揚州檔案整理服務公司：為確保行政許可檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，做到許可信息查詢便捷高效，近期，揚州行政審批服務局利用工作業(yè)余時間開展了社會事務方面的行政許可檔案整理清零工作，以檔案整理為契機倒逼社會事務等方面的業(yè)務流程再優(yōu)化、服務質量再提高、工作落實再細致，同時為行政許可檔案的“即批即整”奠定了堅實基礎。

　　樹立一盤棋思想團結合作齊動員

　　揚州行政審批服務局認真貫徹落實對檔案整理工作的部署和要求，高標準、高質量的把檔案整理工作做實做細做好。先由經辦人自查自糾，再由股室負責人審核批準兩道關口，充分發(fā)揮團隊力量，分工協(xié)作；對不完整不規(guī)范的材料責令重新整改補充，確保審批材料健全完善、收集齊全、標準規(guī)范。

　　依法依規(guī)科學立卷編目準確便捷規(guī)范

　　縣行政審批服務局嚴格依據(jù)《中華人民共和國行政許可法》、《山東省行政許可檔案管理辦法》等法律法規(guī)和檔案管理標準整理歸類。認真填寫卷宗封面、編寫案卷號，按目錄順序整理成冊，每一個環(huán)節(jié)細致嚴謹，確保檔案整理收集全面、分類準確、整理規(guī)范、編目科學、裝訂美觀；按照事項許可時間，采用“一事一表”的方式，對每項業(yè)務進行分類統(tǒng)計，詳細記錄許可信息（單位名稱、法定代表人、統(tǒng)一信用代碼、聯(lián)系方式等），做到一案一卷，一卷一號，做到審批信息可追溯，查詢更便捷、更高效。

　　揚州檔案整理服務公司制度及流程

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門的相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）負責對部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制本部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識

　　各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　?、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募瑧敿皶r存放于指定電腦硬盤內。

　?、莆募?、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便

　　檢索利用。

　　⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排列

　　放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，

　　不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；

　?、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　?、墙栝啓n案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　?、冉铏n人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

　　e)檔案銷毀

　?、艑σ咽ダ脙r值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。

　?、茍?zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　?、潜竟九c其他單位來往的文書及權益文書等；

　?、裙绢I導的批示、指示等；

　?、芍匾臅h材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　?、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾?、總結、工作日記、工作備忘等；

　?、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　?、瘫竟九c有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　?、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧?、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　?、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　?、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　?、型獬龉珓栈顒樱ㄈ鐚W習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　?、沿攧諜n案資料；

　?、腋鞣N實物檔案；

　?、悠渌哂欣煤捅４鎯r值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　?、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　?、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存

　　檔。經辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息。