電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章　總 則第一條　為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市機關(guān)、團體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。第三條　本辦法所稱電子文件是指機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，以及實體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條　電子文件管理與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持“分級管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的原則。第五條　市、縣（市）區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機構(gòu)，明確人員編制，將所需經(jīng)費納入同級財政預(yù)算，并建立責(zé)任追究、目標(biāo)管理制度。第二章　機構(gòu)與職責(zé)第六條　市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)行政機關(guān)電子文件管理與歸檔工作。第七條　市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，做好檔案信息化項目立項管理、組織協(xié)調(diào)、技術(shù)論證和項目建設(shè)評估工作。第八條　市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)會同相關(guān)部門，按照國家、省有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息資源共享平臺，對電子文件歸檔進行監(jiān)督管理。同時，加強對企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。第九條　保密行政主管部門對全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查。第十條　市、縣（市）區(qū)國家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管其接收范圍內(nèi)各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。第十一條　電子文件形成單位負(fù)責(zé)屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章　收集與歸檔第十二條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實時收集電子文件，并即時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實、有效。第十三條　電子文件形成單位的檔案管理機構(gòu)對符合下列歸檔范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)進行收集：

　?。ㄒ唬┓从潮緳C關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的；

　?。ǘC關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的；

　?。ㄈ┍緳C關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級、同級機關(guān)的文件材料，下級機關(guān)的重要報送件；

　?。ㄋ模┍締挝还ぷ骰顒又行纬傻恼诫娮游募半娮游募男纬蛇^程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑Ρ緳C關(guān)工作具有查考價值的。

　　電子文件在收集時，應(yīng)當(dāng)同時收集相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條　收集的電子文件類型包括：

　　（一）文本文件：用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件；

　　（二）圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　　（三）圖形文件：用計算機輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　?。ㄋ模┯跋裎募河靡曨l設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的動態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫文件）：用計算機軟、硬件系統(tǒng)進行信息處理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　?。ò耍┢渌麘?yīng)當(dāng)收集歸檔的電子文件。第十五條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實時將符合歸檔條件的電子文件進行歸檔整理，整理以“件”為單位進行。第十六條　電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　　（二）符合本市電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，能夠長期有效讀取；

　　（三）具有永久保存價值或者其他重要價值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)檔案或者縮微膠卷同時歸檔，并建立互聯(lián)；

　?。ㄋ模┘用軅魉汀⒋鎯Φ碾娮游募?yīng)在解密后進行歸檔，壓縮電子文件應(yīng)在解壓縮后進行歸檔；

　?。ㄎ澹w檔電子文件應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止改寫狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開放級別。

　　前款第（二）項所稱電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，由市檔案行政主管部門會同質(zhì)監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據(jù)國家、省的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定，報市人民政府批準(zhǔn)后，向社會公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，報市檔案行政主管部門備案。

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法的總 則

1．1 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。1．2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導(dǎo)與監(jiān)督。1．3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。 1．4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。1．5 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。1．6 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。1．7 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

國家檔案局關(guān)于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》的決定(2018)

一、將第七條修改為：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！倍?、將第十三條修改為：“電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時按照國家有關(guān)要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查?！?br>　　本決定自公布之日起施行。

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求

　　目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下我為大家整理了電子文件的歸檔管理有哪些具體要求的詳細內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

　　電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。具體要求：

　?。?）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；

　?。?）把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后在制作拷貝；

　　（3）推薦采用的`載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；

　　（4）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；

　　（5）特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲載體中同時存在相應(yīng)的查看軟件；

　?。?）將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫；

　?。?）對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄；

　?。?）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 ;

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求？

電子文件的歸檔管理具體要求
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。具體要求：
（1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；
（3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；
（4）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；
（5）特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲載體中同時存在相應(yīng)的查看軟件；
（6）將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫；
（7）對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢驗并審核所收集的紙質(zhì)文檔，切實保證紙質(zhì)文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應(yīng)及時進行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案歸檔時應(yīng)當(dāng)將其存入計算機硬盤中，并進行清晰標(biāo)記，確認(rèn)已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取可行措施對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在編號上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實際利用價值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。

拓展內(nèi)容：

電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

1、建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

2、并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點實行雙套制。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實行各種管理時都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時，進行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4、建立一套科學(xué)合理的管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。