歸檔文件整理是一個(gè)重要的組織和管理文件的過程。在進(jìn)行歸檔文件整理之前，首先需要明確整理的目標(biāo)和原則。例如，確定歸檔的范圍、時(shí)間段和文件類型。另外，還需準(zhǔn)備好所需的工具，如文件夾、標(biāo)簽、掃描儀等。

　　1.確定分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　根據(jù)文件的性質(zhì)、用途、主題等，制定一套合理的分類標(biāo)準(zhǔn)?？梢园凑杖掌?、部門、項(xiàng)目、文件類型等進(jìn)行分類。這將有助于快速定位和檢索文件。

　　2.預(yù)處理文件：

　　在進(jìn)行實(shí)際整理之前，先對(duì)文件進(jìn)行預(yù)處理。這包括清除不必要的紙張、刪除重復(fù)的文件、解綁或剪裁文件等。此外，需要對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)或標(biāo)記，以便后續(xù)的整理和歸檔。

　　3.文件排序和分組：

　　將文件按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序和分組?？梢允褂梦募A、盒子或標(biāo)簽等工具來幫助組織文件。確保每個(gè)文件都處于正確的分類下，并確保分類的一致性和連續(xù)性。

　　4.文件標(biāo)記和描述：

　　對(duì)每個(gè)文件進(jìn)行標(biāo)記和描述是非常重要的。可以在文件上貼上標(biāo)簽或標(biāo)注，以指示文件的內(nèi)容、日期、歸屬等信息。另外，可以編寫文件的簡要描述，以便更好地了解文件的內(nèi)容和背景。

　　5.文件存儲(chǔ)和保護(hù)：

　　將整理好的文件存儲(chǔ)到適當(dāng)?shù)奈恢??？梢赃x擇使用文件柜、書架、云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行文件存儲(chǔ)。確保文件的安全和保護(hù)，避免丟失或損壞。

　　總之，歸檔文件整理是一個(gè)系統(tǒng)化的過程，通過合理的分類和整理，可以提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性。頭部說明和尾部總結(jié)在整個(gè)過程中起到指導(dǎo)和總結(jié)的作用，幫助我們更好地完成文件整理工作。

　　歸檔文件整理原則

　　歸檔文件整理是一個(gè)重要的組織和管理文件的過程，需要遵循一些原則來確保歸檔的準(zhǔn)確性和高效性。在進(jìn)行歸檔文件整理之前，需要明確整理的目標(biāo)和原則。以下是一些歸檔文件整理的原則：

　　1.簡化歸檔系統(tǒng)：

　　歸檔文件整理的原則之一是簡化歸檔系統(tǒng)。文件分類應(yīng)該盡可能簡單明了，避免出現(xiàn)過于復(fù)雜的分類方法，從而減少不必要的混淆和錯(cuò)誤。

　　2.制定合理的分類標(biāo)準(zhǔn)：

　　歸檔文件整理的關(guān)鍵是制定合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。文件分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該基于文件的內(nèi)容、用途、主題等，盡可能符合組織的需求和實(shí)際情況。

　　3.統(tǒng)一標(biāo)記和描述：

　　歸檔文件整理的另一個(gè)原則是統(tǒng)一標(biāo)記和描述。為每個(gè)文件編寫簡要描述并貼上標(biāo)簽或標(biāo)注，有助于更好地了解文件的內(nèi)容和背景，提高查找與檢索的效率。

　　4.定期更新文件：

　　歸檔文件整理的原則之一是定期更新文件。文件柜、盒子和云存儲(chǔ)等容器應(yīng)該定期清理，刪除過期文件，并根據(jù)需要進(jìn)行修訂和更新。

　　5.保護(hù)文件安全：

　　歸檔文件整理的最后一個(gè)原則是保護(hù)文件安全。文件應(yīng)該存儲(chǔ)在受控、安全和易于訪問的環(huán)境中。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改文件。

　　總之，歸檔文件整理需要遵循一些原則，以確保檔案整理的準(zhǔn)確性、高效性和安全性。在總結(jié)整理過程時(shí)，需要記錄整理的成果、發(fā)現(xiàn)的問題和改進(jìn)措施，并制定維護(hù)和更新計(jì)劃。這有助于優(yōu)化文件整理的方法和流程，并提高日后的管理效果。

　　如何做好公司檔案管理

　　在企業(yè)工作中，檔案管理尤為重要。它對(duì)公司的經(jīng)營過程、市場定位和營銷策略起著重要的指導(dǎo)作用，那么，如何做好檔案管理也成為了公司管理者最困惱的問題之一了。想要管理好公司檔案，必須通過建立健全的公司檔案管理體系，才能夠讓管理工作順利進(jìn)行。

　　因此，在建立公司檔案管理體系過程中，首先要根據(jù)公司的實(shí)際情況，并根據(jù)各個(gè)方面的檔案管理要求和特點(diǎn)進(jìn)行開發(fā)。另外，公司檔案也可以從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值等進(jìn)行分類。我們一起來看下具體管理步驟吧。

　　一、分類整理

　　1、行政文書檔案：各種合同及協(xié)議書、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊(cè)、人事檔案等

　　2、企業(yè)管理檔案：如企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動(dòng)工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè)，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等

　　3、企業(yè)技術(shù)檔案：如技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等

　　4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案：如會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)賬簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。這些都需要分類進(jìn)行登記、保管，明確對(duì)職工的管理責(zé)任。

　　二、公司檔案出借

　　如果公司員工需要出借，需經(jīng)過所屬部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，做好登記才可以出借閱讀。而如果員工對(duì)檔案丟失或者有所損害，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的處罰及批評(píng)

　　三、檔案歸檔管理

　　檔案是公司在活動(dòng)中所有檔案的總和，是真是記錄、反映公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)。同時(shí)，涉及的部門也是多，所以可以根據(jù)部門不同或者檔案量的數(shù)量，指定上交檔案時(shí)間，可以是半年一交，也可以是季度上交，確保公司員工能夠嚴(yán)格執(zhí)行。再由公司指定的相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行管理，任何人不得隨意查看、翻閱。

　　總之，通過建立了相關(guān)的管理制度后，才能讓我們?cè)跈n案工作中不斷的健全和完善。確保方案管理工作有法可依。有例可循，也只有這樣，才不會(huì)讓管理工作依托于表面，使管理制度失去了它原本的意義。

　　檔案整理的“五步法”

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　編號(hào)

　　檔案編號(hào)是對(duì)分類排列后的檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。