深圳市城建檔案整理規(guī)范：城建檔案的竣工圖整理中，圖紙是比較難的一項，折疊圖紙的要求很高，不同大小的圖紙都要以Ａ４大小為準，而且折好后，不可有高低不平，新手剛開始折一定有難度。多練就能折好。先把竣工圖分類，以建筑竣工圖、結構竣工圖、給排水竣工圖、電氣竣工圖這的的順序分類分卷。

　　如：建筑竣工圖，每一卷按３公分盒子裝滿為標準，多出來另立一卷。結構竣工圖，每一卷按３公分盒子裝滿，多出來另立一卷，以此類推。

　　分卷完成后，每一卷的圖紙要核實目錄的順序，并調整正確順序，如有缺陷，馬上通知資料員補齊。

　　竣工圖的折疊要求，先把圖紙的所破損之處完整修補，修補的要求是，用圖紙同顏色的紙粘破損處。不可用白紙粘上，圖紙上有白紙都要清理好再藍圖紙修復，而且粘的整齊。再將邊框線以外多余的都切除。

　　邊框線以外如果有章蓋，不可切除，不小心切除的，馬上粘回去。每份圖紙必須以Ａ４大小折疊整齊，確保完整后開始打上頁碼。

　　折疊竣工圖有兩種，一種是在資料中的圖紙，左邊必須留有裝訂邊。第二種無需裝訂，直接以標準手法折成Ａ４大小。

　　一、深圳市城建檔案整理規(guī)范

　　城建檔案整理應遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯系，充分尊重和利用原有的整理基礎，便于保管和提供利用。城建檔案的整理就是對文件材料進行組卷、排列、編目、裝訂，使之有序化和系統化的過程。城建檔案整理工作是城建檔案歸檔工作的前提和基礎，是城建檔案館（室）的一項基礎業(yè)務工作之一，也是城建檔案人員的基本專業(yè)技能。

　?。ㄒ唬┏墙n案整理的工作內容

　　從城建檔案整理工作的步驟來看，它主要包括兩個方面的內容：城建檔案的系統整理和科學編目。

　　系統整理，是對城建檔案進行合理分類、有序排列，使之條理化和系統化，從而反映城建檔案的自然形成規(guī)律，保持城建檔案內在的有機聯系。其具體工作內容有：分類、組卷和排列。

　　科學編目，就是通過一定的形式，按照一定的要求，正確地固定系統整理的成果，準確地提示城建檔案的內容和成分。其具體工作內容有：卷內文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。

　　整理和編目是城建檔案整個整理工作相互聯系、不可缺少的兩個方面。

　?。ǘ┏墙n案整理工作的意義

　　城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，在城建檔案整個管理工作中具有十分重要的意義。

　　數量龐大的城建檔案材料，如不進行科學規(guī)范的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯系組合起來，就不能充分體現城建檔案的特點，就會影響以至失去城建檔案的利用價值。只有把城建檔案組成合理化的體系，才能客觀地反映各種城建活動的本來面貌，便于系統地查考研究。

　　所以，做好整理工作是城建檔案利用、開放，發(fā)揮城建檔案作用的一項重要而必須的前提條件。同時，優(yōu)化城建檔案整理工作，可以促進城建檔案工作各個環(huán)節(jié)的良性運行和協調發(fā)展。

　　通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量，促進其改善和提高。城建檔案經過整理，為全面鑒定檔案的價值和建立計算機檢索系統奠定科學基礎，還能為檔案的保護、統計、檢查工作提供基本的單位和完整的體系，便于維護城建檔案的完整和安全。所以，城建檔案整理工作是開發(fā)城建檔案信息資源的重要基礎，整理工作科學化、標準化水平的提高，對于城建檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　二、城建檔案整理工作的原則

　　整理工作的原則，就是應當遵循城建檔案的自然形成規(guī)律，充分尊重和利用原有的整理結果，最大限度地保持城建檔案文件之間的有機聯系，便于城建檔案保管和利用。

　?。ㄒ唬┏墙n案整理工作應當遵循城建檔案的自然形成規(guī)律

　　城建檔案是城市規(guī)劃、建設和管理活動的伴生物，產生于城市規(guī)劃、建設和管理活動的全過程，它伴隨著城市規(guī)劃、建設和管理活動的各個階段、各個程序的運行而自然地、逐步地形成的。

　　這就是城建檔案的自然形成規(guī)律，這種規(guī)律表現為城建檔案形成的過程性、階段性、程序性的特點。城建檔案的整理，必須遵循這個規(guī)律，這樣才能保持城建檔案內部固有的“過程性、階段性、程序性”，才能真實反映城市建設的原貌，才是科學的整理。

　　（二）城建檔案整理工作應當充分尊重和利用原有的整理基礎

　　城建檔案整理工作要充分尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用原有的整理基礎，這樣有利于提高整理工作的質量和效率，以適應提供利用的需要。

　　所謂“利用原基礎”整理檔案的含義和要求包括兩個方面：

　?。ǎ保┏浞值刂匾暫屠孟惹暗恼砘A，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整，應力求保持其原有的整理體系。

　　（２）在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　?。ㄈ┏墙n案整理工作應當最大限度地保持城建文件之間的有機聯系

　　所謂城建文件之間的有機聯系，就是城建文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。這種關系主要表現在城建文件的來源、時間、內容和形式幾個方面。

　　城建文件的來源關系，是指城建文件的產生和形成單位的關系。如建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理審批部門等。形成城建文件的這些單位，使城建文件構成了來源方面不可分割的內在聯系，整理時必須保持這種來源方面的固有聯系。

　　城建文件的時間關系，是指城建文件產生的一個階段或一個年度的關系。整理這種文件時，應該在保持來源聯系的同時，注意保持城建文件之間的這種時間聯系。

　　城建文件的內容關系，是指城建文件形成單位的同一活動或同一個項目的文件之間在內容上具有密切的聯系。這種聯系，是城建檔案整理工作中要考慮的最重要的一個方面。

　　城建文件的形式關系，是指城建文件的載體和記錄方式方面的聯系。由于城建文件載體、記錄方式不同，整理工作的要求也有所不同，因此在整理工作中也要充分考慮城建文件的形式關系。

　　對于保持城建文件之間的聯系，我們應該辯證地看待和處理。不能只要一看到城建文件之間的某種聯系，即隨意整理，應該從整理工作的全過程看，從檔案的來源、內容、時間和形式等各方面，全面地保持聯系。同時，城建文件之間的內在聯系是相對的，應該根據不同檔案的特點及其不同的形成情況，而采取保持城建文件聯系的不同方法。

　　總之，就是既要把握保持城建文件聯系的客觀限度，又要發(fā)揮主觀能動性，從特定的整理對象出發(fā)，對整理方法進行優(yōu)選，使城建文件之間的內在聯系保持最合理的狀態(tài)。

　?。ㄋ模┏墙n案整理工作應當便于城建檔案保管和利用

　　保持城建文件之間的內在聯系，不是整理城建檔案的主要目的，所以不能“為聯系而聯系”。便于城建檔案保管和利用，才是城建檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。

　　總的來說，整理檔案時，恰當地保持城建文件之間的有機聯系，應當是便于保管和利用的，所以它們基本上是一致的。但是，保持城建文件的聯系和便于保管利用，有時也不盡一致。

　　如同一項目的會議記錄、照片和錄音磁帶，就其內容而言，無疑是有相互重要的內在聯系。但是把這些形式不同的材料全部混同進來進行整理，則顯然不便于保管和利用。在整理檔案時，特別是在保持城建文件之間的聯系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

　　因此，對于不同種類的城建檔案，或記錄方式、載體材料、機密程度、保管價值等顯然不同的文件，應當根據情況分別整理，恰當地組合，而在相應的范圍內要求保持文件最優(yōu)化的聯系。