醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務(wù)應(yīng)堅(jiān)持的原則是：個性多元、交流便捷、簡易包容、獨(dú)特交互、受眾準(zhǔn)確、受眾面廣，滿足用戶需求，發(fā)揮醫(yī)院檔案特殊功能。其核心模塊包括醫(yī)院檔案管理、數(shù)字化處理、數(shù)字化認(rèn)證、查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、備份、系統(tǒng)維護(hù)和檔案流通等。具體來說，做好醫(yī)院檔案數(shù)字化檔案服務(wù)應(yīng)做到：

　　1．推進(jìn)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)。

　　醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。做好這項(xiàng)工作的前提是醫(yī)院的管理者高度重視，注重軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要把數(shù)字化檔案管理提上重要議事日程，納入到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，成立醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)日常檔案數(shù)字化宣傳工作，在全院上下營造重視檔案數(shù)字化的濃厚工作氛圍。

　　加大醫(yī)院數(shù)字化檔案的軟硬件建設(shè)，一方面，加大硬件建設(shè)投入力度，為醫(yī)院檔案數(shù)字化管理提供必備的設(shè)備，如數(shù)碼攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等等，建立專門的辦公場所。另一方面，要為數(shù)字化檔案管理配備先進(jìn)的檔案管理軟件、語言處理軟件以及操作軟件。必要時可以與第三方合作，結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際開發(fā)出符合自身發(fā)展需要的專門的檔案管理軟件。

　　如添購條形碼識別軟件、縮微技術(shù)，應(yīng)用ACDSEE．9或10軟件等。最后，要健全醫(yī)院數(shù)字化管理制度，通過科學(xué)、嚴(yán)密的制度保障醫(yī)院數(shù)字化檔案工作的順利開展。例如，要嚴(yán)格遵照2017年3月1日實(shí)施的新的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB／T18894—2016)，進(jìn)一步完善《醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案管理制度》。

　　2．加強(qiáng)檔案數(shù)字化過程控制。

　　醫(yī)院檔案數(shù)字化管理包括了確定檔案收集范圍、前端控制、質(zhì)量管理和安全防范等四個過程。確定鑒定范圍。并非所有的室藏紙質(zhì)檔案都需要進(jìn)行數(shù)字化處理，應(yīng)從醫(yī)院檔案的價值性、破損性、開放性程度以及搶救性原則等綜合考慮，確定醫(yī)院數(shù)字化檔案范圍。前端控制。

　　檔案管理人員要深入各業(yè)務(wù)科室一線，積極主動地介入到文件、檔案的形成時期進(jìn)行管理，追蹤文件的制成、印發(fā)和后期的歸檔，直至檔案的數(shù)字化形成，從歸檔文件的前、中、后所有時期的進(jìn)行質(zhì)量把控，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性、完整性和與實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)性。

　　質(zhì)量管理，是指做好數(shù)字化檔案流程的質(zhì)量2017．2蘭臺內(nèi)外I數(shù)字檔案l管理，重點(diǎn)是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中要嚴(yán)格遵循檔案號和頁號流程，避免遺漏，保證圖像文件的清晰度，以及文件存儲格式(如圖片常用的是3PG＼TIFF格式，文本文件通常采用RTF、XML、TXT格式，音像文件常采用MPEG、AvI格式，聲音文件WA'／、MP3格式等)規(guī)范。

　　安全防范，是指做好醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中的檔案安全工作，主要是做好磁盤、光盤、磁帶等數(shù)字檔案載體的安全性。對數(shù)字檔案載體要定期進(jìn)行檢測和拷貝，例如磁性載體的數(shù)字檔案要做到每2年檢測一次，光盤4年檢測一次，光盤上的數(shù)字檔案每10年轉(zhuǎn)錄一次等，防止數(shù)字載體受到溫度、環(huán)境、磁性以及黑客侵入影響，通過數(shù)據(jù)備份、設(shè)置訪問權(quán)限等辦法確保檔案數(shù)字化的信息存儲、傳輸、維護(hù)、利用等各個環(huán)節(jié)的安全。

　　3．培育數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才。

　　檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和管理能否取得預(yù)期實(shí)效的關(guān)鍵因素之一。

　　首先，醫(yī)院檔案管理者要有數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建檔、管檔的思維和意識，要把檔案數(shù)字化與醫(yī)療、科研放在同等重要的位置，把電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，列入醫(yī)院信息管理工作總體規(guī)劃中，嚴(yán)格檢查和考核。

　　其次，要對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員進(jìn)行數(shù)字化、信息化培訓(xùn)，重點(diǎn)是加強(qiáng)對各種數(shù)字設(shè)備、軟件的使用培訓(xùn)，提升他們現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平和能力。既要注重培訓(xùn)的廣度，對醫(yī)院的臨床業(yè)務(wù)科室、行政管理崗位以及具體承辦人員進(jìn)行培訓(xùn)，又要注重培訓(xùn)的深度，重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案管理人員，尤其是數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員以及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的檔案數(shù)字化專業(yè)知識的培訓(xùn)。

　　最后，注重復(fù)合型人才的引進(jìn)。隨著醫(yī)院規(guī)模越來越大，檔案數(shù)字化人才不足制約了檔案數(shù)字化工作的開展，除了加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的管理、培訓(xùn)外，還要積極引入具有熟練掌握數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)和檔案專業(yè)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供源源不斷的智力支持和人才保障。