《企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)指南》是2017年9月正式發(fā)布的，讀者查閱了一下這個(gè)指南的編制說明，其中關(guān)于“企業(yè)特色”是這樣寫的：

　　與現(xiàn)行有關(guān)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室建設(shè)指南相比，《指南》體現(xiàn)了企業(yè)特色，主要表現(xiàn)在以下方面：

　　1、將數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)要求合二為一。由于企業(yè)檔案管理體制機(jī)制大量存在館室合一的情況，《指南》將數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)要求合二為一，更加符合當(dāng)前企業(yè)檔案工作實(shí)際。

　　2、在檔案管理系統(tǒng)功能上突出了企業(yè)需求，增加了如科技文件材料管理等可選的功能需求，以滿足部分企業(yè)檔案部門承擔(dān)科技文件材料管理職能的實(shí)際需求。

　　3、在檔案資源建設(shè)上突出了企業(yè)特點(diǎn)，按企業(yè)檔案分類列出了檔案數(shù)字化的范圍，可操作性更強(qiáng)。

　　4、突出了電子文件歸檔管理，按企業(yè)信息系統(tǒng)類型詳細(xì)列出了電子文件的歸檔范圍。

　　5、在安全保密體系建設(shè)上更加細(xì)化，按照安全保密體系的層次架構(gòu)，列出了安全保密體系建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。

　　以上描述較為籠統(tǒng)，我們?cè)賮砭唧w地分析比較一下。

　　首先是文檔結(jié)構(gòu)，《指南》包括9部分內(nèi)容，分別是：1概念與基本特征、2建設(shè)目標(biāo)與原則、3基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、4電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、5數(shù)字檔案資源建設(shè)、6制度規(guī)范建設(shè)、7安全保密體系建設(shè)、8經(jīng)費(fèi)與人才保障、9建設(shè)步驟。

　　看起來似乎比《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的5部分和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的6部分多出不少，實(shí)際上大同小異。其中“9建設(shè)步驟”是《指南》特有的，但實(shí)事求是的講，其中的內(nèi)容除了9.3包含了部分檔案信息化建設(shè)的特色內(nèi)容之外，其余和一般的信息化系統(tǒng)建設(shè)并沒有多少差異（這部分內(nèi)容我們后續(xù)不作分析）。另外，6，7，8三部分內(nèi)容在《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》中都屬于“保障體系建設(shè)”，但在內(nèi)容上有擴(kuò)展，比后兩者更為詳盡。

　　為了描述方便，我們可以進(jìn)一步把《指南》的前8部分內(nèi)容分成兩大部分：即總體要求（1，2）和建設(shè)內(nèi)容（3基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，4管理系統(tǒng)建設(shè)，5資源建設(shè)，678保障體系建設(shè)）。這樣就能和《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》基本對(duì)應(yīng)起來了，從中可以找出《指南》的特別之處。

　　數(shù)字化檔案館建設(shè)指南

　　一、總體要求

　　1.明確企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的“資產(chǎn)屬性”

　　《指南》規(guī)定：企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)持續(xù)開展、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。企業(yè)檔案作為有形資產(chǎn)的憑證，表明了企業(yè)檔案內(nèi)容具有資產(chǎn)價(jià)值，如房產(chǎn)證明；作為無形資產(chǎn)的組成要素，表明其外延屬于資產(chǎn)組成部分，即作為無形資產(chǎn)同樣具有資產(chǎn)價(jià)值。企業(yè)檔案工作管理對(duì)象為企業(yè)檔案，其工作內(nèi)容除了收、管、存、用等，還包括助力資產(chǎn)保值、增值，即通過企業(yè)檔案工作可將企業(yè)檔案等資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，獲得經(jīng)濟(jì)利益回報(bào)。

　　2.將“檔案服務(wù)知識(shí)化”作為基本特征

　　其中指出：企業(yè)數(shù)字檔案館（室）利用知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對(duì)性地主動(dòng)為企業(yè)提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù)。這和另外兩個(gè)指南相比進(jìn)一步凸顯了“知識(shí)管理”在企業(yè)檔案管理中的重要性，從數(shù)據(jù)到信息到知識(shí)的發(fā)展脈絡(luò)非常清晰，并且強(qiáng)調(diào)檔案知識(shí)服務(wù)的主動(dòng)性。

　　3.以“需求導(dǎo)向、利用優(yōu)先”為建設(shè)原則

　　其中指出：企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)圍繞企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等企業(yè)中心工作，優(yōu)先建設(shè)重要檔案資源。檔案資源數(shù)字化應(yīng)以需求為導(dǎo)向，對(duì)利用頻繁、形成年代相對(duì)較早、價(jià)值珍貴的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)應(yīng)有利于檔案信息資源的共享利用，電子檔案、檔案數(shù)字化復(fù)制件存儲(chǔ)格式的選取應(yīng)符合長(zhǎng)期保存需要，便于利用，電子檔案管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)、界面等應(yīng)盡可能符合用戶操作習(xí)慣。這其中不管是數(shù)字化的優(yōu)先級(jí)、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)建設(shè)、存儲(chǔ)格式選擇還是檔案管理系統(tǒng)開發(fā)都要求圍繞企業(yè)中心工作，堅(jiān)持“需求導(dǎo)向”，將“利用服務(wù)”放在優(yōu)先位置。這顯然也具有明顯的企業(yè)特色，這方面的要求比另外兩個(gè)指南更高。

　　二、建設(shè)內(nèi)容

　　1.對(duì)電子檔案保存功能的重視

　　“4.3保存功能”中明確提出了“電子檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換與信息組織”的要求：支持電子檔案存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合長(zhǎng)期保存要求的存儲(chǔ)格式。“電子檔案長(zhǎng)期保存”的要求：應(yīng)支持采用遷移、仿真、封裝、檢測(cè)等方式保障數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期保管；能對(duì)非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。“介質(zhì)管理”的要求：支持對(duì)存放電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實(shí)際需求為相應(yīng)電子檔案設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)。具有介質(zhì)預(yù)警功能，當(dāng)剩余容量達(dá)到設(shè)定閾值時(shí)，通知系統(tǒng)管理員。

　　這是讓筆者比較意外的，一般而言，企業(yè)比較重視利用功能這是可以想見的，但保存功能肯定不如綜合檔案館、機(jī)關(guān)檔案室重視。但在《指南》中用比較大的篇幅對(duì)電子檔案的保存功能提出了明確要求，甚至比另外兩個(gè)指南都要詳細(xì)得多，這可能是起草者認(rèn)為保存功能是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中的薄弱環(huán)節(jié)，所以才特別強(qiáng)調(diào)，以要求企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中補(bǔ)齊短板。

　　2.利用功能中單獨(dú)設(shè)立“知識(shí)管理”模塊

　　其中指出：可根據(jù)需要開發(fā)知識(shí)管理功能，支持檔案信息的知識(shí)標(biāo)簽、知識(shí)地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動(dòng)推送等。企業(yè)一貫重視知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)，這里不再贅述。

　　3.單獨(dú)設(shè)立“智能庫(kù)房管理”模塊

　　其中指出：有條件的單位可設(shè)置智能庫(kù)房管理功能，根據(jù)現(xiàn)實(shí)庫(kù)房虛擬出檔案所在庫(kù)房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案所在庫(kù)房位置的管理；電子檔案管理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA設(shè)備、條碼槍、電子標(biāo)簽等硬件設(shè)備的集成，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的快速定位、出庫(kù)、入庫(kù)、盤點(diǎn)等操作；支持與溫濕度監(jiān)控設(shè)備的集成，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的溫濕度智能調(diào)控。其中提到了“虛擬庫(kù)房”、“電子標(biāo)簽”、“智能調(diào)控”等較為先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用要求，當(dāng)然這和企業(yè)信息化的發(fā)展階段有關(guān)，屬于可選亮點(diǎn)功能。

　　4.資源建設(shè)中明確“存量檔案數(shù)字化率宜達(dá)到70%以上”

　　《指南》詳盡列舉了7類企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方法，包括管理類檔案、產(chǎn)品和業(yè)務(wù)類檔案、科研檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、職工檔案等，為企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館提供了較為全面的參考性建議，為企業(yè)解決各主要業(yè)務(wù)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化問題上提供了具有實(shí)用性和針對(duì)性的方法。

　　5.對(duì)“電子文件歸檔”結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)提出了明確要求

　　其中指出：歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以獨(dú)立文檔形式存儲(chǔ)的具有保存價(jià)值的信息記錄，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、微博、微信、公務(wù)郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件，甚至云計(jì)算服務(wù)中產(chǎn)生的電子文件。并且要求“完成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實(shí)現(xiàn)至少一個(gè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔”。

　　6.“制度規(guī)范建設(shè)”也針對(duì)企業(yè)特點(diǎn)提出了較高要求

　　其中標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)要求：應(yīng)參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，形成本企業(yè)基于數(shù)字檔案館（室）的電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系及實(shí)施要求，包括但不限于以下內(nèi)容：企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案分類規(guī)范建設(shè)、各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范建設(shè)、檔案利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、安全與保密管理系列規(guī)范建設(shè)。不過這方面筆者認(rèn)為可能對(duì)于企業(yè)而言要求過高了，一般的企業(yè)自身是沒有能力去制定符合自身特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，只能以參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為主，如果一定要落實(shí)這項(xiàng)要求那可以考慮委托第三方專業(yè)檔案咨詢公司來完成。

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