檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的、有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，我國(guó)發(fā)現(xiàn)最早的檔案是商朝時(shí)期的甲骨檔案。現(xiàn)代以來(lái)，檔案大多由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，但并不意味著所有的文件都能成為檔案保存起來(lái)。只有那些處理完畢、經(jīng)過(guò)鑒定卻又保存價(jià)值的文書(shū)，即能夠提供查考利用的那一部分文書(shū)才能轉(zhuǎn)化為檔案。檔案的來(lái)源是多元化的，除了文書(shū)外，還有原始冊(cè)簿、圖紙、影片等，文書(shū)檔案知識(shí)檔案來(lái)源相對(duì)重要的一部分。

　　檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的文件和檔案材料，進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化的過(guò)程。檔案整理可以在繁雜的文件中篩選出有價(jià)值的文件進(jìn)行收集歸檔，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。檔案整理工作的基本方法有兩種：

　　1. 以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2. 以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　其次，檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)必須以全宗為單位，主要原因包括：

　　1.要符合檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律;

　　2.能夠科學(xué)保持文件之間的歷史聯(lián)系;

　　3.對(duì)檔案管理起到重要的統(tǒng)攝和組織作用;

　　4.能夠揭示檔案內(nèi)容的實(shí)質(zhì)，有利于正確評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值，才能充分地利用檔案。

　　近些年，在社會(huì)科技水平不斷提高的時(shí)代背景下，檔案整理出現(xiàn)了新的方式，檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化整理，就是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化成以數(shù)字形式存在的數(shù)字檔案的過(guò)程。相較于傳統(tǒng)的檔案整理來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化更加能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，使得檔案管理更加高效，檔案的查詢和利用也更加便捷。

　　與傳統(tǒng)的檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)相比，檔案數(shù)字化整理服務(wù)業(yè)務(wù)具備以下優(yōu)點(diǎn)：

　　1. 有利于保護(hù)檔案原件。傳統(tǒng)的檔案整理業(yè)務(wù)都以檔案原件為操作對(duì)象。檔案數(shù)字化后，檔案的存儲(chǔ)、管理、備份、利用等流程都可以在線上完成，極大地減少對(duì)檔案原件的翻閱，保護(hù)實(shí)體檔案不易受到損壞。

　　2. 增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值。檔案整理的目的是為了使檔案更加有序，便于利用，檔案數(shù)字化整理可以將檔案信息資源進(jìn)行整合，促進(jìn)信息共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的一鍵檢索和遠(yuǎn)程查閱，在更大程度上發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

　　因此，現(xiàn)如今許多政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位陸續(xù)開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，以提升檔案管理效率，提高管理水平。與此同時(shí)，隨著檔案整理需求的增加，市場(chǎng)上出現(xiàn)了一些專門提供檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)，旨在為各個(gè)組織提供全方位的檔案整理服務(wù)，包括檔案數(shù)字化加工。檔案整理服務(wù)機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)，為各個(gè)組織的檔案數(shù)字化整理提供了更加便捷的方式，共同促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。