕，都將歸于沉寂，即使最輝煌、最神圣的東西，都將被簡化成一種最純粹的物質形態(tài)，被濃縮成最簡單的存在形式，這就是——檔案?？v觀檔案的各種形態(tài)，有綜合性檔案，有專業(yè)性檔案，離我們近的，有家庭檔案、健康檔案、榮譽檔案、婚姻檔案、房地產檔案、金融檔案、旅游檔案等等，檔案與我們的生活息息相關，檔案始終相隨。
如果你問我對檔案管理工作最大的體會是什么？我目前的回答是十個字：繁雜、細致、重要、責任、坦然。每年每月每天做著：檔案收集、鑒別、裝訂、整理、錄入、編目、查閱、借用等工作，每頁檔案上都留下了我們的指紋，記錄了我們默默無聞的工作過程，也見證了企業(yè)逐步發(fā)展壯大的歷程。曾經有人問我：你每天在辦公室里忙忙碌碌地在干什么？我的工作，若不了解大部分你還真看不到，只有用心做過，切身體會過才能發(fā)現其中的意義。自從接觸檔案管理工作，我始終懷著淡定平和的心態(tài)，保持著滿腔的工作熱情，盡管清苦、寂寞，但依然坦然面對，樂在其中。曾經聽某位領導人說過：“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們是要負歷史責任的”。由于社會上大多數人對檔案及檔案工作的不了解，便容易產生一些片面和狹隘的看法，做檔案工作除了要加強自身業(yè)務能力和素質的提高，還要想方設法做好檔案工作的宣傳，努力提高全民的檔案意識，讓更多的人走進它，了解它，讓檔案工作有越走越好的勇氣，有越走越光明的前程。
我熱愛我的這份工作。回想剛入職的時候，“檔案”一詞并不讓我怦然心動、激情燃燒，看著一摞摞不會說話的紙堆，心里的確發(fā)怵過。今天，當我做著和前輩們一樣的工作，從我手中裝訂成冊的檔案卷宗也越來越多，發(fā)現檔案工作原來是一個單位管理工作的基礎，它是展示成就、總結經驗、最可靠、最寶貴的原始材料，不管是規(guī)范實用的文書檔案，還是科學嚴謹的科技檔案，亦或是生動形象的照片檔案，或者是真實直觀的聲像檔案，從檔案收集到檔案整理、檔案鑒定、檔案保護、檔案數字化、檔案信息的編研和利用等，每一個工作環(huán)節(jié)都是一門科學，都包含著深遠的意義。檔案工作的前瞻性、真實性、追溯性等特點也充分說明了檔案事業(yè)的價值所向和與時俱進。書中說，孔子是我國檔案文獻編纂的開創(chuàng)者，他在整理檔案文獻中寄托他的政治理想，尋找“修身、齊家、治國、平天下”的途徑，他把編研工作融入到個人的情趣與愛好中，無以割舍。當得知，我最喜愛的央視主持人崔永元放棄他如日中天的電視事業(yè)，即將走進寧靜高校的一隅，投身到潛心研究口述歷史的事業(yè)中時，我感慨萬分，由衷欽佩，至此，我對檔案工作有了一份更加特殊的情感。
我崇敬我的這份工作。且不說，規(guī)范有序的企業(yè)檔案為維護本單位歷史的真實與全貌，為方便利用做出貢獻的事實。試想，在市場經濟飛速發(fā)展，社會物欲膨脹，各種矛盾利益錯綜復雜的今天，擁有保存完整、珍貴無缺的檔案，您可能就會免受傷害，少走彎路，獲得真諦。檔案是人類傳承優(yōu)秀文化、借鑒歷史、尋求發(fā)展的重要依據，檔案是對過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據，是生產建設的參考資料，是加強管理的必要手段，是科學研究的可靠資源，是宣傳教育的生動素材。小小檔案，大大貢獻，幾頁薄薄的紙片，能為您實現自己的希望，能為您證明苦苦追尋的答案，也能為您省去成千上萬的損失。檔案工作功在當代、利在千秋！
檔案工作給我一種創(chuàng)造的力量。不少人說檔案工作是枯燥的平凡的，卻不知再平凡的工作也需要有人沉下心去做。在我們眼里，檔案工作也是最能出成果的工作。當你把一頁頁原本零散的紙張理成整齊的一疊，通過穿針引線裝訂成案卷，再給它穿上整潔的外套時，那就像一個裁縫把一塊布料做成了一件衣服一樣。當經過加工再給它封皮印章，一本完整的檔案出爐的時候，感覺就像擁有了一項發(fā)明創(chuàng)造那樣讓人開心。當原本空空的密集架漸漸地豐富起來，最終排列成整齊的一行時，那時候看著它們，儼然自己是一位將軍在檢閱隊伍，一種榮耀感油然而生。當把厚厚一疊匯編資料編好目錄印刷成冊，撫摸著光滑的書皮，一種滿足感實在無法形容。因為相信只要盡心盡力，任何工作都會變得充滿活力、富有生機。
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關于個人人事檔案的重要性

個人人事 檔案 的重要性

人事檔案是我國人事管理 制度 的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、 學習 及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。有些畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現自己無法按期轉正定級、申請職稱，在辦理養(yǎng)老保險手續(xù)時也遇到麻煩，經咨詢才知道是因為自己大學畢業(yè)時疏忽了檔案的存放問題，追悔莫及。

“棄檔”現象有來由

現今，“棄檔”現象屢見不鮮，究其原因可歸結為四個方面：一是高校畢業(yè)生對于人事檔案的性質、地位、作用認識模糊，檔案觀念淡薄，自動放棄檔案，使檔案遭遇冷落;二是一些部門檔案管理不規(guī)范、用人單位不重視檔案等因素，使得很大一部分畢業(yè)生覺得保管檔案“沒有價值”，認為檔案與當前利益沒有太多關系，相反個人還要為存檔案支付一定的費用，是一種負擔;三是很多畢業(yè)生為獲取就業(yè)機會，往往先就業(yè)再擇業(yè)，而繁瑣的人事檔案調動程序及檔案對工作調動的限制，阻礙其擇業(yè)自由，于是就放棄個人檔案或將檔案隨身攜帶;四是不少高校畢業(yè)生對檔案抱有“患得患失”的心態(tài)，有時干脆“先保再棄”，在辦理就業(yè)報到手續(xù)時先讓檔案有個“家”，然后就不聞不問，用時再考慮補交費用，如果用不著就不再搭理了。

強化檔案意識是關鍵

專家指出，隨著市場經濟的發(fā)展和人才的流動以及信息的溝通，尤其是用人觀念上的轉變，使得過去以單位來確定人們身份，慢慢轉向對其社會價值的認可，人的身份由單位人轉向社會人。從某些方面來說檔案的作用在現代社會中有不斷弱化的趨勢，但這絕不意味著檔案無用。應當指出，弱化的只是檔案的形式，即“袋裝檔案”，而強化的應是檔案的資源和信息性質。尤其對有較高學歷的年輕人，更不應該淡化自己的檔案意識。在此提醒廣大高校畢業(yè)生，在忙著找工作的同時，應及時把檔案轉入政府所屬人才流動服務機構保存，確保自身的合法權益和應有的社會、政治待遇得到保障。

什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內容?

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

人事檔案能發(fā)揮哪些作用?

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數據。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關材料等。

如何做好信息時代下檔案工作的重要性

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方可以肯定成績，與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位形象和整體發(fā)展狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經濟中的競爭力具有重要意義。檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代化管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位。不利于形成管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個單位的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個事業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。缺乏運用公自動化對檔案管理方法進行更新改造。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序。在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結果發(fā)現：與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經過認真、細致的分析，得出如下結論：科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。(白金健)

請問企業(yè)檔案管理的重要性體現在哪方面

　　企業(yè)檔案管理的重要性為：
　　(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案

　　企業(yè)改制成功以后，檔案人員應轉變觀念，不能在辦公室坐等，而是要主動請教有關技術人員，深入生產一線，熟悉了解生產經營工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案、資料做到胸中有數。

　　(二)要確立檔案是資產的觀念

　　在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動積累和智慧結晶，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。檔案財富是一種非常重要的資產，它除了具有企業(yè)無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。只有認識到檔案是資產以后，才會去管理、保護、利用好這些資產，才會下決心做好檔案工作。

　　(三)要確立檔案是企業(yè)獨有信息的觀念

　　在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。

　　(四)要確立檔案具有實用效益的觀念

　　檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發(fā)展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，檔案資料只要管理好，利用好，就能產生更好的經濟效益和社會效益。

請結合文秘工作，談談檔案管理的重要性以及對未來檔案管理的發(fā)展的思考

　　論做好文秘工作促進檔案管理工作
　　一、提高對文秘工作重要性的認識

　　文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
　　一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔助性工作。
　　二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?br>　　三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
　　二、加強檔案管理勢在必行
　　文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
　　首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質服務對墾區(qū)的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
　　其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
　　三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
　　文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
　　一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
　　二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯(lián)網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
　　三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
　　四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
　　五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規(guī)劃具備省乙級資質、公路行業(yè)具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
　　其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規(guī)劃設計師都必須肩負起責任。

　　四、結束語

　　作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設計變更按有關規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

對檔案工作的認識

1. 鍛造高素質檔案干部隊伍。加強學習，提高素質。積極組織檔案員參加檔案工作培訓班，學習《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案移交進館要求》、《檔案年報統(tǒng)計方法及要求》、《基層檔案宣傳信息的寫作方法》、《宜昌市縣鄉(xiāng)村文檔一體化系統(tǒng)的應用》等課程，并且擇優(yōu)配備六名業(yè)務熟練的專職檔案員，其中大學本科學歷一人，大學?？茖W歷五人，形成了學生檔案管理辦公室、流動人員檔案管理辦公室和職工檔案管理辦公室相協(xié)調的檔案管理網絡。充分發(fā)掘檔案利用價值，為檔案的便民服務、快捷利用奠定基礎。
2. 提升管理利用現代化水平。改進和完善檔案利用查閱設施和手段，狠抓服務質量。比照目標管理省特級檔案室的標準建設綜合檔案室，配置了恒溫恒濕空調3臺，檔案密集架88列，檔案專用書車和檔案專用書梯等硬件設施，建起了集防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫、防鼠、防污染、防塵功能于一體的綜合檔案室，提升安全度，方便管理。同時，為學生、流動人員、職工檔案管理辦公室添置了傳真機、打字機、復印機等設備，改善群眾前來辦理檔案業(yè)務的條件，提升現代化程度，提高辦事效率。
3. 加強宣傳引導落實職責。

檔案？為什么檔案那么重要？

國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是有史以來最早產生的文獻之一，也是現代社會信息的重要門類。

詞源 中國明代以前對檔案的稱呼與文書不加區(qū)分，有典、冊、策、中(冊字的省形)、簡牘、文書、簿書、案卷、文案、案牘等稱謂?！皺n案”一詞始見于清代，康熙十九年(1680)《起居注》中記載，康熙帝在披閱秋審眾犯冊時問：“馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本人亦有功牌，其罪如何?”大學士奏曰：“部中無檔案， 故控告時部議不準?！贝蠹s成書于康熙四十六年的楊賓《柳邊紀略》則對檔案有所解釋：“邊外文字多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也?！鼻迦腙P后改用紙張書寫，但習慣相因，仍將保存起來的文書稱作“檔案”、“檔子”。在其后的律令條例中，對于“文書”和“檔案”的用法，更有較為明確的區(qū)分，多處使用“繕寫文書，收貯檔案”，“錄存檔案”，“檔案副本”等等。按漢字本義，“檔”為橫木框格，系指存放東西的閣架；“案”即小桌子一類的東西，引伸為處理某一事件的案卷。“檔案”即存入檔架的案卷，沿用至今仍有其形象的和內在的意義，并賦予了新的科學含義。

檔案的外文詞，歐美諸語言均源于希臘文αρχειον和拉丁文archivum，文字和發(fā)音都很相近。其原意為行政機關所在地，后指保存公務案卷或其他文件的處所，進而兼指保存在這些地方的檔案。它是一個多義詞，可解為檔案庫、檔案室、檔案館、檔案等等，因而使用時往往需要加以限定或說明。如俄文архив，在30年代多指檔案館，對檔案則稱архивныйматериал(檔案材料)；近年蘇聯(lián)國家標準文件規(guī)定以архивныйдокумент(檔案文件)為特指檔案的通用術語。在日文的一般詞匯中無檔案一詞，常用ぶんしよ(文書)或こぅぶんしよ(公文書)，日本國家檔案館稱為こぅぶんしよかん(公文書館)；而在漢文日譯時使用とぅぁん(檔案)或とぅし(檔子)。

起源 檔案最早產生于怎樣的歷史背景和什么歷史時期，歷來眾說紛紜。其中較有代表性的觀點，是階級社會產物說和原始社會產物說，后者又被稱為社會產物論。階級社會產物說的主要見解有兩種：①認為隨著階級的出現和國家的形成，為了管理國家和大規(guī)模的生產，進行國與國之間的交往或戰(zhàn)爭，國家需要文字記錄作為管理和交際的工具，因而發(fā)明了文字。國家機關利用文字記載和傳達各種事務，于是產生了文書，它被保存起來便形成了檔案。②認為在國家產生之前雖已出現了文字，但在原始社會人們并無保存和利用檔案的社會需要，只有當階級產生和國家形成之后，國家為了進行管理，需要以文字記錄事務和表達統(tǒng)治階級的意志，才產生了文書并貯存檔案。這兩種見解共同的論點是，都認為文字和國家機關的出現，成為產生檔案必須兼?zhèn)涞臈l件；不同點主要在于文字產生的時期及其對形成檔案的關系各持異議。原始社會產物說的主要見解也有兩種：①認為國家形成之前，在原始社會后期，隨著生產的發(fā)展、社會交往的擴大和文字的發(fā)明，人們便開始應用文字記錄，即產生了最早的文書，保存起來則成為檔案。②認為早在原始社會較長的時期內，人類已有利用并保存檔案的需要和可能，在文字發(fā)明之前人們即以結繩、刻契等原始的方法記事，這些繩結和刻契就是歷史上最早產生的檔案。兩種見解的共同論點是都認為檔案產生于國家形成之前的原始社會時期；不同點主要在于結繩刻契檔案說認為這些載體已有記錄、憑證等檔案屬性，而文字檔案說則認為繩結刻契不能獨立地比較系統(tǒng)地體現記錄和傳遞的功能，自有文字記錄才首開檔案歷史之先河。

從已知的歷史事實和研究成果來看，檔案并非是自有人類伊始就同時產生的一種社會現象和物質實體，而是人類社會發(fā)展到一定階段的文明產物。迄今世界各地發(fā)現的比較系統(tǒng)地以文字記錄人們實踐活動最早的檔案多屬于國家出現之后的歷史遺物，如中國的甲骨檔案、兩河流域的泥板檔案、埃及的紙草檔案等。但承載諸如甲骨文這樣較為完善的文字系統(tǒng)的檔案，不可能是歷史上最早的檔案。這涉及文字發(fā)明和應用于記錄的最早時期，以及與產生檔案的關系，文字發(fā)明之前非文字的原始記事形式是否已具有檔案性質及程度如何等問題，尚待進一步考察和研究。
探索檔案的起源，有助于加深對檔案的性質以及檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的了解，因而成為具有學術價值和實際意義的課題。

定義 長期以來，國內外學者對檔案定義有種種不同見解，在有關的法律、法規(guī)和標準文件中也有反映。從檔案概念內涵的構成要素而論，基本上分為兩種類型：①限制型。強調具有永久保存價值的，并保存在檔案館等特定場所的歷史文件才是檔案。如國際檔案理事會主持編纂的《檔案術語詞典》(1984)將檔案定義為“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值，而保存的經過挑選或未經挑選的非現行文件”。②寬舒型。不限定永久保存價值和保存地點等因素，保存在任何地方的、具有一定保存價值的歷史文件，均為檔案。如《法蘭西共和國檔案法》(1979)規(guī)定：“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，或任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案?！敝袊b于全國擁有各級各類檔案館和大量機關單位檔案室組成的網絡體系，并對檔案實行集中統(tǒng)一分級管理的體制，因而規(guī)定無論保存在機關檔案室或國家檔案館的，還是保存在個人手中的，需要短期、長期或永久保存的各種歷史文件，都屬于檔案。

從檔案概念的屬種關系而論，大致有3種主要模式的檔案定義：①以“歷史記錄”或“原始記錄”為屬概念。如吳寶康主編的《檔案學概論》的表述為“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄”。②以“文件”為屬概念。如美國謝倫伯格，T.R.著《現代檔案——原則與技術》(1956)的檔案定義為“經鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者業(yè)已選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件”。③以“信息”或“信息資料”、“信息載體”為屬概念。如認為檔案是人類社會實踐活動中直接形成的、貯存?zhèn)洳榈挠行虻男畔⑤d體。以“文件”為屬概念的檔案定義在國際范圍內比較通行，從“信息”角度研究檔案定義的趨勢近年來有所發(fā)展。1987年《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@一條款并非一般的檔案定義，而是明確國家管理檔案的范圍，限定于“對國家和社會有保存價值的”，但它揭示了檔案的本質屬性，具備檔案定義的基本要素，富有檔案定義的理論意義，因而在中國以此為基礎進行表述的檔案定義較為通用。

特點和范圍 ①檔案是由文件轉化而來的歷史記錄。文件被使用和辦理完畢之后，一部分隨著記述、辦事等現行功能的結束，失去其社會價值而被淘汰；另一部分由于對日后仍有查考價值，則被選擇保存下來成為檔案。因此，檔案與文件既有聯(lián)系又有區(qū)別： 文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿和精華。這也決定了檔案的本質屬性及與其他文獻資料的不同。檔案是原始的歷史記錄，不是事后編寫的材料，檔案以其記錄性和原始性集于一體的特點區(qū)別于一般的歷史遺物。②檔案是各種機關、 組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的文件組合體。其產生與存在，始終淵源于專門的形成單位及其職能活動，并由此構成檔案材料之間的內在聯(lián)系。這一定向積累性和歷史聯(lián)系性的特點，使得檔案存在和運動的形態(tài)與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與內容等方面固有的聯(lián)系，維護檔案文件體系的歷史面貌，才能有效地發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)特有的作用。③由于檔案是歷史的原始記錄物，而非復制品，故更具可靠性，并多具有單一性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點區(qū)別于其他出版物，其保護和利用也有特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多采，范圍廣泛(見檔案分類)。一些歷史悠久、性質或載體比較特殊的檔案，往往與文物、圖書資料等有一定的轉化關系或部分重合關系，即具有雙重性或幾重性。因此，在博物館、圖書館和檔案館均有所收藏。有的國家對此有法律規(guī)定，如《中華人民共和國檔案法》規(guī)定： “博物館、圖書館、 紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理?！薄皺n案館與上述單位應當在檔案的利用方面互相協(xié)作?！?br>
價值 一般指檔案對于人們和社會的意義與作用。從實質上說什么是檔案的價值，長期以來各國檔案界都有爭議，代表性的觀點主要有4 種：①檔案價值即指檔案的屬性或使用價值，它只是客觀存在的，與人們的需求無關。②檔案價值是由人們的需求而決定的主觀產物，沒有也不可能有客觀的價值標準。③檔案價值是凝結在檔案中的勞動，檔案價值的大小決定于形成檔案過程中所耗費的勞動量。④檔案價值是主體和客體之間的關系范疇，即檔案客體對人們主體需要的滿足及其程度的表現形式。一般認為，檔案價值是由檔案本身的各種因素和社會對檔案利用需求二者的結合所決定的。

檔案價值的結構。檔案具有憑證價值和情報價值。檔案是由作為辦事工具的文件轉化而來的歷史陳跡，檔案載體上又保有真切的原始標記，如當事人的手稿或簽署，機關或個人的印信，有的則為原來形像和聲音的照錄。它客觀地記錄了當事人的思想和行為，以及既往的各種情況，成為查考、爭辯和處理事務的真憑實據。同時，檔案又記載了歷史活動的事實和過程，以及經濟、政治和科學文化活動等各方面的成果和經驗教訓。它作為信息的一種原始貯存形式，給人們提供大量的情報和知識。檔案的憑證和情報價值，具體表現在以下幾個主要方面：機關行政管理和業(yè)務工作的查考憑據；生產建設的參考依據；政治活動的必要手段；科學研究的可靠資料；文化教育的生動素材。

實現檔案價值的規(guī)律性。①檔案價值擴展律。檔案具有對形成機關的作用和對社會作用的雙重性。檔案形成之初的若干時間內，主要作為本單位工作和生產的必要條件而發(fā)揮作用，這被稱為檔案的第一價值。檔案為其形成單位有效地發(fā)揮作用，成為各機關積累和保存檔案的主要動力，從而又進一步促使檔案第一價值的實現。檔案保存到一定時限以后，它的作用就超出其形成機關，為社會上各種利用需要發(fā)揮作用則成為主要方面，這被稱為檔案的第二價值。它表現為檔案作用的擴大，以及檔案類型與其相應作用的變異性。如行政檔案，既可用于行政工作的查考，也可作為人口學、經濟史或某項科學技術研究的資料。②檔案機密性遞減律。檔案具有一定的機密性，它隨著時間和條件的轉移而有所變化，有的若干年后仍須保密，有的則降低或失去機密性。從總體而言，檔案機密性呈逐漸弱化的趨向，機密程度強弱與保存時間久暫成反比例的關系，是檔案密級變化的一般規(guī)律性。③檔案的科學文化作用遞增律。檔案的多種作用，有時也被歸納為政治作用和科學文化作用兩個基本方面，即檔案具有兩種作用的雙重性。隨著歷史的進程，檔案在繼續(xù)用于政治活動的同時，對發(fā)展經濟、文化建設，繁榮科學技術方面的作用逐漸增多。

檔案價值的實現，檔案作用發(fā)揮的程度如何，取決于一定的條件。一般說來，其基本條件有4個方面：①檔案利用實踐。 檔案在日常存放的靜態(tài)中，其價值處于潛在階段，只有在人們利用的過程中才能表現出檔案的價值，并校正和提高人們對檔案價值的認識。②社會發(fā)展水平、社會制度和檔案管理政策，對于檔案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制約作用。社會進步程度愈高，愈能為檔案的開放利用提供更多的條件，充分實現檔案的價值。③社會檔案意識，特別是人們對檔案的認識水平、重視程度和利用動機等因素，都影響檔案發(fā)揮作用的狀況。人們的檔案意識越強，檔案價值愈能實現得充分；檔案價值的實現，又促進人們檔案意識的加強。④檔案管理水平是影響檔案發(fā)揮作用的直接因素。改善檔案管理制度，提高對檔案的全面認識和科學管理水平，對于發(fā)揮檔案的社會效益和經濟效益具有重要作用。