檔案是一個組織信息管理的基礎(chǔ)，也是知識資源的核心部分，所以要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理。

　　北京整理檔案的公司

　　什么是“檔號”？

　　檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔號編制規(guī)則》(DA/T 13-1994)中對檔號的定義為：檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。

　　檔號編制原則：

　?。?）唯一性原則

　　檔案館（室）內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

　?。?）合理性原則

　　檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

　?。?）穩(wěn)定性原則

　　檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

　?。?）擴(kuò)充性原則

　　檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

　　（5）簡單性原則

　　檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

　　檔號結(jié)構(gòu)分類

　　檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

　　第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。

　　第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號。

　　第三種結(jié)構(gòu)為：類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號。

　　國家檔案局在新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）中，增加了歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

　　檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。、

　　檔號結(jié)構(gòu)和檔案排列編號（參考）

　　文書檔案

　　1、排列編號方法：

　　按照同一年度，同一保管期限進(jìn)行排列編制件號；

　　2、檔號：

　　由全宗號-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)號-件號組成；

　　如：

　　聲像檔案

　　1、編號排列方法：

　　按照載體不同設(shè)置二級類目；照片檔案在同一保管期限內(nèi)、同一盒內(nèi)進(jìn)行排列，編制件號，件號在盒內(nèi)流水，其它載體類檔案按照文件類型（01-錄音文件、02-錄像文件、03數(shù)據(jù)文件、文件、04-其它）再設(shè)置二級類目，在盤號內(nèi)對文件進(jìn)行編號。

　　1.1照片檔案檔號：

　　全宗號—分類號—保管期限—盒號—件號。

　　如：

　　1.2聲像檔案檔號：

　　全宗號—分類號—二級分類號—件號。

　　如：

　　審計檔案

　　1、排列編號方法：

　　在一級類目下，按審計項目設(shè)置編號；

　　2、檔號：

　　全宗號—分類號—項目號—案卷號—件號

　　如：

　　會計檔案

　　1、排列編號方法：

　　在一級類目下，按照二級類目編制目錄號和案卷號；

　　2、檔號：

　　全宗號—目錄號（一級類目代字+二級類目代字+年度號）—案卷號；

　　二級類目為：憑證1、賬簿2、報表3、其他4。

　　其中根據(jù)公司實際運(yùn)作情況，可將財務(wù)檔案按“類別—機(jī)構(gòu)—年度”的分類方法，按不同機(jī)構(gòu)進(jìn)行立卷歸檔，分別給予目錄號，只有一個機(jī)構(gòu)的，可不做機(jī)構(gòu)號區(qū)分。如SH1.1表示上海公司第一本會計憑證目錄號，其中，第一個“1”表示會計憑證，第二個“1”表示年度號。SH2.1表示上海公司第一本會計賬薄目錄號，以此類推。

　　如：

　　設(shè)備儀器檔案

　　1、排列編號方法：

　　在一級類目下，按設(shè)備種類或型號設(shè)置；

　　2、檔號：

　　全宗號—分類號（SB）—設(shè)備種類（型號）—案卷號

　　如：

　　實物檔案

　　1、排列編號方法：

　　按照實物載體不同設(shè)置二級類目，在同一年度內(nèi)，編制件號；

　　2、檔號：

　　全宗號—一級分類號（實物）—保管期限—件號