檔案是從檔案收集

檔案管理有哪些流程
1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點(diǎn)。
2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進(jìn)行分批處理。
如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。
3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實(shí)現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。
4、影像檢查與處理：
掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進(jìn)行調(diào)整，保證圖像順序正確。
5、完整的 OCR識別：
若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進(jìn)行全文 OCR。若使用者對識別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層 PDF文件格式，可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。
6、提供利用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

檔案指什么

法律分析：根據(jù)我國法律規(guī)定，檔案是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第二條　從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案怎么管理

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學(xué)地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊統(tǒng)計規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計制度，對檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細(xì)的記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對整個檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點(diǎn)，是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)，收集工作是整個檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點(diǎn)。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過程，這是檔案工作的基礎(chǔ)。識別：檔案數(shù)量日益增加，有的檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價值的檔案，而對檔案不同的保存價值進(jìn)行區(qū)分，以使檔案能分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長期利用的矛盾，采取各種保護(hù)措施，保證其完整、完備，盡可能延長其壽命，從而形成檔案的保管工作。對于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計工作。

使用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

檔案管理基礎(chǔ)知識

檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)型的業(yè)務(wù)性工作，做好檔案管理工作是保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。以下是由我整理關(guān)于檔案管理基礎(chǔ)知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!

檔案管理基礎(chǔ)知識一：

一、檔案歸檔范圍

(一)材料種類

1.上級單位下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對本單位下發(fā)的批復(fù)、指示、重要通知等;

2.本單位黨、團(tuán)、工、青、婦等群團(tuán)工作材料;

3.行政管理工作形成的文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)班子變更、機(jī)構(gòu)改革、會議記錄、綜合行政等;

4.業(yè)務(wù)職能工作形成的文件材料，如工作請示、重要工作的 報告 、 總結(jié) 、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、科研等;

5.本單位對下級單位管理中形成的材料;

6.內(nèi)容重要的各類來信，來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示,來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析材料等;

7.會計工作形成的文件材料;

8.本單位經(jīng)營管理、職工管理形成的文件材料;

9.本單位與外單位、個人簽訂的合同、協(xié)議，及債權(quán)債務(wù)文件;

10.領(lǐng)導(dǎo)參加相關(guān)會議的講話稿;參加會議帶回的有關(guān)材料等;

11.其他有保存利用價值的文件材料。

(二)保管期限

1.保管期限種類分為永久、30年、10年;

2.會計檔案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;

3.凡對公司有長遠(yuǎn)保存價值的檔案列為永久;

4.對在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案列為10年;

5.凡介于永久或10年期限之間的檔案其保管期限一律30年。

二、立檔單位

形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構(gòu)成者”。構(gòu)成立檔單位的主要條件有：

1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文;

2、是一個會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃;

3、設(shè)有專門管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

三、國家檔案全宗的含義

國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財富的總和。國家檔案全宗(國家全部檔案)這個概念，主要包括兩個問題：一是它的實(shí)質(zhì)，二是它的構(gòu)成。

國家檔案全宗的實(shí)質(zhì)，是解決檔案的所有權(quán)和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構(gòu)成有以下三部分：

1、中華人民共和國時期的檔案

2、革命歷史檔案

3、舊政權(quán)時期的檔案

中華人民共和國時期的檔案，包括建國以來黨和國家的各個機(jī)關(guān)、部門、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案，以及由國家征集或個人捐贈的某些著名人物形成的檔案。 革命歷史檔案，主要是從1919年五四運(yùn)動到1949年中華人民共和國成立以前，整個新民主主義革命時期內(nèi)，中國共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的人民政權(quán)、軍隊、企事業(yè)單位、社會組織、革命活動家所形成的檔案。 舊政權(quán)時期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時期所有機(jī)關(guān)、部門、企業(yè)、事業(yè)單位、反動黨、團(tuán)、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業(yè)、私立學(xué)校、官僚資本企業(yè)和國家所接收的外國在華的侵略性機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)單位的檔案。

四、檔案工作的內(nèi)容

檔案工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和 方法 管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。這是關(guān)于檔案工作的傳統(tǒng)的劃分法，通常稱為檔案工作“七個環(huán)節(jié)”。 檔案業(yè)務(wù)六項(xiàng)工作解釋：

1、檔案收集工作，就是把分散在各機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容。

2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實(shí)面貌，便于保管和利用。

3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。

4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。

5、檔案的統(tǒng)計工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。

6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準(zhǔn)備好直接的輔助手段，并通過各種方式實(shí)際地提供檔案和有關(guān)資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。

五、檔案工作的性質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)很重要的專門事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作必要條件。做好檔案工作，不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。其基本性質(zhì)是：

1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的科學(xué)性的工作

一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理歷史文獻(xiàn)——檔案的一種獨(dú)立的專業(yè)，屬于國家科學(xué) 文化 事業(yè)的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是機(jī)關(guān)或單位秘書工作的一部分。

2、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件性的工作

從檔案工作同其他工作的關(guān)系來說，它屬于一項(xiàng)服務(wù)性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項(xiàng)研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進(jìn)行編著等活動，其主要目的還是為了更好地適應(yīng)各界的利用需要，為黨和國家各項(xiàng)工作提供檔案材料。 檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。

3、檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作

檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有，為誰服務(wù)，受到什么階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務(wù)性行業(yè)，它是鞏固人民民主專政、維護(hù)國家機(jī)密和歷史財富的重要陣地之一。在當(dāng)前的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點(diǎn)切實(shí)地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的中心上來。

檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機(jī)要性，是由檔案本身的特點(diǎn)以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。

檔案管理基礎(chǔ)知識二：

六、檔案工作的基本原則

為了適應(yīng)社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導(dǎo)全國檔案工作，在長期的實(shí)踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個基本原則是：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。

這一原則的基本思想包括三個方面：

第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，即以前常說的“集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案。”檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，是社會主義社會的必然產(chǎn)物，它以社會主義的經(jīng)濟(jì)、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務(wù)。具體地講，就是：

1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠(yuǎn)保存的，由各級檔案館集中保管。

2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領(lǐng)導(dǎo)。

第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應(yīng)該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要維護(hù)檔案免遭意外的破壞，不失密。

第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)----便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過程。

七、檔案室的性質(zhì)

檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)。檔案室工作是一項(xiàng)專門工作，具有自己的特殊性質(zhì)。

1、檔案室工作是史料性工作，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的重要工作。

檔案是單位各方面工作活動的真實(shí)記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進(jìn)行工作的思想意圖，成功的 經(jīng)驗(yàn) 和失敗的教訓(xùn)，反映了一定歷史階段的社會政治、經(jīng)濟(jì)和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，使檔案再現(xiàn)當(dāng)時的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續(xù)和發(fā)展。 2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。 各單位的工作，是延續(xù)不斷地進(jìn)行，檔案是前人智慧的結(jié)晶，今天的工作要借鑒過去的經(jīng)驗(yàn)，一個人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計劃、總結(jié)工作、執(zhí)行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息，減少無效勞動和重復(fù)勞動。

3、檔案室是服務(wù)性的工作，是單位業(yè)務(wù)工作的組成部分。

檔案室工作，一方面為單位工作服務(wù)，另一方面為有關(guān)單位提供材料，當(dāng)然首先是為本單位的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)提供過去的工作情況、材料、數(shù)據(jù)，以便領(lǐng)導(dǎo)查考，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時地作出決策，處理問題。其次，各業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業(yè)主管機(jī)關(guān)，檔案室是一個必不可少的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，本身就是業(yè)務(wù)活動不可分割的一部分。比如公安機(jī)關(guān)、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進(jìn)行審判工作的工具。

4、檔案室工作是社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。

社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作是性質(zhì)、對象、任務(wù)不同的工作，但是，無論哪一個部門，哪一個行業(yè)的工作，必須產(chǎn)生檔案、利用檔案。所以，社會各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系，檔案室工作正是維系這種聯(lián)系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶，可以將監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)在各單位落實(shí)，使社會各項(xiàng)事業(yè)的活動記錄，研究成果得到安全維護(hù)，社會各部門、各行業(yè)也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認(rèn)識檔案工作。從而支持檔案工作。

5、檔案室工作是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

在整個國家檔案事業(yè)中，檔案室工作處于一個相當(dāng)重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。全國檔案室保存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續(xù)積累，首先取決于檔案室，它是國家檔案資源延續(xù)和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業(yè)的工作基礎(chǔ)。在全國檔案事業(yè)管理體系中，檔案室保存的檔案數(shù)量最多，發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)作用最大，而且檔案室機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員也最多，因此，檔案室工作的質(zhì)量和水平，對整個國家檔案工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看，檔案室先于檔案館產(chǎn)生?？梢哉f，沒有檔案室工作的不斷發(fā)展，就沒有國家檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展。正是無數(shù)個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補(bǔ)充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎(chǔ)上提高和發(fā)展。

八、檔案室的地位

檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務(wù)部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室(秘書科)內(nèi)的與各業(yè)務(wù)部門有密切聯(lián)系的地位。

九、檔案室的任務(wù)

檔案室工作，是為了集中統(tǒng)一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)。《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，對檔案室的任務(wù)都作了明確規(guī)定，其基本任務(wù)有五個方面：

1、貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作的各項(xiàng) 規(guī)章制度 。檔案室是國家檔案事業(yè)的基層組織，必須遵守黨和國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時，為了貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，檔案室還應(yīng)該采取一系列有效的 措施 ，建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業(yè)法治建設(shè)的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。

2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案室的檔案，來源于本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門，案卷質(zhì)量的高低，與文書部門和業(yè)務(wù)部門有直接關(guān)系。為使本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應(yīng)對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，以保證歸檔案卷的質(zhì)量，這是國家賦予檔案室的權(quán)力。

3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該是集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位工作利用檔案的特點(diǎn)，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

4、對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。按照檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應(yīng)負(fù)責(zé)對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

檔案工作的內(nèi)容

檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用等過程，通常稱為檔案工作的七項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

第一步：收集

檔案的前身是文件，文件是在社會活動中分散形成的，文件辦理完畢后，便于查考，對分散的文件進(jìn)行挑選，選擇有繼續(xù)保存價值的文件，經(jīng)歸檔整理后，集中保存在單位的檔案管理機(jī)構(gòu)。

若干年后具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定移交有關(guān)檔案館保存，這就是檔案的收集工作。

檔案收集工作是分散到集中的過程，它是檔案工作的起點(diǎn)，也是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。

第二步：整理

收集的 檔案 是相對零亂的，因?yàn)闄n案數(shù)量較多，內(nèi)容復(fù)雜，為了便于管理和利用，需要對零亂的檔案進(jìn)行分門別類，使之規(guī)范有序，這就是檔案的整理工作。

檔案整理工作是由零亂到系統(tǒng)，從無序到有序，它是檔案工作的基礎(chǔ)。

第三步：保管

隨著時間推移，由于自然的和人為的各種因素影響，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至造到突變性的破壞，比如：紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色、火燒、水淹、蟲蛀、霉變等。

為了解決檔案的不斷損毀和長遠(yuǎn)利用問題，就需要對檔案進(jìn)行妥善保管，采用各種有效的保護(hù)措施，保證檔案的完整與齊全，延長其壽命，這就是檔案的保管工作。

第四步：鑒定

檔案數(shù)量日益增多，有些檔案失去了保存價值，為了防止檔案的龐雜，就需要剔除失去保存價值的檔案并進(jìn)行銷毀，還要區(qū)分不同檔案的保存價值，以便分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，這就是檔案的鑒定工作。

第五步：統(tǒng)計

對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，需要對檔案和檔案工作的情況進(jìn)行全面了解、做到“心中有數(shù)” 、“摸清家底”。

因此，對檔案和檔案工作狀況進(jìn)行數(shù)量的統(tǒng)計、分析和研究，這就是檔案的統(tǒng)計工作。

第六步：檢索

檔案數(shù)量很多，基本上是按照自身形成的規(guī)律整理和存放的，但利用檔案的要求則是特定的、多方面的。

利用者面對浩如煙海的檔案，要查找自已所需要的檔案，猶如“大海撈針“，這就需要編制成套的檢索工具，從各種途徑揭示檔案的內(nèi)容，供檔案人員和利用者使用，解決數(shù)量龐大的檔案資源與利用者的特定需求，這就是檔案的檢索工作。

第七步：開發(fā)利用

保存檔案的目的是向社會提供利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。

為了能使檔案的作用及時、充分的發(fā)揮出來，需要檔案人員開辟各種途徑，采取各種方式方法，對檔案進(jìn)行研究挖掘，向利用者介紹檔案館（室）藏，提供檔案信息服務(wù)，這就是檔案的開發(fā)利用工作。

檔案工作七大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系

（1）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是檔案工作的重要組成部分，必不可少、相對獨(dú)立。

（2）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是相對獨(dú)立，但不是絕對獨(dú)立。不能機(jī)械的劃分先后順序，注意業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜接、相互交叉、滲透和影響，做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、共同發(fā)展。

（3）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是彼此依存相互制約的一個整體，不能把各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行割裂。

比如：收集工作必須與整理、鑒定工作相結(jié)合，整理工作與檢索工作相結(jié)合。

（4）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間是一種基本關(guān)系，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索都是為檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)創(chuàng)造條件的，它們屬于檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，所以檔案工作又可以劃分為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和開發(fā)利用工作。

關(guān)系：沒有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，但無法開展開發(fā)利用工作，沒有開發(fā)利用工作，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作則失去了存在的意義和工作的目標(biāo)。

需要妥善處理兩者關(guān)系，不能忽略和輕視任何一項(xiàng)工作，兩者不可偏廢。

怎樣做好檔案的收集和歸檔

　　趙顯瑞　　檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，必須重視并做好這項(xiàng)工作，這是管好用好檔案的第一步。 　　一、檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。檔案是來源于各項(xiàng)活動的原始記錄，它真實(shí)再現(xiàn)了各項(xiàng)活動的過程和結(jié)果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，對各項(xiàng)工作活動，起著重要的依據(jù)和參考作用。在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。 　　二、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來方便。針對這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料拿出來交給檔案室。一是對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內(nèi)容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。如市勞保處為企業(yè)離休干部適當(dāng)增加待遇以使他們與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的同類人員待遇持平，準(zhǔn)備向市委老干部局提出實(shí)施意見，需要查閱1985年以來的有關(guān)增資文件。我們按照查閱單找到后，每份文件各復(fù)印一份給他們，為他們提供了政策依據(jù)。二是提供多種形式的服務(wù)，如我們開展“電話查檔”，查檔人不必到檔案室來，只要在電話中說明要查的文件材料，我們查清以后“電話答復(fù)”。因此，他們都主動把文件材料送到檔案室，用他們自己的話說，放在檔案室比放在自己手中查找方便、及時。 　　三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理。二是實(shí)行文件呈閱登記制度，就是文件材料送往何部門、何人，都有簽收，文件收回時注銷。同時，為縮短文件材料的傳閱過程，檔案室要及時催還。（作者單位：市人力資源和社會保障局）