整理檔案資料怎么做？整理檔案資料的基本方法有兩種:1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯系的文件的組合體。

　　立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2、以件為單位整理。以件為單位整理要以計算機管理為前提條件。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　整理檔案資料怎么做

　　1.目的

　　對項目資料和竣工檔案資料進行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為完整、系統(tǒng)的現行有效版本。

　　2.范圍

　　用于公司各部門、各項目所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。

　　3．職責

　　項目部的檔案管理員負責對項目資料和竣工資料的收集、整理和管理，工程完工后，負責把項目資料和竣工資料移交管理部統(tǒng)一管理。項目經理負責對移交管理部的檔案進行審核。

　　4.內容

　　4.1．1工程項目資料的收集，工程項目過程中，項目部統(tǒng)一收集的所涉及該項目的上級批文、政府批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設計合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類證書在產生后，及時把復印件或是原件送至項目管理部檔案管理員保管，工程竣工前，再把相關資料的原件移交項目部，準備辦理竣工驗收。

　　4.1.2工程項目竣工后，項目部應將施工過程中的重要文件、數據以及具有參考價值的資料和電子文檔，歸納、整理、附上移交文件清單，經項目經理審批后，移交管理部統(tǒng)一管理。

　　4.2歸檔

　　工程項目過程中，項目檔案管理員對所接收的項目資料，應按不同專業(yè)和文件類別進行分類、編號、裝盒標識，并分別存放。

　　4.2.1公司所開發(fā)的項目均有項目名稱，且檔案盒使用統(tǒng)一的標識。

　　4.2.2文件類別：1土地合同類，包括上級批文、合作協(xié)議、土地合同等，2政府批文類，如計劃批文，3“五證”，包括用地許可證、規(guī)劃許可證、投資許可證、預售許可證、開工許可證，4合同類，包括施工合同、設計合同、監(jiān)理合同等，5項目發(fā)展類文件，包括項目進行過程中的各種中間報建報批文件等，6施工資料和監(jiān)理資料，包括真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況的文件，7竣工驗收類，包括專項驗收8證，8圖紙類，包括項目的各專業(yè)圖紙及CAD電子文件、設計變更、簽證、洽商等。

　　4.2.3編號

　　項目檔案管理員對所接收的項目資料，在專業(yè)不同的基礎上分類后按接收的先后順序進行編號，并在首頁打印出目錄表。

　　4.2.4標識

　　對已分類和編號的文件，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清晰、明了、易懂。

　　4.3借閱

　　各部門如需借用相關資料，應到管理部部檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，使用完后，立即歸還。有特殊說明的資料應在總經理簽字確認后方可借閱。

　　4.4銷毀

　　對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，經項目經理部確認，方可銷毀，銷毀清單應予以保存。

　　4.5檔案立卷的要求

　　4.5.1文字資料立卷要求

　　4.5.1.1檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標準，不足A4規(guī)格的應用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。

　　4.5.1.2檔案材料中的金屬物應去掉，對因復寫而透底材料，應墊上白紙，以確保檔案材料的安全。

　　4.5.1.3文字材料組卷時，一卷內有多種材料時，應用彩色薄紙隔開。

　　4.5.1.4裝訂時，根據文件類型及格式采用相應裝訂方式裝訂成冊。

　　4.5.2圖紙的立卷要求

　　紙質竣工圖（或其它歸檔的紙質圖），歸檔組卷時以手風琴式折疊為4＃圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。

　　4.5.3立卷檔案必須裝訂整齊，以相關流水號打印頁碼。

　　4.5.4立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內目錄。

　　4.5.5立卷檔案必須統(tǒng)一使用現行的封面、卷盒和目錄。

　　檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作，聽起來就是把檔案都整理起來，整理物品大家都熟悉不過了，大家都收拾過屋子，把散亂的書本收拾歸整的時候啊，但是，雖然兩者意思大體相同，可仔細看，卻內有乾坤。

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　　看到這個標題，大家可能就已經猜到這項原則的意思了，對！就是在進行檔案整理的時候，不可以破壞原本的整理基礎，為什么要這么說呢？

　　因為檔案不僅記錄了當時的社會活動，也反映了當時整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時候，要尊重歷史與前人的勞動成果，充分利用原本的基礎，加快整理效率，提高質量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對原來檔案整理的認知

　　對于過去的整理方法，我們要實事求是，重視前人的勞動成果，認真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經整理過的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經有了整理基礎，要力求保持原來的基礎，如果輕易打亂基礎，返工重整，費時費力，很難滿足檔案利用的需求。

　?。ǘ┍３謾n案之間的聯系

　　檔案間的聯系，在其產生和處理的過程中就已經形成了，雖然檔案是以單獨的個體形成的，但卻是以組合的群體形式運作的。

　　因此整理檔案的時候，要保持檔案間的聯系，主要保持聯系的方面是以下幾個方面：

　　1.來源方面

　　檔案來源方面的聯系主要指檔案構成的部門組織或是個人手中形成時，產生的不可分割的聯系，就像是親兄弟一樣，在一個家庭出生就不可以斷開其中的關系。

　　2.時間方面

　　時間聯系就是指，檔案在各部門形成時，是有一定過程和階段性的，這就是檔案的時間聯系。

　　3.內容方面

　　這個就很好理解了，檔案中的內容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場活動中記錄下的檔案，在內容上肯定會具有一定的聯系，而往往這種聯系是很緊密的，密不可分的。

　　（三）便于保管與利用

　　整理檔案時，不僅要利用原有的基礎，而且還要保持檔案間的聯系，這樣才利于檔案的保管與利用?？墒怯袝r檔案的聯系與利用也會有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對外公開，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問題，檔案的整理就需要分開類別，專門整理。

　　看了這么多內容，相信大家對檔案整理也是迷迷糊糊的，為什么整理工作這么復雜呢？你別說，簡單的辦法來了，隨著科技的創(chuàng)新，很多復雜的工作都有了專門的工具去解決，那么檔案管理工作也一樣。