榆林市檔案整理服務公司：檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。

　　檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理1、系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

　　3、全過程整理檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　榆林市檔案整理服務公司

　　一、項目說明

　　本項目為流動人員檔案信息化服務及售后等相關(guān)服務。

　　二、項目服務及技術(shù)要求

　　按照《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集內(nèi)容》《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集規(guī)范》和《流動人員人事檔案數(shù)字化安全規(guī)范》的標準和要求，進行檔案數(shù)字化掃描和檔案基礎(chǔ)信息錄入，數(shù)字化的檔案信息無縫掛接到公共就業(yè)人才服務系統(tǒng)中，便于日后檔案業(yè)務管理，提高數(shù)字化檔案的使用效率、取得實效，為今后人事檔案省級集中作好準備，逐步實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理服務”管理模式。

　　2.1檔案出入庫

　?。?）識別碼管理

　　依據(jù)識別碼編制規(guī)則，由加工系統(tǒng)生成編碼號，并將識別碼打印后貼置于每卷檔案中，利用識別碼來實現(xiàn)數(shù)字化加工要求全流程的管理。

　?。?）出入庫

　　通過識別碼管理的方式，對檔案借卷出庫入庫過程的交接管理，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案出庫（入庫）數(shù)量的統(tǒng)計核對。

　　2.2檔案標準化整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按照《干部人事檔案整理工作細則》和《干部人事檔案內(nèi)容分類排序及編目》對檔案進行標準化分類、排序和編寫目錄。

　　2.3檔案數(shù)字化掃描

　　（1）掃描軟件和設(shè)備

　　提供掃描系統(tǒng)軟件和相關(guān)設(shè)備。系統(tǒng)應具有借還卷管理、掃描、圖像處理、條目導入、OCR識別、成果質(zhì)檢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和數(shù)據(jù)掛接等基本功能，具有一定的靈活性和可維護性，功能能夠根據(jù)實際情況做適當?shù)恼{(diào)整。

　?。?）協(xié)助編制檔案數(shù)字化標準

　　按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的業(yè)務和技術(shù)要求，指導檔案數(shù)字化工作，保障數(shù)字化成果的規(guī)范管理和有效應用。提供標準相關(guān)技術(shù)內(nèi)容咨詢和參考信息。

　　（3）檔案原文掃描

　　掃描方式：根據(jù)檔案紙質(zhì)幅面的大小(A4、A3等)選擇相應規(guī)格的專業(yè)掃描儀進行掃描，大于A4頁面的要求采用大幅面掃描儀進行掃描，不得裁剪或折疊。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術(shù)修復；折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行壓平或熨平等相應處理后再進行掃描。

　　掃描色彩模式：24位彩色模式進行掃描。存儲格式：采用JPEG格式存儲。

　　掃描分辨率：分辨率一般為300dpi，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　（4）圖像處理

　　1.原始圖像處理

　　a.糾偏處理

　　對偏斜度＞1°的圖像應進行糾偏處理，糾偏后距離顯示器25 cm～40 cm觀看圖像應沒有明顯偏斜。對方向不正確的圖像應旋轉(zhuǎn)還原。

　　b.裁邊處理

　　糾偏后的圖像應進行裁邊處理，去除掃描過程中產(chǎn)生的白邊或黑邊。

　　c.圖像拼接

　　對大幅面檔案材料進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個原始圖像，確保檔案數(shù)字圖像的完整性和真實性。

　　2.優(yōu)化圖像處理

　　a.優(yōu)化圖像處理方式

　　應使用計算機軟件或人工方式對原始圖像數(shù)據(jù)進行處理，得到優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)。

　　原始圖像中帶有黑白、彩色照片的，應采用人工方式處理，以使優(yōu)化圖像中的照片得到更佳的視覺效果或與原始圖像的視覺效果相符。

　　原始圖像中帶有印章的圖像區(qū)域應采用人工方式處理。

　　帶有身份證、學歷證件、復印件及帶有防偽技術(shù)的原始圖像，或內(nèi)容不清晰的紅色或紫色背景的早期麻紙基材等，優(yōu)化處理后仍不具有較好辨識效果的，應直接引用原始圖像數(shù)據(jù)。

　　b.優(yōu)化圖像質(zhì)量要求

　　觀看優(yōu)化圖像使用的顯示器應符合SJ/T11292的要求，并調(diào)整到sRGB狀態(tài)。在保證檔案信息完整的前提下應滿足以下指標：

　　圖像背景顏色為24位真彩色，且RGB值為(254,246,197)；

　?。?）數(shù)據(jù)打包封裝并校驗

　　圖像數(shù)據(jù)應采用JPEG格式存儲。原始圖像數(shù)據(jù)存儲壓縮率≥80％。優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)不進行壓縮。原始圖像數(shù)據(jù)和優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)應分不同文件夾保存。

　　對打包后的成品數(shù)據(jù)進行檔案的四性校驗，保證最終掛接到業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是完整可用的。

　　封裝后的每個人檔案的圖像數(shù)據(jù)應放在一個文件夾內(nèi)，該文件夾應以姓名+公民身份號碼命名（如李**11010219830606****）。根目錄下保存的是一個以姓名+公民身份號碼命名的XML文件和一個文件名為“圖像數(shù)據(jù)”的文件夾，前者描述人員基本信息及目錄信息，后者存放原始圖像數(shù)據(jù)和優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)。

　　圖像文件名稱的命名規(guī)則為：檔案材料類號代碼+“-”+分類內(nèi)序號+“-”+三位流水號+后綴名，如1-1-001.jpg(在不同的操作系統(tǒng)中，圖像文件擴展名或顯示為.jpeg)。類號代碼見附錄A。

　　（6）數(shù)據(jù)備份

　　1.備份范圍

　　經(jīng)驗收合格的人員基本信息、檔案目錄信息、原始圖像數(shù)據(jù)、優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)應及時進行備份。

　　2.備份方式

　　應采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)備份。在線備份可采用持續(xù)數(shù)據(jù)保護技術(shù)，采用檔案一體化存儲備份系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)備份的持續(xù)性。離線備份時，每個人的數(shù)字檔案應形成一個數(shù)據(jù)包，數(shù)據(jù)包應采用硬盤備份，宜異地備份。

　　3.備份標簽

　　離線備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

　　2.4數(shù)據(jù)掛接與利用

　　（1）數(shù)據(jù)掛接。由于目前省系統(tǒng)中尚未有掃描圖像文件與目錄數(shù)據(jù)掛接功能。掃描的各類影像及數(shù)據(jù)必須符合國家標準，能夠待省系統(tǒng)功能完善后，與系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)掛接。須按照采購人要求的順序進行掛接，不能出現(xiàn)錯頁、錯目錄的情況。

　　（2）數(shù)據(jù)利用。檔案數(shù)字化加工完成后的成品數(shù)據(jù)，需提供一個服務系統(tǒng)，在該系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的檢索利用，并且能夠保證檔案信息的安全性。

　　2.5檔案基本信息錄入

　　按照《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集內(nèi)容》要求，對于已經(jīng)掃描的電子檔案根據(jù)檔案中記載情況，將《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集內(nèi)容》《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集規(guī)范》要求中人員基本信息84項字段中檔案中能體現(xiàn)的全部錄入軟件系統(tǒng)（26項必填項必須全部錄入），利用專業(yè)的信息著錄系統(tǒng)提高錄入的準確性和安全性。實現(xiàn)與現(xiàn)有公共就業(yè)人才服務信息系統(tǒng)中人員基本信息的一致、準確完善，達到人事檔案數(shù)字化省級、國家級集中的標準。

　　2.6檢查驗收

　?。?）驗收范圍

　　全部標準化整理檔案成品和數(shù)字檔案成品進行質(zhì)量驗收。

　?。?）驗收標準

　　1.人員建庫驗收標準

　　人員建庫時錄入項目應符合人員基本信息集數(shù)據(jù)格式要求；與其他信息系統(tǒng)共享人員信息的，所引用的姓名、性別、民族、出生日期、公民身份號碼等信息項也應符合人員建庫要求。

　　2.目錄建庫驗收標準

　　目錄建庫時錄入項目應符合檔案目錄信息集數(shù)據(jù)格式要求，類號、序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)、備注等錄入內(nèi)容項應規(guī)范、準確，檔案目錄應與紙質(zhì)檔案材料名稱內(nèi)容相符，檔案目錄條數(shù)應與紙質(zhì)檔案材料數(shù)量相符。

　　3.原始圖像數(shù)據(jù)驗收標準

　　原始圖像應為真彩色24位、JPEG格式、300 dpi。無掃描產(chǎn)生的白邊和黑邊；偏斜度≤1°，方向正確；圖像頁碼連續(xù)；圖像中檔案信息與紙質(zhì)檔案一致，圖像數(shù)量與紙質(zhì)檔案一致，圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案排序一致，圖像與目錄一一對應。

　　4.優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)驗收標準

　　優(yōu)化圖像應符合3.2的要求，與原始圖像尺寸一致。標準化整理的檔案不符合要求的，退回重新整理裝訂。

　　5.使用標準

　　實現(xiàn)和公共就業(yè)人才服務信息系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)、在線實時查閱人事檔案等功能，達到省、國家業(yè)務系統(tǒng)的實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)共享要求。

　　6.人事檔案標準整理加工

　　人事檔案按《干部人事檔案整理工作細則》《干部人事檔案內(nèi)容分類排序及編目》等要求標準化整理，數(shù)字化加工后裝訂成冊，并無涂改、損毀等情況，并在過程無泄露檔案信息等情況。

　　（3）驗收登記

　　根據(jù)驗收標準填寫《檔案數(shù)字化驗收登記表》,對數(shù)字檔案作出合格或不合格的結(jié)論。合格的，登記交接入庫；不合格的，重新加工。驗收完畢在后期使用過程中發(fā)現(xiàn)錯誤的，采購人有權(quán)根據(jù)錯誤率的多少扣取質(zhì)保金。

　　三、管理系統(tǒng)要求

　　3.1檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)業(yè)務需求

　　檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)應滿足以下使用條件：

　　（1）檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)須包含以下模塊：

　?、儆跋駫呙瑁嚎蓪τ跋駫呙璧姆直媛省⒋鎯Ω袷?、壓縮格式等參數(shù)進行統(tǒng)一設(shè)置；可與前處理登記的頁數(shù)進行比對校驗，對漏掃、多掃進行軟件自動控制；可以通過影像掃描的插入掃描功能，及時將掃描影像補充完整；可集成多種主流掃描儀的驅(qū)動及掃描軟件功能；掃描后的圖片可最終保存到服務器端，防止泄密或遺失。

　?、谟跋裉幚恚嚎蓪崿F(xiàn)拉線糾偏以及自動批量糾偏；可對于圖片進行智能優(yōu)化，去除黑邊、污漬，使泛黃或底色嚴重圖片更加清晰；可通過系統(tǒng)設(shè)置，依據(jù)質(zhì)檢人員的在線退回的不合格的產(chǎn)品的錯誤提示信息進行修改，驗收合格后進入到正常加工流程中，以控制有問題圖像的優(yōu)先處理，以免造成有問題圖像遺漏處理；圖像處理后的影像最終保存到服務器端，確保數(shù)據(jù)的安全。

　　③條目著錄：可支持導入已有條目數(shù)據(jù)到加工系統(tǒng)中；可實現(xiàn)兩錄一校功能，高亮定位到字符；可自動識別提取圖像中的文字，對檔案號等關(guān)鍵項目可做重復性校驗，減少人工著錄的錯誤率。條目錄入的數(shù)據(jù)最終保存到服務器端，確保數(shù)據(jù)的安全。

　　④質(zhì)檢校核系統(tǒng)：可實現(xiàn)錯誤圖像、條目在線回退，避免人工溝通錯誤；可控制相關(guān)操作員對錯誤數(shù)據(jù)進行優(yōu)先改錯處理；可自動對操作人員的準確率進行排名；可智能設(shè)置抽檢比例，自動提取抽檢數(shù)據(jù)，條目與圖像關(guān)聯(lián)顯示，質(zhì)檢時可直接判定錯誤，自動統(tǒng)計合格率并生成質(zhì)檢報告。

　?、莓a(chǎn)量統(tǒng)計：可自動統(tǒng)計不同幅面大小的影像數(shù)據(jù)，對圖片影像進行智能識別，單獨統(tǒng)計數(shù)量，并依據(jù)幅面進行自動折算；可查看圖像的分辨率、存儲格式、色彩模式、幅面大小等屬性。

　?、蘖鞒套匪荩嚎蓪Π妇硭幜鞒踢M行實時追蹤，可實時查詢調(diào)閱相關(guān)案卷。

　?、邤?shù)據(jù)掛接：待省系統(tǒng)完善掃描模塊后，能夠無縫對接到公共就業(yè)人才服務信息系統(tǒng)。

　　（2）檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)須實現(xiàn)以下功能：

　　全程識別碼跟蹤管理：能夠自動生成識別碼，用識別碼串聯(lián)檔案掃描、檔案目錄等全部的數(shù)字化加工流程；

　　自定義目錄項：可根據(jù)業(yè)務需要增減或調(diào)整目錄項，適應業(yè)務變化；

　　批量數(shù)據(jù)掛接：通過識別碼或其他組合條件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像信息的批量掛接；圖像處理：支持放大、縮小、恢復、旋轉(zhuǎn)、反轉(zhuǎn)、去污、糾偏、裁邊等功能；

　　質(zhì)量檢查：支持自檢、質(zhì)檢和抽檢等功能；

　　查詢：支持綜合查詢、案卷目錄查詢和分類查詢等；檔案管理：支持檔案借閱、歸還、查詢和統(tǒng)計等；

　　3.2技術(shù)要求

　　檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)包括中心服務端和經(jīng)辦終端兩個部分，支持本級所有經(jīng)辦終端（約100個）在并發(fā)訪問時，要求300K/頁的圖像文件上傳時間一般不超過3秒，以識別碼查詢調(diào)閱具體圖像文件時間一般不超過4秒。經(jīng)辦終端通過專網(wǎng)，采用B/S模式由瀏覽器訪問中心服務端辦理檔案業(yè)務。

　　3.3加工系統(tǒng)功能簡要描述檔案掃描

　　支持通過高速掃描儀、平板掃描儀等掃描設(shè)備對A4、A3幅面的檔案進行掃描，支持黑白二值、8位灰階、24位彩色三種圖像格式，支持JPEG、TIFF、PDF等文件格式，支持分辨率可調(diào)整（一般在300dpi至500dpi）。

　　圖像處理，對掃描的圖像文件進行處理，進行圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、糾偏（以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣）、去污（對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則）、圖像拼接（對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性）、裁邊（采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間）處理。

　　檔案目錄索引，按照《干部人事檔案整理工作細則》自動核對目錄項目是否完整、目錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，對必填項未填、填寫內(nèi)容在取值范圍外的不合格數(shù)據(jù)進行提示。

　　應根據(jù)統(tǒng)一的檔案目錄格式進行檔案目錄錄入，包括：“類號”，填寫材料類號；“序號”，填寫材料所屬分類中的序號；“材料名稱”，根據(jù)材料題目填寫，無題目的材料，應擬定題目；“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間，復制的檔案材料，采用原材料形成時間；“頁數(shù)”，填寫每份材料的頁碼數(shù)；“備注”，填寫需要說明的情況。

　　數(shù)據(jù)掛接，對掃描的圖像文件按規(guī)則與目錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)掛接，數(shù)據(jù)可以無縫掛接到業(yè)務系統(tǒng)中應用。

　　檔案查詢，可通過目錄數(shù)據(jù)項查詢調(diào)閱對應電子檔案和紙質(zhì)檔案。

　　目錄管理，可對目錄進行增加、刪除、修改等管理。

　　數(shù)據(jù)維護，可對圖像文件進行增加、刪除、修改等維護管理。

　　數(shù)據(jù)庫管理，含有數(shù)據(jù)庫管理平臺，可按查詢條件進行批量導入、導出、備份等管理，可導出任意數(shù)據(jù)庫表。

　　3.4安全性要求

　　系統(tǒng)能夠采用多種安全技術(shù)手段加以保證，從對性能指標要求、安全體系建設(shè)等各方面都采取切實可行的安全措施，對掃描的數(shù)據(jù)采取時時同步備份。