政府機關檔案怎么整理

如何整理檔案

機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

如何整理行政檔案

第一章 總 則

第一條 為了實現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化，搞好檔案建設，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規(guī)定，特制訂本細則。

第二條 干部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的工作。

第三條 各級干部檔案管理部門，均應按本細則和有關規(guī)定的要求，對所管理的干部檔案進行認真的整理。

第二章 整理工作的基本要求

第四條 整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第五條 整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條 整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

第三章 檔案材料的鑒別

第七條 干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否歸人干部檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關文件的精神，以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關規(guī)定為依據(jù)，嚴肅認真地進行。

第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：

(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復多余的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應登記報主管領導批準銷毀；

(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調(diào)查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報告、上級批復、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔；

(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔；

(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸人干部檔案，應交有關組織處理；

(五)鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關材料，要及時進行登記并收集補充。

第四章 檔案材料的分類

第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內(nèi)容的劃分進行分類。．

第十二條 干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。其內(nèi)容分類：

第一類 履歷材料；干部履歷表(書)、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

第二類 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料：以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料；考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類 學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況的材料：報考高等學校學生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學習(培訓結業(yè))成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業(yè)技術職務任職資格申報表，專業(yè)技術職務考績材料，聘任專業(yè)技術職務的審批表，套改和晉升專業(yè)技術職務(職稱)審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類 政審材料：審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復查結論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復及有關的依據(jù)材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。

第六類 加入黨團的材料：中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書(l—2份全面系統(tǒng)的)和轉正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表、退團材料；加人民主黨派的有關材料。

第七類 獎勵(包括科技和業(yè)務獎勵)材料：各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類 干部違犯黨紀；政紀、國法等材料：處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

第九類 干部工資級別登記表、職務工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表(包括附件)，錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退(離)休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘疾等級材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報告及有關情況的遺書等，

第十三條 干部檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成：

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定，干部考核材料。

第四類的學歷、學位，評聘專業(yè)技術職務的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。

第七類的獎勵材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。

第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多余的重要材料，也可歸人副本。

第十四條 內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

(二)履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

(三)有任免職務內(nèi)容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。

第五章 檔案材料的排序與編目

第十五條 每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數(shù)。

第十六條 檔案材料排序的基本方式：

(一)按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料；

(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關系進行排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序；

(三)第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。

第十七條 每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫；

(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；

(三)“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間；

(四)填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件)；材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫；

(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤；

(六)書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

第六章 復制與技術加工

第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救材料，一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。凡打印、秒寫的材料，必須認真細致、核對無誤，注明復制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將復制件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條 為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：

(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪執(zhí)不能購 的材料，須進行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞；便于展開閱讀；

(二)對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；

(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容；

(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

第七章 裝訂與驗收入庫

第二十一條 每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂 后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用，具體做法：

(一)將目錄與材料核對無誤；

(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔?？拙嘁?guī)格應符合《條例》附件一的規(guī)定；

(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標準干部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。

第二十二條 干部檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細致的檢查，經(jīng)驗收合格后，方能入庫。

第八章 整理工作的注意事項

第二十三條 干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

(一)在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領導審查批準后分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。

第九章 附 則

第二十四條 本細則由中央組織部干部檔案工作部門負責解釋。

如何整理檔案

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調(diào)整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構成條件

立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

2.是一個的會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；

3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3.?立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補充形式

1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內(nèi)檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

分類應遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標準和根據(jù)，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。

1.機關全宗分類方案的編制

機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2.?企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識，應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應有重復的類別號。

4.項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯數(shù)字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。

機關檔案如何整理歸類

機關檔案如何整理歸類
1.技術創(chuàng)新，提升電子檔案“安全系數(shù)”
　　在創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的時代背景下，機關單位電子檔案人員需要具備一定的創(chuàng)新能力，在實踐過程中通過學習來解決目前遇到的相對棘手的安全隱患問題，從而能夠提供良好的解決方案，為快速發(fā)展提供應對措施，或在具體學習實踐中結合問題進行分析思考，提煉出新方法、新觀點、新技術等，從而對現(xiàn)有技術??現(xiàn)創(chuàng)新，來提高機關單位電子檔案人員的運行穩(wěn)定性。同時，技術水平的提升才是保障機關單位電子檔案安全管理的根基。要在機關內(nèi)部進行責任明晰，將具體職責落實到人，制定工作細則，要求安全管理工作嚴格按照規(guī)范開展。同時針對遇到的安全故障，應不定期地開展專項培訓，使得技術水平不斷提升， “安全系數(shù)”匹配時代發(fā)展。
2. 建立健全電子檔案管理機制
　　新時期下，應充分明晰大數(shù)據(jù)平臺的核心技術特征，按照機關單位的實際運維特點，對電子檔案進行優(yōu)化設計。首先，要強化責任主體的意識，要求機關單位檔案負責部門應盡快制定電子檔案的管理機制，采用量化的指標將工作進行細化，制定檔案責任關聯(lián)機制，確保保密制度落實，制定工作開展的細則文件，使檔案管理工作有條不紊的進行。其次，要加強資金及技術投入，確保電子檔案的管理機制切實發(fā)揮價值，為機關單位信息化的開展扮演了重要的角色效應。最后，在完善機制的過程中，機關單位要充分運用大數(shù)據(jù)信息平臺，實現(xiàn)了對電子檔案的優(yōu)化管理及匯總分析，在一定程度上避免了傳統(tǒng)模式下人工進行檔案管理的無序性、低精確度等多重問題，從而提升機關單位電子化信息檔案管理的便捷性及可靠性。與此同時，機關單位通過運用大數(shù)據(jù)信息平臺，基于算法分析完成對平臺的推廣性及判斷性，強化數(shù)據(jù)融合的效率，保證數(shù)據(jù)在傳輸中的一致性和可靠性，使得資源實現(xiàn)了優(yōu)化布置。將機關單位檔案管理與大數(shù)據(jù)發(fā)展相互融合，強化了對檔案管理的規(guī)劃性及有效性，明晰了資源規(guī)劃的特點、來源及分類，在很大程度上提升了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時也便捷了檔案的處理及不同部門之間的有效交流。
3.強化人才隊伍建設
　　機關單位電子檔案管理人員專業(yè)能力的高低，將直接影響著電子檔案管理工作的質(zhì)量，因此，要從多重角度來強化人才隊伍的建設。首先，機關單位電子檔案信息化的開展涉及多個運行學科及領域，主要包含網(wǎng)絡搭建、硬件設計、軟件設計部署、信息安全、數(shù)據(jù)融合、信息規(guī)范、數(shù)據(jù)邏輯處理等。因此在新時代下，應構建階梯化的機關單位信息化的人才隊伍建設，對現(xiàn)有管理模式實行“破冰”，通過不定期開展專業(yè)技能培訓來增強相關人員的業(yè)務素質(zhì)及專業(yè)技能，創(chuàng)新培訓方式，分層次、有重點的進行電子檔案的系統(tǒng)化培訓，提升其信息化的運用能力及水平，使得電子檔案管理人員在培訓中互相探討、互相學習，實現(xiàn)共同進步。其次，充分調(diào)動電子檔案管理人員的積極性，深化人員對檔案管理的認識，提高檔案管理的服務質(zhì)量及運行效率；最后，健全的基礎設施是保障機關單位信息化“提質(zhì)增效”的動力源泉，因此應根據(jù)實踐需求，健全機關單位信息化的基礎設施建設，實現(xiàn)電子檔案管理設備的升級。