手工整理檔案

　　制作整理公司檔案，可以按以下方法：
　　1、了解公司檔案情況，擬訂整理方案 。應(yīng)了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記，了解全宗的數(shù)量，所屬年代或形成時間，主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時間。
　　2、區(qū)分檔案全宗和分類情況
　　3、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題
　　4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
　　5、全面審查修改完善標(biāo)題。
　　6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號、頁號、件號。
　　7、對某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。

使用檔案管理軟件管理檔案 和 手工管理檔案有什么區(qū)別

檔案多用軟件，檔案少用手工，手工管理檔案，查找起來費(fèi)時，檔案管理軟件管理、查找方便，省時省力，方便利用

合同檔案如何整理歸檔？

一、紙質(zhì)合同歸檔：
1、一份合同完全結(jié)束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產(chǎn)生的文件。
2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng)，可以通過合同系統(tǒng)線上進(jìn)行歸檔。

人事檔案的分類審核整理

人事檔案的分類審核整理【1】

摘 要：人事檔案作為評價一個人學(xué)習(xí)和工作期間表現(xiàn)的重要依據(jù)，在個人的工作前途上有著重要的作用，相關(guān)單位可以查閱檔案進(jìn)行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價。

因此，檔案分類審核整理工作的完整實施有著重要的意義，關(guān)系著每個社會人在社會中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。

本文針對人事檔案管理中的常見問題進(jìn)行了具體的分析，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施

精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。

由于我國現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識檔案作用得以充分發(fā)揮。

一、整理人事檔案時所存在的主要問題

(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。

通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。

因為人事檔案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機(jī)對人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)。

(二)當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。

《人事檔案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型(297mm×210mm)。

材料左邊應(yīng)留有2.5cm的裝訂邊。

A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。

干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。

以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5cm左右的裝訂邊。

而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評審材料等。

檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會浪費(fèi)大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。

(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。

雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進(jìn)行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。

二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

(一)人事檔案的審核工作是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點(diǎn)，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項進(jìn)行檔案的審核，認(rèn)真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進(jìn)行及時的補(bǔ)交。

在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時刻履行自身的工作職責(zé)，將別人的工作前途視為工作的重點(diǎn)，培養(yǎng)工作責(zé)任感。

在審核中還要進(jìn)行細(xì)節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。

在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。

(二)完整的進(jìn)行個人檔案的收集工作。

個人檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，從就學(xué)到就業(yè)的過程中都有細(xì)致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學(xué)習(xí)和工作階段進(jìn)行完整性的工作。

在學(xué)校就學(xué)期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集，學(xué)生每學(xué)期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學(xué)期的學(xué)習(xí)總結(jié)等。

對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進(jìn)行，例如黨政機(jī)關(guān)的要對政治活動和政協(xié)會議等階段性材料進(jìn)行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進(jìn)行季度考核表和工作表現(xiàn)等進(jìn)行檔案收集工作。

當(dāng)然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進(jìn)行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)行收集，保持細(xì)心的工作態(tài)度即可。

(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。

檔案是一個人進(jìn)入社會工作的重要保證之一，為了實現(xiàn)公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。

在審核過程中注意查看每個時期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進(jìn)行另行放置，查看相關(guān)責(zé)任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復(fù)，對于異常的檔案文件進(jìn)行不歸檔處理，做到維護(hù)個人檔案的真實可靠性。

避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信任缺失。

(四)在對人事檔案進(jìn)行整理時應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無誤。

在對人事檔案進(jìn)行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。

首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。

建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計材料;d.學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。

e.政審材料;f.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料;g.表彰獎勵材料;h.涉法違紀(jì)材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。

依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯裝等情況。

三、結(jié)語

作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。

所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實。

作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。

認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 董雪雁.淺析人事檔案的分類審核整理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2014(09).

[2] 丁敏. 芻議人事檔案的分類審核整理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報， 2014(09).

人事檔案材料的收集與整理【2】

人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，材料收集是否及時、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到人事檔案的價值，決定著能否為組織人事部門提供高質(zhì)量服務(wù)，更好地起到憑證與參考作用。

筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹(jǐn)在此談一談實踐中的'工作體會。

一、檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

近年，隨著各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和人事檔案達(dá)標(biāo)升級活動的推進(jìn)，人事檔案管理水平有了很大提高。

但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：

1、檔案意識淡漠 人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負(fù)責(zé)完成。

人事檔案主要為組織人事部門服務(wù)，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個人對檔案的關(guān)注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個人檔案的充實，將工作中形成的諸如培訓(xùn)、資格考試、獎勵、科研等材料長期個人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個人綜合素質(zhì)，給組織考察了解干部帶來偏差。

而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內(nèi)存在。

2、材料缺失嚴(yán)重 由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。

而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。

職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導(dǎo)致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

3、檔案整理欠規(guī)范 對檔案材料進(jìn)行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊伍不穩(wěn)定、交接不及時、素質(zhì)不過硬、業(yè)務(wù)不熟練，影響了檔案的整理水平，出現(xiàn)紙張大小不標(biāo)準(zhǔn)、分類不準(zhǔn)確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯卷盒，張冠李戴;有的切割不準(zhǔn)確，材料部分內(nèi)容被剪裁，損失無法彌補(bǔ)。

二、加強(qiáng)人事檔案收集整理工作的對策

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關(guān)的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。

加大檔案知識宣傳力度，普遍增強(qiáng)職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。

我們可通過會議、培訓(xùn)、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學(xué)歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關(guān)系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關(guān)等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。

為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實、全面、及時、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實到位。

如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實到責(zé)任人;同時保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，有利于單位及時準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。

檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質(zhì)上交，同時了解掌握職工動態(tài)，不失時機(jī)地主動收集有價值的屬歸檔范圍內(nèi)的材料。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案整理水平

材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。

檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進(jìn)行檔案整理工作。

首先要對材料進(jìn)行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進(jìn)行技術(shù)加工，對不規(guī)范紙張適當(dāng)進(jìn)行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進(jìn)行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。

以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴(yán)格按照流程補(bǔ)充入檔案卷宗。

檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，學(xué)習(xí)檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。

單位應(yīng)選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險狀況。

人事檔案是一個人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現(xiàn)并實現(xiàn)人事檔案的使用價值，為組織人事部門考察使用干部服務(wù)，也為個人維護(hù)、保障自身利益提供依據(jù)。

檔案如何修整

檔案整理歸檔過程中的整理技巧

（一）歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機(jī)關(guān)）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

3、原件與復(fù)制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

5、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

6、來文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定。“來文與復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等等）。

7、請示與批復(fù)各為一件。

8、報告與批示各為一件。

正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時，強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

（二）文件裝訂順序

歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋３衷b訂不動）。

其次必須對它們進(jìn)行排序。順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，一般放在最后；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。

再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。（建議管理文件類采用左側(cè)裝訂，污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜）

裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定，一般采用不銹鋼訂書釘裝訂，如文件太厚，則建議采用三孔一線。

裝訂要求：裝訂用品必須是對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。

（三）歸檔文件的蓋章、編號、填寫頁數(shù)

1、歸檔章的格式

其規(guī)格為長80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設(shè)置的項目主要為編號項目中的必備項。

歸檔章樣式：

全宗號

類別號

期 限

年?度

機(jī)?構(gòu)

件 號

歸檔章填寫示例：

全宗號

6

類別號

A

期 限

30年

年?度

2009

機(jī)?構(gòu)

件 號

001

歸檔章填寫說明

歸檔章項目

項目說?明

填 寫 說 明

全 宗 號

檔案館給立檔單位編制的代號。

全宗號由同級檔案館給立檔單位編制，如果暫時未有全宗號，可暫時不填。

類別號

一個立檔單位不同門類檔案的代號。

文書檔案填寫“A”。

期限

即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長期”和“永久”。

具體檔案保管期限劃分參照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。

年???度

填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

歸檔文件根據(jù)實際歸檔年度標(biāo)注。文件針對年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2006。

機(jī)構(gòu)

填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機(jī)構(gòu)編檔號的單位此欄可空。

如：黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。

件號

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。

其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。

2、蓋章位置

歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫內(nèi)容，如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護(hù)文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。

4、每“件”文件的頁數(shù)填寫該件的實際有效頁數(shù)。

（注意不要用鉛筆填寫頁號，要用鋼筆、碳素或藍(lán)黑墨水筆填寫或用號碼機(jī)編頁碼）

單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數(shù)；

雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數(shù)；

文件中出現(xiàn)與本文無關(guān)的頁面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒有填寫內(nèi)容的頁批“Ⅹ”（如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁號，并計算頁數(shù)。

（四）歸檔文件排列順序

歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。

1、以年度為界線，按照年度—保管期限相對集中排序。

（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限從1開始編一個大流水號；

（2）由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）分別整理歸檔的，每個部門（即機(jī)構(gòu)）內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。

2、保管期限，按問題和內(nèi)容確定保管期限；按永久、長期/30年、短期/10年的順序依次編排。

3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時間順序序依次排列。

裝盒時應(yīng)注意以下問題：

1．應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時不至于使文件彎曲受損。

2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

5. 由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）整理歸檔的，不同部門（即機(jī)構(gòu)）的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

6. 一件文件（如講稿、書稿）太厚，一個平常的檔案盒裝不下，可根據(jù)文件厚度，選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。