甘肅法院檔案信息化建設(shè)

一、 主要做法

(一)加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案管理工作重要性的認識。加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進行的重要保證。院黨組始終堅持把檔案工作作為法院工作的一項重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭創(chuàng)一流”的口號，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長，以為副組長，有關(guān)庭、處、室正職為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)小組的職責。并根據(jù)班子成員變動情況，及時調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報，每半年講評一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點、高標準地建設(shè)檔案室及檔案庫房，購置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專用微機、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，進一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時，院黨組還注重提高全院干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。重點在全院干警中抓了“三個克服，一個提高”。“三個克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關(guān)的思想;克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想;克服檔案管理員低人一等，不出成績，干好干壞一個樣的思想。“一個提高”就是提高對檔案管理工作重要性的認識。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責上有分工，日常工作有人問，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

(二)明確責任，嚴格檔案管理規(guī)程。從院領(lǐng)導(dǎo)到一般人員充分調(diào)動積極性，每人都理順與檔案管理工作的關(guān)系：專職保密員負責到上級法院和市委拿送文件、辦公室人員負責印章管理、行政處負責訴訟文書及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負責立案材料的入檔、審判人員負責卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領(lǐng)導(dǎo)負責文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標責任落實到每個人，規(guī)范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了 “書記員卷宗裝訂觀摩評比”、“優(yōu)秀法律文書評比”等活動，并由審判監(jiān)督庭對案卷進行評查，定期通報存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會管理檔案的良好氛圍。

(三)強化管理，實現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化，按照最高法院關(guān)于訴訟檔案立卷歸檔標準和《河南省檔案管理條例》的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合審判工作特點，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案設(shè)備維護使用制度以及重大活動檔案登記制度等16項制度，實行案件流程管理，及時歸檔。嚴格按照制度辦事，嚴把“三關(guān)”，即評查、歸檔和上架關(guān)。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正;“嚴”，請上級法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗收合格;“精”，對已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒?，F(xiàn)在，我院檔案室共有文書檔案 卷，其中永久基本達到上級要求的歸卷標準。

(四)嚴格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類檔案文件中，大部分需進行保密管理。面對借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個重要課題。針對這種情況，我院認真履行有關(guān)保密工作規(guī)則，嚴格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執(zhí)行保密制度。對檔案管理人員實行加強保密教育，并要求其嚴格做到“不該說的不說，不該看得不看”，使檔案管理的保密工作有序進行。同時，根據(jù)法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開發(fā)，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類檔案移交登記本”。對訴訟檔案實行書本式和卡片式索引，文書檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長期索引實行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國家秘密的前提下，為大量的申訴復(fù)查、審判質(zhì)量評查及公安、檢察司法機關(guān)偵破案件提供了及時的服務(wù)和可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案工作的效益。

(五)采取有效措施，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了全面搞好檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和管理工作，我院在加強自身建設(shè)的同時，還十分重視對基層法院檔案管理工作的指導(dǎo)和幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

一方面深入各基層法院檔案室進行實地指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題，現(xiàn)場解決。

二是引導(dǎo)各基層法院檔案員相互參觀，互相學(xué)習(xí)，取長補短，交流經(jīng)驗。同時組織他們參加地方檔案局的培訓(xùn)，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，

三是加強同地方檔案管理部門的聯(lián)系，積極參加各級主各類的檔案檢查，并請他們到法院檢查指導(dǎo)工作。

四是及時準確地收集和報送檔案統(tǒng)計報表，對全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息。

二、存在的問題和困難

我們雖然為檔案工作的發(fā)展和進步做了一些工作，也取得了一定的成績，但是離領(lǐng)導(dǎo)的要求、形勢發(fā)展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當大的差距，還存在一些不可忽視的問題和困難。主要表現(xiàn)在一是專職檔案員少，工作中只是疲于應(yīng)付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進步;二是基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善還有薄弱環(huán)節(jié);三是基層法院的檔案管理工作發(fā)展不夠平衡。

三、今后工作打算

(一)繼續(xù)深入貫徹執(zhí)行《檔案法》的.有關(guān)精神，提高工作人員依法治檔的意識。 要經(jīng)常組織全院檔案工作人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》等法律法規(guī)，充分運用內(nèi)部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規(guī)、政策，形成一個懂法、守法、共同關(guān)心檔案工作的良好氛圍。同時繼續(xù)完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。

(二)全面提高檔案質(zhì)量，達到標準化、規(guī)范化要求。 在檔案達標升級基礎(chǔ)上,檔案工作要進一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國家標準，不得使用木質(zhì)等粗糙紙張作檔案書寫材料，不準使用圓珠筆、藍墨水筆及化學(xué)材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性;二是嚴格執(zhí)行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按年度歸檔，防止積存文件;三是采取新的立卷方法，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案分類、保管期限、編目、裝盒要達到國家標準要求;四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，不得分散;五是建立檔案工作臺帳，做好檔案統(tǒng)計和鑒定工作。

(三)積極創(chuàng)造條件，加快全市法院檔案管理現(xiàn)代化進程，爭取在年內(nèi)，對全部檔案實行計算機管理。在利用計算機的基礎(chǔ)上，我院今年還將引進檔案管理軟件，錄入案卷目錄與案卷文件目錄，實行自動查詢。同時我們還將加強信息的開發(fā)利用，使“死”檔案變成“活”的可利用的信息，通過對犯罪分子情況的分析研究，找出規(guī)律，提供給院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)庭室以作參考，并向有關(guān)部門提出司法司法建議。

(四)加大學(xué)習(xí)交流的力度，提高檔案人員的*、業(yè)務(wù)素質(zhì)。采取請進來、走出去的辦法，請省法院及市檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)骨干來我院進行講課傳授經(jīng)驗，并組織人員到兄弟法院參觀學(xué)習(xí)，汲取他們的先進經(jīng)驗以提高自身的素質(zhì) ，從而以更扎實的工作促進全市法院檔案管理工作再創(chuàng)新水平。

為適應(yīng)我院檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，進一步提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，進一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會的作用，根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《甘肅省檔案信息化建設(shè)目標》的要求和省、市、縣創(chuàng)建“省特級”機關(guān)檔案室工作精神，結(jié)合我院檔案管理工作實際，現(xiàn)提出如下實施方案。

一、檔案信息化建設(shè)的總體目標

我院檔案信息化建設(shè)堅持以檔案信息化建設(shè)的要求為依據(jù)，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息化人才隊伍建設(shè)為根本，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進公共服務(wù)為目的，不斷加強檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等基礎(chǔ)性建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案資源信息化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，信息管理法制化。

(一)完成數(shù)字化檔案室建設(shè)項目。在電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺環(huán)境下，采集和接收電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)各應(yīng)用系統(tǒng)中傳輸、運轉(zhuǎn)、處理完畢后的電子文件數(shù)據(jù);通過建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，建設(shè)為各庭室科隊提供電子文件的長久存儲、管理、利用等服務(wù)的信息系統(tǒng)，確保在內(nèi)網(wǎng)或局域網(wǎng)等各應(yīng)用系統(tǒng)中運行的電子文件數(shù)據(jù)，完整、安全地得到采集與妥善保存。

(二)完成電子檔案管理平臺建設(shè)。依托縣電子政務(wù)和法院系統(tǒng)“三級專網(wǎng)”建設(shè)，建立電子檔案管理的標準體系;充分利用電子政務(wù)和“三級專網(wǎng)”建設(shè)平臺，建立各種載體檔案和相關(guān)電子檔案同步接收平臺。

(三)完善檔案信息局域網(wǎng)建設(shè)。一是逐步完善檔案信息局域網(wǎng)建設(shè)，為本院各庭室科隊服務(wù);二是面向社會、服務(wù)公眾、服務(wù)經(jīng)濟，提供縣法院現(xiàn)行公開文件、公開黨務(wù)、審務(wù)、開放檔案目錄等公開信息的網(wǎng)上查詢閱覽服務(wù),發(fā)揮檔案的積極作用。

(四)綜合考慮符合檔案信息化建設(shè)的需要。實施數(shù)字化檔案室建設(shè)，要突出法院工作特色，做好數(shù)字化檔案室的合理規(guī)劃、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)處理，力爭2016年后，達到 “軟件不軟、硬件要硬”的要求。

二、檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

(一)檔案數(shù)字化建設(shè)

1、信息化建設(shè)標準。認真執(zhí)行國家檔案局8號令和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標準，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)共享。

2、實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集功能。多層面、多門類采集必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子政務(wù)信息(包括電子公文、電子郵件、以及在政務(wù)網(wǎng)和“三級專網(wǎng)”上發(fā)布的各類信息)，對以前按年度整理保管的檔案逐步掃描成電子文檔，歸檔保存。接收應(yīng)歸檔庭室科隊移交的電子檔案，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)建成一個綜合的檔案資源庫，更好的為我院中心工作服務(wù)。

3、實現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能。通過磁盤、光盤、移動硬盤等多種技術(shù)手段，對采集到的各類電子政務(wù)信息在備份的基礎(chǔ)上進行永久保存，形成紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)備份基地之一。

4、實現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能。對局域網(wǎng)內(nèi)的各用戶提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析及挖掘服務(wù)，建成檔案信息綜合查詢系統(tǒng)。面向社會、服務(wù)公眾，不斷探索數(shù)字檔案室為社會服務(wù)的新路子。

5、實現(xiàn)檔案宣傳功能。充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映法院工作發(fā)展現(xiàn)狀的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源和現(xiàn)行公開文件資料，通過站進行建設(shè)成就的宣傳，為我縣經(jīng)濟工作服務(wù)，為服務(wù)對象服務(wù)。

(二)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1、檔案室數(shù)字化，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求。要完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)必備的存儲和備份系統(tǒng)，以確保數(shù)據(jù)的安全。除進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度，力爭配備相關(guān)設(shè)備如高畫質(zhì)相機(如單反相機，要求附帶攝錄相功能，大容量存儲卡)、錄音機(筆)等。

2、加強全局電子檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施建設(shè)。配備相應(yīng)的計算機、移動硬盤、DVD刻錄機、光盤打印機等硬件設(shè)備，達到文檔管理一體化的要求。

如何推進檔案工作規(guī)范化，標準化，信息化建設(shè)

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

如何進行檔案信息化管理

導(dǎo)語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標準化包括：

檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。

人民法院檔案室建設(shè)標準及要求

標準及要求如下：
一、組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè) 1.檔案組織管理 (1)建立檔案工作,設(shè)立檔案工作機構(gòu),建立健全科學(xué)有 效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。 (2)機關(guān)各級分管領(lǐng)導(dǎo)職責明確,履職到位。 (3) 制定本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作中長期規(guī)劃或在機關(guān)工 作中長期規(guī)劃中有檔案工作內(nèi)容。 (4)機關(guān)檔案工作接受同級檔案行政管理部門和上級業(yè)務(wù) 檔案室建設(shè)要求 檔案室建設(shè)這個很多人都聽過,而智慧檔案室建設(shè)可能就沒多少人聽過了,用途 也是很廣泛,包括政府檔案室建設(shè),學(xué)校圖書館,檔案室建設(shè)等,要求: 一,檔案室設(shè)施的基本含義 是維護檔案安全. 保障檔案提供利用所需硬件的總稱. 主要包括檔案用房,檔案 密集架,溫濕度控制,防潮,防火,防盜,防塵,防蟲,防霉及計算機,網(wǎng)絡(luò),存 儲設(shè)備等。 綜合檔案室建設(shè)標準及要求 一、組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè) 1.檔案組織管理 (1)建立檔案工作,設(shè)立檔案工作機構(gòu),建立健全科學(xué)有 效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。 (2)機關(guān)各級分管領(lǐng)導(dǎo)職責明確,履職到位。 (3) 制定本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作中長期規(guī)劃或在機關(guān)工 作中長期規(guī)劃中有檔案工作。

什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、磁帶、錄像帶等）轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的電子文件，也就是能計算機語言二維碼表示。比如，紙質(zhì)檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化成與word文檔類似的電子文件；紙質(zhì)照片可以通過掃描或數(shù)碼相機拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實現(xiàn)檔案信息的永久保存。