員工人事檔案整理公司

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　?。?）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：

　　首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；

　　其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；

　　再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；

　　最后，將新材料放入檔案。

　?。?）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　（3）轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　?。?）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

　?。?）統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的'內容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關文件。

　　企業(yè)人事檔案如何管理

　　人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

　　第一條管理部門

　　1、公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

　　2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點收

　　文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

　　2、文件如經抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的'簽認。

　　3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

　　4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

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　　第三條文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　一、公司檔案管理

　　1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

　　2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

　　3、公司人員查閱、借出資料由部門經理簽字確認，但查閱、借出合同類檔案由本部門經理簽字，中心經理審批確認。

　　4、使用公章，由本部門經理簽字，中心經理審批確認;借出公章，由本部門經理簽字，中心經理審批確認，本部門經理攜章隨同。

　　5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

　　二、人事檔案管理

　　1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出"調函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內將檔案轉入公司。

　　2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調入單位的調函后，綜合人事部辦理調出手續(xù)。

　　三、員工檔案管理

　　1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理，交由綜合人事部經理，建立員工檔案。

　　2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉正申請表》等有關個人的資料一并放入公司員工檔案。

　　3、所有的培訓評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

　　4、離職員工檔案，公司保留一年。

　　人力資源部王經理應上海某小額貸款公司的聘請入職，組建人力資源部。入職后，王經理和總經理，公司高管，各部門經理溝通了解目前的人力資源狀況，掌握了公司的組織架構，崗位設置，核心骨干員工等相關信息。

　　為了更好的了解部門人員的配備情況，王經理開始了人事檔案的清理工作。經過對內部清理，王經理發(fā)現(xiàn)，公司檔案管理問題很多，有的員工沒有檔案，有的員工檔案不全，還有的員工檔案信息沒有更新。請結合本案例分析，企業(yè)如何規(guī)范員工人事檔案管理?

　　案例解析

　　人事檔案管理，是指企業(yè)在員工招聘、調配、培訓、考核、獎懲等工作中的有關職工個人經歷、專業(yè)技術能力、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文檔性材料。在檔案管理中，應嚴格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

　　案例解析：員工檔案管理是指對在職員工的入職信息，員工簡歷，勞動合同，薪酬調整，異動等資料管理的統(tǒng)稱。人事檔案管理的內容，包括：

　　1、勞動合同。主要是勞動合同，競業(yè)禁止協(xié)議，保密協(xié)議等。

　　2、履歷材料。是指個人經歷和基本情況，包括：個人簡歷表、履歷表、員工登記表等。

　　3、培訓材料。內部培訓、外部培訓、專項研討會等。

　　4、崗位技能和學歷材料。包括：評定專業(yè)技能的考績，學歷、學位、培訓結業(yè)成績。

　　5、異動資料。包括，員工入職，員工離職，員工晉升，薪酬變更等資料。另外，由于員工檔案記錄員工個人在職信息，應該進行保密管理，主管領導調閱應該授權處理。此外，員工檔案信息要注意信息變動后的更新。

　　企業(yè)人事檔案如何建立與管理

　　企業(yè)人事檔案

　　建立

　　人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的,以個人為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實地記載和反映著員工個人經歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。

　　人事檔案包括員工的經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史,員工在工作調動、職務提升、思想品德、業(yè)務才能所作的鑒定和評價材料;學歷和評聘專業(yè)技術職務材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共-產-黨、共青團及民-主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、仸免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動合同、調動、復員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內容。

　　就企業(yè)而言,準確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。

　　是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業(yè)技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。

　　就人力資源部門而言,認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。

　　就企業(yè)員工個人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

　　它真實記錄著每個人在學習、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權威的證明材料,,具有法律效用,實行養(yǎng)老保險社會統(tǒng)籌之后,參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認,因此,人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。

　　目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現(xiàn)在:隨著市場經濟的發(fā)展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度,根本就沒有設立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。

　　有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負責管理負責的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經濟效益,所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度

　　公司檔案管理辦法

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

　　5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。檔案統(tǒng)計制度

　　員工人事檔案整理公司

　　1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統(tǒng)計。

　　2、及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計。

　　4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

　　5、有專人負責檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準確無誤。

　　擴展資料：

　　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經營銷售方面。有企業(yè)經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

　　3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　歸檔時間

　　1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　檔案分類

　　1、根據(jù)國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：

　?。?）按產品型號分類；

　?。?）按設備型號分類；

　?。?）按科研課題分類；

　?。?）按工程項目分類；

　?。?）按專業(yè)性質分類；

　?。?）按組織機構分類；

　?。?）按時間分類。

　　企業(yè)應如何管理員工檔案？

　　員工檔案管理是企業(yè)人力資源管理中的一項重要內容。每個員工都有一份完善的人事檔案，通過查閱檔案，可以對員工的一些個人信息有比較清楚的了解。

　　但是，隨著市場經濟的不斷發(fā)展，員工放棄檔案，或者單位對“棄檔”、“死檔”不聞不問，以及企業(yè)人力資源部門不重視檔案管理，勞動合同解除后用人單位扣留勞動者檔案，已成為目前比較普遍的現(xiàn)象。企業(yè)應當不斷完善員工檔案管理制度，在管理過程中應當遵守法律規(guī)定。

　　企業(yè)檔案管理應遵循的原則現(xiàn)行的人事檔案管理政策是由中共中央組織部、國家人事部發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)。根據(jù)該《規(guī)定》，企業(yè)在員工檔案管理工作中應遵循以下原則：集中統(tǒng)一、歸口管理的原則?！兑?guī)定》第三條規(guī)定：“流動人員人事檔案管理遵循‘集中統(tǒng)一、歸口管理’的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。”同時，《規(guī)定》明確：“流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。

　　其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。”之所以要堅持這個原則，因為：

　　第一。統(tǒng)一管理檔案有利于國家統(tǒng)一掌握各類人才的總量、專業(yè)結構、分布情況，從而制定科學的培養(yǎng)、吸引、使用、規(guī)劃人才的宏觀調控政策。

　　第二，只有堅持統(tǒng)一管理，才能維護人事檔案的真實性、嚴肅性，在單位用人時能起到依據(jù)作用。安全、保密的原則。人事檔案工作既是一項服務性工作，又是一項機要性工作。

　　人事檔案要為人才的求職擇業(yè)、享受有關待遇、參與社會活動等提供服務，要為用人單位選人用人提供服務，如果沒有服務性，人事檔案工作就毫無意義。

　　但人事檔案工作不同于一般的服務工作，它是一項保密性工作，人事檔案工作機構屬于機要部門，人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分強調安全。公共服務的原則。在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質上屬于公共服務。

　　為了方便工作，經批準，一些干部人事機構健全的大型國有企事業(yè)單位可以管理屬于本單位管理的人員的檔案，一定層次領導人員的檔案仍然要由黨委組織部門或政府人事部門管理。

　　出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變人事檔案管理的公共服務性質。

　　非公企業(yè)應當增強人事檔案管理的意識企業(yè)人事檔案是企業(yè)歷史地、全面地考察、了解、管理、使用員工的一個重要依據(jù)。近幾年來，隨著我國現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，非公有企業(yè)迅速發(fā)展。由于企業(yè)性質、管理模式的不同，非公有企業(yè)人事檔案管理中的矛盾和問題也越來越突出，表現(xiàn)在：企業(yè)管理者檔案意識薄弱。

　　由于企業(yè)與員工是“雇用”關系，員工的人事檔案管理在企業(yè)管理中不受重視，往往是人員不到位、硬件設施不到位、管理制度不到位。企業(yè)管理者只重視人才的接納，而忽視檔案的接收，造成“有人無檔”的現(xiàn)象。

　　檔案管理面臨責任落實難、材料收集難、管理規(guī)范難的情況。具體表現(xiàn)在非公有企業(yè)在勞動用工上，無暇顧及檔案工作，缺乏一套適應非公有企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度。事實上，非公有企業(yè)已經成為我國經濟發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應和其他工作一樣得到企業(yè)的重視和加強，為此，建議非公有企業(yè)應注重以下幾個方面：深化認識，企業(yè)的人力資源部門應切實把企業(yè)人事檔案管理工作擺上重要位置。

　　企業(yè)人事檔案管理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，將越來越顯示出它的重要地位和作用。在市場經濟條件下，企業(yè)的競爭，最終還是人才的競爭。企業(yè)管理者，應自覺提高對人事檔案的認識，增強依法管檔意識，把人事檔案管理工作作為企業(yè)重要的基礎工作，規(guī)范管理。根據(jù)企業(yè)實際情況，建立健全制度，加強人事檔案管理的規(guī)范性。

　　針對非公有企業(yè)人事檔案管理的特點，建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，確保檔案材料信息的真實性、準確性。使人事檔案不僅反映一個人的歷史和過去，而且更應客觀、及時地反映現(xiàn)實情況，配合企業(yè)的“識人”、“用人”。

　　一個企業(yè)在日趨激烈的市場競爭中，能否構建人事檔案信息網絡，有效地開發(fā)利用信息資源，從一定程度上講，決定著其競爭的成敗。人才乃企業(yè)競爭之本。因此，要重視運用現(xiàn)代設備手段，對人事檔案進行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，從而為企業(yè)決策者提供必要的、充分的、準確的個人信息資料，確保企業(yè)更合理地開發(fā)使用人才，最大限度地發(fā)揮人才的潛能。

　　公司的人事檔案應該包含哪些內容？

　　公司的人事檔案應該包含身份證復印件、證書復印件、近期免冠1寸彩照兩張、工作申請表聘用崗位有要求的，應有崗位要求規(guī)定項目的縣區(qū)級以上醫(yī)院體驗報告、勞動合同正本一份、轉正審批表。

　　企業(yè)人事檔案應包括的資料：

　　一、必須的資料

　　1、身份證復印件①原件應審驗，②二代身份證應正反面都復印在同一張A4紙上，③新進員工應在復印件空白處標注“此為本人真實身份證之復印件”，并簽字確認。

　　2、證書復印件①原件應審驗，②證書包括職稱書、學位證。

　　3、管理及技術崗位的員工，應有其原工作單位出具的解除或終止勞動關系證明。

　　4、近期免冠1寸彩照兩張。

　　5、工作申請表（包括附帶的個人簡歷）

　　6、聘用崗位有要求的，應有崗位要求規(guī)定項目的縣區(qū)級以上醫(yī)院體驗報告

　　7、從事保衛(wèi)等重要崗位的，應有相關部門開具的“無犯罪記錄證明”

　　8、法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復印件（原件應審驗）

　　9、勞動合同正本一份

　　10、轉正審批表

　　二、補充的資料

　　1、面試記錄表、筆試考卷記錄

　　2、職稱證書、專業(yè)技術證復印件（原件應審驗）

　　3、保密及競業(yè)禁止協(xié)議正本

　　4、人事任免通知（指人力資源部門發(fā)出的人事任免文件復印件）

　　5、員工崗位變動資料

　　6、員工考核考察資料（包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料）

　　7、員工獎勵或處罰資料

　　8、員工薪資變動資料

　　9、員工社保手冊原件（沒有原件的應保存復印件）

　　10、員工離職審批表及移交記錄

　　11、終止勞動關系通知書員工簽收回執(zhí)

　　三、檔案保管

　　1、人事檔案保管應由人力資源部門指定專人負責。

　　2、離職員工檔案另存整理，檔案應至少保留兩年備查。

　　3、屬于辭退、開除、自動離職的員工，其檔案（應注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料）應特別審查后專項保存。