檔案材料整理及掃描的培訓

　　檔案材料整理及掃描的培訓主要包括以下內(nèi)容：

　　1、檔案材料的分類和整理：根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、用途、形式等特點，將其分門別類、整理歸檔。

　　2、檔案材料的保管和管理：了解檔案材料的保管條件、安全保密措施、借閱規(guī)定等，以保證檔案材料的安全性和完整性。

　　3、檔案材料的掃描和數(shù)字化處理：學習使用掃描儀進行檔案材料的掃描和數(shù)字化處理，掌握相關軟件的使用方法，以便于檔案材料的存儲、檢索和利用。

　　4、檔案材料的檢索和利用：了解檔案材料的檢索方法、利用規(guī)定和注意事項，以便于及時、準確地獲取所需信息。

　　培訓結束后，學員應具備以下能力：

　　1、能夠正確分類、整理和歸檔檔案材料；

　　2、能夠熟練使用掃描儀進行檔案材料的掃描和數(shù)字化處理；

　　3、能夠掌握檔案材料的檢索方法和利用規(guī)定；

　　4、能夠保護檔案材料的安全性和完整性。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關文件。

　　如何精細化管理檔案

　　導語：精細化管理是一種理念、一種文化，它有助于提高企業(yè)的競爭力，推動企業(yè)向縱深發(fā)展?；趯δ壳捌髽I(yè)檔案管理工作存在的問題，加強新時期檔案管理工作，不妨從“五精四細”入手，切實解決發(fā)展瓶頸，推動檔案管理水平穩(wěn)步提升。

　　一、鞏固并完善檔案資源體系。

　　進一步增強民生意識，根據(jù)區(qū)域內(nèi)的實際情況和廣大人民群眾的需要，及時合理地調(diào)整各類檔案進館范圍、現(xiàn)行文件報送范圍和檔案資料征集范圍，不斷拓寬民生檔案來源渠道，豐富民生檔案館藏內(nèi)容，并對民生檔案優(yōu)先實行數(shù)字化。加大各類檔案資源整合力度，盡可能地將與人民群眾的生產(chǎn)、生活、工作密切相關的各類檔案納入館藏體系，為檔案工作服務民生提供充足的資源保障。

　　今年起，區(qū)檔案局將面向全社會提供電話查檔咨詢服務，春節(jié)前后已接待電話咨詢27次，查閱檔案132卷。其中，為馬尚鎮(zhèn)林家村舊村改造中換購房屋糾紛案提供檔案復印證明7份，有力保障了村民的合法權益。

　　二、鞏固并完善檔案利用體系。

　　進一步樹立民生優(yōu)先的意識，優(yōu)先解決影響和制約民生檔案健康發(fā)展的實際問題，充分發(fā)揮各類民生檔案的資源優(yōu)勢，為化解社會矛盾、解決人民群眾急難愁問題提供詳實的檔案資料;

　　把關注民生、保障民生和改善民生作為檔案利用的出發(fā)點和落腳點，進一步拓展服務領域，提高服務水平;加強對民生檔案資源的挖掘、加工和開發(fā)利用，積極采取措施，編制一批涉及民生的重點檔案、已公開的`現(xiàn)行文件目錄和查閱指南，方便人民群眾在接待窗口的查閱利用。今年起，要對館內(nèi)存放滿30年的檔案進行鑒定開放工作，通過鑒定，非涉密檔案要面向全社會開放，截至目前，已開放1980年前檔案5210卷。

　　三、鞏固并完善檔案安全體系。

　　日前，區(qū)檔案局對館藏檔案進行了一次安全清查，重點核實查對了2000年前文書檔案，共清查檔案43538卷，精細化要求每一卷檔案檔號與案卷號務必一一對應、準確無誤，保障日常檔案查詢利用工作準確、高效，并確保各類民生檔案實體的安全。

　　今后，要進一步將檔案工作拓展到以改善民生為重點的社會建設各領域，著重加強與人民群眾利益密切相關領域檔案的監(jiān)管指導，通過狠抓有關規(guī)范性文件的貫徹落實，做到各類新形式的與民生有關的檔案資料不缺不漏、齊全完整，不斷推進民生領域檔案工作的規(guī)范化、法治化和信息化建設，加強民生檔案的現(xiàn)代化管理，有效實現(xiàn)民生檔案的共建共享，更好地為和諧社會建設服務，努力譜寫全區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的新篇章。

　　(一)進一步提高機構編制檔案管理標準。

　　機構編制檔案材料要做到“內(nèi)容全面、資料真實、分類合理、數(shù)據(jù)準確、保管規(guī)范”。在檔案整理中應做好以下幾點：

　　一是合理分類。為便于查閱，對涉及行政審批制度改革、政府機構改革、事業(yè)單位分類改革、機構編制評估等業(yè)務工作及行政審批制度改革等各項重點工作要詳細分類，分別整理歸檔;

　　二是全面搜集檔案材料。在做好紙質(zhì)材料歸檔的同時，對實物檔案，聲像檔案和新介質(zhì)檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時把散存的有價值、有特色的機構編制檔案材料整理歸檔。

　　三是做好檔案資料的保密工作。進一步完善檔案借閱制度，嚴格制定機構編制數(shù)據(jù)查閱流程;建立專用檔案室，配齊專用電腦、專用U盤，安裝保密防護軟件并定期更新升級，配備涉密移動存儲介質(zhì)設備管理系統(tǒng)并確保正常運行，提升保密防護水平。

　　(二)提高檔案管理人員的管理能力。

　　檔案管理人員能力的高低是制約機構編制檔案管理水平的重要因素。加強檔案管理知識的學習培訓，定期組織機構編制檔案管理人員參加各種檔案業(yè)務培訓，或邀請檔案管理專業(yè)技術人員作業(yè)務指導;不斷加強檔案管理人員的業(yè)務知識學習，系統(tǒng)學習各項機構編制業(yè)務，把檔案管理知識與機構編制工作緊密結合，不斷提高機構編制檔案管理水平。

　　(三)推進檔案電子化建設。

　　一是建立完善機構編制電子檔案可以節(jié)省查閱時間，提高查閱效率，便于檔案的永久性保存。將以往所有檔案資料，掃描編制形成電子檔案，建立電子版目錄索引，建立高效便捷的存儲、查詢功能，保證檔案資料的質(zhì)量，減少查閱對檔案的損壞。

　　二是加強檔案室智能化建設，檔案室建設要符合安全保密、布局合理、科學適用的原則。檔案室應納入辦公用房使用計劃，按標準購置鐵質(zhì)文件柜、密碼柜等基本設施，實現(xiàn)對溫度、濕度、消毒滅菌、防蟲、防火、放紫外線等項目的智能控制，用智能化手段提高檔案管理質(zhì)量。