科技檔案整理基本規(guī)范,遵循科技文件材料的歸檔時間，分按項目結束時間歸檔，按工作階段歸檔；按子項目結束時間歸檔；按年度歸檔和隨時歸檔等幾種情況進行歸類。

　　科學技術檔案案卷構成的一般要求是：一個工程或者是一個項目形成的所有科學技術檔案必須要保持它們的完整性，連續(xù)性和準確性，比如：一個項目從設計，施工，檢驗檢測，竣工，驗收全過程形成的圖紙，可行性報告，檢測數(shù)據(jù)，竣工驗收等全部資料整理立卷，科學保管，方便查閱利用。

　　科技檔案整理基本規(guī)范,遵循檔案案卷構成的一般要求

　　1范圍

　　本標準規(guī)定了科學技術檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。

　　本標準適用于一般科學技術檔案的案卷整理。專業(yè)性較強和非紙質(zhì)載體科學技術檔案的整理可參照本標準。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

　　GB/T 10609.3技術制圖復制圖的折疊方法

　　3術語與定義

　　下列術語與定義適用于本標準。

　　3.1科學技術文件材料（以下簡稱科技文件）

　　記錄和反映科學研究、生產(chǎn)運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。

　　3.2科學技術檔案（以下簡稱科技檔案）

　　國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件。

　　3.3案卷

　　由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

　　3.4卷內(nèi)文件目錄（以下簡稱卷內(nèi)目錄）

　　登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　3.5卷內(nèi)備考表

　　卷內(nèi)文件狀況的記錄單。

　　3.6檔號

　　以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　3.7案卷目錄

　　登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。

　　4案卷組織

　　4.1組卷原則

　　遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

　　4.2組卷要求

　　4.2.1案卷內(nèi)科技文件應齊全、完整，簽章手續(xù)完備。

　　4.2.2案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫印制材料應符合檔案保護要求。

　　4.3組卷方法

　　4.3.1針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。

　　4.3.2科研課題、產(chǎn)品、建設項目、設備儀器方面的科技文件，應按其項目、結構、階段或臺（套）等分別組卷。

　　4.3.3成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。

　　4.3.4通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應在卷內(nèi)備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。

　　4.3.5底圖以張或套為保管單位進行整理。

　　4.3.6產(chǎn)品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標注。

　　4.3.7產(chǎn)品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。

　　5案卷和案卷內(nèi)科技文件排列

　　5.1科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點進行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。

　　5.2案卷內(nèi)管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。一般應印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前、來文在后。

　　5.3科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產(chǎn)權申報、推廣應用等階段排列。

　　5.4產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設計（含初步設計、基礎設計、技術設計）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結構等排列。

　　5.5建設項目類案卷宜按項目前期、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。

　　5.6設備儀器類案卷應按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收（自制設備儀器的設計、制造、驗收）、設備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。

　　6案卷編目

　　6.1卷內(nèi)科技文件頁號編寫

　　6.1.1案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　　6.1.2已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。

　　6.1.3卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　6.2案卷封面編制

　　6.2.1案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式(封面式樣見圖A1。虛線內(nèi)為提示項，下同）

　　6.2.2案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。

　　6.2.3立卷單位，應填寫負責組卷部門或單位。

　　6.2.4起止日期，應填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時間---年、月、日（年度應填寫四位數(shù)字，下同）。

　　6.2.5保管期限，應填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限。

　　6.2.6密級，應填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。

　　6.2.7檔號，由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。

　　全宗號，需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定；

　　分類號，應根據(jù)本單位分類方案設定的類別號確定；

　　項目代號，由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定；

　　目錄號，填寫目錄編號；

　　案卷號，應填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

　　6.3案卷脊背編制

　　6.3.1案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見圖A2。

　　6.3.2案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同6.2。

　　6.3.3案卷脊背項目可根據(jù)需要選擇填寫。

　　6.4卷內(nèi)目錄編制

　　6.4.1卷內(nèi)目錄應排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣見圖A3。

　　6.4.2序號，應依次標注卷內(nèi)文件排列順序。

　　6.4.3文件編號，應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。

　　6.4.4責任者，應填寫文件形成者或第一責任者。

　　6.4.5文件題名，應填寫文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　　6.4.6日期，應填寫文件形成的時間---年、月、日。

　　6.4.7頁數(shù)，應填寫每件文件總頁數(shù)。

　　6.4.8備注，可根據(jù)實際填寫需注明的情況。

　　6.4.8檔號，填寫方法同6.2.7

　　6.5卷內(nèi)備考表編制

　　6.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖A4。

　　6.5.2卷內(nèi)備考表應標明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　　6.5.3立卷人，應由立卷責任者簽名。

　　6.5.4立卷日期，應填寫完成立卷的時間。

　　6.5.5檢查人，應由案卷質(zhì)量審核者簽名。

　　6.5.6檢查日期，應填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

　　6.5.7互見號，應填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。

　　6.5.8檔號，填寫方法同6.2.7。

　　6.5.9卷內(nèi)備考表，應排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。

　　6.6案卷目錄編制

　　6.6.1案卷目錄式樣見圖A5。

　　6.6.2序號，應填寫登錄案卷的流水順序號

　　6.6.3檔號、案卷題名、保管期限，填寫方法同6.2。

　　6.6.4總頁數(shù)，應填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。

　　6.6.5備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。

　　7案卷裝訂

　　7.1案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。

　　7.2以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，式樣見圖A7。檔號填寫方法同6.2.7，序號填寫方法同6.4.2。

　　7.3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應疊裝。圖紙折疊方法見GB/T 10609.3。破損的科技文件要應修復。

　　8案卷、表格規(guī)格及其制成材料

　　8.1卷盒式樣見圖A6。

　　8.2卷盒規(guī)格和制成材料

　　8.2.1卷盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm。脊背厚度可根據(jù)需要設定。

　　8.2.2卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。

　　8.3表格規(guī)格和制成材料

　　8.3.1案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格為：297mm×210mm。

　　8.3.2表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。

　　8.4表格字跡應清晰端正。

　　第一章總則

　　第一條為了建立、健全科學技術檔案工作，完整地保存和科學地管理科學技術檔案（以下簡稱科技檔案），充分發(fā)揮科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設中的作用，特制定本條例。

　　第二條科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設（以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建）等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。

　　第三條科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術管理、科研管理的重要組成部分，各工業(yè)、交通、基建、科研、農(nóng)林、軍事、地質(zhì)、測繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等單位（以下簡稱各單位），都應當把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術管理工作、科研管理工作之中，加強領導。

　　第四條各單位應當按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

　　第二章科技文件材料的形成和歸檔

　　第五條各單位應當建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項科研、生產(chǎn)、基建等活動，都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。

　　第六條各單位應當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍。

　　第七條各單位在對每一項科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗收。

　　第八條一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術項目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負責人、產(chǎn)品試制負責人、工程負責人等審查后，及時歸檔。

　　第九條凡是需要歸檔的科技文件材料，都應當做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。

　　第十條科技檔案部門有責任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作。

　　第三章科技檔案的管理

　　第十一條科技檔案部門對接收來的科技檔案，應當進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。

　　國務院所屬各工業(yè)、交通、科研、基建等專業(yè)主管機關（以下簡稱專業(yè)主管機關），應當擬定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案分類大綱。

　　第十二條各單位應當建立和健全圖紙更改、補充的制度。更改、補充圖紙，必須履行審批手續(xù)。

　　第十三條科技檔案部門應當及時地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項工作服務，并編制必要的檢索工具和參考資科。

　　借閱和復制科技檔案要有一定的批準手續(xù)。

　　第十四條各單位應當定期對科技檔案的密級進行審查，根據(jù)上級的規(guī)定，及時調(diào)整密級，擴大利用與交流的范圍。

　　第十五條科技檔案部門對科技檔案的利用效果，應當進行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計制度。

　　第十六條國務院所屬各專業(yè)主管機關，應當編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表?？萍紮n案的保管期限，分為永久、長期、定期三種。

　　第十七條各單位應當定期做好科技檔案保存價值的鑒定工作。鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負責人的領導下，由科技領導干部、熟悉有關專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進行。

　　第十八條要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)單位領導審定，報送上級主管機關備案。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第十九條保管科技檔案必須有專用庫房，庫房內(nèi)應當保持適當?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施?？萍紮n案部門應當定期檢查科技檔案的保管狀況。對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和復制。

　　第二十條科技檔案部門對重要的科技檔案應當復制副本，分別保存，以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。

　　第二十一條引進技術和設備的檔案，由引進單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。

　　第二十二條凡是幾個單位分工協(xié)作完成的科技項目或工程，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將復制本送交主辦單位保存。

　　第二十三條凡單位撤銷或變動，以及建筑物、構筑物、設備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關系時，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領導人批準后向接受單位辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條科技檔案部門增添設備和用品的費用，分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費、科研費或事業(yè)費中開支。

　　第二十五條新建的企業(yè)、事業(yè)單位，應當同時建設符合要求的科技檔案庫房。

　　第四章科技檔案工作管理體制

　　第二十六條國家檔案局和各級檔案管理機關應當加強對科技檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

　　第二十七條科技檔案工作必須按專業(yè)實行統(tǒng)一管理。國務院所屬的各專業(yè)主管機關和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關，應當建立相應的檔案機構，加強對所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領導。

　　第二十八條國務院所屬的各專業(yè)主管機關，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和保管本專業(yè)需要長期和永久保存的科技檔案。

　　大中城市應當建立城市基本建設檔案館，收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設檔案。

　　專業(yè)檔案館和城市基本建設檔案館是科學技術事業(yè)單位。

　　第二十九條大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設立直屬的科技檔案機構；小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設立單獨的科技檔案室，也可以設立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，或者配備專（兼）職人員管理。

　　各單位的科技檔案工作，由領導生產(chǎn)、科研的負責人或者總工程師分工領導。

　　第三十條專業(yè)檔案館或各單位的科技檔案機構，根據(jù)需要可以兼管科技資料工作。

　　第五章科技檔案干部

　　第三十一條國務院所屬的各專業(yè)主管機關和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關都應當積極建設一支堅持社會主義道路，具有科技檔案專業(yè)知識和懂得有關的科學技術，有一定工作能力的科技檔案干部隊伍。

　　第三十二條科技檔案干部要努力學習馬列主義、毛澤東思想，認真執(zhí)行國家的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務，不斷總結經(jīng)驗，提高管理工作水平，積極為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

　　第三十三條各單位要給科技檔案部門配備足夠數(shù)量和能勝任工作的干部，還應當配備一定數(shù)量的科技干部，以保證工作的需要。

　　第三十四條各單位要經(jīng)常對科技檔案干部進行保守國家機密的教育，檢查遵守保密制度的情況。

　　第六章附則

　　第三十五條國務院所屬的各專業(yè)主管機關和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關，可以根據(jù)本條例的精神，結合本系統(tǒng)、本地區(qū)科技檔案工作情況，制定實施細則。

　　第三十六條本條例自發(fā)布之日起施行。過去有關規(guī)定與本條例有抵觸的，以本條例為準。