設備檔案怎么管理及整理？設備檔案是設備在制造或購置、運行、直到報廢全過程中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、聲像、電子等文件材料。設備檔案工作是生產(chǎn)管理、技術管理、科研管理的重要組成部分。

　　各單位都應當把設備檔案工作納入生產(chǎn)管理、技術管理、科研管理之中,嚴加領導。隨著企業(yè)的發(fā)展,大型機械設備、大型精密儀器進人各企業(yè)單位,設備檔案在設備管理工作中的重要作用也尤為突出。

　　因此,做好設備檔案的管理,使其真正達到為企業(yè)提供利用、為企業(yè)服務的最終目的,從而使檔案信息發(fā)揮最大的效能。企業(yè)設備檔案,主要包括企業(yè)的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。

　　特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據(jù)。企業(yè)設備檔案管理主要內(nèi)容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用等。企業(yè)設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。

　　然而,在實際工作中,許多企業(yè)對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在以下幾方面:

　　檔案意識淡薄,檔案法雖然已頒布多年,但仍有些單位領導和有關人員對檔案工作缺乏正確認識,不重視為生產(chǎn)服務的檔案工作。平時總是把目光大都集中在如何提高經(jīng)濟效益,以追求企業(yè)利潤的最大化。這種無意識下的檔案意識薄弱,會直接影響檔案管理工作的順利開展。

　　設備檔案材料收集難。很多企業(yè)對設備檔案的管理重視不夠,有關制度不健全,歸檔不及時,導致大量設備資料的流失,使得有些設備無法形成一套完整的檔案,從而影響了企業(yè)設備的正常使用及企業(yè)的經(jīng)濟效益。

　　比如在冶金行業(yè)一些企業(yè)檢修設備時,特別是天車等特殊設備的驗收,只要驗收時質(zhì)量合格拿到驗收合格證,至于驗收記錄合格證以及技術監(jiān)督報告移不移交,是否按時歸檔,并不按規(guī)定執(zhí)行,致使原始資料遲遲不能歸檔保存。

　　例如新購置的設備,在設備開箱驗收時沒有通知檔案人員參加,擅自截留應歸檔案資料,導致設備在使用維修時卻難以找到材料查證,常常出現(xiàn)誤工、誤時。由于設備在使用過程中有所損耗,設備檢修時往往有許多變更圖紙。

　　又如當部分設備圖紙需要變更時,技術人員既沒有把繪制的新圖及時歸檔,又未在圖紙變更單上予以說明,時間長了,有可能造成檔案人員對外提供已作廢了的或未修改過的原設計圖紙,這樣會給企業(yè)造成了不可避免的損失。

　　管理制度貫徹不力。一般企業(yè)各項管理制度基本齊全,但在實際中流于形式,有些未貫徹不徹底,有些未將設備檔案工作納入生產(chǎn)、技術、科研管理之中嚴格考核,故有些單位領導、技術人員、管理人員將設備檔案材料歸檔不歸檔一個樣,少數(shù)檔案管理人員沒有切實做好設備檔案的收集、整理、并嚴格按規(guī)定認真核對,從而不能完全真實、有效地反映設備的真實情況。

　　針對設備檔案管理目前的情況,既要宣傳設備檔案的重要性和歸檔的意義,還要增強人們對歸檔的認識,不斷加強檔案管理,應從以下幾方面入手:1.領導的重視是關健。一個單位的任何一項工作,都必須有領導的重視,才能使這項工作順利開展;如果領導不重視,許多具體的工作都難以展開。

　　領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處,啟發(fā)領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。

　　力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關人員設備檔案管理職責,同時列入績效考核并嚴格執(zhí)行。

　　建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡,明確職責并嚴格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況,避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作,確保設備檔案完整、準確、系統(tǒng)。

　　凡有購置設備儀器的項目,無論通過何種渠道獲得的與采購設備有關的文件材料,均應交檔案部門統(tǒng)一管理,以便檔案部門為生產(chǎn)提供利用。設備開箱驗收時,各單位設備管理部門必須通知檔案部門參加,并辦理交接手續(xù)。任何人不得私自占有設備隨機資料。

　　若某個部門需要利用資料時可以辦理借閱手續(xù),或由檔案部門提供復印件,原件歸檔。新投產(chǎn)的大型設備竣工驗收時,要嚴格把關,發(fā)現(xiàn)隨機設備資料不完整或缺項時,不予簽字并停止驗收,待收集齊全后方可驗收簽字報銷。對于大修的記錄,建立文件材料歸檔責任追究制度,對違規(guī)擅自截留檔案資料的,要追究當事人或部門的責任。

　　及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中,它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。

　　對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面,一是設備項目施工完成后,因施工單位依據(jù)現(xiàn)場情況編制竣工資料,其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產(chǎn)技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。

　　技術人員要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應的修改、補充和說明,使之符合現(xiàn)場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理,確保設備檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

　　對生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙,技術人員必須填寫變更通知單,對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經(jīng)主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

　　設備檔案怎么管理及整理

　　1.儀器設備檔案需要放哪些內(nèi)容

　　儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方面的內(nèi)容:

　　(1)設備及其軟件的識別；

　　(2)制造商名稱、型號、出廠編號;

　　(3)對設備是否符合規(guī)范的核查;

　　(4)儀器設備存放的位置;

　　(5)制造商的說明書，或指明其存放地點;

　　(6)所有檢定/校準、核查報告和證書;

　　(7)設備維護計劃以及維護記錄；

　　(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。

　　儀器設備檔案管理是一個動態(tài)、持續(xù)的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態(tài)信息。

　　2.儀器設備檔案管理中存在的問題

　　2.1檔案管理制度不完善

　　部分檢驗檢測實驗室沒有根據(jù)自身情況，創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度，明確相關部門以及人員職責，缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機制。

　　2.2檔案管理意識不強

　　儀器設備檔案管理意識不強，主要體現(xiàn)在部分檢驗檢測實驗室，雖然制定了相應的檔案管理規(guī)程，但因?qū)x器設備檔案管理工作的重要性認識不足，導致相關制度形同虛設，儀器設備檔案工作落實不到位。

　　2.3檔案管理人員隊伍力量薄弱

　　目前，部分實驗室的儀器使用部門都沒有設置儀器設備檔案管理員。部分實驗室雖然在儀器使用部門設置了儀器設備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

　　2.4檔案利用率低

　　目前儀器設備檔案的一個比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設備招標采購及驗收相關材料，隨后使用過程中形成的檢定/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

　　另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質(zhì)材料的階段，檔案查詢不方便。

　　3.針對儀器檔案管理問題的解決對策

　　針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

　　3.1完善制度，規(guī)范儀器設備檔案管理

　　檢驗檢測實驗室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度，規(guī)范儀器設備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統(tǒng)一設備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、檔案存放場地的環(huán)境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應制定監(jiān)督和考核機制，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

　　3.2提高儀器設備檔案重要性的認識

　　首先，需要檢驗檢測實驗室的領導帶頭提高對儀器設備檔案重要性的認識，了解儀器設備檔案管理對于實驗室管理的重要作用。其次，實驗室可通過培訓、貼宣傳資料等方式，有針對性地宣傳檔案意義及本實驗室儀器設備檔案管理的體系文件，普及儀器設備檔案管理知識，提升員工儀器設備檔案管理意識。

　　3.3加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

　　儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、人員，因此做好儀器設備檔案管理工作需要相關部門合力才能完成。檢驗檢測實驗室可以組建一支由儀器設備管理部門總管，儀器使用部門派人協(xié)助的儀器設備檔案管理隊伍。利用各部門在儀器設備檔案管理中分工的不同，有機協(xié)調(diào)地進行儀器設備檔案的建立到銷毀整個過程的收集、歸檔工作，實現(xiàn)儀器設備的動態(tài)管理。

　　定期組織人員進行檔案管理學習及培訓，強化人員儀器設備檔案管理能力，加深各個部門的儀器設備檔案管理員對自身崗位職責的理解，比如，儀器管理部門的檔案管理員，應積極主動與儀器使用部門的檔案管理員進行聯(lián)系，及時收集并歸檔儀器設備在安裝調(diào)試及使用過程中產(chǎn)生的一系列記錄資料。

　　組織應制定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

　　3.4建立動態(tài)的儀器設備臺賬

　　儀器設備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀器設備臺賬，尤其是電子臺賬，方便使用者查閱及統(tǒng)計儀器相關信息。臺賬信息包括儀器設備的名稱、型號、生產(chǎn)廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態(tài)、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經(jīng)常統(tǒng)計的固定資產(chǎn)總價值、報廢的設備統(tǒng)計總表等。

　　3.5嚴格檔案的借閱制度

　　為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收制度，避免其丟失。經(jīng)常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續(xù)后，可復印相關材料給使用部門:如果復印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記后，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

　　3.6推進儀器設備檔案數(shù)字化管理

　　隨著計算機技術、通信技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。在滿足實驗室管理體系對儀器設備檔案管理的要求的前提下，檢驗檢測實驗室要充分利用現(xiàn)代技術改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，可根據(jù)自身實際情況利用電子科技技術，開發(fā)建立儀器設備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫。

　　包含儀器設備臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)儀器設備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。