檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。今天就來講講數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的好處。

　　步驟1

　　提高經(jīng)濟(jì)效益：數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)；

　　步驟2

　　提高辦公效率：數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心；

　　步驟3

　　增強(qiáng)檔案原件保護(hù)：將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

檔案數(shù)字化的重要性和意義

　　基層單位在檔案管理的過程中，數(shù)字化的需求較高，只有促使相關(guān)檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，才能確保檔案信息的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的微小化，便于開展各方面的檔案管理工作，提升基層單位的檔案管理工作數(shù)字化水平，達(dá)到預(yù)期的目的。

　　1基層單位檔案管理工作數(shù)字化需求

　　1.1檔案信息的數(shù)字化需求

　　近年來，在我國(guó)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，檔案信息的數(shù)字化，可提升檔案管理工作的便捷性，便于有效開展各方面的管理工作，不會(huì)受到時(shí)間與空間的限制。檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，不僅可以節(jié)約資源，還能降低存儲(chǔ)的空間，減少人力成本、檢索工作時(shí)間，加快工作速度，促使檔案管理工作高效實(shí)施?；鶎訂挝坏臋n案管理工作中先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，可改善當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀，打破傳統(tǒng)工作的局限性，提升檔案信息的數(shù)字化水平，便于有效管理相關(guān)的檔案內(nèi)容，全面挖掘利用檔案資源，提升基層單位的檔案管理工作效果。

　　1.2檔案管理的微小化需求

　　基層單位的檔案數(shù)字化管理工作中，可以通過計(jì)算機(jī)中壓縮打包技術(shù)方式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的圖片、文字等轉(zhuǎn)變成為電子文檔，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，分類處理檔案內(nèi)容，分享相關(guān)的信息，實(shí)現(xiàn)異地查找的目的。在基層單位的檔案管理過程中采用數(shù)字化技術(shù)措施，可利用微小化的形式處理檔案，方便管理和使用，提升基層單位檔案管理水平。

　　1.3檔案管理的現(xiàn)代化需求

　　在實(shí)際的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求，耗費(fèi)很多人力資源與物力資源，不能確保檔案信息的有效管理，難以滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求。而在檔案的數(shù)字化管理過程中，可以有效提升各方面工作的現(xiàn)代化水平，改善當(dāng)前基層單位檔案管理現(xiàn)狀，不斷增強(qiáng)各方面工作效果。

　　2目前基層單位檔案管理問題分析

　　2.1缺乏先進(jìn)的技術(shù)

　　當(dāng)前一些基層單位在自身的檔案管理過程中，尚未合理采用數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，雖然檔案管理人員可以按照傳統(tǒng)工作習(xí)慣執(zhí)行任務(wù)，但是，紙質(zhì)管理方式不僅浪費(fèi)資源，還會(huì)出現(xiàn)管理不便利問題，難以有效檢索、共享，無法滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需要。一些單位雖然已經(jīng)開始采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，但是存在很多局限性，未能按照檔案管理工作的需要設(shè)置數(shù)字化的工作模式，無法通過先進(jìn)技術(shù)提升檔案管理的信息化與數(shù)字化水平。

　　2.2缺乏良好的檔案管理系統(tǒng)

　　近年來，我國(guó)基層單位在日常檔案管理工作中，尚未采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，不能確保各方面的檔案管理工作質(zhì)量，難以有效提升各方面管理工作的現(xiàn)代化水平，對(duì)基層單位的發(fā)展會(huì)造成不利影響。部分基層單位在工作中尚未結(jié)合數(shù)字化的建設(shè)需求，積極創(chuàng)建相關(guān)的數(shù)字化系統(tǒng)，不能確保檔案管理工作質(zhì)量和水平，難以有效提升檔案管理的數(shù)字化成效，如果不能有效完成各方面的數(shù)字化管理工作任務(wù)，將會(huì)誘發(fā)很多嚴(yán)重問題。

　　2.3缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍

　　部分基層單位在檔案管理工作方面，雖然已經(jīng)采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，嘗試創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，但是由于缺乏高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，不能確保各方面的檔案管理工作質(zhì)量。部分工作人員未能掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，沒有在自身工作中積極采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)方式，不能采用先進(jìn)技術(shù)措施有效完成檔案管理任務(wù)，嚴(yán)重影響基層單位檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

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　　3基層單位檔案管理工作數(shù)字化實(shí)現(xiàn)策略

　　3.1建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

　　當(dāng)前的基層單位檔案管理工作中，雖然已經(jīng)開始采用信息自動(dòng)化系統(tǒng)，但是從整體來講，還處于從文件處理向著信息管理系統(tǒng)發(fā)展的階段，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，應(yīng)該積極建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)庫(kù)定位為核心部位，以先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，有效開展檔案信息管理工作。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該確保靈活性，提升數(shù)據(jù)庫(kù)在基層檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的應(yīng)用效率，建議在數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置相關(guān)的檔案目錄，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)置分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，從根本上提升各方面檔案管理工作的自動(dòng)化水平，滿足當(dāng)前的工作需求。一方面，在采用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該建立單機(jī)版的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用電腦歸檔處理，轉(zhuǎn)變成為電子格式，存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中；另一方面，應(yīng)制定關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的應(yīng)用計(jì)劃方案，分類進(jìn)行普通檔案、珍貴檔案的存儲(chǔ)和管理，確保各方面的檔案管理效果。

　　3.2積極采用電子存儲(chǔ)技術(shù)

　　為促使基層單位檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，應(yīng)該積極采用電子存儲(chǔ)技術(shù)，利用先進(jìn)技術(shù)措施將檔案內(nèi)容存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，然后采用授權(quán)管理的方式，為相關(guān)檔案管理人員提供便利。在此期間，還需注意原始的紙質(zhì)檔案與實(shí)物檔案的保存，通過電子掃描技術(shù)將信息掃描到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，便于開展數(shù)字化的管理工作，將電子存儲(chǔ)技術(shù)的積極作用全面發(fā)揮出來，達(dá)到預(yù)期的數(shù)字化管理目的。與此同時(shí)，在使用電子存儲(chǔ)技術(shù)的過程中，應(yīng)該結(jié)合基層單位的檔案管理工作特點(diǎn)與實(shí)際情況，要求檔案管理人員創(chuàng)建相關(guān)的電子存儲(chǔ)技術(shù)系統(tǒng)，在合理采用電子存儲(chǔ)技術(shù)的情況下，保證有效存儲(chǔ)各種檔案數(shù)字化信息，滿足當(dāng)前的數(shù)字化管理需求。

　　3.3構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系

　　近年來，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，基層單位的檔案管理工作已經(jīng)開始呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目的，就應(yīng)該積極采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的管理體系。首先，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)置數(shù)字化的檔案目錄，通過相關(guān)的檢索軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的自動(dòng)化歸類和統(tǒng)計(jì)處理，提升檢索工作的效率，這樣不僅能夠降低檢索的工作量，還可以確保工作的準(zhǔn)確性。其次，在采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過程中，應(yīng)該設(shè)置關(guān)于檔案管理方面的局域網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化各種信息資源的共享，在系統(tǒng)之內(nèi)，基層單位之間可以共享檔案資源，提升共享的效率，確保檔案的利用率。最后，在采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過程中，應(yīng)該創(chuàng)建關(guān)于基層單位的檔案管理網(wǎng)站平臺(tái)，采用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合各種檔案信息，確保各方面檔案管理工作的效果。

　　3.4創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)

　　基層單位在日常的檔案管理工作中，應(yīng)該積極創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，提升相關(guān)的檔案管理工作水平，保證各方面工作效果。首先，應(yīng)該完善相關(guān)的數(shù)字化管理工作制度，從電子檔案的制作環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)、分類整理與其他工作環(huán)節(jié)，都需要制定制度，規(guī)范人員的行為，確保有效開展檔案管理工作。為避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)問題，在制定制度的過程中，還需明確各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)規(guī)范，精細(xì)化開展相關(guān)的基層單位檔案管理活動(dòng)，提升整體檔案管理工作質(zhì)量和水平。其次，應(yīng)完善數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案，在最初設(shè)計(jì)的過程中就應(yīng)該全面考慮到數(shù)字化檔案的安全性，做好數(shù)據(jù)備份工作與數(shù)據(jù)安全管理工作。