隨著時(shí)間的推移，各種機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)所產(chǎn)生的文檔不斷增多，這些文檔包括合同、報(bào)告、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)文件等等。如果這些文件堆積如山，不僅占用辦公空間，而且也很難找到需要的信息。這時(shí)候就需要檔案整理機(jī)構(gòu)的幫助。

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　　《檔案法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案整理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。但是在日常工作中，因?yàn)榉N種原因，導(dǎo)致單位、企業(yè)在檔案管理工作中并不能達(dá)到較為理想的一種工作狀態(tài)。

　　比如說(shuō)檔案的門(mén)類繁雜多樣，有文書(shū)檔案、科技檔案、工程檔案、影音圖像檔案、會(huì)計(jì)檔案、干部人事檔案等等。而且部分檔案材料并不都是能一次收集后就不再變動(dòng)的，而是具有動(dòng)態(tài)性，會(huì)根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況而產(chǎn)生變化，所以還需要及時(shí)收集補(bǔ)充新的材料等，且要配置檔案專職工作人員或明確工作內(nèi)容崗位、專人專管或負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。但現(xiàn)實(shí)狀況可能是單位或企業(yè)的檔案管理人員存在身兼多職的原因，日常工作中也缺少一些專門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和政策法規(guī)更新迭代的應(yīng)用學(xué)習(xí)；或者單位確實(shí)有專職檔案的工作人員，但是面對(duì)數(shù)量較多的檔案集合整理工作時(shí)并不能像專門(mén)的檔案整理機(jī)構(gòu)一般高效便捷地完成工作要求。

　　所以為了能更好地解決以上這些檔案日常管理工作的問(wèn)題，單位或企業(yè)就可以選擇正當(dāng)合規(guī)的檔案整理機(jī)構(gòu)，由專業(yè)的檔案工作人員對(duì)其管理收集的檔案材料提供各類檔案的整理及信息化、材料常態(tài)化運(yùn)維等服務(wù)，以滿足單位或者企業(yè)對(duì)檔案日常查閱、借閱等利用工作。

　　總之，檔案整理機(jī)構(gòu)是一個(gè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，可以通過(guò)專業(yè)的方法和技術(shù)來(lái)管理組織的文件。他們可以幫助組織節(jié)省時(shí)間和金錢，提高工作效率和組織形象。