隨著檔案整理項目的越來越受到重視，對工程檔案的規(guī)范化管理也提出了更高的要求，過去歸檔管理存在著資料堆積，調取困難，目錄不清等弊端。隨著新的辦公場所搬遷和規(guī)范化檔案室的建成投入使用之際，一些單位決定對歷年審批的易地建設檔案按年度進行統(tǒng)一編碼，并制作檢索目錄，集中歸檔，規(guī)范管理。

　　河南檔案整理技術服務公司在工作過程中，針對過去受理資料不齊全和重復提交多余資料，抽調專人先用打碼機打頁碼，完成了所有項目的頁碼編排，檢索目錄編制等工作。審批時限不規(guī)范等都進行了規(guī)范和完善，經過緊張而有序的工作，我辦完成了對所有易地建設資料的集中整理歸檔，并采用檔案局監(jiān)制的標準檔案盒進行了規(guī)范化的標簽。

　　檔案整理的工作大力開展，使資料歸檔管理邁向了規(guī)范化運行，既方便了查詢，又有利于保管存放，為今后檔案資料歸入標準化、規(guī)范化檔案室奠定了良好的基礎。

　　河南檔案整理技術服務公司對公路工程內業(yè)資料管理、歸檔，圖文詳解

　　在公路工程中，內業(yè)資料是直接反映施工過程質量控制的重要載體，是日后公路通車運營管理的重要依據，但是在整個施工的過程中卻又普遍存在著“重外業(yè)、輕內業(yè)”的現象，內業(yè)資料都存在著一些什么樣的問題？我們相關的從業(yè)人員應該怎么管理以及整理呢？今天就一起來詳細了解了解吧。

　　1、內業(yè)資料構成和分類

　　(1)合同文件：施工合同協(xié)議書（含問題澄清）、投標書、招標文件（含補遺書）以及施工招標、施工合同有關資料。

　　(2)日常資料分類：質量控制資料－檢驗、試驗，以及有關質量文件；進度控制資料－總體進度計劃、旬、月度計劃及其完成情況，進度計劃調整，以及有關計劃的文件；費用控制資料－工程量統(tǒng)計、核定、計量與支付、工程費用變更資料，以及有關費用控制文件；合同管理資料－有關工程分包、變更、索賠、延期的往來文件；項目部內部管理資料－規(guī)章制度、工程費用、工作考核、獎懲等；安全生產資料－包括各種安全生產活動實施及機械設備檢驗檢測記錄。

　　(3)竣工文件。

　　2、文函的管理

　　文函的一般規(guī)定

　?、倩疽?/p>

　　紙張、顏色、字體、印章、裝訂、各要素要求。

　?、谑綐?/p>

　　文函的管理制度

　　一、一般規(guī)定：

　　1、項目部行文、用印由項目經理負責，發(fā)出的各種報告必須書面化、專業(yè)化。

　　2、文檔管理必須由專人負責，發(fā)文和轉發(fā)文件要親手交給收件人，并做好簽收記錄。

　　3、收文應做好登記，應及時送交負責人批閱處理，并及時歸檔。

　　4、上級部門下發(fā)的與工程施工有關的文件、通知等資料，應建立“文件讀知”制度，并傳閱、簽認。

　　5、文檔管理者應認真記錄文檔處理過程和結果，并做好分類整理歸檔。

　　二、函件傳遞程序：

　　文函的常見問題及注意事項

　　一、文函常見問題

　　1、格式錯誤

　　(1)主送單位和抄送單位不分。

　　(2)字體、字號、行距不正確。

　　(3)印章不規(guī)范，甚至漏蓋章。

　　(4)錯字、病句重復出現。

　　(5)附件不全。

　　(6)發(fā)送時間不規(guī)范。

　　2、內容表述不清：行文的目的不明確，文字表述專業(yè)性不強，不簡練，答復要求的報告針對性不強，甚至答非所問。

　　二、文函處理注意事項

　　1、健全文函閱辦制度，一是對項目部所有來文必須建立詳細的登記傳閱制度；二是項目經理對文件的批閱必須清楚明了，該閱處的閱處，該閱知的閱知，該指定誰處理的要列明。

　　2、及時進行文函的處理，具體負責處理文函的技術人員要提高工作效率，特別是對有時限要求的文件要抓緊拿出處理意見供項目經理裁定。

　　3、要嚴肅紀律、明確責任，對文函處理需要保密的要絕對保密，需要傳達的要傳達到位，做到每份文件要有詳細的處理結果，并對處理完的文件及時存檔、備查。

　　4、建立嚴格的文件擬稿、核稿、簽發(fā)制度

　　3、施工資料管理

　　質檢資料的整理與注意事項

　　一、填制說明

　　1、表格一律用碳素筆（中性筆）填寫。

　　2、承包單位、監(jiān)理單位分別填寫法人單位的全稱。（可以采用電腦統(tǒng)一打印方式）。

　　3、合同號：填寫“合同段代號”，如二合同為“二”。

　　4、編號：暫不填寫。

　　5、表格中的“工程名稱”填“招標工程的全稱”。

　　6、自檢結論填“經自檢符合規(guī)范及設計要求”。

　　7、監(jiān)理評語填“符合規(guī)范及設計要求”。

　　二、資料排放順序的基本要求

　　1、路基工程

　　按路線前進方向1～3km或按結構物分段分別裝盒，盒內資料按施工順序存放，即填前壓實檢測資料在上，路基填筑和路槽檢測資料在下。

　　2、路面工程

　　按路線前進方向1～3km或按結構物分段（基本同路基分段劃分）分別裝盒，盒內資料按樁號里程由小到大順序存放，左、右幅共放一盒的左幅在上，右幅在下。

　　3、橋梁工程

　　按路線前進方向，按每座結構物分別裝盒。結構物下部結構資料按墩、臺編號由小到大排列，每墩、臺資料按施工先后順序排列，即基礎在上，橋面系工程在下。

　　4、試驗資料中的施工檢測部分（如砼強度、路面強度等）歸到相應檢測資料之后，各種試驗配合比、原材料檢測等資料獨立裝盒。

　　三、資料填寫中的常見錯誤及注意事項

　　1、簽字人員不統(tǒng)一，字跡不一致。

　　（1）同一負責人在各種資料中的簽字字跡不一致。

　　（2）不同負責人所填寫的資料內容字跡一致。

　　2、自檢資料、抽檢資料、試驗資料之間不對應。

　　（1）自檢資料中的各種檢驗未按根據施工工序的順序來填寫。鋼筋檢驗、模板檢驗、砼澆注三者之間的時間先后不對應。測量資料與工序檢驗資料在時間和日期上不對應。

　?。?）自檢、抽檢、試驗資料對同一施工工序而言，時間、內容上不對應，特別應注意砼澆注日前與試件的制件日期。

　　3、資料數據間的邏輯關系經不起推敲，卻存在一定的邏輯關系，要仔細推算。

　　4、填寫內容不符合圖紙及規(guī)范。對每一分項工程中的重要指標必須全部合格。不僅單值合格，而且評定值也必須合格。

　　試驗資料的整理與注意事項

　　1、由于試驗規(guī)程和施工技術規(guī)范近年來變動頻繁，相應萬龍件中的表格和計算公式也需要及時更新升級。以目前廣泛使用的“萬龍公路試驗數據處理系統(tǒng)V2.0”版為例，“公路工程瀝青及瀝青混合料試驗”的計算公式和表格依然是沿用舊版《公路瀝青路面施工技術規(guī)范》（JTJ 032—94）的要求。

　　質量評定資料的整理與注意事項

　　分項工程質量評定是工程項目中間或全部交工后，將檢表和試表的結果匯總，按照《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1－2004）規(guī)定對分項、分部、單位工程和整個合同段工程質量進行評定。評定表式按照《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1－2004）附錄J所列主要有五種：分項工程質量檢驗評定表、分部工程質量檢驗評定表、單位工程質量檢驗評定表、合同段質量檢驗評定表和工程匯總表。

　　一、存在問題

　　1、分項工程質量檢驗評定表（如表1）中實測值或實測偏差值一列所列10個檢測值偏少，無法填寫上百個的檢測值。在此，建議適當改變一下表式（如表2），增加一個附表（如表3）更方便填寫。

　　2、分項工程質量檢驗評定表（如表1）中質量評定得分一列是填寫加權得分，還是加權后的計算得分容易理解模糊。在此，建議適當改變一下表式（如表2），直接填寫加權得分。

　　3、分項工程質量檢驗評定時，對小橋涵的評定如果按標準要求1～3公里的小橋涵和符合小橋標準的通道進行評定，將打亂結構物的整體性。在此，建議增加子分項，每座結構物單獨評定后再匯總。

　　二、質量評定的注意事項

　　1、工程大面積展開施工前，首先要及時正確的劃分單位、分部和分項工程，依據單位、分部、分項工程的劃分情況進行質檢資料的整理，便于完成后的質量評定。

　　2、質量評定工作要安排專人進行，專人負責，評定時要切實依據《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1－2004）要求和工程質檢資料的實際，切記脫離實際，盲目進行。

　　計量支付資料的整理與注意事項

　　一、計量支付人員掌握內容

　　1、全面熟悉合同規(guī)定

　　2、復核工程量

　　3、現場調整

　　二、計量支付工作注意事項

　　1、工作時效性

　　2、數據準確性

　　3、人員穩(wěn)定性

　　4、竣工資料的整理與歸檔

　　檔案案卷構成及質量要求

　　一、案卷組成及其立卷要求

　　1、案卷由案卷封面和卷脊、案卷內封皮、卷內目錄、卷頁（包括件封面、件內目錄）及卷內備考表組成。案卷封面內容應打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上，貼在對應位置?；蛘叽蛴≡谙灱埳?，用黑色油墨印刷在案卷封面。

　　2、立卷要遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　3、案卷內科技文件材料所反映的工程項目情況和有關管理活動內容必須真實、準確、齊全、完整，且做到手續(xù)完備。

　　二、案卷填寫要求

　　1、案卷封面見附件2

　　2、卷脊見附件3

　　3、借卷守則見附件4

　　4、卷內目錄見附件5

　　5、卷內備考表見附件6

　　6、卷頁（包括件封面見附件9、件內目錄見附件10）

　　三、立卷中有關注意事項

　　1、歸檔文件材料采用三孔一線方法裝訂，裝訂線距左邊10mm。裝訂前去掉金屬物，用白色檔案專用線裝訂；文件材料裝訂邊和下邊一定取齊；橫表格的文件材料，應把表頭向左裝訂。對批示、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬。對用紙欠規(guī)范的文件要進行補貼或折疊。文件處理單及擬稿紙等不再一并裝訂。圖紙可以裝訂或不裝訂，不裝訂的圖紙需逐張加蓋件號章。

　　件號章內容包括案卷順序號（或檔號）、件號和頁數，用4號仿宋體，采用手寫體，要求字跡清晰、工整，件號章蓋在卷內每件資料首頁（即件封皮）的左上角，距上邊沿1cm，左邊沿2cm的位置，格式見下頁圖：

　　2、同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長，同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級；

　　3、案卷不宜過厚，一般不超過40mm，每件資料不的超過20mm，每盒內最多可放4件資料，若文件材料較多，可分成若干冊。案卷內不應有重份文件，不同載體的文件應分別組卷；4、歸檔文件材料，必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統(tǒng)一規(guī)范（文字、表格A4，圖紙A3），竣工檔案資料用紙統(tǒng)一規(guī)格（A4紙70g），禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等不易長久保存的書寫工具書寫。凡由易褪色書寫材料制成的文件材料（復寫紙、傳真紙）應復印保存；

　　5、檔案盒內各件文件資料單獨裝訂，卷內封面及卷內目錄統(tǒng)一采用膠裝。

　　施工資料的編制要求

　?。ㄒ唬┞坊こ?/p>

　　1、路基土石方工程：按照分部工程1～3km路段的劃分段落，沿路線前進方向自下而上分層整理檢測資料。

　　2、排水工程：按照路線前進方向1～3km路段整理分項工程檢測資料，各分部工程應清楚地反映在卷冊目錄中。

　　3、小橋（含符合小橋標準的通道、人行天橋和渡槽）：每座為一分部工程，各分項工程分別整理資料，符合小橋標準的通道并入該部整理。

　　4、涵洞：每道涵洞作為一個分項工程。涵洞混凝土構件的預制應作為一個獨立的分項工程。各分項工程分別整理資料，并按1～3km路段劃分分部工程單元，不再按類型劃分，符合涵洞標準的通道并入該項。

　　5、砌筑防護工程：按各分項工程1～3km路段沿路線前進方向分別整理檢測資料。

　　6、大型擋土墻、組合式擋土墻：每處為一個分部工程，各分項工程分別整理資料。

　　（二）路面工程

　　按照分部工程1～3km路段的劃分段落，沿路線前進方向自下而上分層整理檢測資料，先左幅后右幅進行裝訂。

　?。ㄈ蛄汗こ?/p>

　　1、大橋（特大橋）

　?、倩A及下部構造：以每墩臺為單元，按照各分項工程劃分的先后順序分別整理檢測資料，在每分項工程的資料整理中里程要按從小到大、位置按從左到右、從下到上的順序排列，各樁柱編號要與圖紙一致。

　?、谏喜繕嬙欤喊凑崭鞣猪椆こ虅澐值南群箜樞蚍謩e整理檢測資料，整座橋劃分為上部構造預制和安裝（或現場澆筑），總體、橋面系和附屬工程兩個分部工程單元。

　?、鄯雷o工程：按照各分項工程劃分的先后順序分別整理檢測資料。

　　2、中橋

　　基礎及下部構造以每座橋為一個分部工程，其它構造資料整理同大橋部分。屬中橋跨徑的分離式立交橋按中橋整理檢測資料。

　　竣工圖紙的編制要求

　　竣工圖歸檔應符合下列要求：

　　1、竣工圖應能全面、準確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、涵洞、路基防護、互通立交工程、安全設施等的全部施工實際造型和特征。

　　2、施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖；

　　3、凡結構、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過圖紙35％的，應重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。

　　4、重新繪制的竣工圖應保留原設計圖圖標的內容，圖紙標題欄上還應增加一欄“編制人”、“技術負責人”、“監(jiān)理工程師”等欄目，并加蓋竣工圖章。

　　5、竣工圖章應使用不褪色的紅印泥，蓋在竣工圖紙的右下方、設計圖標欄上方，或蓋在不壓圖形和文字的空白處（見下圖：圖章字體用4號仿宋刻制，圖表單位為mm）

　　6、重復使用的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

　　7、圖紙按297mm×420mm（A3）規(guī)格裝訂成冊對折入盒；大于A3規(guī)格的圖紙應折疊成297mm×210mm（A4）規(guī)格或297mm×420mm規(guī)格對折入盒，圖標外露；圖紙目錄中圖號與頁號對應的不編頁號，不能對應的需重新編制卷內目錄。底圖不折疊，平放在專用的圖柜內，大于1號的底圖可卷放裝筒，折疊方法可參照附錄D《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-1989）。

　　8、竣工圖的排列。為保持各冊竣工圖紙與原施工圖紙的相關聯(lián)系，竣工圖仍按原施工圖的各冊內容整理。（竣工圖式樣和標題欄格式見附件十一和十二）

　　5、資料整理提綱

　　通過工程實踐看，我們在進行內業(yè)管理工作方面還是存在較大的隨意性，這樣往往導致內業(yè)資料出現不完整，不統(tǒng)一，邏輯性差，不系統(tǒng)等缺陷。鑒于此，為更好的搞好內業(yè)資料管理工作，全面、系統(tǒng)、規(guī)范的進行內業(yè)資料的整理歸檔，下面重點針對工程施工期間內業(yè)管理的內容提綱如下：

　　一、安全生產卷

　　1、安全管理有關文件（上級來文）。

　　2、安全文件（單位發(fā)文）。

　　3、安全管理機構及安全保證體系。

　　建設單位、總監(jiān)處、監(jiān)理處、施工單位領導組織機構、安全員以文件形式確認、登記表及上崗證等。

　　4、安全專項施工預案(特大橋、大橋、防洪防汛、防火等)。

　　5、安全生產責任制及責任狀（包括招標文件中的合同）。

　　6、安全教育、安全檢查記錄、安全會議記錄、安全技術交底記錄。包括安全教育培訓制度、安全例會會議記錄、安全生產檢查記錄、安全檢查通知單及整改單、年度安全教育培訓計劃等。

　　二、工程質量卷

　　1、上級有關質量文件（省廳、省局、市局、質監(jiān)站、總監(jiān)處、監(jiān)理處）。

　　2、組織機構、質保體系、管理制度、控制措施。

　　3、施工組織設計。

　　4、解決質量通病。

　　5、各種通知、指令、文件、檢查通報。

　　6、影像資料。

　　7、各種抽檢、自檢資料、評定資料。

　　8、計量、變更批復文件。

　　三、工程進度卷

　　1、上級有關工程進度的文件（省廳、省局、市局、質監(jiān)站、總監(jiān)處、監(jiān)理處）。

　　2、施工旬、月報表、工程日報。

　　3、進度形象圖。

　　4、進度管理文件、指令、通知、會議記錄。