檔案整理方式首先是收集檔案資料,再將檔案整理分類,然后再將分類的檔案進行編號,分類存檔,作好檔案目錄表,這樣一個檔案框架就基本建成了。

　　檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。

　　檔案整理程序

　　一、整理含義

　　檔案的整理，就是對辦理完畢的、具有保存價值的文件材料進行系統(tǒng)化、條理化的過程。

　　二、整理原則

　　遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。

　　一個單位形成的檔案，具有內(nèi)在聯(lián)系，是一個有機聯(lián)系整體。同一單位的檔案不允許拆散，不同單位檔案不容許混淆。

　　三、整理程序

　　（一）分類

　　1.原則

　　應(yīng)遵循必要的邏輯規(guī)則正確設(shè)置類目，做到類目間的界限清楚，又不交叉重疊；

　　2.含義

　　將歸檔文件按某些特征分別歸類；

　　3.要求

　　歸檔文件的分類按照年度、機構(gòu)（問題）保管期限進行分類并保持分類體系的穩(wěn)定；

　　4.方法

　　（1）年度——機構(gòu)——保管期限分類法

　　采用此分類法，有一個機構(gòu)就分一個類，機構(gòu)的名稱就是類名。

　?。?）年度——問題——保管期限分類法

　　凡單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或單位職能機構(gòu)交叉不便于按機構(gòu)分類的適合此種方法

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　　1.含義

　　根據(jù)一定的方法確定文件內(nèi)及文件之間的前后順序及存放位置

　　（1）同一份文件內(nèi)其組成部分的排列

　?。?）每一份之間的文件排列按照是由結(jié)合時間、重要程度排列

　　2.要求

　　歸檔單位以件為單位，在分類方案的最低一級類目內(nèi)按照事由結(jié)合時間重要程度排列

　　按照重要程度是指：將主要職能或重要活動形成文件排在前面將其它工作形成排在后面

　　3.方法

　　同一年度、同一機構(gòu)（問題）、同一保管期限的文件之間按文件形成時間和先后順序排列。（方法比較簡單，適用于隨用隨歸的企業(yè)）

　　一般同一事由的文件辦理完后就可以相關(guān)文件整理完畢歸檔保存。采用年終集中整理的單位或部門，也可以按事由辦結(jié)時間排列不同事由的文件。

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　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。

　　檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　檔號按照以下要求編制：

　　a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T13-1994編制。

　　b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標注公元紀年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

　　d）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）代碼。

　　e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

　?。ㄋ模w檔章

　　文書材料排列完畢后應(yīng)逐件編號，在每件文書材料首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

　　歸檔章的式樣

　　歸檔章是一個長50mm，寬30mm由六個提示項目，六個編制項目組成的長方形實體。

　　歸檔章填寫方法

　　1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　2.年度：文書材料的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標注公元紀年。

　　3.保管期限：整理時確定的文書材料保管期限，即“永久”、“長期”或“短期”。

　　4.件號：包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文書材料整理和檔案移交進館時編制。室編件號即同一年度、同一保管期限中文書材料的順序號，館編件號按進館要求標注。

　　5.機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。此項目為選擇項，不選用時無須填寫。

　　歸檔章式樣及示例(規(guī)范性附錄)

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　　歸檔文書材料應(yīng)依據(jù)室編件號順序編制歸檔文件目錄，逐件填寫。

　　歸檔文件目錄式樣如圖所示：

　　編寫方法：

　　a）序號：填寫歸檔文件順序號。

　　b）檔號：檔號按照（四、檔號）編制。

　　c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。

　　d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。

　　e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。

　　f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

　　g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

　　h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　i）備注：注釋文件需說明的情況。

　　（六）裝訂

　　1.含義

　　裝訂是從實體上確定“件”的形態(tài)，同時，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后的保管和利用

　　2.方法

　?。?）歸檔文件按“件”用線裝訂，也可以采用其他方法裝訂，但要符合檔案保護要求。

　　對字跡模糊的或容易褪變的文件進行復(fù)制

　　裝訂材料不易腐蝕

　　裝訂材料不應(yīng)過多增加歸檔文件自身體積蓋歸檔章

　　（七）裝盒

　　將歸檔材料按件號順序依次裝入檔案盒，依據(jù)檔案盒的大小，酌情每幾件裝入一個檔案盒，同一保管期限的檔案才能裝入一個檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一檔案盒。包括盒內(nèi)目錄（同檔案目錄）、備考表等。并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

　　同一保管期限的文書材料按室編件號順序裝入檔案盒，每盒裝滿后再換下一盒，并填寫檔案盒封面、背脊和備考表項目。

　　備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

　　a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　b）整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

　　d）檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

　　e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

　　（八）排架

　　歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

　　立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

　　歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應(yīng)對歸檔文件進行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機構(gòu)（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類。機構(gòu)分類法和問題分類法應(yīng)擇一適用，不能同時采用。

　　采用機構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準確、詳細、便于檢索。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目，設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應(yīng)打印裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）。

　　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)：字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制；

　　2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁

　　1、以件為單位編制頁碼；

　　2、頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

　　歸檔電子文件整理要求

　　1、紙質(zhì)檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式，掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi，建議以PDF格式存儲；

　　2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式，文件命名為檔號。

　　3、掃描完成后，把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，完成電子檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份工作。

　　檔案工作對于現(xiàn)代社會的發(fā)展將會帶來的積極的作用，促使人們可以明確未來發(fā)展的具體方向。因此，企事業(yè)單位必須要加大對檔案管理工作的重視程度，采取有效的方式解決檔案管理工作中存在的問題，掌握檔案管理歸檔整理分類的技巧，提高檔案管理工作的成效。