建筑工程檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對，以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴(yán)密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內(nèi)核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進行級別確認(rèn)，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

檔案數(shù)字化的內(nèi)容

檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與檔案數(shù)字化建設(shè)的區(qū)別

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一個系統(tǒng)綜合工程，其目的是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。檔案數(shù)字化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的核心。

黑龍江省城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法(2018修訂)

第一條　為加強對城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的管理，充分發(fā)揮城鄉(xiāng)建設(shè)檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本省實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理。第三條　本辦法所稱城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案）是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件資料。第四條　省建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本省城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上接受省檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　市（地）、縣（市）人民政府的建設(shè)行政主管部門或者城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門（以下簡稱城建檔案部門）負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，具體工作由城建檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　城建檔案部門應(yīng)當(dāng)加強對小城鎮(zhèn)和農(nóng)村新居工程建設(shè)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并確定鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）建設(shè)檔案的收集歸檔方式，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府應(yīng)當(dāng)確定檔案管理人員負(fù)責(zé)本地建設(shè)活動中形成的城建檔案工作。第五條　城建檔案管理工作是社會公益性的科學(xué)技術(shù)事業(yè)。縣以上人民政府應(yīng)當(dāng)把城建檔案事業(yè)發(fā)展納入城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，加強對城建檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，并依法建立城建檔案館，保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第六條　城建檔案館的建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，其建設(shè)資金由當(dāng)?shù)厝嗣裾凑諊?、省有關(guān)規(guī)定多渠道解決。

　　城建檔案管理經(jīng)費由財政部門納入同級預(yù)算管理。第七條　城建檔案館應(yīng)當(dāng)建立城建檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，包括地上建筑信息和地下管線信息，并實現(xiàn)動態(tài)管理。第八條　城建檔案管理機構(gòu)管理下列檔案資料：

　?。ㄒ唬└黝惤ㄔO(shè)工程項目檔案，包括工業(yè)和民用建筑工程、市政公用基礎(chǔ)設(shè)施工程、公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程、園林綠化和風(fēng)景名勝建設(shè)工程、市容環(huán)境衛(wèi)生基礎(chǔ)設(shè)施工程、城市防洪工程、抗震工程等的前期、施工以及竣工驗收各環(huán)節(jié)所形成的具體有保存價值的檔案、資料和圖紙；

　?。ǘ┤嗣穹揽諜n案中與城鄉(xiāng)建設(shè)相關(guān)的項目以及結(jié)合民用建筑修建的防空地下室的檔案；

　　（三）軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的地下管線（包括城鄉(xiāng)供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、通訊、網(wǎng)絡(luò)、地鐵、工業(yè)、廣播電視等）和有關(guān)隱蔽工程的檔案；

　?。ㄋ模┙ㄔO(shè)系統(tǒng)內(nèi)城鄉(xiāng)規(guī)劃、勘察設(shè)計、建筑安裝、園林綠化、風(fēng)景名勝、環(huán)境衛(wèi)生、市政公用、房地產(chǎn)等有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案；

　?。ㄎ澹┏青l(xiāng)交通、電力、郵政、通訊、鐵路等與城鄉(xiāng)建設(shè)有關(guān)的檔案；

　?。┯嘘P(guān)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件資料、科學(xué)研究成果以及城鄉(xiāng)歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎(chǔ)資料。

　?。ㄆ撸┓伞⒎ㄒ?guī)、規(guī)章規(guī)定的其他應(yīng)當(dāng)歸檔的城建檔案。第九條　有關(guān)單位和個人應(yīng)當(dāng)在建設(shè)工程項目竣工驗收前一個月內(nèi)，按照城建檔案的管理范圍，向城建檔案管理機構(gòu)報送有關(guān)城建檔案紙質(zhì)資料和電子數(shù)據(jù)，并對報送的城建檔案真實性負(fù)責(zé)。建設(shè)行政主管部門在辦理建設(shè)工程竣工驗收備案時，應(yīng)當(dāng)進行查驗。

　　本辦法第八條（一）項規(guī)定的城建檔案，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)報送；（二）、（三）、（四）、（五）、（六）、（七）項規(guī)定的城建檔案，由責(zé)任單位負(fù)責(zé)報送。第十條　建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在申請《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》前與城建檔案管理機構(gòu)簽訂由省建設(shè)行政主管部門統(tǒng)一制定的《報送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》。

　　建設(shè)工程項目的竣工驗收應(yīng)當(dāng)有城建檔案管理機構(gòu)參加，并按照《報送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》的規(guī)定驗收城建檔案，對驗收合格的檔案，發(fā)放由省建設(shè)行政主管部門統(tǒng)一制定的《工程項目竣工檔案合格證》。第十一條　新建的建設(shè)工程項目檔案，應(yīng)當(dāng)在工程竣工后六個月內(nèi)報送。

　　改建、擴建和重要部分維修的建設(shè)工程項目，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原建設(shè)工程檔案；結(jié)構(gòu)和平面布置有變更的及竣工圖變更超過有關(guān)規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程建設(shè)項目檔案，并在工程竣工后三個月內(nèi)報送。

　　停建、緩建工程項目檔案，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)臨時保管；撤銷建設(shè)單位的，撤銷前，其工程檔案應(yīng)當(dāng)由建設(shè)單位向城建檔案管理機構(gòu)移交。