為進一步加強政府檔案工作規(guī)范化管理，切實促進機關(guān)文件材料歸檔工作常態(tài)化，全面加強政府檔案整理。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立檔案管理室，配齊設(shè)施設(shè)備，研究制定《政府辦公室檔案管理辦法》，明確專人負責(zé)檔案的收集、整理、存放、移交等工作，辦公室檔案管理邁入制度化、規(guī)范化軌道。

　　檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。政府機關(guān)將檔案收集、整理、歸檔工作作為一項重要工作來抓，由黨委副書記曲賓統(tǒng)籌安排，明確檔案管理人員職責(zé)，按照縣檔案整理要求，確保檔案整理工作有效、按時保質(zhì)保量完成。

　　檔案歸檔專人負責(zé)制。為確保檔案的規(guī)范完整，明確兩名責(zé)任心強、業(yè)務(wù)知識精的工作人員做好檔案管理工作，具體負責(zé)檔案資料的收集、整理工作。按照檔案歸檔要求，對上年各類檔案進行科學(xué)規(guī)范整理，做好檔案資料整理、立卷、歸檔、裝訂等工作環(huán)節(jié)。

　　紙質(zhì)檔案管理信息制。讓“紙質(zhì)檔案”變成“電子信息”,是扎實做好檔案工作的動力。應(yīng)永久存檔的黨委、政府文件都有電子檔保存,有查閱目錄,可供隨時調(diào)閱并做好登記。

　　精準檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計制。在做好檔案的統(tǒng)計、利用工作同時,對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統(tǒng)計,積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用,保證為各項工作開展提供真實有效數(shù)據(jù)。

　　政府檔案整理工作的主要內(nèi)容

　　政府檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實體秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎(chǔ)。整理是檔案實體管理的核心，對整個檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)意義。其基本內(nèi)容包括全宗的劃分和排列、全宗內(nèi)分類、文書立卷、案卷排列與編號、編制案卷目錄等諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

　　一、檔案工作基本任務(wù)

　　1.基本任務(wù)

　　機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)有八項，概括來說就是遵章建制、科學(xué)規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)、檔案管理、信息化建設(shè)、檔案移交、培訓(xùn)宣教和獎懲建議。

　　(1)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度。將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案。

　　一般來說，機關(guān)檔案工作規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)包括文件材料收集和歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案保密和安全制度、機關(guān)檔案利用制度以及檔案工作人員崗位責(zé)任制度等。

　　(2)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃。機關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和本地區(qū)檔案工作規(guī)劃或計劃，結(jié)合本單位或本系統(tǒng)工作實際，制定本單位或本系統(tǒng)檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃，并予以組織實施。

　　(3)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　機關(guān)檔案部門對本機關(guān)文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，就是要確保機關(guān)所有門類檔案的齊全和完整，確保檔案質(zhì)量。具體包括對文件的書寫和制成材料、文件的格式等提出質(zhì)量要求，對文件的形成與傳遞過程進行監(jiān)督，協(xié)助并指導(dǎo)文書或業(yè)務(wù)部門進行整理，對檔案質(zhì)量進行審核把關(guān)等。

　　(4)負責(zé)管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作。

　　按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，機關(guān)檔案的管理工作包括形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交等，機關(guān)要按照管理工作內(nèi)容和要求做好機關(guān)的全部檔案的管理和利用工作。

　　另外，對于機關(guān)政府信息公開來說，機關(guān)檔案部門雖然不是政府信息公開工作機構(gòu)，但可以借助檔案管理便利對政府信息公開工作予以協(xié)助。

　　(5)負責(zé)機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理。

　　(6)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。

　　(7)負責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動。機關(guān)應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過觀摩、交流和學(xué)習(xí)，不斷增強檔案意識，更新檔案工作知識，提升檔案業(yè)務(wù)工作技能。

　　(8)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。

　　2.新要求

　　《機關(guān)檔案管理規(guī)定》在《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定基礎(chǔ)上，對機關(guān)檔案工作基本任務(wù)進行了豐富、優(yōu)化。主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

　　(1)增加基本制度備案要求。提出機關(guān)要將“規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案”，將檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查職責(zé)前置，保證機關(guān)檔案基本制度符合法律法規(guī)和方針政策規(guī)定。

　　檔案管理的基本制度指的是各機關(guān)制定的、規(guī)定本單位或本系統(tǒng)檔案工作體制機制、機構(gòu)人員、職責(zé)分工，以及基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理、信息化建設(shè)等基本內(nèi)容的綜合性規(guī)范。

　　(2)優(yōu)化監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)?！稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》將機關(guān)檔案部門監(jiān)督和指導(dǎo)范圍由文件材料的歸檔工作拓展到“形成、積累和歸檔工作”，同時將監(jiān)督和指導(dǎo)對象明確為“機關(guān)各種文件材料”。強化前端控制，從源頭上提高檔案資源質(zhì)量，提升檔案管理水平。需要指出的是，專業(yè)主管機關(guān)對本系統(tǒng)和直屬單位的監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)是對“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”體制的補充，并且不具備普遍適用意義，因此相關(guān)內(nèi)容在管理體制中進行了規(guī)定，并未作為基本任務(wù)。

　　(3)創(chuàng)設(shè)年度報告制度?！稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》明確要求機關(guān)應(yīng)“接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報告制度"，以保證檔案行政管理部門更好地履行對機關(guān)的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查職責(zé)，解決監(jiān)督指導(dǎo)周期長、覆蓋面不足等問題。

　　年度報告制度是指機關(guān)按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，每年度向同級檔案行政管理部門和具備本系統(tǒng)監(jiān)督、指導(dǎo)權(quán)限的上級主管機關(guān)報送執(zhí)行檔案法律法規(guī)以及《機關(guān)檔案管理規(guī)定》情況的一項制度。

　　報告情況應(yīng)當(dāng)包括且不限于：檔案工作基本情況、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況、檔案管理基本情況、檔案信息化建設(shè)情況等。

　　(4)新增其他基本任務(wù)。《機關(guān)檔案管理規(guī)定》還增加了協(xié)助做好政府信息公開工作、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化工作、組織開展檔案交流培訓(xùn)和宣傳教育、對部門或個人提出獎懲建議等基本任務(wù)。

　　二、任務(wù)執(zhí)行

　　1.基本原則

　　按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》精神，機關(guān)檔案工作基本任務(wù)應(yīng)當(dāng)主要由機關(guān)自主完成，政府購買服務(wù)方式只能輔助完成基本任務(wù)中特定的輔助性工作。

　　《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，“機關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴格限定社會化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)學(xué)化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作?！?/p>

　　在機關(guān)檔案工作中對社會化服務(wù)做出如此規(guī)定，主要考慮有二：一是盡可能防范檔案社會化服務(wù)可能帶來的檔案管理安全風(fēng)險；二是避免過度社會化服務(wù)給檔案機構(gòu)、人員、庫房的設(shè)置和配備等帶來不利影響，進而影響檔案工作的長遠發(fā)展。

　　否則，由業(yè)務(wù)或文書部門進行整理的工作機制就無法維持，也會對檔案質(zhì)量等帶來一系列不良的連鎖反應(yīng)。

　　2.社會化服務(wù)

　　《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求按照嚴格范圍、嚴格監(jiān)管、嚴格標準的“三個嚴格”理念開展機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)。