從今年4月份申請報名第三批增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，到如今的正式驗收通過，檔案電子化掃描公司不僅很好地完成企業(yè)自身檔案電子化的工作，同時也在積極支持每刻客戶投身試點工作，助力國家進一步完善數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展所需的制度和標準規(guī)范。

　　率先通過驗收的每刻客戶北京拓普豐聯(lián)案例：《實踐標桿|每刻助力「拓普豐聯(lián)」成功通過國家電子歸檔試點驗收，賦能財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型》

　　打鐵還需自身硬

　　本次試點，圍繞“電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔”，檔案電子化掃描公司自研每刻電子檔案系統(tǒng)，由財務部和檔案事業(yè)部總體推進，協(xié)同費控事業(yè)部跨部門合作，將試點工作準時完成。

　　檔案系統(tǒng)設(shè)計中，堅持以法規(guī)為導向，以業(yè)務為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化產(chǎn)品。希望通過完成符合相關(guān)政策管理要求的電子檔案建設(shè)，提升財務業(yè)務處理效率，優(yōu)化企業(yè)財務管理的模式。打造出從業(yè)務到檔案完善的解決方案供企業(yè)使用，最終形成可推廣、可復制的經(jīng)驗和做法，進而促進企業(yè)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。

　　貫徹試點工作主旨，通過上線每刻檔案，我們主要實現(xiàn)了以下環(huán)節(jié)與功能之間的數(shù)據(jù)互通：

　　檔案電子化掃描公司

　　1.報銷

　　電子發(fā)票可以從支付寶、微信卡包、郵箱一鍵導入至每刻費控管理平臺，發(fā)票進入后可以自動識別驗真查重，并提取金額、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

　　另外，企業(yè)可以根據(jù)自身的需求自定義設(shè)置條件，對單據(jù)進行智能審核，也可以通過人工進行審核。單據(jù)審核通過后，會自動流轉(zhuǎn)到支付環(huán)節(jié)。

　　2.入賬

　　承接報銷審核環(huán)節(jié)，審核完成后出納可以直接通過銀企直連進行付款，支付完成后，系統(tǒng)會自動推送到財務系統(tǒng)生成憑證。

　　3.歸檔

　　歸檔時，每刻檔案會從費控平臺自動獲取報銷單到業(yè)務單據(jù)模塊，獲取發(fā)票到進項發(fā)票模塊，同時，從銀行獲取流水回單，從財務系統(tǒng)獲取憑證，分別存在對應模塊。隨后，系統(tǒng)會根據(jù)實際業(yè)務關(guān)系，自動關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證，而且還支持數(shù)據(jù)間的聯(lián)查與跳轉(zhuǎn)。

　　在今年發(fā)布的《財政部會計司國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務指導司國家稅務總局貨物和勞務稅司關(guān)于增值稅電子專用發(fā)票電子化管理與操作有關(guān)問題的答問》中，有這樣一個問題：包括電子專票在內(nèi)的各類電子發(fā)票應如何歸檔保存？

　　相關(guān)部門在對“已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位”給出了這樣的答復：“已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位，實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化（不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同），可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統(tǒng)進行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）?！?/p>

　　根據(jù)檔辦發(fā)〔2015〕4號等文件對系統(tǒng)配置管理、元數(shù)據(jù)的管理、安全管理等要求，每刻檔案也完成了相應的建設(shè)。

　　元數(shù)據(jù)管理

　　元數(shù)據(jù)收集：支持保存電子會計憑證的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)文件；支持通過接口直連、本地上傳、手工錄入等多種方式收集元數(shù)據(jù)；會計憑證將自動生成收集的元數(shù)據(jù)XML文件；

　　元數(shù)據(jù)整理：系統(tǒng)將根據(jù)實際業(yè)務關(guān)系，自動關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證，支持數(shù)據(jù)間的聯(lián)查與跳轉(zhuǎn)；支持元數(shù)據(jù)有序組合，通過立卷、歸檔等流程形成歸檔信息包，并自動生成歸檔信息包XML文件；

　　元數(shù)據(jù)保存與利用：已歸檔的會計資料將保存在系統(tǒng)自動生成的目錄下；支持通過目錄查詢、憑證號查詢、案卷名查詢等多種方式搜索電子會計憑證元數(shù)據(jù)；支持檔案借閱功能，管理員可授權(quán)員工在線查閱電子會計資料，到期自動收回。

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點驗收

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點驗收

　　四性檢測

　　根據(jù)《文書類電子檔案檢測一般要求》需要對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性做檢查。每刻檔案支持在立卷、移交、和長期保存環(huán)節(jié)對電子檔案進行四性檢測并生成檢測報告。

　　安全性方案

　　每刻檔案采取以下幾項措施：

　　保障體系：系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計員（三員管理）

　　操作溯源：水印技術(shù)+日志留痕

　　行為權(quán)限：操作權(quán)限+數(shù)據(jù)權(quán)限（雙維管控）

　　數(shù)據(jù)保障：多節(jié)點異地備份

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點驗收

　　試點工作成果獲認可，力省檔案局進一步示范推廣

　　通過此次試點工作，我們解決了如下問題：

　　解決發(fā)票采集難、查驗難

　　每刻方案：支持紙質(zhì)發(fā)票&電子發(fā)票批量采集

　　每刻報銷系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)均支持發(fā)票的查重檢查、發(fā)票驗真以及信息校驗，無須人工一一進行手動查驗，提高審單人效，高度保障發(fā)票合規(guī)化。

　　解決關(guān)聯(lián)匹配費時

　　每刻方案：支持憑證與附件智能采集、自動關(guān)聯(lián)

　　以往財務需要手動將打印好的憑證和憑證附件匹配起來，如今檔案系統(tǒng)能夠打通各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)會計憑證、單據(jù)、銀行回單三者的關(guān)聯(lián)。

　　解決發(fā)票管理費時

　　每刻方案：支持發(fā)票在線查找、借閱

　　當發(fā)票歸檔后，可直接在檔案系統(tǒng)內(nèi)輸入關(guān)鍵信息查詢，無需人工再去檔案柜翻找，發(fā)票信息一目了然，節(jié)省了各個業(yè)務部門調(diào)閱的時間。

　　總體來說，我們每刻從原來依賴于會計核算系統(tǒng)進行存儲和查閱的方式轉(zhuǎn)變成使用單獨電子檔案系統(tǒng)進行管理。平時只需定期將相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到檔案系統(tǒng)，即可完成相關(guān)檔案管理工作，高效、便捷。

　　從企業(yè)效率和成本來看，每刻已歸檔5個月有效數(shù)據(jù)，憑證過萬份，電子發(fā)票4000余張，5個月以來節(jié)省了近2萬元的成本，55個人/日工作量。

　　本次試點工作，每刻檔案得到了浙江省檔案局的大力支持，后續(xù)每刻科技將全面復盤、梳理本次電子檔案上線過程，總結(jié)經(jīng)驗，形成可推廣、可復制的案例，配合浙江省檔案局在省內(nèi)的推廣。

　　每刻科技成功通過國家電子檔案歸檔試點驗收

　　作為群智云財務產(chǎn)品和解決方案服務商，每刻科技也將繼續(xù)深入企業(yè)，深入業(yè)務場景，不斷打磨產(chǎn)品幫助企業(yè)提效降本。發(fā)展創(chuàng)新，在技術(shù)上不斷突破，用產(chǎn)品引領(lǐng)無紙化的思維轉(zhuǎn)變，幫助企業(yè)實現(xiàn)電子無紙化、紙質(zhì)電子化的檔案全面電子化管理。

　　關(guān)于每刻科技

　　杭州每刻科技有限公司定位為群智云財務產(chǎn)品和解決方案服務商?；谌斯ぶ悄?、大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，致力于為企業(yè)提供新一代業(yè)財稅數(shù)據(jù)一體化和智能財務共享云平臺。產(chǎn)品采用微服務架構(gòu)，底層采用靈活的流程引擎、規(guī)則引擎、報表引擎來支持不同企業(yè)多變的需求，幫助企業(yè)輕松應對變化并驅(qū)動變化，全面提升企業(yè)的組織效率和競爭力。

　　每刻科技旗下?lián)碛忻靠虉箐N、每刻檔案、每刻云票、商旅生態(tài)云平臺、每刻智能財務共享云平臺等產(chǎn)品，迄今為止，已服務超過3000家企業(yè)及行政事業(yè)單位，其中上市公司超過200家，用戶規(guī)模超過200萬，覆蓋全球150多個國家及地區(qū)。

　　每刻科技自成立以來一直堅持自主研發(fā)創(chuàng)新路線，先后獲得軟件著作權(quán)39項，外觀專利9項，發(fā)明專利2項，商標注冊證11項，并入選杭州市“準獨角獸企業(yè)”榜單。