如何做好企業(yè)的文書檔案管理工作

　?。ㄒ唬┙F(xiàn)代化的文書檔案管理制度

　　強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。

　　現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關(guān)企事業(yè)單位應當摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實際情況，建立起符合自身實際情況的文檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。

　　現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。

　　此外，還應當注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

　　同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

　?。ǘ孟冗M手段實現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理

　　當前辦公自動化系統(tǒng)得以普及，在具體辦公過程中，通過OA流轉(zhuǎn)即能夠完成收文和發(fā)文，這就要求檔案管理人員要加快文書檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代化化手段來提高文書檔案的管理水平。

　　因此在文書檔案管理工作中，需要充分的運用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計算機技術(shù)來對文書檔案進行整理、儲存和查閱。

　　同時還要通過創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，實現(xiàn)來完成公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過辦公自動化系統(tǒng)即能夠直接進入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作。

　　而且有效的保證了紙質(zhì)檔案與電子文檔之間信息的一致性。

　　另外，各機關(guān)單位還要通過運用相應的軟件來加快推動檔案管理信息系統(tǒng)的建設，在保證文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面提升文書檔案的應用價值，加快促進文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

　?。ㄈ┨岣呶臅鴻n案檢索效率

　　在文書檔案檢索方面，首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現(xiàn)標準化與科學化的前提。

　　其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關(guān)標準來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。

　　因為實施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

　?。ㄋ模┎粩嗤晟坪徒∪臅鴻n案管理體系

　　為了能夠更好的提高文書檔案管理水平，需要在日常工作中注重構(gòu)建完善的文書檔案管理體系，進一步完善文書檔案管理要求。

　　在實際工作中，各單位需要針對自身的實際情況，并按照文書檔案管理的要求來建立健全文書檔案管理體系。同時還要注重文書檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作要做好協(xié)調(diào)工作，加強工作中的交流和配合，確保實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬏敽蛯崿F(xiàn)對文書信息的完整記載。

　　文書檔案管理工作是一項長期性及繁瑣的工作，需要在實際工作中配備專業(yè)的檔案管理人員，并在實際工作嚴格按照具體的要求來做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，并對每一個檔案人員的相應職責進行明確，全面提升文書檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量。

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

　　由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。

　　文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

　　檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

　　文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

　　(1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時間或來源、內(nèi)容、形式等進行分類。

　　(2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。

　　(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問題進行排列。

　　(4)編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限來編制。

　　文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

　　由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

　　也有人把文書檔案作為與科學技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　企業(yè)文書檔案整理

　　一、優(yōu)化文書檔案管理制度

　　傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。

　　文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。

　　所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。

　　在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容與注意事項，沒有對所有的工作項目進行人員數(shù)量的分配，導致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。

　　在對文書管理人員進行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員，使每一項工作都能高效地進行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

　　二、培養(yǎng)管理人員的學習能力

　　在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學習能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學習能力也要進行合理的培養(yǎng)。

　　過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M行分類的文書檔案進行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進行不斷的學習，只有學習才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。

　　因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學習，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進行。

　　對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學習也應十分重視，所有的工作者都需要學習現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應用。

　　三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進行文案管理工作

　　所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡的應用，網(wǎng)絡是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。

　　將網(wǎng)絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。

　　分類方法：

　　1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

　　2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

　　3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

　　4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

　　5）年度——組織機構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

　　保管

　　我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷毀

　　1）制定保管期限表；

　　2）制定銷毀檔案的審批制度；

　　3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

　　編制

　　按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

　　文書檔案整理保管期限劃分依據(jù)

　　機關(guān)單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定是根據(jù)2006年12月18日國家檔案局令第8號發(fā)布的執(zhí)行。

　　企業(yè)公司文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定是根據(jù)2012年國家檔案局第10號令修改后的執(zhí)行。

　　可以到中華人民共和國國家檔案局查看相關(guān)具體規(guī)定！

　　兩者大同小異吧，省級、市級地方檔案部門會根據(jù)國家規(guī)定再進行細化，所以最后的劃分依據(jù)應該是當?shù)氐臋n案管理部門決定的。