電子檔案庫

1、檔案管理系統(tǒng)門戶
檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關的信息、從各個功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)角色進行推送展示。
2、檔案接收：
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫
檔案管理庫中數(shù)據(jù)是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫的操作。
4、檔案分類
可以按照不同維度下面不同分類樹結構查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫，重新進行整理。
5、檔案密級鑒定
檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，支持通過審核流程對檔案對密級重新調整。
6、檔案利用
針對系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來定位目標檔案。提供在線電子借閱，紙質檔案借用申請，利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統(tǒng)計
檔案統(tǒng)計是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn)，能夠統(tǒng)計檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實時的、全面掌握檔案系統(tǒng)當前的使用狀況。
電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多，文書定專注于檔案管理系統(tǒng)，幫助實現(xiàn)實現(xiàn)電子檔案自動歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子文件、電子檔案進行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠實現(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個方面:
1.強調管理的整體性系統(tǒng)工程方法強調把研究對象和研究過程作為
個有機整體,這樣才能達到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結構、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復雜,其管理不僅涉及計算機工程技術，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標準、知識產(chǎn)權保護等，還牽涉到和”電子檔案工程”項目以及電子政務大系統(tǒng)的關系,甚至投資預算等方面，各方面之間的關系錯綜復雜。
3.重視組織管理的科學化
個復雜系統(tǒng)的研制有兩個并行的過程，即工程技術過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術結構復雜、涉及面廣，且影響投資建設的因素較多，其管理中的經(jīng)濟計算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預測和估計。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠實現(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標準,規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件管理;構建完整的電子檔案資源信息共享服務平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式,以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
2、系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。
第十四條系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。
第十五條系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調整處理。
第十七條系統(tǒng)應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應具備維護電子檔案各組成部分及相關數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質進行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統(tǒng)響應超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統(tǒng)應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應內置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結構的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統(tǒng)應內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應支持對會計、業(yè)務類等專門檔案分類體系的設置。
第四十條系統(tǒng)應具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權等功能。
第四十二條系統(tǒng)應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案關鍵業(yè)務過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

電子檔案如何實現(xiàn)檔案庫地址同步？

大家好，今天兌觀科技南大智星小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內容為數(shù)字檔案室電子檔案智能管理（二）。

一、電子檔案的處置

電子文件的處置工作應按照規(guī)范進行：第一是電子文件（檔案）保管期限表；第二是經(jīng)過有關部門或領導審批的鑒定報告。對于政府機構來說，電子文件處置工作主要包括留存和銷毀。

1留存

留存是指電子文件繼續(xù)保存在形成文件的政府機構中，政府機構擁有文件實體的保管權和信息的管理權。保存在文件管理系統(tǒng)中：歸檔文件的保存；期滿鑒定后需要繼續(xù)留存的文件：脫機保存、縮微、轉換成紙質文件、遷移。

2銷毀

電子文件銷毀包括信息刪除和介質銷毀兩種。電子文件銷毀必須遵循以下幾條原則：電子文件的銷毀必須經(jīng)過授權，銷毀過程必須有記錄，事后還應檢查審計；必須要等到形成、利用文件的業(yè)務活動結束才能進行銷毀；銷毀應采用與文件密級相適應的方法；除特殊的規(guī)定外，已經(jīng)決定要銷毀的電子文件，其所有備份都必須予以銷毀。

二、電子檔案的移交

電子檔案移交指立檔單位向同級國家綜合檔案館或其他檔案保管單位移交電子檔案的過程。在移交電子檔案之前，應當對電子檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗。電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行，移交的主要流程是：組織和遷移轉換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

若想了解更多關于檔案管理最新動態(tài)，請參考兌觀科技官網(wǎng)。

電子檔案怎么制作

電子檔案怎么制作

一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理電子檔案怎么制作相關內容，文章希望大家喜歡！

電子檔案制作步驟如下：

1、檔案整理：掃描前對檔案進行核實、案卷拆分，掃描后將檔案重新裝訂，恢復其原貌的整理工作。

2、著錄建庫：利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫建庫軟件經(jīng)過數(shù)據(jù)準備工作后的符合標準的檔案目錄輸入計算機；（一般通過政務網(wǎng)錄入該單位檔案管理賬戶）

3、檔案掃描：根據(jù)檔案原件的不同特點，使用相應的掃描儀和掃描方式對檔案逬行掃描。

4、圖像處理：檢查所掃描的圖像是否清晰、完整，有無缺漏頁，影像方向是否正確等，并視需要對所掃描的圖像進行糾偏、去污等技術處理。

5、圖像存儲：存儲時按全宗、目錄、案卷分級建立文件夾存儲，其中的一份文件也需要單獨創(chuàng)建文件夾。并根據(jù)不同的掃描格式選擇適當數(shù)據(jù)存儲格式。

6、數(shù)據(jù)質檢：對建成的目錄數(shù)據(jù)庫、圖像的質量分別進行質量檢查和技術把關。

7、數(shù)據(jù)掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫和檔案圖像信息之間的一一對應關系。

8、數(shù)據(jù)驗收：對掃描的`圖像與相應數(shù)據(jù)信息掛接的準確性進行抽樣檢查并對合格數(shù)據(jù)提交甲方驗收。

9、數(shù)據(jù)備份：將掛接后的目錄數(shù)據(jù)庫和掃描的圖像信息及時地刻錄光盤或依據(jù)甲方要求的介質和份數(shù)進行備份。