社保業(yè)務(wù)檔案整理

社會保險檔案管理的解決辦法
（一）社會保險檔案管理：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）社會保險檔案管理：根據(jù)社保檔案類別進行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）社會保險檔案管理：建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）社會保險檔案管理：在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機構(gòu)
在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社會保險檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和決策機構(gòu)，負責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務(wù)中心。負責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。
（五）社會保險檔案管理：統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢
實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構(gòu)負責(zé)公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)

第一條　為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條　依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)的機構(gòu)（以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構(gòu)），管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。第三條　本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。第四條　人力資源社會保障行政部門負責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

　　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)集中保存。第五條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。第六條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。第七條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。第八條　社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度-險種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負責(zé)檔案管理的機構(gòu)應(yīng)當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。第九條　社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

　　社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。第十條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。第十一條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進行鑒定。

　　鑒定工作應(yīng)當由社會保險經(jīng)辦機構(gòu)相關(guān)負責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負責(zé)鑒定并提出處理意見。

　　鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當重新確定保管期限。第十二條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)主要負責(zé)人批準后銷毀。

　　未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

　　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。第十三條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。第十四條　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責(zé)任：

　　（一） 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；

　?。ǘ?偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；

　　（三） 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；

　?。ㄋ模?違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；

　?。ㄎ澹┻`反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。第十五條　各類社會保險業(yè)務(wù)檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。第十六條　本規(guī)定自2009年9月1日起施行。

　　附件：
　　社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限

社保檔案管理規(guī)定

法律分析：社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

法律依據(jù)：人力資源和社會保障部、國家檔案局發(fā)布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》

第一條 為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條 依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)的機構(gòu)（以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構(gòu)），管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。

社保局檔案管理制度

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檔案管理制度<>為貫徹實施《中華人民共和國檔案法》,確保墾區(qū)社會保險系統(tǒng)檔案資料的完整,提高檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理水平,特制定本制度.一,總局,分局社保局辦公室為兩級機構(gòu)的檔案管理部門,農(nóng)牧場社保局應(yīng)指定專人管理文書檔案,會計檔案和業(yè)務(wù)檔案.二,三級社保機構(gòu)在黨務(wù),行政,業(yè)務(wù)以及財務(wù),人事等工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應(yīng)立卷和歸檔.業(yè)務(wù)科室負責(zé)業(yè)務(wù)文件立卷和定期向辦公室歸檔;財務(wù)科負責(zé)財務(wù)檔案的立卷和定期向辦公室歸檔;其余所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理,辦公室主任和專職文書,檔案員應(yīng)對本單位業(yè)務(wù)部門和下屬機構(gòu)的檔案管理工作進行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查.三,檔案的立卷和歸檔要求:(一)應(yīng)歸檔的文件材料齊全,完整;(二)文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系,合并整理,立卷;(三)歸檔的文件材料,保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理,立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用.四,有關(guān)干部人事管理,工資,職稱,編制等方面的文件材料的立卷及工作人員的干部檔案和工人檔案,由政工科管理.五,有立卷和歸檔職能的科室(辦)應(yīng)在第二年上半年向辦公室移交檔案,辦公室檔案員和科室(辦)移交人根據(jù)移交目錄,清點核對,并履行簽字手續(xù).財務(wù)檔案從立卷之起可以在財務(wù)部門保管一年,但應(yīng)指定由專人保管,超過一年必須按時移交.六,辦公室負責(zé)檔案管理的專兼職人員,應(yīng)會同業(yè)務(wù)科室,根據(jù)工作需要,編制必要的目錄,卡片,索引等工具,編輯檔案文件匯集和各種參考資料,積極主動地開展檔案的利用工作,為本單位各項工作服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果.七,歸檔范圍,保管期限和檔案銷毀(一)歸檔的文件材料的范圍:凡是反映本單位黨務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作活動,具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍.1,上級機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的文件材料:(1)上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;(2)上級頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以及普發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;(3)上級領(lǐng)導(dǎo)等視察,檢查墾區(qū)社保工作時的重要指示,講話,賀詞,照片和有特殊保存價值的錄音,錄像等材料;(4)代上級草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;(5)代上級轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件(包括報紙,刊物轉(zhuǎn)載).2,本單位的文件材料:(1)本單位組織召開的社保系統(tǒng)工作會議,社保系統(tǒng)專業(yè)會議的全套文件材料以及各種聲像材料;(2)本單位黨組,行政領(lǐng)導(dǎo)會議(局務(wù)會議)材料;(3)本單位頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他行政部門聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿,印制稿,重要文件的修改稿;(4)本單位的請示與上級機關(guān)或主管部門的批復(fù)文件,下級機構(gòu)的請示與本單位的批復(fù)文件;(5)本單位及其內(nèi)部職能部門業(yè)務(wù)運行活動形成的工作計劃,總結(jié),報告,年度目標管理考核實施方案和考核評比結(jié)果等;(6)反映業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的文件材料;(7)反映業(yè)務(wù)活動原始資料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料(重要基數(shù)),信息化處理(上傳和下載)和信息系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)資料(包括備份的計算機盤,片),工作記錄等;(8)需建立和反映的各業(yè)務(wù)險種的個人帳戶資料;(9)對下級檢查,調(diào)查研究形成的重要文件材料;(10)統(tǒng)計原始臺帳,統(tǒng)計報表,匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(備份的計算機盤片等);(11)本單位形成的憑證,帳薄,財務(wù)報表,其他財務(wù)資料和匯總的財務(wù)報表(備份的計算機盤片等);(12)審計工作中形成的審計通知書,審計調(diào)查通知書,審計工作底稿,審計報告,審計意見書和審計決定等;(13)本單位購建辦公樓,重大修繕項目,征用土地以及基本建設(shè)工程施工,竣工,購置大中型設(shè)備的文件材料,信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)等文件材料等;(14)本單位制定的條例,準則,章程和各項管理制度等文件材料;(15)本單位成立,合并,撤銷,更名,啟用印信及組織簡則,人員編制等文件材料;(16)本單位,本系統(tǒng)的歷史沿革,大事記,反映重要活動事件的剪報,聲像材料,榮譽獎勵證書等文件材料;(17)本單位(包括上報,下批)干部任免(包括備案),調(diào)配,培訓(xùn),專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報,考試和評定,考核聘任,黨員,團員,干部工勤人員名冊,報表,以及工作人員的考試,考核,考勤,評聘,錄用,轉(zhuǎn)正,定級,調(diào)資,退職,退休,離休,評殘,撫恤,死亡等工作及干部評優(yōu)獎懲等文件材料;(18)本單位和按干部管理權(quán)限規(guī)定的為下級單位辦理的干部,工人的轉(zhuǎn)移工資,行政,黨,團,工會組織介紹信及存根;(19)財產(chǎn)物資,檔案等的交接憑證,清冊.(20)本單位的業(yè)務(wù)宣傳,"CI"策劃的定稿和印本,編印的情況反映,簡報,宣傳冊等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿,樣本;(21)本單位與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件材料;(22)其他按有關(guān)規(guī)定應(yīng)予歸檔的文件材料.3,同級行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機關(guān)的文件材料.(1)同級行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;(2)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)對本單位工作檢查形成的重要文件;(3)同級行政部門和非隸屬機關(guān)與本單位聯(lián)系,協(xié)商工作的重要往來文件.4,下級單位的文件材料:(1)下級單位報送的重要工作計劃,報告,總結(jié),典型材料統(tǒng)計報表,財務(wù)預(yù)算,決算報表等文件;(2)下級單位(分局社保局)報送的政策性備案文件.(二)保管期限檔案的保管期限由檔案的保存價值確定,根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定,檔案的保管期限定為永久,長期和短期3種,長期為16-50年左右,短期為15年以下,專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.墾區(qū)社保系統(tǒng)檔案的保管期限除會計檔案另作規(guī)定外,其他檔案均列為永久,長期和短期保存.1,永久保存的檔案:本單位制定的屬于政策性的文件;處理重要問題形成的文件,材料;召開的重要會議的重要文件材料;重要的請示,報告,總結(jié);會計決算報表,綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料;直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關(guān)針對本單位業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料;構(gòu)成數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運行的重要業(yè)務(wù)資料(包括備份的計算機盤片)及各基本險種的個人帳戶資料等.2,屬于長期和短期保存的檔案由辦公室會同應(yīng)立卷和歸檔的業(yè)務(wù)科室共同制定保管期限,報主管或分管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行;屬于文件檔案的由辦公室根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定保管期限,報主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行.(三)檔案銷毀管理按保管期限已經(jīng)到期的檔案和已無存查價值的檔案可定期鑒定和銷毀.屬于業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案的由辦公室主任和相關(guān)的業(yè)務(wù)科長,鑒定確認;屬文書檔案的由檔案員和辦公室主任共同確認.銷毀前由檔案員登記造冊,辦公室主任和有關(guān)業(yè)務(wù)科長共同簽字,報單位主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,由兩人在指定地監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字.八,會計檔案的管理(一)會計檔案由總局和分局社保局組成保管單位,實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理.總局社保局財務(wù)科應(yīng)將保管超過一年的會計檔案移交辦公室檔案員統(tǒng)一管理;各分局社保局財務(wù)科應(yīng)將分局和所屬的農(nóng)牧場社保局保管超過一年的會計檔案移交分局辦公室統(tǒng)一管理(未實現(xiàn)局統(tǒng)籌的醫(yī)療保險,工傷保險和生育保險的會計檔案,仍由農(nóng)牧場社保局妥善保管).(二)按年度形式分類法,檔案員應(yīng)將會議檔案分成四類,即憑證,帳薄,報表和其他分別組成保管單位.(三)會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起.會計檔案的保管期限為永久,定期兩種,墾區(qū)社保系統(tǒng)會計檔案的保管期限明確為:1,會計憑證:15年.2,會計帳薄:現(xiàn)金日記帳,銀行存款帳為25年,其他15年.3,會計報表:預(yù)算報表5年,年度決算報表永久,其他報表15年.4,其他15年.5,固定資產(chǎn)清理報廢,清理后5年.6,會計檔案移交清冊15年.7,會計檔案保管清冊25年.8,會計檔案銷毀清冊25年.(四)檔案員應(yīng)對會計檔案分雖不同的類,按保管期限的長短依次排列案卷,做到科學(xué)管理,妥善保管,存放有序,查找方便,同是時嚴格執(zhí)行安全和保管制度,不得隨意堆放,嚴防毀損,散失和泄密.(五)檔案員應(yīng)匯同財務(wù)科的有關(guān)人員共同編制完整的會計檔案目錄,以利查找,提供,利用.并共同對各分局的會計檔案管理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),監(jiān)督和檢查.九,檔案保管制度(一)存放檔案必須有專門庫房,并設(shè)有專柜,架,排架,排柜要科學(xué)和便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具.(二)微縮膠片,照片,磁帶,光盤,磁盤的保管要符合規(guī)定要求.備份的磁盤,光盤等重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資料要做到異地存放和保管.(三)要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳,物相符.(四)庫房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生.庫房內(nèi)不準吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),并做到七防:防火,防盜,防潮,防鼠,防蟲,防塵,防光,以確保安全和延長檔案壽命.(五)接收,借閱檔案必須認真驗收,并辦理交接和借閱手續(xù).(六)要經(jīng)常檢查永久性檔案和會計檔案的安全及保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理.十,檔案借閱制度(一)借閱檔案一律履行借閱手續(xù),借閱人有借閱檔案和歸還檔案時應(yīng)簽名并注明日期.(二)借閱的檔案不得中途轉(zhuǎn)借他人.(三)會計檔案只能由財務(wù)部門和審計部門憑手續(xù)外借,其他部門和人員一律不予借閱.(四)所有檔案要注意保管,保密,不得弄臟和亂劃,涂抹,剪裁和拆毀.(五)借閱的檔案未經(jīng)批準,不得復(fù)制,拍照.借閱檔案的時限為7天,用完后應(yīng)及時歸還,如期滿未用完時,應(yīng)續(xù)辦借閱手續(xù).

檔案提取要準備什么材料

檔案提取要準備什么材料

因為檔案繼承了文件的原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。下面是我分享的檔案提取要準備什么材料，希望能夠幫助到大家。

檔案提取要準備什么材料

本人去辦理提取檔案，要準備好：調(diào)檔函（原件）、身份證及身份證復(fù)印件。如果本人沒有時間去辦理，可以委托他人代辦，需要準備好委托書、調(diào)檔函（原件）、雙方身份證原件、復(fù)印件各一份，都準備好。個別地區(qū)要求會有不同，具體可以咨詢存入的機構(gòu)。

如果有黨員關(guān)系的話，需要黨支部開出黨組織關(guān)系介紹信、應(yīng)屆畢業(yè)生需要提供學(xué)校開出的介紹信，本人提取攜帶介紹信原件及復(fù)印件、身份證原件及復(fù)印件。委托他人代辦需要委托人介紹信原件及復(fù)印件、委托書、雙方身份證原件及復(fù)印件各一件。

辦理檔案提取時要注意，個人檔案交接到手中后，一定要查看檔案袋是否密封完好，外觀有無破損情況，如有問題要當面找工作人員反映，否則提檔離開后工作人員概不負責(zé)，不再處理。密封好的檔案一定不可以私自拆封、涂改、破損等損壞后影響檔案接收，并及時交到所需檔案的單位存放。

提取檔案注意事項：

1、個人檔案交接到手后，請當場再次檢查，如發(fā)現(xiàn)仍有未密封好或破損的情況，請當即向工作人員反映處理，提檔離開后檔案室將概不負責(zé)。

2、對密封好的檔案，不得私自拆封、涂改，否則一切后果自負。

3、提取的檔案，請及時交到所需檔案的單位保管。

檔案工作接收單位(具人事管理權(quán)限的)或人才中心、職介中心等人事代理機構(gòu)出具的“人事檔案商調(diào)函”。人檔案是記載你個人成年后(高中畢業(yè))的經(jīng)歷。你就業(yè)、出國、調(diào)轉(zhuǎn)工作、失業(yè)、再就業(yè)乃至退休，都需要的，是個人必不可少的身份證明材料。

個人檔案，原則上是不能存放在個人手中的，但現(xiàn)在由于種種原因，有時落到了個人手中，但一當有了著落，必須盡快交到單位里。

個人拆了檔案，再交給相關(guān)單位時，好多單位是不接收的。那樣，就比較麻煩了，不過可以向單位說清楚，原先封存的相關(guān)材料沒有缺少，千萬別說謊，拆了就是拆了，因為人家能看出來，原先封的印開啟了，所以必須如實說來，好好央求，一般單位是能接收的。

關(guān)于社保業(yè)務(wù)檔案達標匯報材料介紹

近年來，XXX縣社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)懷及上級業(yè)務(wù)部門的大力協(xié)助下，得到跨越式的發(fā)展。為了進一步提高我縣社會保險業(yè)務(wù)檔案管理水平，使檔案工作不斷走向科學(xué)化、規(guī)范化軌道，根據(jù)《關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作進展情況調(diào)查文件的通知》（局辦[201x]7號）文件要求，我中心嚴格按照XXX社發(fā)[201x]XXX號、XXX社發(fā)[201x]XXX號、XXX社發(fā)[201x]XXX號文件精神，開展了一系列卓有成效的工作?，F(xiàn)將我中心業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收自檢自查情況報告如下：

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，目標明確

為進一步加強社保業(yè)務(wù)檔案管理，明確工作職責(zé)，我中心結(jié)合3號令和省實施方案，制定下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)XXX縣社保中心業(yè)務(wù)檔案整理實施方案的通知》，成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)社保中心，負責(zé)管理檔案室并具體落實業(yè)務(wù)檔案管理有關(guān)工作。同時，人社局在其辦公室工作職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案管理工作作為一項重要內(nèi)容加以明確。不定期召開會議通報各科室業(yè)務(wù)檔案工作進展情況，為全面完成達標驗收工作，人社局局長和分管局長在點評重點

工作時，都把檔案工作作為一個專題進行安排和部署。我縣人社局已將業(yè)務(wù)檔案管理納入年度工作計劃，并把此項工作列為重點工作之一，同時，結(jié)合人社局發(fā)展“十二五”規(guī)劃制定了檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃。在資金、人員、時間上給予全力保障，使檔案管理工作朝著規(guī)范、有序的方向發(fā)展邁開了步伐。

二、建立健全各項規(guī)章制度

我中心根據(jù)檔案法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合社保業(yè)務(wù)特點制定了一系列檔案管理規(guī)章制度：《檔案管理制度》、《檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《檔案查（借）閱利用制度》、《檔案保密制度》、《立卷歸檔制度》、《會計檔案管理制度》和《XXX縣社保中心檔案管理辦法》等，使我中心的檔案管理工作有章可循、有制可依，使社保檔案管理工作走向標準化和規(guī)范化，并對檔案的科學(xué)管理和完整利用起到了基礎(chǔ)性的作用。一是我中心制定并下發(fā)了《檔案工作流程》，并以圖版方式上墻公示，實現(xiàn)了檔案工作的條理性、規(guī)范性，增強了檔案工作的透明性。二是結(jié)合業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理，重新修訂和完善了《XXX縣社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)程（試行）》，業(yè)務(wù)檔案工作成為新規(guī)程中一項重要內(nèi)容。三是為確保完成社保業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作，我中心對各科室檔案工作實行目標責(zé)任制管理，與各科室簽訂了《業(yè)務(wù)檔案工作目標管理責(zé)任書》，把檔案工作與科室負責(zé)人以及兼職檔案員的`年度考核評比掛鉤。對全面

完成檔案工作目標任務(wù)的，年終依據(jù)本中心有關(guān)規(guī)定進行表彰，并在評先評優(yōu)、提職晉級等方面給予優(yōu)先考慮；對違反檔案管理制度、未按規(guī)定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決制，取消所在科室年度評優(yōu)資格，相關(guān)責(zé)任人不允許參評先進工作者并不得被提拔任用。

三、加大投入，重視檔案管理軟硬件建設(shè)

在辦公房舍緊張和經(jīng)費困難的情況下，我中心專門安排了檔案庫房室，購置了XXX套密集架及文件柜等必要的設(shè)備，保證了檔案統(tǒng)一存放管理的基本需要。此外，檔案庫房配置了防盜門、電子監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度表、除濕機、防磁柜、消防設(shè)施等，各種設(shè)備設(shè)施運轉(zhuǎn)正常，為檔案安全提供了堅實的保證。同時，我中心為達到檔案保管“九防”要求，一是在庫房兩側(cè)通道安裝了防盜門和監(jiān)控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房撤銷如光口（窗戶）；三是庫房四周均設(shè)有排風(fēng)通道，與外界相通，滿足了通風(fēng)和防高溫要求；四是庫房內(nèi)、外均配置了數(shù)量相符的滅火器，達到了防火要求；五是配備了2臺去濕機，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是投放了殺蟲藥，達到了防蟲要求。

四、組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

由于我中心全體人員中沒有一個是檔案專業(yè)的，也沒有接受過檔案的專門教育、培訓(xùn)，如何規(guī)范化整理歸檔無從下手。我們一方面組織大家學(xué)習(xí)《檔案法》、《云南省社會保障檔案管理辦法》等文件，另一方面，采用請進來和走出去的辦法學(xué)習(xí)，提高動手能力。一是多次邀請縣檔案局有關(guān)專家來，手把手教學(xué)；二是組織全中心干部和專、兼職檔案員到縣檔案局和檔案管理工作較成功的單位學(xué)習(xí)取經(jīng)。這樣，既提高了大家的檔案意識，也掌握了結(jié)合自身實際如何分類、歸檔、管理等一系列方法。經(jīng)過多次檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)，我中心各崗位工作人員都能按規(guī)定對檔案資料進行分類、排列、裝訂，初步達到了分類準確、排列合理、保管期限劃分準確的要求。

社保檔案丟失怎么辦

社保方案丟失了，但社保檔案材料一般在當?shù)貏趧有姓块T和檔案館都有存檔的材料。

首先，繼續(xù)查找方案資料。國家對檔案保管有嚴格的規(guī)定，一般來說，檔案是不會丟失的，即使是丟失也只是“失蹤”，一般不會“死亡”，只要不宣布“死亡”，就不應(yīng)該放棄查找。

第二，就當前之需，先補辦一個臨時檔案。職工檔案，主要內(nèi)容是參加工作時間、繳納社會保險費年限等，這些問題大多都是通過有關(guān)途徑可以證實的，因此，在預(yù)知范圍內(nèi)，應(yīng)該也必須為職工先補辦一個檔案。

關(guān)于《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中對社保檔案管理規(guī)定的介紹。

《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》是為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)制定。

由人力資源社會保障部于2009年7月23日發(fā)布，自2009年9月1日起施行。

《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》規(guī)定如下幾點：

1、人力資源社會保障行政部門負責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)集中保存；

2、社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密；

3、社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改；

4、社會保險經(jīng)辦機構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)；

5、社會保險經(jīng)辦機構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責(zé)任：

（1）不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；

（2）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；

（3）玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；

（4）違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；

（5）違反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。

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