昆明檔案整理掃描

　　昆明檔案整理掃描是將原紙質檔案數(shù)字化處理，從而實現(xiàn)電子化管理和使用。檔案整理和掃描工作包括以下步驟：

　　1.收集檔案文件：將需要整理和掃描的紙質檔案文件收集到一起。

　　2.分類整理：按照文件類型、時間、內容等方式對收集來的檔案文件進行分類整理。

　　3.清潔處理：對檔案文件進行清潔處理，去除灰塵、油漬、污跡等。

　　4.掃描處理：將檔案文件逐頁進行掃描，生成數(shù)字化文件。

　　5.質量檢查：對掃描生成的數(shù)字化文件進行質量檢查，確保文件質量達到標準要求。

　　6.歸檔存儲：將已掃描的數(shù)字化文件進行歸檔存儲，并按照規(guī)定的格式進行命名和編號。

　　昆明檔案整理掃描的目的在于解決傳統(tǒng)紙質檔案管理所面臨的諸多問題，如檔案存儲空間不足、檔案檢索不便等。數(shù)字化處理不僅方便了檔案的管理和使用，也提高了檔案的安全性，避免了因災害、盜竊等原因導致檔案丟失或損毀的情況。

　　昆明市電子文件管理與歸檔辦法

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于本市機關、團體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。

　　第三條本辦法所稱電子文件是指機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，以及實體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條電子文件管理與歸檔應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持“分級管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密”的原則。

　　第五條市、縣（市）區(qū)人民政府應當加強電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機構，明確人員編制，將所需經(jīng)費納入同級財政預算，并建立責任追究、目標管理制度。

　　第二章機構與職責

　　第六條市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負責組織、協(xié)調行政機關電子文件管理與歸檔工作。

　　第七條市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應當為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標準，指導制定檔案信息化建設規(guī)劃，做好檔案信息化項目立項管理、組織協(xié)調、技術論證和項目建設評估工作。

　　第八條市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應當會同相關部門，按照國家、省有關規(guī)定和業(yè)務規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關數(shù)據(jù)標準，建立檔案信息資源共享平臺，對電子文件歸檔進行監(jiān)督管理。同時，加強對企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導。

　　第九條保密行政主管部門對全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進行指導、協(xié)調、監(jiān)督和檢查。

　　第十條市、縣（市）區(qū)國家綜合檔案館負責接收和保管其接收范圍內各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標準負責本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。

　　第十一條電子文件形成單位負責屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。

　　第三章收集與歸檔

　　第十二條電子文件形成單位應當實時收集電子文件，并即時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實、有效。第十三條電子文件形成單位的檔案管理機構對符合下列歸檔范圍的電子文件，應當進行收集：

　　（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的；

　?。ǘC關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的；

　　（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級、同級機關的文件材料，下級機關的重要報送件；

　?。ㄋ模┍締挝还ぷ骰顒又行纬傻恼诫娮游募半娮游募男纬蛇^程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑Ρ緳C關工作具有查考價值的。

　　電子文件在收集時，應當同時收集相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條收集的電子文件類型包括：

　　（一）文本文件：用文字處理技術形成的文字文件、表格文件；

　　（二）圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　　（三）圖形文件：用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　　（四）影像文件：用視頻設備獲得并經(jīng)計算機處理的動態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設備獲得并經(jīng)計算機處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫文件）：用計算機軟、硬件系統(tǒng)進行信息處理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　?。ò耍┢渌麘斒占瘹w檔的電子文件。第十五條電子文件形成單位應當實時將符合歸檔條件的電子文件進行歸檔整理，整理以“件”為單位進行。第十六條電子文件歸檔應當符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應當齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內容并可供調取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標準，能夠長期有效讀??；

　?。ㄈ┚哂杏谰帽４鎯r值或者其他重要價值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應當制成紙質檔案或者縮微膠卷同時歸檔，并建立互聯(lián)；

　?。ㄋ模┘用軅魉?、存儲的電子文件應在解密后進行歸檔，壓縮電子文件應在解壓縮后進行歸檔；

　　（五）歸檔電子文件應當設置成禁止改寫狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開放級別。

　　前款第（二）項所稱電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標準，由市檔案行政主管部門會同質監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據(jù)國家、省的相關標準制定，報市人民政府批準后，向社會公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標準和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標準，報市檔案行政主管部門備案。