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文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則，歡迎閱讀!
文書檔案管理細則一
第一條 為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。
第二條 執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質量的必要條件。
第三條 各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構集中統一管理。
第四條 水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。
第五條 各級水行政主管部門的執(zhí)法機構應配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。
第六條 執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔
(一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后，具體承辦人員應及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;
(二)歸檔的文書材料應完整、齊全，具有保存價值;
(三)應歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;
1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現場勘察筆錄，調查筆錄，音像材料，證言證詞，責令停止水事違法行為通知書，調查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達回執(zhí)，行政處罰強制執(zhí)行申請書，結案報告等;
2. 行政復議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復議申請書，行政復議受理、不予受理、限期補正通知書，行政復議申請人、被申請人提供的有關材料、證據、答辯書等，申請人撤回復議申請書，行政復議裁定書、決定書，送達回證等;
3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關的材料、證據、委托代理書，判決書以及與案件有關的司法文書等;
4. 統計報表類：各種水行政執(zhí)法統計報表以及其他各類統計報表;
5. 法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復、通知等以及相應的解釋、說明、實施細則等，本部門制定發(fā)布的有關水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;
6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。
(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應根據類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準確，字體要工整。
第七條 執(zhí)法文書檔案的整理與保管
(一)按照類別和時間的順序將檔案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;
(二)根據檔案的數量和類別，配置相應的保管設備;
(三)檔案管理人員工作調動前應辦好移交手續(xù)。
第八條 執(zhí)法文書檔案的利用
(一)為便于查找，檔案管理人員應當編制檔案總目錄，并根據實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;
(二)因工作需要，可以查閱和調借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調借檔案，應經主管部門領導批準后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調借期限。
第九條 各區(qū)縣水行政主管部門，可根據本管理制度的要求，結合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。
文書檔案管理細則二
1、文書立卷
每年年初機關文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。
?、俜帜甓?。將文件按其形成的年度分開。
②分級別。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。
③分機構。將文件按其產生或承辦部門分開。
?、芊謫栴}。將文件按其內容所反映的問題分開。
?、莘制谙?。根據《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。
在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關)，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來后，根據卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內文件的頁號;填寫卷內文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經秘書長批準;對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4、檔案統計
建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。
5、檔案鑒定
根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
文書檔案管理細則三
為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學院《檔案管理工作標準》及文書檔案建檔規(guī)范的有關規(guī)定,提高歸檔質量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務,為現代化建設服務,為國家積累檔案史料.現結合我所實際情況,制定如下實施細則.
一、文書檔案管理體制
1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎的檔案管理體系,并根據上級有關規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.
2.由部門負責人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.
二、文書檔案管理職責
1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.
2.收集、整理、保管、利用和統計本所文書檔案.
3.指導、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.
4.積極開展檔案的利用服務,提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領導服務.
5.負責本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.
三、文書檔案兼職檔案員職責
1.了解本部門工作業(yè)務,掌握文書歸檔文件整理的基本方法.
2.負責本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統一集中保管.
3.主動做好預立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.
4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準確、系統,按時移交檔案室.
四、文件材料的收集和歸檔
1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.
2.各職能部門平時建立預立卷,按年度歸檔.
3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.
五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限
1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.
2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.
3.確定檔案保管期限的原則:
3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結、批復,計劃、規(guī)劃,綜合統計報表,機構設置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關針對本所主管業(yè)務并要貫徹實施的重要文件材料.
3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結、報告和統計報表等文件材料.
3.3 凡是在較短時間內對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務性的文件材料,上級機關和同級機關頒發(fā)的非本所主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結、報告和統計報表等文件材料.
3.4 根據本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹后勤企業(yè)類.
六、文書檔案整理要求
1.整理原則
歸檔文件整理應遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.
2.質量要求
2.1 歸檔文件應齊全、完整、準確.已破損的文件應予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制.
2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求.
3.整理方法
3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.
3.2 歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復制件為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.
3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;批復在前,請示在后.
3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準.跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結案年整理歸檔.
3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內,按事由結合文件形成時間順序排列.
3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標注.
3.7 歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.
3.8 歸檔文件應逐件編目.針對同一問題的來文與復文,應在備注欄內,互作備注.
3.9 責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者.
3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應照實抄錄,不能省略.
3.11 題名:填寫文件標題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應根據文件內容重新擬寫或補充,并外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應寫明會議的時間和重要內容.
3.12 日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯數字標注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.
3.13 頁數:填寫每一件歸檔文件的總頁數.計算頁數時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.
3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.
3.16 備考表:備考表置于盒內文件之后.填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.
3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應放入同一檔案盒.
3.18 檔案盒應標明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.
3.19 歸檔文件整理完畢,應按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".
七、文書檔案的歸檔
1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.
2.歸檔時間:歸檔部門應在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.
3.歸檔時,應編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.
4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.
八、文書檔案的保管和利用
1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統一管理.
2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.
3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現問題及時處理解決.
4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務.
5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù).
6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關責任.
7.檔案管理人員調動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).
九、文書檔案的鑒定和銷毀
1.根據文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.
2.文書檔案必須經文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領導審批后方能銷毀,并辦理相關備案手續(xù).
3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.
十、獎勵和處罰
1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準確、系統和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.
2.凡沒有完成年度歸檔任務或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責把關執(zhí)行.
十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.
十二、本細則與上級檔案管理有關規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.
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一、文書工作是檔案工作的基礎和前提。
許多文件是檔案的前身，文書工作的狀況如何，不僅直接影響其自身的質量和機關的日常工作，而且也影響日后轉化為檔案的質量和國家檔案事業(yè)的建設。檔案來源于文書，是由文件材料轉化而來的。文稿的撰寫必須符合黨的路線、方針、政策；內容要切合實際情況，觀點明確，立據可靠，邏輯嚴密，言簡意賅，文理通順。文件的制發(fā)要考慮是否齊全，特別是一些具有指導性的文件和日后留作憑證的文件，格式要統一、規(guī)范，書寫忌用鉛筆、圓珠筆和質量較差的墨水及打印機；否則時間一長，有的檔案還未向檔案機構移交已經發(fā)生字跡擴散、退色等現象，嚴重影響了檔案的查找和保存。為保證文件的嚴肅性，繕印時要避免紕漏，收發(fā)、運轉要防止差錯和丟失，保證質量和齊全完整，從而為檔案的完整性和系統性打下良好的基礎。所以說，文書工作是檔案工作的基礎和前提，文書工作的質量，對檔案工作有著決定性的影響。
二、做好文書立卷工作是連結文書工作與檔案工作的紐帶。
機關在公務活動中形成和使用的文書處理完畢以后，一部分隨著記述、辦事等現行功能的結束，失去其社會價值而被淘汰；另一部分由于對日后具有查考價值，則被選擇保存,并將其零散文件，按照它們在形成過程中的聯系和一定規(guī)律進行系統整理組成案卷，這種系統整理工作就叫文書立卷工作。文書立卷是公文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，辦理完畢，具有查考利用價值的公文材料，組成案卷后，就轉化成為檔案，從這一環(huán)節(jié)上最能體現文書工作與檔案工作的密切聯系，是文書工作與檔案工作的結合部。機關在工作活動中形成了大量的文件材料，每份文件材料既是獨立的，有它自己特定的使命和作用，而在同一項工作、同一個問題的處理過程中形成的許多文件材料，它們相互間又有其內在的密切聯系。文件之間的這種聯系，是在機關活動中歷史地形成的，我們應依照它們之間的歷史聯系，科學地加以整理、區(qū)分，組成一個個案卷，使每一個案卷都成為精練的、系統的有機聯系組合體。只有這樣，才能保持歷史的真實面貌，反映各項工作的客觀進程，便于平時查找和利用。否則，就會使文件孤立、零散，雜亂無章，看不清彼此之間的聯系，弄不清來龍去脈，降低文件的使用率。
三、加強文件平時收集，是保證檔案提供利用的有效措施。
要做好文書立卷工作，關鍵是加強平時文件的收集，它關系到檔案的完整與安全。文件材料的收集工作，應該由文書工作人員負責，在收集過程中充分發(fā)揮主觀能動性，采取各種有效措施，多渠道地把應該歸檔的文件全部收集起來；在文稿的擬制、打印以至收發(fā)的過程中，要注意文件底稿、附件、批復的收存；善于運用收文、發(fā)文登記薄將處理完畢的文件進行檢查核對，并根據它們之間的聯系，按文書立卷的類目做好平時立卷，為歸檔打好基礎。平時立卷，是文書工作的一項重要內容，也是保證檔案利用的有效措施。
四、檔案提供利用，是檢驗文書工作好壞的標準。
檔案的利用，是檔案工作的最終目的，也是檢驗文書工作好壞的標準。檔案來源于文書，又為文書工作服務，也就是為領導決策服務。反過來說，領導的決策一旦形成了正式文件，既具有現行的指導作用，又具有查考憑證作用，如一些規(guī)定、意見、條例等指導性的文件，就具有長時間的指導作用；重大問題的處理決定、征地協議、職務任免、機構設置、隸屬關系的改變等，就具有長久的查考和憑證作用。檔案利用的主導作用，體現在利用工作對基礎工作的促進和完善方面。而利用效果的大小，取決于文書工作做得如何。假如文件手續(xù)不全，缺日期、少單位，就會給利用帶來困難，就很難發(fā)揮它的權威性和憑證作用；文件的紙張材料質量差，耐破度、耐折度、耐撕裂度小，易破損、易老化，用墨不注意耐久性，就會影響檔案的“壽命”和利用期等問題。所以，通過檔案的利用，可以發(fā)現文書工作中的問題，如文件材料的質量、立卷歸檔是否齊全完整、分類組卷是否科學與規(guī)范等。從而促進文書工作進一步完善和提高。由此可見，檔案提供利用，既依賴于文書工作，又是檢驗文書工作的標準。
否。
雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的前身和源泉,檔案是文書的歸宿,兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質量,也直接關系到檔案的質量,做好文書處理工作是實現檔案工作規(guī)范化,標準化的重要基礎。
在檔案管理工作中，做好文書檔案工作起著不可或缺的作用，。以下是我為大家精心準備的文書檔案工作的意義和實施論文，歡迎閱讀!
文書檔案工作的意義和實施論文：《試談文書檔案工作的意義和實施》
【摘要】文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。作為檔案工作者不僅對文書檔案要進行比較全面、系統、完整的鑒定，更要花費大量的人力物力，進行分類、歸檔，使其具有保存及利用價值。本文通過分析文書檔案價值的重要性，以及對文書檔案管理采取哪些 措施 ，以便今后檔案工作者能夠更好地對文書檔案進行管理。
一、文書檔案的意義
文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書檔案主要是一些辦理完畢而且具有一定保存價值的文書。其中所提到的“具有保存價值”，說明了有一部分的文書可以成為文書檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價值。這就需要管理者對文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題要掌握精準。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機關文書檔案歸檔的范圍。這對檔案人員的素質要求比較高。檔案人員要明確掌握文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的規(guī)則，一定要認真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書剔除掉，保留有參考價值的文書，保證文書檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。
二、文書檔案管理存在一定的問題
(一)文書與檔案工作的銜接問題
文書與檔案工作既有聯系又有各自的分工，兩者要互相協調，才能夠形成一個完整的管理體系。但在實際的工作中，文書和檔案往往是不同的人員負責管理，這就會使得文書工作與檔案工作在某種程度上脫節(jié)。文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現象，公文的格式和處理辦法不恰當。
(二)對檔案員進行培訓
一些單位的檔案人員，沒有經過檔案專業(yè)培訓，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù) 教育 培訓，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。
(三)各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管，只為了自己工作的方便不肯上交，時間長了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。
三、提高文書檔案管理水平所采取的措施
(一)領導加強對文書檔案的重視
作為單位領導對文書檔案管理工作的重視是做好文書檔案工作的前提，文書檔案的管理人員要積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，向領導者宣傳檔案工作的一些法律法規(guī)常識，讓單位領導對檔案管理工作有所認識，爭取單位領導的支持。文書檔案管理人員也要不斷地學習新知識，積極主動地學習檔案管理的現代化專業(yè)知識，更新管理理念，提高綜合素質，為檔案工作提供更加方便快捷的服務。
(二)規(guī)范銜接文書與檔案的工作
整理文件是檔案管理的根本，而文件質量問題直接關系到檔案的質量，想要提高檔案的規(guī)范性，必須有高質量的文件作基礎，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現文書和檔案工作系統化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量，制定標準。例如，必須使用規(guī)定的筆進行修改和批閱文件材料。對文件的處理要及時準確，對文件的收發(fā)要登記清楚，發(fā)現文件有殘缺或丟失，要及時查找。對領導開會時的講話記錄及外出等賬外資料，要及時整理收集并記錄詳盡，確保文件材料的完整。
(三)各部門之間要加強合作，做好文件的收集工作
檔案管理人員要主動地了解業(yè)務部門的工作，經常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發(fā)展的資料，為研究服務，提供有價值的證據。做好文書的基礎工作，調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎，做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反映細節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務單位大局，開展文書檔案工作。
(四)完善管理機制
文書檔案管理人員，要嚴格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現象，認真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善。按照程序復審需要修改的內容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要地填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴格控制文件件數，禁止隨意抄送。
四、 總結
總之，文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標準。檔案管理直接關系檔案資料的完整性。提高文書管理工作的地位，加強文書工作和檔案管理工作的銜接，增強部門合作，完善工作程序和管理機制，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標準化意識，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發(fā)展。
文書檔案工作論文：《試談加強文書檔案管理工作的措施》
[摘 要]長期以來，文書檔案管理的水平，將直接影響檔案的質量，是單位工作的重要一部分。進入信息時代以來，客觀上對文書檔案管理工作提出新的更高要求，即實現規(guī)范化和信息化。本文將探討相關措施，進而提高管理的水平，發(fā)揮好檔案工作在經濟和社會的發(fā)展中的參謀作用。
[關鍵詞]檔案管理;規(guī)范化;信息化
文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現，也是單位領導作出重大決策的重要依據[1]。在數字化時代，文書檔案管理工作亦當與時俱進，應用網絡化和數字化技術創(chuàng)新完善文書檔案的管理工作，使其實現規(guī)范化、程序化、數字化和網絡化，這是大勢所趨。
1、創(chuàng)新文書檔案管理工作
(1)革新工作方式。檔案管理工作者要由以前的被動提供資料角色，轉換為檔案管理決策的參與者，充分發(fā)揮主觀能動性和前瞻性。自身認真學習《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)的同時，更要以靈活易懂的方式向領導和員工主動積極宣傳檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的關注度，盡最大努力使檔案工作成為相關單位年度總體規(guī)劃的重點內容，加大檔案管理設施經費投入力度，實現文書管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展的水平。
(2)加強自身建設。信息化時代中的文書檔案管理工作，要求相關從業(yè)者必須熟練運用計算機以及互聯網技術，勝任業(yè)務創(chuàng)新的需要。為此，管理人員必須秉承學無止境的理念，主動學習相關知識，不斷提升自身應用新型技術工具的水平和能力，力爭成為復合型人才，不僅管理才能出眾，更要懂得先進技術，只有如此，才能提供快捷方便高效的服務。
(3)完善文書與檔案工作的銜接規(guī)范。檔案源于相關文書，因此文件的質量直接決定了其存檔后的檔案質量，文書部門處理文件的規(guī)范化將是提高檔案管理水平的先決條件。文書人員要建立較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔[3]。文書人員在起草修改以及謄印批閱文件的過程中，要一直以事后存檔的要求嚴格要求自己，做好文書存檔一體化工作。
(4)保證文書檔案管理的完整性和時效性。根據《中華人民共和國檔案法》和《國家行政機關公文處理辦法》的相關規(guī)定要求，檔案管理人員處理文件必須做到準確及時，一旦發(fā)現缺失文件，應當立刻查找。相關人員務必確保萬無一失，順利交接完成立卷歸檔的工作。
2、規(guī)范完善文書檔案管理標準
(1)健全 規(guī)章制度 。在《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關法律法規(guī)基礎上，與時俱進，進一步在信息時代健全必要的檔案的工作制度，落實好責任制，為檔案的整理、收集保管等提供規(guī)范制度。
(2)規(guī)范催收時限。一旦因為其他事務，不能按時或者遺忘及時歸還文件，相關人員要在規(guī)定時間內及時催收。
(3)確立檔案收集的范圍。在明確的范圍內，必須確保檔案的收集具備可靠的廣度和深度，為此檔案管理人員都要按照要求，擴大檔案收集的范圍。特別的，對重要會議、重要藝術成果、重大歷史事件、科研項目等檔案要加強歸檔收集。
(4)明確各部門職責。檔案源于不同部門，最后匯入檔案管理部門，因此為了在文書和歸檔成為檔案這一過程，順利進行，各部門之間應明確職責。同時，檔案管理部門與其他各部門應加強協調溝通，以保證檔案的收集工作能夠順利展開。
(5)年度匯總歸檔。在每一年度結束之前，應該審核文檔登記表，做好查缺補漏工作。
(6)分類登記。文書在歸檔之前，分為收文和發(fā)文兩種。對于不同種類，分別進行登記。就以收文為例，收文登記單要單獨成冊，標明收文日期、文件號、機密等級、標題、來文單位。
3、規(guī) 范文 書檔案資料的立卷進檔
(1)務必熟悉文件。根據件的特點、性質和作用明確文件所屬類別，然后進行分類存檔。
(2)對重要文件資料整理立卷。如果需要人工操作管理檔案，則通過立卷，有利于對相關文書檔案的保管。
(3)注意整理案卷。通過對單位文件進行分類，即立卷工作，將收集而來的文書資料整理成有規(guī)律可循的案卷，也就是把有關特定問題或者某項工作的系統的具有密切聯系的文件整理成組合體。
(4)重視文書工作。作為文書工作的延伸，檔案主要源于文件，是由形成的文件資料辦理完畢后轉化而成。所以，文書工作直接影響著檔案工作質量。
(5)做好歸檔工作。各個部門的文件將作為工作歷史記錄，為了確保這些文件材料的完整以及安全，就應當做好歸檔工作。
4、加強檔案信息化建設
隨著計算機以及信息技術的日益發(fā)展，傳統的文件檔案的管理方式終將為無紙化辦公所代替。應用計算機技術，建立電子檔案，實現檔案信息化，是加強檔案管理、提高服務水平必經途徑。
5、完善管理制度，提高管理水平
檔案管理工作人員一方面應當恪守相關制度，認真學習《檔案法》和《國家行政機關公文處理辦法》，以此為基礎，制訂相應的《公文處理實施辦法》，建立統一標準、統一要求、統一運行的操作規(guī)程[1]。同時，把《公文處理實施辦法》作為部門規(guī)章制度的首位，使得檔案的管理工作可以有章可循。
另一方面，檔案管理人員，也要提升自身專業(yè)水平，高度重視自身從事工作，認識自身責任，以高度責任心，提高各部門文書辦理歸檔的質量，使得檔案的管理工作有章必依。
總而言之，隨著檔案整體規(guī)模的擴大，文件材料的收集、檔案的修訂歸類存檔任務日益繁巨，為了有效應對這些新情況，檔案管理工作者，必須以積極進取，一方面加強檔案管理制度建設，實現檔案管理工作的規(guī)范化;另一方面，必須站在信息時代的洪流中，與時俱進，以電子檔案為核心突破創(chuàng)新，實現檔案管理信息化。在信息化和規(guī)范化的結合中，實現檔案管理工作的跨越式發(fā)展。
參考文獻：
[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術學院學報，2010，23(4)：110-112.
[2]張顯峰，劉艷.淺議信息管理技術在學校檔案管理中的應用[J].職業(yè)技術，2009(7)：31.
文書檔案工作論文：《淺談文書工作和檔案管理工作的關系》
【摘要】本文從文書處理與檔案管理工作的關系，闡述了如何加強文書處理工作，為檔案管理工作奠定良好的基礎，使之兩項工作更好地有機結合，規(guī)范銜接，相互促進。
【關鍵詞】文書工作;檔案管理
文書的定義：行政學上是指國家機關、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料，又稱文件。它是人們社會交往的工具，也是檔案的前身。
文書工作是企業(yè)行政工作的重要組成部分，是及時傳達企業(yè)信息、互通情況、處理問題、交流 經驗 的重要工具。文書工作記載了一切企業(yè)活動，及時性、指導性、廣泛性、連續(xù)性是文書的四個特點。
企業(yè)檔案是生產經營、管理政務和各種活動的真實記錄，而文書是檔案的基礎，文書工作直接影響企業(yè)檔案管理的質量。
文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)。正確處理二者關系，使之有機結合，規(guī)范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作都十分重要。
首先，文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象。文書處理工作的主要任務是文件的收發(fā)、分辦、傳閱、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。它們的工作對象，一個是現在時的，一個是過去時的，屬于不同階段的兩個環(huán)節(jié)。文件辦理完畢，其中有保存價值的部分立卷歸檔后，就成為檔案。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。
其次，文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進。文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規(guī)范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，歸檔分類是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。
通過檔案工作可以發(fā)現文件材料是否系統、歸檔材料是否完整、文件分類是否規(guī)范等，對做好文書處理工作是一種促進。
從文書處理工作和檔案管理工作的關系來看，兩者既有相對的獨立性，又是密切聯系的一個整體，文書處理工作是檔案管理工作的前提和基礎，做好文書處理工作是提高檔案管理工作質量和水平的重要方面。那么，文書處理工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎呢?
一是要提高文書人員的綜合素質。文書處理工作雖然表面上看是事務性工作，實際上也是一項專業(yè)性很強的工作，文書工作人員的業(yè)務知識和能力直接影響著檔案管理工作的質量。不熟悉本單位的業(yè)務流程，不了解文件材料的相互關連，不理解一個事件的來龍去脈，就難以做好文件歸檔工作。因此，文書人員要在認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關 政策法規(guī) 的同時，要按照本單位的工作職能，不斷學習相關業(yè)務知識，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎。文書人員還要不斷增強責任感，認真履行文書處理條例，嚴格檢查文件質量、認真檢查歸檔材料是否符合檔案要求。諸如撰寫、修改、批閱文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等，文件用紙、文體、格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等等，保證文件符合立卷歸檔要求。
二是文書人員要樹立檔案意識。文書人員在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時工作中，要及時收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據可查，發(fā)現缺少要及時查找。對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，做到辦完一件收集一件，并做好相關的文件材料的分類整理。對于系統性、系列性的事件，不僅要收集正常 渠道 傳送的文件，還有一些賬外材料，如會議紀要、領導講話、領導批示等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。文書人員樹立了較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統，為歸檔工作打下堅實的基礎。
三是要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作是文書處理的一項重要任務。它既是公文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，直接關系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文的撰寫、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過程監(jiān)督管理，不遺漏每一個環(huán)節(jié)。既要采取經常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相結合的 方法 ，做到及時、準確、全面歸檔，又要特別重視和堅持定期收集整理。文件材料辦理完畢，收集事件相關材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質，依據事先擬好的分類方案，及時對號入座，分門別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。
四是向“文檔一體化”的方向努力。從文書和檔案工作的全過程管理出發(fā)，公文制發(fā)到歸檔管理一體化是今后的努力方向?！拔臋n一體化”在理順文書處理和檔案管理兩個環(huán)節(jié)關系的基礎上，充分利用文書處理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，可以大大提高工作效率。利用檔案管理系統和計算機管理的有利條件，調整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，隨辦隨歸，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。
總之，文書人員要增強檔案意識，掌握豐富的文書知識和本行業(yè)的專業(yè)知識，再加上平時認真負責的工作態(tài)度，就一定會做好文書與檔案工作，在默默無聞的崗位上作出不平凡的貢獻。
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