數(shù)字化檔案室

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開(kāi)發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開(kāi)放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過(guò)標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。

最為符合數(shù)字檔案室建設(shè)要求的是

最符合數(shù)字檔案室建設(shè)要求的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)是檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開(kāi)展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個(gè)問(wèn)題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。

基層數(shù)字檔案室建設(shè)就是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會(huì)組織綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對(duì)室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的工作工程?；鶎訖n案是同級(jí)國(guó)家檔案館的“基石”，基層檔案的數(shù)字化又是同級(jí)國(guó)家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。

通過(guò)基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明，這項(xiàng)工作既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，又能為利用者提供快速準(zhǔn)確便捷的查檔服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求

1、硬件要求。

主要包括：用于對(duì)室藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的專門辦公場(chǎng)地；用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問(wèn)的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備。

用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等，確保數(shù)字檔案的大量?jī)?chǔ)存、查詢、利用。

2、軟件要求。

選購(gòu)或根據(jù)自身情況開(kāi)發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。

3、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。

依據(jù)國(guó)家檔案局DA/T46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化的整理加工和管理。

檔案館數(shù)字化是什么意思？

一般來(lái)說(shuō)數(shù)字化是指把現(xiàn)有的將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過(guò)程。
檔案館數(shù)字化：就是把現(xiàn)有的檔案資料以電腦的為媒體存儲(chǔ)起來(lái)，以便管理，利用

數(shù)字檔案室定位為()比較切合我國(guó)實(shí)際

信息系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館的概念：

根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，數(shù)字檔案館被定義為各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館的特點(diǎn)：

館藏資源數(shù)字化。數(shù)字檔案館是以數(shù)字化檔案信息為核心的信息資源庫(kù)，除接收進(jìn)館的電子文件外，還必須將館藏的實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化使其轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字信息。

信息結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化。信息結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字檔案館信息快捷存取和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)那疤?。在?shù)字檔案館中，需采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)保障數(shù)據(jù)庫(kù)中同類信息格式的一致性，從而為建設(shè)開(kāi)放、互聯(lián)的檔案信息共享平臺(tái)做好準(zhǔn)備。

信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館是以實(shí)現(xiàn)資源共享和網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)而建立起來(lái)的信息集成系統(tǒng)，在檔案利用服務(wù)中可借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)突破時(shí)空限制實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞。

生成空間虛擬化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，傳統(tǒng)檔案館被賦予信息資源檔案館和終端檔案館的角色，前者為數(shù)字檔案館提供信息，后者則是在一種虛擬的信息環(huán)境中為用戶提供信息服務(wù)。

信息利用社會(huì)化。數(shù)字檔案館革新了傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，利用者可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)依照各自的權(quán)限通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲知和獲取所需信息，突破檔案利用服務(wù)對(duì)時(shí)空的限制，從而拓寬了檔案信息利用范圍。

檔案管理智能化。數(shù)字檔案館能輔助檔案實(shí)體管理，使檔案業(yè)務(wù)工作趨于智能化。如數(shù)字檔案館相關(guān)的信息系統(tǒng)可進(jìn)行檔案自動(dòng)編目、標(biāo)引、統(tǒng)計(jì)等，可在確保檢全率和檢準(zhǔn)率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)智能化檢索。