在日常生活中，檔案整理是一項(xiàng)至關(guān)重要的任務(wù)。無(wú)論是個(gè)人檔案還是機(jī)構(gòu)檔案，它們都記錄了重要的信息和歷史數(shù)據(jù)，對(duì)于組織管理、法律依據(jù)以及歷史研究具有不可估量的價(jià)值。因此，有效的檔案整理原則和方法是確保信息準(zhǔn)確性、可訪(fǎng)問(wèn)性和持久性的關(guān)鍵。

　　中山專(zhuān)業(yè)的檔案整理機(jī)構(gòu)

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對(duì)象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過(guò)程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí)，必須了解文件材料的產(chǎn)生過(guò)程，認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來(lái)的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，為什么說(shuō)分類(lèi)的時(shí)候不能按照文種分？因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　?。?）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?）在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。

　　在檔案整理過(guò)程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來(lái)源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位，有機(jī)地形成的。

　　時(shí)間是說(shuō)每個(gè)文件形成者所開(kāi)展的具體活動(dòng)，都具有一定的過(guò)程和階段性，從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動(dòng)中，為了開(kāi)展某項(xiàng)工作或解決某一問(wèn)題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價(jià)值

　　整理檔案時(shí)，還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，組成不同的保管單位，就是對(duì)檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說(shuō)的永久、定期，定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　總之，檔案整理不僅是一項(xiàng)技術(shù)活動(dòng)，更是一門(mén)科學(xué)。遵循合適的原則和方法，可以確保檔案的完整性和可靠性，為今后的管理和研究提供有力支持。因此，不論是個(gè)人還是組織，在處理檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)以專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)和持續(xù)的態(tài)度對(duì)待，以確保這些珍貴的信息資源能夠?yàn)樯鐣?huì)進(jìn)步和歷史發(fā)展做出最終的貢獻(xiàn)。

　　檔案整理注意事項(xiàng)

　　在進(jìn)行檔案整理時(shí)，確保遵循一系列重要的注意事項(xiàng)是至關(guān)重要的。檔案的整理不僅涉及組織文件和記錄，更關(guān)乎信息的保存和訪(fǎng)問(wèn)的便捷性。以下是一些關(guān)鍵的注意事項(xiàng)，可以幫助確保你的檔案整理工作高效而有條理。

　　1、在進(jìn)行人事檔案整理時(shí)，要審核材料是否完整齊全，檔案內(nèi)容是否真實(shí)客觀(guān)、手續(xù)是否完備等，并且要按照相關(guān)要求進(jìn)行記載與詳細(xì)分類(lèi)。

　　2、檔案材料收集要齊全完整，檔案材料鑒別要準(zhǔn)確真實(shí)。人事檔案是記載個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、成長(zhǎng)軌跡的重要材料，因此材料收集、檔案審核和信息反饋工作一定要同時(shí)開(kāi)展，并且及時(shí)提醒當(dāng)事人補(bǔ)充材料與相關(guān)證明，確保檔案材料的齊全完整。

　　3、人事檔案整理要分類(lèi)準(zhǔn)確、編目無(wú)誤。嚴(yán)格從檔案材料的分類(lèi)要求出發(fā)，合理進(jìn)行分類(lèi)排列，且根據(jù)格式編寫(xiě)好類(lèi)號(hào)頁(yè)，仔細(xì)認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)加工，符合規(guī)定要求，這樣才能入庫(kù)保存。

　　4、對(duì)于人事檔案整理，其審核一定要細(xì)致嚴(yán)格。尤其是干部人事檔案，如果存在審核確認(rèn)“三齡兩歷”時(shí)，必須要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，逐項(xiàng)進(jìn)行，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)定，保證認(rèn)定結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　總之，檔案整理不僅是組織工作的一部分，更是信息管理和保護(hù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。遵循上面的的注意事項(xiàng)，可以有效地提高檔案整理的效率和質(zhì)量，確保檔案的安全性、可訪(fǎng)問(wèn)性和長(zhǎng)期保存的可持續(xù)性。

　　檔案整理方法

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類(lèi)、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤(pán)錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　02分類(lèi)

　　分類(lèi)指的是檔案歸類(lèi)，即將完成組件（卷）的檔案按照分類(lèi)方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類(lèi)別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類(lèi)，如：年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類(lèi)；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，可采用兩級(jí)分類(lèi)，如：年度—保管期限分類(lèi)法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類(lèi)方法與文書(shū)檔案類(lèi)似，但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類(lèi)，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類(lèi)。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問(wèn)題，采用兩級(jí)分類(lèi)。常見(jiàn)的分類(lèi)方法包括：年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書(shū)檔案在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類(lèi)、建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類(lèi)檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　04編號(hào)

　　宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書(shū)類(lèi)2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類(lèi)2019年永久檔案第1專(zhuān)題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類(lèi)的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類(lèi)別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類(lèi)、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷，逐件開(kāi)展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車(chē)，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

　　雖然不同門(mén)類(lèi)檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　檔案整理的意義

　　檔案整理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，它涉及到對(duì)文件和資料的有序分類(lèi)、保管、整理和管理。無(wú)論是在個(gè)人生活中，還是在組織和機(jī)構(gòu)的運(yùn)作中，合理的檔案管理都扮演著至關(guān)重要的角色。它不僅僅是為了維持工作效率和組織結(jié)構(gòu)的整潔，更是為了保護(hù)和傳承重要的信息和歷史。

　　1.保留歷史記憶和文化遺產(chǎn)：檔案整理的一個(gè)重要意義在于保留歷史記憶和文化遺產(chǎn)。通過(guò)精心整理和分類(lèi)檔案資料，我們能夠確保重要的歷史事件、文化傳統(tǒng)以及社會(huì)發(fā)展的軌跡被準(zhǔn)確記錄和保存下來(lái)，供后人研究和學(xué)習(xí)。

　　2.提高工作效率和準(zhǔn)確性：合理的檔案管理能夠極大地提高工作效率和準(zhǔn)確性。良好的檔案整理可以幫助快速檢索需要的信息，避免文件遺失或混亂帶來(lái)的工作延誤和錯(cuò)誤。

　　3.法律合規(guī)和證據(jù)保全：對(duì)于許多組織和機(jī)構(gòu)而言，檔案整理是確保法律合規(guī)和證據(jù)保全的重要手段。正確管理的檔案能夠?yàn)榉稍V訟、審計(jì)和監(jiān)管提供必要的證據(jù)和支持。

　　4.支持決策和戰(zhàn)略規(guī)劃：檔案中包含的歷史數(shù)據(jù)和過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于未來(lái)的決策和戰(zhàn)略規(guī)劃具有重要的參考價(jià)值。通過(guò)分析歷史檔案，可以識(shí)別出過(guò)去成功或失敗的因素，為未來(lái)的決策提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

　　綜上所述，檔案整理不僅僅是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的組織管理工作，更是一項(xiàng)文化和歷史的守護(hù)者。它通過(guò)有效的信息管理和保護(hù)，確保了社會(huì)和組織的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。在信息爆炸的時(shí)代，檔案整理的重要性愈發(fā)顯著，它不僅有助于記錄和保留過(guò)去，更為未來(lái)的發(fā)展提供了寶貴的智慧和支持。