施工檔案管理系統(tǒng)

管理施工過程中的文件資料，人員檔案，車輛資料，上級來文，下發(fā)文件等

試論如何完善工程項目檔案的管理

試論如何完善工程項目檔案的管理

　　【論文關(guān)鍵詞】工程項目　檔案管理　問題　對策

　　【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應(yīng)對措施,以確保工程質(zhì)量。

　　工程檔案的管理是整個工程建設(shè)管理中一項重要的基礎(chǔ)工作,指建設(shè)項目在立項審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
　　1. 工程檔案管理的重要意義
　　1.1 完善工程實施狀態(tài),確保質(zhì)量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式,由項目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進度、安全等,以便突出工作效益和經(jīng)濟效益。項目經(jīng)理承包責(zé)任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內(nèi)容,確定不同的目標(biāo),只有在工程項目完成后,所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn),項目承包獎才能得到兌現(xiàn),如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
　　1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分。建設(shè)工程立項文件是建設(shè)工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設(shè)工程施工之前,建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件,項目經(jīng)費落實和項目預(yù)算編制、概要設(shè)計、招投標(biāo)、及項目具體實施的根本依據(jù)。而項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細(xì)設(shè)計的依據(jù)。如果把這一個文件積累過程從建設(shè)工程中剔除,建設(shè)工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經(jīng)送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中,應(yīng)該根據(jù)指令實施,如用什么標(biāo)號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄,出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導(dǎo)。
　　1.3 建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財產(chǎn)安全,因此,質(zhì)量問題是重中之重,建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞,隨著建設(shè)工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展,對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義,即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質(zhì)量也會更加得到重視。
　　2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
　　2.1 做好項目實施前的準(zhǔn)備工作。先期介入,控制為主。在工程準(zhǔn)備階段,建設(shè)單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設(shè)都會涉及設(shè)計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的.各個階段又有不同的資料收集任務(wù),所以必須落實好各單位、各部門的責(zé)任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質(zhì)、按要求收集齊全,建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任,做到以預(yù)防為主的重點。
　　2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點。總的來說,每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準(zhǔn)備階段有立項文件、建設(shè)用地審批文件、勘測設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀(jì)要、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環(huán)節(jié)。
　　2.3 完善工程項目檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動企業(yè)施工檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統(tǒng)將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統(tǒng)可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù),包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應(yīng)該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學(xué)的專業(yè)、畢業(yè)時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細(xì)致的分析,將直接導(dǎo)致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息,以便做出科學(xué)的決策,推動企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理;(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡單,使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統(tǒng)來進行管理已經(jīng)是當(dāng)前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
　　2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質(zhì)。提高認(rèn)識,加強培訓(xùn)。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認(rèn)識,從思想上強化服務(wù)意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè),對嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的,就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。
　　3. 結(jié)語
　　相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上,進一步完善建設(shè)工程檔案管理工作,為建設(shè)社會主義和諧社會做出切實的努力。
　　
　　參考文獻
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檔案室的工作需要做什么？怎么做能做好？使用哪些檔案管理軟件？

1、檔案室的工作是收集檔案、檔案分類整理、檔案裝訂、檔案電子化管理、檔案借閱等；
2、要做好檔案管理，一是要有專門的檔案管理人員，如果是專業(yè)人員則更好，首先要把檔案室的硬件工作搞好，比如檔案柜、檔案盒、空調(diào)、電腦等，其次軟設(shè)施也要做到位，比如管理制度、電子化管理等；
3、可供選擇的軟件較多，你是綜合公司，我認(rèn)為使用萬能檔案管理軟件最好，因為該軟件可自定義檔案模板，例如你可以建立房地產(chǎn)開發(fā)檔案模板、影視文化檔案管理模板、施工檔案模板、物業(yè)管理模板等。其它軟件我還未見到過這種自定義檔案模板的功能，所以如果你是一個綜合公司的話，我認(rèn)為萬能檔案最合適，你可以在百度上搜“萬能檔案下載”，試用一下看看吧。

淺析如何做好施工企業(yè)工程檔案管理

一般工程項目的文檔資料管理（包括項目不同階段的文檔，如投標(biāo)方案、合同、驗收報告、設(shè)計圖紙等等）比較分散、凌亂和容易丟失，沒有集中統(tǒng)一化的管理，檔案管理系統(tǒng)在工程項目管理主要是提供一個平臺實現(xiàn)集中統(tǒng)一化的工程項目文檔管理，讓這些文檔及時到位，需要的時候可以隨時查看，借用和歸還的時候加以記錄，不僅對工程項目的過程文檔進行管理，還以歸檔，實現(xiàn)工程項目文檔的全生命周期管理；
會博通檔案管理系統(tǒng)是符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，可以照顧到檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理，并實現(xiàn)實體與數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理。
1、 數(shù)據(jù)庫存儲：與一般的系統(tǒng)不一樣，數(shù)字文檔都存在數(shù)據(jù)庫，在電腦目錄上是不可查看的。
2、 批量處理能力：可批量新建、錄入、對應(yīng)上傳，并支持紙質(zhì)檔案從掃描、錄入、上傳的一體化處理。
3、 流程化歸檔：電子案卷亦可發(fā)起流程，實現(xiàn)協(xié)同化歸檔。
4、 存放位置：可以兼顧實體檔案和數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理，記錄檔案存放位置。
5、 細(xì)粒化的權(quán)限管理：可對具體的分類或案卷授權(quán)，并可與密級交叉，適應(yīng)各種細(xì)?；瘷?quán)限配置需要。
6、 防擴散處理：PDF、圖片這類不能修改的文件格式都由我司自主研發(fā)的閱讀器管理，權(quán)限控制在系統(tǒng)中，不像使用第三方軟件可以隨意另存、下載。同時，打開的時候還可以設(shè)置屏幕水印，防止惡意的拍照或截屏擴散。
7、 借閱與歸還：借閱與歸還可以準(zhǔn)確把握檔案的出入口管理，并提供全面且可自定義范圍的檔案利用統(tǒng)計功能。
8、 移動端：可在移動端按照權(quán)限閱檔且?guī)в衅聊凰。⒅С纸栌蒙暾垺?br>9、 日志清單：系統(tǒng)的所有操作，都有詳細(xì)的日志清單記錄操作行為。
10、 智能存取：可與智能密集柜集成，一鍵存取卷。
11、 綜合統(tǒng)計：可查看整體、按檔案分類、按年度分布、按保存期限、按密級分布、檔案電子化情況統(tǒng)計的庫存檔案情況。

建筑企業(yè)的管理系統(tǒng)排行榜

有很多?。?br>1、建筑人企業(yè)管理系統(tǒng)：使用于建筑企業(yè)證書管理，項目管理、人員證件管理等 2、萬能檔案管理系統(tǒng)：主要用于檔案管理
3、深圳和諧萬維建筑施工企業(yè)管理軟件系統(tǒng)：綜合辦公性強 4、朗新天霽人力資源系統(tǒng)：HR管理軟件，輔助合同管理板塊 5、I人事：HR管理軟件，輔助合同管理板塊
6、建軟科技：主要是電力、通信和港口的
7、建筑人：專業(yè)建筑行業(yè)的證書、合同、項目管理軟件