在日常的教育教學(xué)及管理過程中， 學(xué)校老師和學(xué)生都會產(chǎn)生眾多具有價值的信息， 除了傳統(tǒng)的文字、 圖標等紙質(zhì)文件外， 還有各種音頻資料、 聲像資料等非紙質(zhì)的文件材料。 這些信息資源正越來越多的以電子文檔的形式被保存和利用， 極大地提高了工作的效率， 也方便了使用者， 推動了數(shù)字化檔案室的建設(shè)與發(fā)展。

1.高職院校未來發(fā)展要求隨著我國科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展， 出現(xiàn)了多元化的檔案資源載體， 除了紙質(zhì)載體， 還有膠卷、 新型光盤與磁盤等新型載體。 在新時期， 高職院校的檔案館 （室） 建設(shè)走向了多元化， 傳統(tǒng)的檔案管理方式難以滿足師生的多元化發(fā)展需求， 隨著高職院校實行電子政務(wù)以及辦公無紙化管理， 對于檔案管理也提出了多元化的要求， 基于此種背景下， 構(gòu)建數(shù)字化檔案室， 也是高職院校發(fā)展的必然趨勢。

2.檔案信息利用要求原始檔案是以紙質(zhì)形式保存， 但是在現(xiàn)代， 人們對于檔案信息有多元化的需求， 傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式以及管理方式難以實現(xiàn)多人同時共享。 在新時期必須構(gòu)建完善的檔案管理模式， 扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)落后的管理方式， 運用先進的管理理念和服務(wù)措施， 以滿足廣大師生對于檔案信息資源的各種需求。

3.便于保護檔案原件由于傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)檔案， 大部分自然因素會嚴重損壞檔案。 如果檔案的多次復(fù)印或查閱， 也會損害紙質(zhì)檔案， 所以構(gòu)建電子化檔案能夠有效的避免此類問題， 也能夠有效的保護檔案原件。