如何整理人事檔案：整理方法第一種可以按照編號(hào)來(lái)整理，所有員工都編好號(hào)跟自己的花名冊(cè)對(duì)照起來(lái)，放的時(shí)候也按照順序放，找起來(lái)非常方便，第二種是按照部門，一個(gè)部門一個(gè)格子找起來(lái)也非常方便，第三個(gè)是按照入職時(shí)間，在檔案袋側(cè)面批注好，找起來(lái)也非常方便。

　　如何整理人事檔案

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來(lái)的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),一是有文必檔,二是紅頭文件（上級(jí)來(lái)文）都要?dú)w檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號(hào)國(guó)家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　　（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

　　（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

　?。?）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

　　（4）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　　（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來(lái)信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　　（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　　（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過(guò)程種注意以下幾點(diǎn)：

　　（1）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　?。?）計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會(huì)議材料歸閉幕年；

　?。?）幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　?。?）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）的要求,結(jié)合各自的工作實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)本級(jí)檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對(duì)歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　　①歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募次募纬上群箜樞蚺帕?。

　　④會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁(yè)碼

　　（1）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

　?。?）頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號(hào)項(xiàng)

　　歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng)。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　人事檔案整理方法

　　人事檔案整理方法主要是通過(guò)一定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于干部檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，從而方便利用。黨政機(jī)關(guān)干部調(diào)配處檔案室都制定了干部人事檔案整理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。

　　01、干部檔案的收集

　　為了規(guī)范干部檔案材料收集歸檔工作，中共中央組織部印發(fā)了《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》，指出干部檔案材料收集歸檔工作遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實(shí)完善干部檔案的內(nèi)容。總體看來(lái)，干部檔案的收集工作主要包括兩部分內(nèi)容，即干部檔案的接收和干部檔案的補(bǔ)充。

　　干部檔案的收集范圍需要對(duì)照關(guān)于《干部檔案分類》中提出的十大分類的具體內(nèi)容，進(jìn)行針對(duì)性的收集，例如，每年的年度考核，技術(shù)人員任職工作考核表；干部個(gè)人審計(jì)報(bào)告離任材料；在職干部參加各類成人大、中專等到院校學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料；

　　入團(tuán)、入黨志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、考察表、黨員登記表；先進(jìn)工作者、立功受勛、優(yōu)秀黨務(wù)工作者審批（號(hào)報(bào)）表；凡晉升，調(diào)動(dòng)工資變動(dòng)審批表；干部提任，干部任免呈報(bào)表，考察材料及評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（資格）材料；出國(guó)、出境審批表；更改學(xué)歷的要有干部學(xué)歷更改申報(bào)表，入學(xué)報(bào)考表，學(xué)習(xí)成績(jī)表、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)鑒定表等相關(guān)學(xué)籍材料等。

　　干部檔案的收集主要通過(guò)如下兩條途徑實(shí)現(xiàn)：

　　一是接收。干部檔案的接收是指干部檔案管理部門按照干部檔案材料收集歸檔范圍和要求，在干部檔案制作之日起的一個(gè)月內(nèi)將干部檔案從干部檔案形成部門轉(zhuǎn)入本部門歸檔的過(guò)程。

　　為了按時(shí)接受干部檔案，干部檔案管理部門應(yīng)該建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握干部檔案材料的制作和形成信息，主動(dòng)向干部檔案形成部門、干部本人和其他部門收集干部檔案。

　　為了及時(shí)掌握干部檔案材料的信息，檔案管理部門一個(gè)月至少與人事、辦公室等部門聯(lián)系一次，不適時(shí)機(jī)地向有關(guān)部門收集形成的干部、人事檔案材料。需要強(qiáng)調(diào)的是，每年形成的檔案材料以單位進(jìn)行收集，各單位干部檔案材料收集、保管工作要由分管人事或檔案工作的專人負(fù)責(zé)，定期送交組織部、人事局檔案室。

　　各單位在收集人事檔案時(shí)，往往會(huì)零星收集。這時(shí)，需要填寫干部檔案收集登記表，一式兩份。一份反饋給人事檔案提供人，一份隨著人事檔案運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案的移交人和接收人需要簽字，并加蓋公章。干部檔案收集登記表見下表。

　　干部檔案收集登記表

　　《干部檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》或《干部檔案零散材料移交表》，辦理交接手續(xù)。干部檔案主管部門應(yīng)與材料形成部門建立聯(lián)系制度，主動(dòng)收集。

　　二是補(bǔ)充。干部檔案的補(bǔ)充是指干部檔案管理部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實(shí)、完善干部檔案內(nèi)容的過(guò)程。各單位（省直、市地）可根據(jù)工作需要，有計(jì)劃布置填寫干部履歷表或補(bǔ)充表（但事先應(yīng)經(jīng)省委組織部同意），寫自傳，做鑒定等，充實(shí)干部檔案內(nèi)容。

　　需要注意到，干部檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)性事物，干部的職位變遷、機(jī)構(gòu)的組織變革、國(guó)家政策的調(diào)整、社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展等有可能產(chǎn)生新的干部檔案材料，這些材料都需要補(bǔ)充收入干部檔案中。此外，干部檔案中的有些材料是成套的，鑒定時(shí)若發(fā)現(xiàn)缺少材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時(shí)搜集補(bǔ)充。

　　為了及時(shí)收集干部檔案材料，各職能部門形成的檔案材料應(yīng)送交檔案室歸檔的范圍、時(shí)間、要求，各職能部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，形成干部、人事檔案材料的部門有責(zé)任按歸檔要求及時(shí)歸檔。

　　而干部檔案管理部門則需要主動(dòng)“補(bǔ)位”，及時(shí)將形成干部、人事檔案材料的部門形成的干部檔案文件收集歸檔。

　　總之，干部檔案收集工作受國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督，干部檔案形成部門和干部檔案管理部門必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和遵循有關(guān)組織人事等工作的政策、規(guī)定，認(rèn)真完成干部檔案的收集工作。

　　02、干部檔案的鑒定

　　干部檔案的鑒定是指檔案管理部門對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的干部檔案材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸入干部檔案的一系列工作。根據(jù)《干部檔案工作條例》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)文件，干部檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，從材料的形成背景出發(fā)，鑒別材料的內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定其是否應(yīng)該歸入干部檔案。具體工作包括：

　　①判別材料是否屬于干部檔案范圍。若發(fā)現(xiàn)有不屬于干部檔案內(nèi)容的或重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來(lái)按規(guī)定處理：對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案部門或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存；

　　對(duì)不屬于干部檔案內(nèi)容卻比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的就退還給本人；對(duì)無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)按照相關(guān)手續(xù)予以銷毀。此外有些材料雖然屬于干部檔案，但是并不是本人的檔案材料，而是同名異人、張冠李戴，也應(yīng)該剔除并找當(dāng)事人補(bǔ)充相應(yīng)檔案材料。

　?、诩訌?qiáng)對(duì)干部檔案的鑒定工作，尤其是鑒定檔案的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定是否歸入干部、人事檔案。鑒定過(guò)程中發(fā)現(xiàn)涉及干部政歷問(wèn)題或其他重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸檔。鑒定時(shí)，發(fā)現(xiàn)材料不完整，要及時(shí)登記并收集補(bǔ)充。

　?、酆瞬椴牧鲜欠颀R全、完整。很多干部檔案是成套的，有一系列材料組成，如政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上報(bào)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待、復(fù)查結(jié)論等；處分材料一般應(yīng)具備處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取?/p>

　　歸檔時(shí)干部檔案管理部門必須檢查這些材料是否齊全和完整，凡內(nèi)容不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則一律不能歸檔。另外，在時(shí)間上，干部檔案應(yīng)該是當(dāng)事人個(gè)人歷史和經(jīng)歷的連續(xù)記錄和反映，不能中斷或者空缺。

　?、軐彶椴牧鲜欠袷掷m(xù)完備。干部檔案中的很多材料都需要蓋章或簽字才能生效，如有些證明需要組織蓋章；審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見面；

　　任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文件號(hào)；出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。收集這些材料時(shí)必須檢查其相關(guān)手續(xù)是否齊備，不符合要求的須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。

　　中共中央組織部辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步開展干部檔案審核工作的通知》首條指出，“檢查驗(yàn)收的內(nèi)容是：檔案內(nèi)容是否真實(shí)，有無(wú)涂改造假、裝錯(cuò)材料的問(wèn)題；檔案材料是否齊全，填寫是否規(guī)范；檔案整理是否符合要求。”這是對(duì)干部檔案整理的基本要求，從中可以看到，關(guān)于檔案真實(shí)性鑒定的重要程度。

　　03、干部檔案的整理

　　干部檔案整理是干部檔案管理部門對(duì)收集起來(lái)的所有干部檔案分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷的過(guò)程。針對(duì)干部檔案的特點(diǎn)嘗試新的方法，成為近年來(lái)為大家所關(guān)心的問(wèn)題。例如，丁振宇在其主編的《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案分類法操作指南》中特別介紹了“活頁(yè)裝訂法”、“信息登記法”、“盒式歸檔法”等干部檔案整理方法。

　　《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定，整理干部檔案須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。以此為依據(jù)，可以將干部檔案整理工作分成以下幾個(gè)步驟：

　?、倬幹品诸惙桨割惸俊Ｄ壳?，干部檔案管理的類別參照《干部檔案工作條例》執(zhí)行。

　?、谟行虻鼐幣挪牧稀⒖肌陡刹繖n案整理細(xì)則》，第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料按照材料的形成時(shí)間來(lái)排列，而第五類、第六類、第八類材料按材料內(nèi)容的主次關(guān)系來(lái)排列，第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序。

　　干部檔案目錄

　　③清晰地編制目錄。為了保存分類排序環(huán)節(jié)的成果和便于干部檔案的保管與利用，必須認(rèn)真編寫干部檔案目錄，即按照類別和順序逐份逐項(xiàng)地填寫干部檔案目錄表，見上表。具體包括：填寫“材料順序號(hào)”，即排序時(shí)給每份材料的流水號(hào)，必須按照一定的規(guī)律編排，并為未來(lái)的干部檔案補(bǔ)充工作留余地；

　　填寫“材料名稱”，即材料的題目，如果原始材料沒有題目，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容擬定一個(gè)標(biāo)題，材料名稱不能過(guò)長(zhǎng)，如果過(guò)長(zhǎng)需要在不改變?cè)獾那闆r下簡(jiǎn)化。填寫“材料形成時(shí)間”，即材料落款時(shí)標(biāo)明的最后時(shí)間，復(fù)制的材料需要采用原材料的形成時(shí)間；

　　填寫“材料責(zé)任者”，即干部檔案的具體形成部門，可以根據(jù)材料的落款單位填寫；填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份（包括附件、復(fù)印件、草稿、處理單等）；填寫“材料頁(yè)數(shù)”，即每份完整的材料實(shí)際包含的頁(yè)數(shù)，頁(yè)數(shù)的計(jì)算采用圖書編頁(yè)法，每面為一頁(yè)。

　?、苎b訂入庫(kù)。裝訂入庫(kù)是干部檔案整理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是保管工作的開始。目前尚沒有關(guān)于干部檔案裝訂單位的法律規(guī)定，大多數(shù)單位采用傳統(tǒng)干部檔案管理工作中以卷為單位的裝訂方法，即每個(gè)干部的檔案材料為一卷。

　　未來(lái)確保裝訂工作的順利完成，裝訂前需要先檢查目錄與材料是否相符，一是材料是否齊全完整，二是順序是否正確；裝訂時(shí)應(yīng)該首先將全卷材料排列整齊，然后按照標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂方法打孔和包裝卷皮；裝訂后的干部檔案案卷應(yīng)該目錄在卷首，卷面整潔、平坦。

　　以卷為單位的裝訂方法在實(shí)際工作中有很多弊端，如需要補(bǔ)充相關(guān)材料時(shí)，必須拆卷重新編目、排列和裝訂，這不僅增加了干部檔案管理部門的工作量，還不利于其他檔案材料的保護(hù)。

　　為此有學(xué)者提出了“活頁(yè)裝訂法”，即不再用線將屬于某個(gè)干部的所有人事檔案裝訂在一起，而是散排在檔案盒中，以便隨時(shí)增添新的材料。這是一個(gè)值得考慮的方法，但是需要完善相關(guān)制度和保管措施。

　　目前，每一本干部檔案都實(shí)行統(tǒng)一規(guī)格編號(hào)編目，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)，統(tǒng)一規(guī)范檔案用盒，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

　　整理干部檔案過(guò)程中，還需要建立一定的副本制度。例如，有些單位規(guī)定，5級(jí)以上干部建立檔案副本。

　　整理干部檔案過(guò)程中，需要注意檔案的完整性。一旦發(fā)現(xiàn)缺失，需要發(fā)送《檔案缺失資料補(bǔ)充通知單》，逐人編制《檔案缺失材料登記表》，并采取多種方法查找下落、查實(shí)依據(jù)，盡力補(bǔ)齊缺失的檔案。

　　04、干部檔案的保管

　　干部檔案整理完畢，即進(jìn)入保管階段。簡(jiǎn)單地講，干部檔案保管的目的是保證人事檔案的完整性和真實(shí)性，從而為干部考核工作提供佐證。

　　干部檔案保管的主要任務(wù)是兩個(gè)方面：一是實(shí)體檔案的安全，盡量維持在一個(gè)合理的環(huán)境中，延長(zhǎng)檔案的壽命；二是必須保護(hù)干部檔案的信息安全，這是因?yàn)楦刹繖n案涉及很多國(guó)家黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和干部的私人信息，一旦公開或泄露有可能對(duì)干部本人的生活產(chǎn)生影響或造成重大傷害，情況嚴(yán)重的還可能影響集體利益乃至國(guó)家利益。

　　為了完成上述兩個(gè)任務(wù)，就要求干部檔案保管必須具備如下兩個(gè)基本的保管條件：

　　（1）基本的保管措施

　　整理實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公室、閱檔室“三室分開”。同時(shí)，庫(kù)房需要達(dá)到防高溫高濕、防塵、防光、防盜、防火災(zāi)等基本要求。這就要求，人事檔案庫(kù)建筑需要遵照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25）的基本要求。在此過(guò)程中，需要做到：

　　①干部檔案存放過(guò)程中的保護(hù)。與各種檔案一樣，干部檔案大多數(shù)時(shí)間是存放在庫(kù)房?jī)?nèi)的，因此存放過(guò)程中的保護(hù)與維護(hù)是干部檔案保管工作的主要內(nèi)容。存放過(guò)程中的保護(hù)包括保護(hù)干部檔案實(shí)體不受或少受損害和維護(hù)干部檔案的正確秩序兩個(gè)方面，具體包括以下內(nèi)容：

　　做好防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜八項(xiàng)措施，將室內(nèi)溫度控制在14℃～24℃、相對(duì)濕度保持45％～60％，照明設(shè)備和各種電器的選用應(yīng)注意消除火災(zāi)隱患，放置防霉、防蟲藥品并定期檢查，窗戶玻璃選用花紋或磨砂玻璃，定期通風(fēng)和清掃擦拭；

　　以便于查找利用為目的，合理編排檔案庫(kù)房、檔案裝具以及裝具內(nèi)檔案的順序，并充分考慮方便管理和充分利用庫(kù)房空間等因素，如不宜緊貼墻壁，與窗戶垂直等，檔案在裝具中最好采用豎放方式，以方便取放，并定期檢查盡量避免存放秩序上的錯(cuò)亂現(xiàn)象；建立進(jìn)出庫(kù)制度，定期檢查是否有潛在的隱患存在，并定期清點(diǎn)檔案數(shù)目和借閱登記簿，看是否有檔案借出未還或者為履行相關(guān)手續(xù)，予以及時(shí)糾正和處理。

　?、诟刹繖n案使用過(guò)程中的保護(hù)。干部檔案不是永遠(yuǎn)靜止地存放在裝具中的，而是處于一種動(dòng)態(tài)的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，人事部門或單位領(lǐng)導(dǎo)等都可能因工作需要而調(diào)閱干部檔案，因此干部檔案使用過(guò)程中的保護(hù)也是干部檔案保管的主要內(nèi)容之一。

　　由于干部檔案的查閱利用是一個(gè)動(dòng)態(tài)的復(fù)雜活動(dòng)，其維護(hù)工作就相應(yīng)比較麻煩，需要建立起一套檔案利用制度，如利用登記和交接制度，在干部檔案借出和歸還的時(shí)候登記和簽字，以確保責(zé)任到人；利用行為規(guī)范，對(duì)使用干部檔案的行為方式和注意事項(xiàng)等進(jìn)行限制和規(guī)定；現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督制度，安排專門的檔案工作人員對(duì)利用者進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出和糾正。

　?、鄹刹繖n案信息安全的保護(hù)。既要做好干部檔案的保密性，又要切實(shí)抓好網(wǎng)絡(luò)信息安全保密教育，增強(qiáng)干部檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全。

　?。?）嚴(yán)密的保管制度

　　干部檔案包含很多黨政機(jī)關(guān)的重要領(lǐng)導(dǎo)、干部的背景、工作經(jīng)歷、政治審查、重大處罰決定等個(gè)人隱私，如果不加限制地公開有可能對(duì)干部的個(gè)人生活、工作造成影響，問(wèn)題嚴(yán)重的還可能損害集體利益乃至國(guó)家利益，因此在日常的保管工作中必須特別注意保密工作。

　　《干部檔案工作條例》指出“根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對(duì)干部檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管?！睘樨瀼芈鋵?shí)《干部檔案工作條例》中規(guī)定的這種精神，干部檔案管理部門應(yīng)制定一套詳細(xì)的保密方案和措施，合理處理干部檔案利用與保密之間的矛盾。

　　可以采取的措施有：合理劃分干部檔案的密級(jí)及其使用條件；建立規(guī)范的干部檔案借出與復(fù)制制度；制作《干部檔案查閱申請(qǐng)表》；明確規(guī)定查閱者的權(quán)利與義務(wù)等。例如，不少單位制定了《人事檔案保管保密制度》。

　　該制定規(guī)定，凡保管干部檔案的單位，都應(yīng)以《干部檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)考核評(píng)分表》中所列內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，盡力配齊人員和設(shè)備，管理好本單位的干部檔案；檔案部門應(yīng)設(shè)閱檔室，實(shí)行監(jiān)督閱檔的工作方法，防止失密泄密；在檔案室和閱檔室，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆物品及易引鼠入室的食品等物。

　　檔案室周圍不允許存放易燃物，以確保絕對(duì)安全；干部檔案是重要機(jī)密，嚴(yán)禁任何人私自保存檔案材料；檔案室是機(jī)要重地，非管理人員及無(wú)關(guān)人員，一律不得進(jìn)入檔案室。檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦好交接手續(xù)；干部檔案管理人員不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)干部檔案的內(nèi)容，以防泄密。

　　工作中形成的各種草稿，廢紙等不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砗弯N毀；嚴(yán)禁用電話索取或提供有關(guān)干部檔案的內(nèi)容和涉及干部的政治歷史問(wèn)題或其他重要問(wèn)題的材料。嚴(yán)禁任何人攜帶干部檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂場(chǎng)所。這些規(guī)定，都是為了保證干部檔案安全而制定的保管措施。

　　05、干部檔案的利用

　　干部檔案的利用是指干部檔案管理部門根據(jù)查閱、借閱檔案的規(guī)定和利用單位工作的需要，提供干部檔案查閱、借閱，或出具相關(guān)證明材料等服務(wù)，是整個(gè)干部檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。利用工作包括很多內(nèi)容：

　?、倬幹茩z索工具。做好利用工作的前提是編制一套合理的檢索工具，即按照干部檔案的內(nèi)容和形式特征，對(duì)每份干部檔案進(jìn)行標(biāo)引和著錄，然后將形成的一個(gè)個(gè)條目系統(tǒng)編排成各種檢索工具，并通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。

　　②創(chuàng)造利用條件。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，檔案保管部門應(yīng)該為檔案利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，主動(dòng)開展利用咨詢等活動(dòng)。為此，干部檔案管理部門一方面要加強(qiáng)自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和提高現(xiàn)代化管理水平，提供閱覽、借出、計(jì)算機(jī)檢索、數(shù)字咨詢、網(wǎng)上查檔等服務(wù)；

　　另一方面要全面實(shí)現(xiàn)干部檔案的數(shù)字化，建立干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并嵌入個(gè)黨政機(jī)關(guān)的局域網(wǎng)系統(tǒng)中，通過(guò)權(quán)限設(shè)置面向本機(jī)關(guān)所有成員開放利用。除此之外，還應(yīng)該認(rèn)真分析干部檔案利用者的新需求，及時(shí)調(diào)整服務(wù)策略，創(chuàng)造更好的利用條件。

　?、壑鲃?dòng)提供服務(wù)。干部檔案的利用者大多是單位領(lǐng)導(dǎo)和人事管理部門，干部檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)這些利用者的職能和工作需要主動(dòng)提供檔案服務(wù)，如每年的干部考核時(shí)，干部檔案管理部門應(yīng)該提早做好材料準(zhǔn)備工作，以提高干部考核工作的質(zhì)量和效率。

　　再如，干部招聘或大的人事調(diào)動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門同樣需要干部檔案部門的協(xié)助和支持，提供人事統(tǒng)計(jì)信息或人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)，人事統(tǒng)計(jì)信息有助于人事管理部門決策，人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)的效率則直接影響著干部的任職時(shí)間。

　　從利用者的角度考慮，則必須履行相關(guān)的利用手續(xù)，尤其是簽字、登記手續(xù)，并按照干部檔案利用的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　利用環(huán)節(jié)是干部檔案收集、鑒定、整理、保管的目的，其他環(huán)節(jié)都是為利用環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件的，各個(gè)環(huán)節(jié)間相輔相成，融會(huì)貫通。干部檔案管理部門應(yīng)該樹立正確的管理理念，在統(tǒng)籌兼顧各個(gè)環(huán)節(jié)工作的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)干部檔案的提供利用，掌握工作的主動(dòng)權(quán)，得心應(yīng)手地處理干部檔案管理中的問(wèn)題，提高工作效率，真正為干部人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　06、干部檔案的查閱

　　干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。例如，有的是因?yàn)榭疾?、任免、聘任、調(diào)動(dòng)、組織處理、審干、入學(xué)、入黨、入團(tuán)、出國(guó)、參軍、職級(jí)待遇、治喪等需要查閱干部檔案的，有的是因?yàn)榕c他人案件有密切關(guān)系，而本人已經(jīng)死亡或病重不能口述提供情況的，以及其他特殊原因，必須從其檔案中取得旁證材料。

　　可查閱其檔案中的有關(guān)材料，有的是因?yàn)榫帉扅h史、軍史、革命斗爭(zhēng)史、地方志等各種史志或撰寫人物傳記時(shí)，該干部已經(jīng)死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷或自傳材料，有的是因?yàn)檎ú块T等單位因偵查、審理和公證必須通過(guò)干部檔案，取得旁證材料的，可查閱有關(guān)材料……凡此種種，都需要查閱干部檔案。

　　為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，從而對(duì)干部檔案的查閱進(jìn)行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：

　?、傩枰殚喐刹繖n案的單位，應(yīng)派黨員干部持單位介紹信和主要領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理審批手續(xù)后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫表后才能按照程序借閱檔案。

　　同時(shí)需要注意到，由于干部級(jí)別的差異。在查閱不同級(jí)別的干部檔案時(shí)，需要授權(quán)的單位和個(gè)人并不相同。以上海某高校為例，該高校比照干部制度規(guī)定：查閱局級(jí)以上干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由校黨委負(fù)責(zé)人簽署意見和組織部蓋章，送市委組織部辦理查閱手續(xù)；

　　查閱本校處級(jí)干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》須經(jīng)本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見，校黨委組織部負(fù)責(zé)人審核同意，并蓋章；查閱本校其他教職工檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見，并蓋上公章，經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意方可查閱。

　　向外省、市、區(qū)查閱干部檔案，必須事先與對(duì)方相應(yīng)一級(jí)的黨組織取得聯(lián)系，征得對(duì)方同意后，才能按規(guī)定手續(xù)開具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。

　　②查閱者應(yīng)在本室內(nèi)專人監(jiān)督查閱，允許查閱的內(nèi)容和范圍由本室人員確定。

　　③任何個(gè)人都不得查閱或本人或直系親屬的檔案。

　?、鼙臼冶９艿臋n案一律不外借，因工作需要要從檔案中取證時(shí)，需征得本室人員同意后方可復(fù)制。

　?、輫?yán)格遵守保密制度和查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

　?、抟獝圩o(hù)檔案，嚴(yán)禁抽取、撤換、涂改、圈劃?rùn)n案材料。閱檔時(shí)禁止吸煙，以免損壞檔案材料。

　　⑦一般情況下，查閱檔案在閱覽室進(jìn)行。由于特殊情況，需要借出檔案室閱檔時(shí)，則不僅需要借閱人在人事部門開具《查借閱人事檔案審批表》，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、檔案的具體內(nèi)容（干部檔案要填寫個(gè)人的姓名），經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理外借登記手續(xù)。

　　原則上，借閱的檔案需要當(dāng)天歸還，且不容許轉(zhuǎn)借。如果采用了人事檔案管理系統(tǒng)，則在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和注銷。同時(shí)，如果借出的檔案超過(guò)了一定的期限未歸還，則必須進(jìn)行催還。