建設(shè)工程檔案整理是對建筑工程項目文件的填寫、編制、審核、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等工作的統(tǒng)稱，簡稱工程資料管理。

　　建筑工程項目文件是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項目前期文件、項目竣工文件和竣工驗收文件等。

　　不論是對于任何新建、改建、擴建的建筑工程，還是參與工程建設(shè)的建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理和施工等單位均不能忽視工程資料的管理。

　　工程建設(shè)中，經(jīng)常遇見未曾驗收的工程由于某種原因遺失、毀損了工程資料，導(dǎo)致工程的驗收不能正常進行，必須通過有資格的檢測單位進行質(zhì)量檢測，方可證明工程是否合格。已經(jīng)投入使用的工程，如果沒有妥善保存工程資料，則工程的維護、維修、改造都將因缺少依據(jù)而難以進行。

　　為了保證建筑工程的正常進行以及安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性和完整性等。因此，我們應(yīng)當規(guī)范工程資理，將工程資料視為工程質(zhì)量驗收的重要依據(jù)，甚至是工程質(zhì)量的組部分。

　　建設(shè)工程檔案——是工程項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件，又稱工程檔案。

　　一、施工檔案的重要性

　?。?）施工檔案管理是工程項目實施過程的真實記錄和具體反映，對工程質(zhì)量、施工管理、施工工藝和工程進度控制等均是具體全面的反映。

　?。?）施工檔案是竣工文件的主要組成部分。

　?。?）施工檔案是否準確、完善，很大程度上反映工程管理的水平。

　　二、施工檔案中存在的普遍問題

　　1、施工檔案管理要求不統(tǒng)一

　　主要體現(xiàn)在檔案表格形式的不統(tǒng)一及表格內(nèi)容填寫的不統(tǒng)一。

　?。?）不同的項目(工程)，所用的檔案表格形式不完全相同。

　?。?）在同一個工程中，不同的施工階段所用的檔案表格也存在差異，且有的表格本身設(shè)計得不合理，對其中的填寫要求沒有進行說明，導(dǎo)致不同的人填寫表格內(nèi)容五花八門。

　　2、檔案內(nèi)容填寫不全

　?。?）表格中標題欄未填寫或填寫不齊全。

　?。?）填寫的內(nèi)容有明顯錯誤，填寫時未看清表格要求就直接填寫內(nèi)容。

　?。?）檔案中內(nèi)容填寫錯誤的，用涂改液進行修改，且修改后未經(jīng)確認。

　　3、檔案未及時形成

　?。?）檔案未及時形成，之后弄虛作假，內(nèi)容失真。

　?。?）現(xiàn)場施工記錄、有關(guān)人員簽證等需及時填寫，原材料試驗記錄、檢測試驗需及時送檢，且相關(guān)檔案要真實、數(shù)據(jù)要準確。但大多數(shù)檔案員沒有養(yǎng)成良好的習(xí)慣，未做好現(xiàn)場填報檔案及檔案確認的工作，而是事后補做，造成施工檔案不全。

　　（3）由于施工單位、監(jiān)理單位等對施工檔案不重視，相關(guān)人員不填寫有關(guān)檔案，而是由檔案員全權(quán)代勞，有的施工人員簽名、監(jiān)理驗收記錄、結(jié)論，甚至是監(jiān)理的簽名也由檔案員或別人代簽。

　?。?）沒有對檔案進行嚴格的把關(guān)，造成檔案內(nèi)容失真，不能很好的反映施工現(xiàn)場的實際情況。

　　4、照搬照抄

　　（1）為圖省事，做檔案時并未按照工程實際情況，而是照搬其他工程的檔案，將內(nèi)容直接套用，只改一下工程名稱或表頭的內(nèi)容，或是同一個項目中不同的單位工程的檔案一模一樣。

　?。?）同一個單位工程中不同的施工部位數(shù)據(jù)一樣。

　　5、隱蔽/檢驗批工程驗收記錄填寫不規(guī)范

　?。?）不少檔案員為了做檔案方便，隱蔽/檢驗批工程驗收合格后，不能及時填寫記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。

　?。?）將不同分項或不同時間驗收的隱蔽/檢驗批工程內(nèi)容填寫在一張表格內(nèi)。

　?。?）也不及時請有關(guān)單位人員簽字蓋章，影響下道工序。

　　6、檔案內(nèi)容不全

　　（1）原材料合格證不齊全對原材料合格證把關(guān)不嚴，內(nèi)容填寫不全、份數(shù)不夠，大多數(shù)為抄件或復(fù)印件，未注明所用在工地名稱、部位和數(shù)量的等。

　　（2）未注明原件存放處，沒有抄件人簽名、抄件日期和原件存放單位公章，使其成為適用于任何工地的通用證。實際上，這種合格證根本起不到材料證明的作用。

　?。?）對材料送檢不重視由于送檢人員疏忽或其他原因，存在對鋼筋連接接頭、混凝土、砂漿試塊等材料的送檢數(shù)量不足或未按規(guī)范要求送檢的問題。

　　三、改進方法

　　1、提高思想覺悟

　　（1）提高有關(guān)單位的重視程度及人員素質(zhì)，要從根本上解決檔案存在的問題，提高對檔案的重視程度，就應(yīng)派專人負責檔案的管理和跟蹤。

　　（2）提高專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平，采取“持證上崗”的制度，定期派人參加培訓(xùn)及學(xué)習(xí)規(guī)范。

　?。?）經(jīng)過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案員明確表格的填寫要求及方法，從而有效地減少工作中的失誤，提高工作效率。

　　2、格式統(tǒng)一

　　統(tǒng)一要求按要求使用《建筑工程竣工驗收技術(shù)檔案統(tǒng)一用表》，熟練掌握工程項目檔案表格內(nèi)容的填寫、編制等。

　　3、及時有效

　?。?）檔案應(yīng)及時形成，反映施工現(xiàn)場真實情況對于現(xiàn)場檔案、檢查記錄，要在施工前就準備好,現(xiàn)場填寫施工日期、實測數(shù)據(jù)等并在現(xiàn)場簽認，及時提交，避免拖延時間過長造成忘記等問題。

　　（2）養(yǎng)成檔案復(fù)核的習(xí)慣，及時查漏補缺，消除錯漏，對施工檔案進行完善，使其能反映施工現(xiàn)場真實情況。

　　4、加強原材控制

　?。?）加強過程控制原材料進場時，就要要求供貨單位提供相應(yīng)的產(chǎn)品合格證，且內(nèi)容必須齊全、不得漏寫或隨意修改，盡量使用原件，若為復(fù)印件還應(yīng)注明原件存放處，加蓋原件存放處公章及經(jīng)辦人簽名，并注明日期(注意合格證填寫內(nèi)容應(yīng)與檢測報告的內(nèi)容相符)。

　?。?）應(yīng)及時向廠家索取有28ｄ齡期檢測數(shù)據(jù)的水泥出廠合格證。

　　5、認真填寫驗收記錄

　?。?）檢驗批由施工單位項目專業(yè)質(zhì)量檢查員組織專業(yè)工長、班組長等有關(guān)人員，按施工規(guī)程進行檢查、評定并簽字，交監(jiān)理單位或建設(shè)單位驗收，監(jiān)理單位的專業(yè)監(jiān)理工程師或建設(shè)單位的專業(yè)負責人審查后，同意項在驗收結(jié)論填寫“同意驗收”，并簽字。

　?。?）監(jiān)理單位監(jiān)理人員逐項驗收，同意項在驗收記錄欄填寫“合格或符合要求”;分項工程質(zhì)量驗收記錄是在檢驗批驗收合格的基礎(chǔ)上進行是歸納整理的作用，是一個統(tǒng)計表。

　?。?）分項工程質(zhì)量驗收記錄填寫時，可檢查檢驗批是否齊全;分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄是對分項驗收記錄的統(tǒng)計，要經(jīng)過各責任主體簽章確認。

　?。?）隱蔽工程驗收記錄填寫要及時，不得后補，并能反映工程實際情況，它是作為日后合理使用、維護、改造、擴建的重要技術(shù)檔案。有關(guān)單位應(yīng)給予重視。

　　6、對材料加強控制

　?。?）按要求進行材料送檢送檢，人員要對規(guī)范進行學(xué)習(xí)，并嚴格執(zhí)行規(guī)范要求。

　?。?）對送檢數(shù)量不足或未按規(guī)范要求送檢等問題采取補救措施。

　?。?）混凝土試塊送檢不足，可用回彈法檢測混凝土的強度，從其檢測的結(jié)果作為評定的依據(jù)；砂漿試件缺乏代表性或試件數(shù)量不足，可用貫入法檢測砂漿抗壓強度。

　　工程檔案整理方案

　　一、工程文件材料的收集、整理范圍

　?。ㄒ唬┕こ虦蕚潆A段文件材料

　　1、立項文件材料：項目建議書；項目建議書審批意見及前期工作通知書；可行性研究報告及附件；可行性研究報告審批意見；關(guān)于立項有關(guān)的會議紀要，領(lǐng)導(dǎo)講話；專家建議文件；調(diào)查資料及項目評估研究材料。

　　2、建設(shè)用地征地、拆遷文件材料：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；用地申請報告及用地計劃批準書；拆遷安置意見、協(xié)議、方案等；建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件；劃撥建設(shè)用地文件；國有土地使用證。

　　3、勘察、測繪、設(shè)計文件材料：工程地質(zhì)勘察報告；水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查；建設(shè)用地釘樁通知單；地形測量和撥地測量成果報告；申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書；初步設(shè)計圖紙和說明；技術(shù)設(shè)計圖紙和說明；審定方案通知書及審查意見；有關(guān)行政主管部門批準文件或取得的有關(guān)協(xié)議；施工圖及其說明；設(shè)計計算書；政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件審批意見。

　　4、招投標文件材料：勘察設(shè)計招投標文件；勘察設(shè)計承包合同；施工招投標文件；施工承包合同；工程監(jiān)理招投標文件；監(jiān)理委托合同；編標合同、標底；

　　5、開工審批文件材料：建設(shè)項目列入年度計劃的申報文件；建設(shè)項目列入年度計劃的批復(fù)文件或年度計劃項目表；規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙；建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件；建設(shè)工程開工審查表；建設(shè)工程施工許可證、審計證明等；工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。

　　6、建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人文件材料：工程項目管理機構(gòu)及負責人名單；工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負責人名單；工程項目施工管理機構(gòu)及負責人名單。

　　（二）監(jiān)理文件材料：

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題

　　3、監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題

　　4、進度控制

　　5、質(zhì)量控制

　　6、造價控制

　　7、分包資質(zhì)

　　8、監(jiān)理通知

　　9、合同與其他事項管理

　　10、監(jiān)理工作總結(jié)

　?。ㄈ┦┕の募牧希?/p>

　　土木工程

　　1、土木工程

　?、偈┕ぜ夹g(shù)準備文件

　?、谑┕がF(xiàn)場準備

　?、鄣鼗幚碛涗?/p>

　?、芄こ虉D紙變更記錄

　　⑤施工材料質(zhì)量證明及復(fù)試試驗報告

　?、奘┕ぴ囼炗涗?/p>

　?、唠[蔽工程檢查記錄

　　⑧施工記錄

　　2、電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程

　　①一般施工記錄

　?、趫D紙變更記錄

　?、墼O(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄

　?、茴A(yù)檢記錄

　?、蓦[蔽工程檢查記錄

　?、奘┕ぴ囼炗涗?/p>

　　⑦質(zhì)量事故處理記錄

　?、喙こ藤|(zhì)量檢驗記錄

　?。ㄋ模┛⒐を炇瘴募牧希?/p>

　　1、工程竣工總結(jié)

　?、俟こ谈艣r表

　　②工程竣工總結(jié)

　　2、竣工驗收記錄

　?。?）建筑安裝工程

　　①單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄

　?、诳⒐を炇兆C明書

　　③竣工驗收報告

　?、芸⒐を炇諅浒副恚òǜ鲗ｍ楎炇照J可文件）

　?、莨こ藤|(zhì)量保修書

　　（2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程

　?、賳挝还こ藤|(zhì)量評定表及報驗單

　?、诳⒐を炇兆C明書

　　③竣工驗收報告

　?、芸⒐を炇諅浒副恚òǜ鲗ｍ楎炇照J可文件）

　?、莨こ藤|(zhì)量保修書

　?。ㄎ澹┛⒐D：

　　1、綜合竣工圖

　?、倬C合圖

　　②室外專業(yè)圖

　　2、專業(yè)竣工圖

　?、俳ㄖ⒐D

　?、诮Y(jié)構(gòu)竣工圖

　?、垩b修（裝飾）工程竣工圖

　　④電氣工程（智能化工程）竣工圖

　?、萁o排水工程（消防工程）竣工圖

　?、薏膳L(fēng)空調(diào)工程竣工圖

　?、呷細夤こ炭⒐D

　?。┕こ炭⒐そY(jié)算文件材料：

　　施工單位決算書、監(jiān)理單位初審書、跟蹤審計初審書、審計部門審定書以及工程竣工結(jié)算的全部資料。

　?。ㄆ撸┘坠┎奈募牧希?/p>

　　甲供材招標、議標、投標文件、合同文件、招標評標記錄文件。

　?。ò耍┰诮üこ淘聢蟊斫y(tǒng)計文件材料

　　在建工程月報表統(tǒng)計工作由項目負責人在每月28日之前將各工程月報表報至檔案員，報表內(nèi)容包括工程形象進度、當月完成產(chǎn)值，并附工作量計算書。

　?。ň牛┰诠こ探ㄔO(shè)中使用計算機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等現(xiàn)代技術(shù)手段形成的文件材料（電子文件）。

　　二、歸檔文件的質(zhì)量要求

　　1、歸檔的文件應(yīng)最少有一份原件；

　　2、文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標準和規(guī)程；

　　3、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合；

　　4、工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；

　　5、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；

　　6、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大，耐久性強的紙張，圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件；

　　8、所用竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括："竣工圖"字樣，施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)，竣工圖章尺寸為：50㎜×80㎜?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處；

　　9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制竣工圖；

　　10、不同幅面的工程圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖標欄露在外面；

　　11、歸檔文件的案卷不宜過厚，一般不超過40㎜，案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件；

　　12、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從"1"開始，單面書寫的文件頁號編在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；

　　13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂，裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。

　　三、工程檔案的驗收與移交

　?。ㄒ唬┝腥氤墙n案館接收范圍的工程，在組織工程竣工驗收前，項目負責人會同檔案員應(yīng)提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收，未取得城建檔案館管理機構(gòu)出具的認可文件不得組織工程竣工驗收。

　?。ǘ┕こ虣n案的移交

　　1、工程準備階段文件中立項文件材料、勘察測繪、設(shè)計文件材料、招投標文件材料和各種合同、標底、答疑會記錄技術(shù)交底、領(lǐng)取的各種證照文件等前期文件資料由責任人分別負責收集，移交項目負責人。施工階段文件資料由各項目負責人負責組織收集。前期文件資料在工程開工后一個月內(nèi)將形成的文件檔案一式四份移交至檔案員。

　　2、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件材料、竣工圖所形成的文本檔案要求一式兩份，竣工圖要求一式四份，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)，由工程項目負責人負責牽頭將監(jiān)理單位、施工單位的檔案移交至檔案員。

　　3、工程竣工結(jié)算文件材料由項目負責人會同施工單位在辦理結(jié)算的同時將形成的檔案移交至檔案員。

　　4、甲供材文件材料由項目負責人負責在工程竣工后一個月內(nèi)將形成的檔案一式兩份移交至檔案員。

　　5、以上歸檔文件符合質(zhì)量要求以及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求時，由移交人提交移交清單一式兩份，由移交人和接收人雙方簽字，辦理移交手續(xù)。

　　6、檔案員在工程竣工的2-5個月內(nèi)將檔案移交至城建檔案館一份，重點工程科保存一份，另保存一份文字檔案目錄和電子檔案目錄，目錄內(nèi)容要詳細、便于查找。

　　7、各項目負責人是本項目檔案搜集、整理、歸檔的責任人，必須在規(guī)定時間內(nèi)將所收集范圍內(nèi)的資料（圖）文件收集齊全，并整理合格后交檔案員，檔案員必須在規(guī)定時間內(nèi)將各工程項目負責人提供的資料（圖）文件立卷歸檔和移交。由于不負責任造成檔案資料遺失的，將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責任人相應(yīng)處理。

　　8、監(jiān)理、施工、設(shè)計等單位在規(guī)定時間內(nèi)不能提供完整檔案的除扣發(fā)工程款外，視情節(jié)輕重給予一定的經(jīng)濟處罰，項目負責人在核付工程款時辦理，直至檔案交齊。

　　9、檔案員是基建檔案搜集、整理、分類歸檔的責任人，對檔案的系統(tǒng)完整、歸檔及時、整潔規(guī)范、安全保密負責。要檢查指導(dǎo)各項目負責人搜集、整理、上交檔案的情況，及時催交應(yīng)歸檔的檔案資料，對歸檔不及時、檔案有缺損的要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。

　　10、檔案員應(yīng)做好檔案的借閱和利用工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做到隨時調(diào)閱檔案隨時找到，快捷迅速。