檔案收集整理：收集是基礎(chǔ)，整理是剔除無價值的資料，修復(fù)破損材料，分門別類，歸檔就是按照分類歸入相應(yīng)的檔案類別中，為切實做好檔案收集整理、歸檔工作，充分發(fā)揮檔案資源的重要作用，辦公室從“四個注重”即檔案收集、整理、保管方面入手，認真做好文書檔案歸檔整理工作。

　　一是注重檔案收集工作

　　檔案材料的收集是檔案室獲取和積累檔案的一種手段，是保證檔案文件齊全和完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對本院形成的和收到的“紅頭”文件，對照收發(fā)文簿逐一進行收集，嚴格收文、行文程序，細致做好公文材料底稿、附件和與文件有關(guān)的批示等附屬材料登記和收集整理，做到登記辦理、傳閱、歸檔和保密工作環(huán)環(huán)緊扣、有條有理，確保文書材料完整、規(guī)范、有序。

　　二是注重規(guī)范整理工作

　　為確保檔案整理質(zhì)量，各類文書檔案整理完成后，由主要負責(zé)檔案人員按照歸集整理要求，對整理的各類文件、會議記錄、工作手冊、總結(jié)、計劃、報表等工作中形成的應(yīng)歸檔的相關(guān)資料進行自查驗收，對不符合要求的有關(guān)檔案資料一律重新整理，直至合格為止，確保檔案整理的質(zhì)量。截止目前今年共歸檔文書檔案458件，其中永久92件，30年65件，10年172件，資料129份。

　　三是注重檔案保管工作

　　嚴格按照《檔案法》及文書檔案歸檔范圍等規(guī)定，按類、件、份歸檔，專柜存放，專人負責(zé)，確保歸檔資料的完整、準確、齊全，并按照保管期限編印了《文書及歸檔文件目錄》，便于檢索，易于利用，極大提高了檔案資料的查詢和利用效率。

　　四是注重檔案信息化工作

　　對紙質(zhì)文書檔案進行電子化處理，實現(xiàn)文書檔案管理信息化，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發(fā)。

　　整理檔案的具體步驟如下：

　　1、收集。將所有文件收集起來。

　　2、篩選。將收集的文件按照章程進行一定的篩選。

　　3、劃分文件的類別和級別。

　　4、確定文件的保管期限。

　　5、修繕文件的內(nèi)容，根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。

　　6、給文件編號。

　　7、將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

　　檔案收集整理制度

　　一、檔案收集整理歸檔范圍

　　反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件，均屬收集歸檔范圍。任何個人不得將履行職責(zé)過程中形成的文件據(jù)為己有。

　　二、歸檔質(zhì)量要求

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值和年度，便于保管和利用。文書、科技、會計、音像、電子、實物、照片以及專業(yè)等門類的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標準。

　　三、檔案收集整理歸檔時間

　　各種門類和載體的文件采用隨時收集和集中收集等有效方法，確保文件材料收集齊全、完整，有序排列、分類存放，便于日常查找利用。

　　黨務(wù)、行政管理文件于次年6月底以前整理歸檔。

　　科技文件在科技活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔。

　　會計檔案由會計機構(gòu)整理立卷，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構(gòu)集中保管。因工作需要推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意，最長不得超過2年。

　　音像文件在相關(guān)活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔。

　　電子文件實時進行邏輯歸檔，并對應(yīng)于紙質(zhì)文件的歸檔時間進行物理歸檔。

　　重大活動形成的文件在該項活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔。

　　專業(yè)文件按行業(yè)主管部門的檔案收集整理制度規(guī)定時間整理歸檔，如無規(guī)定，則自行確定歸檔時間，且確定的歸檔時間不得超過2年。

　　檔案工作制度

　　一、檔案工作是機關(guān)行政管理工作的重要組成部分，依法建立健全檔案管理制度和檔案工作管理機制，指定檔案工作負責(zé)部門，明確檔案工作負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)，配備與工作量相匹配的專（兼）職檔案工作人員。

　　二、檔案工作負責(zé)人應(yīng)及時將上級檔案部門的有關(guān)要求向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便分管領(lǐng)導(dǎo)及時了解檔案工作動向，協(xié)調(diào)解決檔案工作中人、財、物等問題，部署安排檔案工作。

　　三、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本單位各類檔案應(yīng)集中存放在機關(guān)檔案室，實行統(tǒng)一管理。

　　四、檔案工作人員在做好檔案工作的同時，要對各科室的兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案移交時審核把關(guān)。

　　五、檔案工作人員要編制各種檢索工具、參考工具，積極為單位的檔案利用工作提供便利，及時做好檔案利用情況登記和統(tǒng)計工作。

　　六、機關(guān)檔案管理部門認真做好下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的檢查指導(dǎo)工作。組織專（兼）職檔案工作人員參加由檔案主管部門開展的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　一、認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　二、認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。

　　三、認真做好檔案的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作，確保檔案的安全。

　　四、按規(guī)定開展檔案查閱工作，不得私自將檔案外借。

　　五、努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平，努力實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　文件材料歸檔制度

　　一、各科室在工作中形成的具有保存價值的應(yīng)當歸檔的文件材料和專業(yè)檔案資料，由兼職檔案員按照規(guī)定定期向機關(guān)檔案管理部門或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理，任何個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。

　　二、各科室兼職檔案員于次年3月底前將工作中形成的各種應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全完整后移交檔案管理部門，由檔案工作人員整理歸檔。

　　三、專業(yè)檔案資料嚴格實行部門立卷制，各科室兼職檔案員本著“誰形成、誰整理、誰移交”的原則，對本科室的專業(yè)檔案和專業(yè)性管理材料按專業(yè)（行業(yè)）要求規(guī)范整理歸檔，于次年6月底前移交機關(guān)檔案室集中管理（因工作需要，部分專業(yè)檔案資料可再延遲一年移交）。

　　四、各科室兼職檔案員移交檔案前須經(jīng)單位檔案工作人員驗收，移交時履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。

　　檔案庫房管理制度

　　一、檔案庫房應(yīng)與查閱、辦公用房分開。

　　二、檔案庫房由檔案工作人員負責(zé)管理，并負責(zé)每天檢查門窗電源的開關(guān)情況。

　　三、檔案庫房內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號，檔案、資料要按分類順序排列整齊。

　　四、檔案庫房必須具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　五、檔案庫房內(nèi)不得堆放其他物品，以保證庫房整潔。

　　六、檔案工作人員要做好檔案庫房的日常安全檢查，排查整改安全隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案負責(zé)人匯報。

　　七、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員要嚴格遵守保密規(guī)定，堅持原則，認真執(zhí)行各項保密制度。

　　二、檔案庫房和檔案柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理檔案交接手續(xù)。

　　三、檔案管理人員不得擅自將文件、檔案資料帶離崗位，確有工作需要，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批、登記備案。

　　四、不得擅自翻印、復(fù)印涉密文件或資料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通電話或網(wǎng)絡(luò)中涉及檔案秘密；不得向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。

　　檔案資料查閱借閱制度

　　一、查閱各種檔案必須在查閱室進行，未經(jīng)同意，不準私自帶走。

　　二、凡查閱本單位重要的檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

　　三、檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準，履行借閱手續(xù)，填寫借閱登記，借出時間一般不得超過三天。借閱期間，要確保檔案的安全。

　　四、查閱人員因工作需要，凡摘抄單位檔案材料，應(yīng)寫明時間、資料號、目錄，并認真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需要復(fù)制，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意。

　　五、查閱檔案，必須注意保守秘密，不得任意泄露和向外公布檔案內(nèi)容。如確因工作需要對外公布的，參照本單位信息公開管理辦法，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批、登記備案。

　　六、查閱檔案，必須注意愛護檔案，不得在文件材料上圈點、批注、勾畫、添加、篡改、污損，更不得損毀原件。

　　七、查（借）閱完畢交檔案工作人員驗收，查（借）閱人應(yīng)填寫利用效果記錄表，以反映查（借）閱檔案資料所取得的社會和經(jīng)濟效益。

　　檔案銷毀制度

　　一、檔案銷毀前應(yīng)當建立由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作負責(zé)人、相關(guān)科室負責(zé)人及檔案工作人員（含科室兼職檔案員）組成的鑒定小組，嚴格進行檔案鑒定，形成鑒定報告，按規(guī)定報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準、上級業(yè)務(wù)部門同意，經(jīng)檔案主管部門審核后方可予以銷毀。（以上材料存入全宗卷永久保存，并在各種統(tǒng)計臺賬上注明）

　　二、凡需銷毀的檔案必須編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容。

　　三、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并須簽名蓋章以示負責(zé)，銷毀清冊應(yīng)永久保存。

　　四、被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行，打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。

　　五、涉密檔案的銷毀應(yīng)當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

　　檔案統(tǒng)計與匯報制度

　　一、應(yīng)指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作，負責(zé)單位檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作，負責(zé)檔案部門需要的各種報表填報和上報上級檔案部門工作。

　　二、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)，應(yīng)客觀、準確地做好各項原始材料的登記，主要包括以下內(nèi)容：檔案目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

　　三、建立健全統(tǒng)計臺賬，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和各種情況數(shù)據(jù)，按上級部門要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。

　　四、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報出，所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。

　　五、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行，保證檔案與賬目相符，每年年底對本年度各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計，形成完整的統(tǒng)計資料。

　　六、統(tǒng)計人員要依據(jù)統(tǒng)計數(shù)字及報表中的各項統(tǒng)計指標，找出存在問題，將提出改進措施的業(yè)務(wù)分析材料向檔案工作負責(zé)人匯報。