在當(dāng)今數(shù)字化背景下，各行各業(yè)都在積極探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，這種轉(zhuǎn)型也對(duì)大眾生活各方面都帶來了便利。在這種趨勢(shì)下，開封各個(gè)行業(yè)也跟上腳步，陸續(xù)開展人事檔案掃描工作。

　　開封人事檔案掃描公司：人事檔案是人事工作活動(dòng)中已經(jīng)處理完畢的，具有使用和保存價(jià)值的材料，它具有一般檔案的特征，主要包括：

　　1.現(xiàn)實(shí)性：檔案雖是“昨天”的產(chǎn)物，但它是為現(xiàn)實(shí)的人事管理工作服務(wù)的，人事部門為考察、了解和正確使用員工，做到“知人善任”，經(jīng)常需要有意識(shí)、有目的地查閱員工的自傳、履歷表、鑒定、考核材料及獎(jiǎng)懲材料，通過人事檔案了解其經(jīng)歷、工作能力和表現(xiàn)，以用其所長、避其所短。因此，人事檔案應(yīng)為員工的任職而建立，隨著員工的成長而連續(xù)不斷地補(bǔ)充新的材料，以便較好地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。

　　2.真實(shí)性：真實(shí)性是人事檔案的重點(diǎn)所在。因?yàn)槿耸聶n案是對(duì)個(gè)人的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)罰等情況的真實(shí)記錄，能客觀真實(shí)地反映個(gè)人工作、生活以及思想等全方面的情況。所以，凡是需要?dú)w入人事檔案的材料，都應(yīng)保證真實(shí)可靠、實(shí)事求是。

　　3.動(dòng)態(tài)性：人事檔案的動(dòng)態(tài)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，人事檔案應(yīng)隨著當(dāng)事人的成長而連續(xù)不斷地補(bǔ)充新的內(nèi)容，以便較好地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。其次，人事檔案的保管單位并不是固定不變的，隨著人員的不斷流動(dòng)，人事檔案的隸屬關(guān)系也會(huì)發(fā)生一定的轉(zhuǎn)移，做到“人走檔移”，否則將違背“人檔統(tǒng)一”的管理原則。

　　4.保密性：人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，記載著個(gè)人的家庭、學(xué)習(xí)、工作等各方面的情況，許多內(nèi)容涉及到個(gè)人隱私。因此，人事檔案在保管和查閱使用方面都有嚴(yán)格的保密要求。

　　5.專指性：人事檔案是以個(gè)人為單位集中保存的專門案卷。一份人事檔案把一個(gè)人的全部材料集中在一起，同一個(gè)人的檔案材料不能分散，不同人的檔案材料也不可混淆，切忌張冠李戴。這一特點(diǎn)是人事檔案區(qū)別于其它類檔案的最顯著標(biāo)志。

　　開封人事檔案掃描的意義：

　　在檔案工作的幾個(gè)環(huán)節(jié)中，最重要的就是提供利用，充分利用檔案資源，才能最大程度發(fā)揮檔案的價(jià)值，而檔案數(shù)字化處理，恰好可以最大程度便利檔案資源的開發(fā)與利用。

　　所謂“檔隨人走”，即每個(gè)人的人事檔案要隨著人員調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)移。對(duì)于新參加工作的畢業(yè)生和換工作的流動(dòng)人員來說，都需要及時(shí)申請(qǐng)調(diào)檔。在檔案數(shù)字化尚未普及之前，調(diào)檔是一件較為麻煩的事情，需要當(dāng)事人攜帶相關(guān)身份證明前往線下申請(qǐng)調(diào)檔函，進(jìn)而拿著調(diào)檔函辦理調(diào)檔。對(duì)于不在本地、或者工作日沒時(shí)間去申請(qǐng)調(diào)檔函的人來說，這一流程顯得十分復(fù)雜。

　　現(xiàn)如今，開封人事檔案掃描后，這一流程得到了簡(jiǎn)化。當(dāng)事人不需要再親自到線下申請(qǐng)調(diào)檔函，只要在線上平臺(tái)或者APP申請(qǐng)，就能迅速辦理調(diào)檔函，進(jìn)行檔案調(diào)動(dòng)。開封市提供的人事檔案掃描服務(wù)包括但不限于檔案查詢、檔案借出、申請(qǐng)調(diào)函、檔案轉(zhuǎn)出或借出以及證明防偽查詢等，這些服務(wù)都可以通過河南省流動(dòng)人員檔案公共服務(wù)網(wǎng)進(jìn)行在線辦理。

　　另外，開封人事檔案數(shù)字化起到了信息備份的作用。人事檔案事關(guān)個(gè)人一生中全方面的情況，與個(gè)人的升學(xué)、工作、生活息息相關(guān)。紙質(zhì)人事檔案一旦丟失，就必須進(jìn)行補(bǔ)辦，里面涉及的材料、手續(xù)眾多，需要花費(fèi)不少時(shí)間和精力。在檔案數(shù)字化之后，可以進(jìn)行電子信息備份，不易丟失。

　　最后，開封人事檔案掃描雖提升了人事檔案管理效率，但也會(huì)帶來一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。管理者需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范，從倉庫和信息系統(tǒng)兩方面強(qiáng)化管理，如日常、流動(dòng)管理和應(yīng)急預(yù)案。通過數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)防控，實(shí)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、隱患排查和應(yīng)急演練的常態(tài)化。同時(shí)，重視紙質(zhì)文件保護(hù)和數(shù)字資源備份，采用CD脫機(jī)備份和關(guān)鍵電子文件異地備份，提高安全性。加強(qiáng)權(quán)限控制、防火墻和加密技術(shù)，減少木馬病毒等威脅，防止信息泄露和損壞。