企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

　　關于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

　　1992年6月9日，勞動部、國家檔案局

　　各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市勞動（勞動人事）廳（局）、檔案局、國務院有關部門：

　　為了加強企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、精練、實用的要求，實現檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現代化建設服務，現頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請遵照執(zhí)行。

　　企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

　　國家機關、事業(yè)單位和人民團體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　附：

　　一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　二、轉遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根（本刊略）

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機構和職責

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當地勞動行政部門代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責：

　?。ㄒ唬┍９苈毠n案；

　?。ǘ┦占?、鑒別和整理職工檔案材料；

　?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù)；

　?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎忧闆r；

　?。ㄎ澹橛嘘P部門提供職工情況；

　?。┳龊寐毠n案的安全、保密、保護工作；

　?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室（館）移交檔案。

　　（八）辦理其它有關事項。

　　第三章檔案的內容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內容和分類：

　?。ㄒ唬┞臍v材料；

　?。ǘ┳詡鞑牧希?/p>

　?。ㄈ╄b定、考核、考察材料；

　　（四）評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

　　（五）政審材料；

　?。﹨⒓又袊伯a黨、共青團及民主黨派的材料；

　?。ㄆ撸┆剟畈牧希?/p>

　　（八）處分材料；

　　（九）招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　?。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準（見附件一）。

　　第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┎殚啓n案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　　（二）查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經企業(yè)或企業(yè)受權的主管檔案工作的領導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　?。ㄋ模┤魏蝹€人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　?。ㄎ澹└鲉挝粦贫ú殚啓n案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

　?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

　　第六章檔案的轉遞

　　第十八條企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┩ㄟ^機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

　?。ǘD出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉遞通知單”（見附件二）的項目登記，并密封包裝。

　　（三）對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。

　?。ㄋ模┙邮諉挝皇盏綑n案經核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動部負責解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。

　　附件一：企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁）

　　1、卷皮規(guī)格：長27．4厘米，寬20．5厘米；左邊設三個裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8．3厘米；線眼中心距左側邊沿1．5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為5．4厘米。

　　2、卷面標簽：由裝訂線處向左設“標簽”兩個，供填寫編號、姓名、籍貫用。規(guī)格為：上下高6．5厘米，左右長9厘米。兩個“標簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米，并與卷面裝訂線相連接。

　　3、卷皮材料：一般可采用三百克的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。

　　4、卷皮顏色：應采用淺色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。

　　5、卷面項目：“企業(yè)職工檔案”、“姓名”。

　　6、字體與距離：“企業(yè)職工檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米；“姓名”用大一號宋體，與卷面下邊沿相距5．5厘米。

　　7、卷面里頁印“注意事項”：

　?。?）注意保密，不得遺失，不得讓無關人員翻閱。

　?。?）愛護檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注。

　?。?）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

　　二、檔案袋

　　1、規(guī)格：長30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2．5厘米。

　　2、材料質量：可根據條件選用較好的牛皮紙。

　　3、袋面項目：“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。

　　4、字體和字的顏色與檔案卷面同?！皢挝弧痹凇靶彰毕逻叀?/p>

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。

　　黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作

　　一、人事檔案資料收集要健全

　　人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎資料收集是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據。

　　能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下，這些資料應該包括：

　　基本個人信息：姓名、學歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經歷等信息；

　　入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

　　入職后的培訓資料、培訓合同等信息；

　　工作中的獎懲記錄、晉升、調職、績效考核情況等信息。

　　要確保可以掌握員工從進入公司到現在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓等。

　　二、簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

　　想要將紙質資料完全轉化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數字化創(chuàng)新的正確方式。

　　首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

　　其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關注的要點，這就是“好用”的重要性。

　　一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應該具備智能化和延展性兩個特點。

　　智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質版檔案轉化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調用員工檔案。

　　而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質資料轉換成電子數據的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數字化提供足夠的技術支持。

　　三、紙質、電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　一般而言，當原始的紙質檔案已經轉移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。

　　當然，如果這些原始的紙質檔案，與企業(yè)現有的電子檔案不構成重復或者替代的記錄，那我們仍需要妥善地儲存好這些紙質資料。

　　企業(yè)檔案管理具體要求有哪些

　　檔案管理制度

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　1.總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。

　　4.檔案借閱者必須做到：①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　公司檔案管理辦法

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

　　5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。檔案統(tǒng)計制度

　　1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統(tǒng)計。

　　2、及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計。

　　4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

　　5、有專人負責檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準確無誤。

　　擴展資料：

　　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經營銷售方面。有企業(yè)經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

　　3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　歸檔時間

　　1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　檔案分類

　　1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：

　　（1）按產品型號分類；

　?。?）按設備型號分類；

　?。?）按科研課題分類；

　?。?）按工程項目分類；

　?。?）按專業(yè)性質分類；

　?。?）按組織機構分類；

　?。?）按時間分類。

　　公司檔案管理制度

　　第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

　　第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　企業(yè)檔案管理法

　　第一章總則

　　第一條根據國務院關于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經濟效益服務，特制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

　　第三條企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。

　　第四條企業(yè)檔案工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。

　　第二章文件材料的形成與歸檔

　　第五條企業(yè)要根據國家法規(guī)和有關部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉要遵循計劃、生產（施工）、技術、經營等項工作（以下簡稱生產活動）和文書處理的程序。

　　第六條企業(yè)生產（施工）活動中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計算機磁帶等，以下同），由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務范圍，指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

　　第七條企業(yè)文件材料歸檔的基本要求

　　1、歸檔的文件材料必須完整。

　　2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

　　3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　第八條企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。

　　企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經營銷售方面。有企業(yè)經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

　　3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　第九條歸檔時間

　　1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　第十條企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。

　　第十一條企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序；列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃；列入企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。

　　第十二條企業(yè)產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)，不能進行鑒定、驗收。

　　第十三條企業(yè)產品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)要作為一項考核內容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。

　　第十四條企業(yè)新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業(yè)部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料；并及時歸檔。

　　第十五條企業(yè)工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案部門歸檔。

　　第十六條企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。

　　第三章檔案管理

　　第十七條企業(yè)要建立健全各項檔案管理制度，列入企業(yè)的經濟責任制體系，并制定嚴格的考核和獎懲法。

　　第十八條檔案分類

　　1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：

　　（1）按產品型號分類；

　?。?）按設備型號分類；

　?。?）按科研課題分類；

　?。?）按工程項目分類；

　　（5）按專業(yè)性質分類；

　?。?）按組織機構分類；

　?。?）按時間分類。

　　第十九條檔案編目與編制檢索工具

　　1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

　　2、要根據需要編制檔案檢索工具，并且進行檔案著錄工作，著錄方法按照國家標準GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

　　第二十條檔案保管

　　1、接收檔案必須認真驗收，并接交手續(xù)。

　　2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

　　3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。

　　4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：

　?。?）存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內?？s微母片和拷貝片應分別存放；

　　（2）膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房內應設有防火和空氣調節(jié)設施，溫度、濕度應符合規(guī)定的要求。

　　5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

　　6、檔案庫房的一般要求：

　?。?）保存檔案必須有專門的庫房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；

　?。?）檔案庫房建設要列入企業(yè)基本建設計劃，庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規(guī)范》執(zhí)行。

　　第二十一條圖紙的修改、補充

　　1、修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。

　　2、修改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。

　　3、修改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據需要另行保管。

　　4、整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據需要另行保管。

　　第二十二條檔案鑒定

　　1、企業(yè)要根據國家利有關部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：

　?。?）對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存：

　　（2）對企業(yè)在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

　?。?）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　2、鑒定工作要組織由企業(yè)領導、專業(yè)技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

　　3、鑒定工作應該定期進行，具體由企業(yè)根據實際需要確定。

　　4、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整，企業(yè)應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

　　5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經企業(yè)領導審批，并報送有關檔案管理機關備案。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

　　第二十三條檔案統(tǒng)計

　　1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

　　2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計，檔案數量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。

　　第二十四條檔案管理現代化

　　1、企業(yè)檔案管理現代化是企業(yè)現代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。

　　2、企業(yè)檔案部門要應用現代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應用電子計算機為主，包括縮微技術和先進的監(jiān)控裝置、通訊設施和公自動化等現代管理手段。

　　第二十五條檔案管理經費按照財政部、國家檔案局（1980）財企字第629號文《關于企業(yè)檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。

　　第二十六條企業(yè)要按照國家有關規(guī)定向有關檔案館移交有關檔案或復制件。

　　第二十七條企業(yè)破產以后，除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外，其余檔案應向有關檔案館移交。

　　第四章檔案信息開發(fā)利用

　　第二十八條企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項重要內容，開發(fā)工作主要是指對生產、技術和經營管理的檔案信息開發(fā)。檔案信息開發(fā)利用要重點服務于改善企業(yè)經營管理、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等方面。

　　第二十九條企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式

　　1、在企業(yè)內部實行檔案開架閱覽。

　　2、編制并交流檔案目錄。

　　3、對檔案進行加工整理，匯編專題資料或編制產品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數據手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內外同行業(yè)生產情況介紹等。

　　第三十條企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。

　　第三十一條對于積極主動開發(fā)與提供利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等做出貢獻的人員，企業(yè)應給予表揚和獎勵。獎勵法按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第五章檔案管理體制

　　第三十二條企業(yè)檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等各個部門，應由一位副廠長（副經理）分工領導，并且列入企業(yè)領導議事日常，作為考核企業(yè)領導人政績的一部分。

　　第三十三條要加強和充實企業(yè)檔案管理機構，集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。

　　第三十四條企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。

　　第三十五條檔案管理人員

　　1、企業(yè)要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員，并且應有一定數量的專業(yè)技術人員。

　　2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業(yè)技術職務的學識水平和工作能力。

　　3、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術管理人員待遇，按工程技術專業(yè)或檔案專業(yè)技術職務聘任。

　　第六章附則

　　第三十六條企業(yè)黨、政、工、團檔案管理按照中共中央公廳、國務院公廳印發(fā)的《機關檔案工作條例》的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十七條企業(yè)會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理法》的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十八條企業(yè)人事檔案管理按照中共中央組織部的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十九條集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。第四十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。第四十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

　　人事檔案的分類審核整理

　　摘要：人事檔案作為評價一個人學習和工作期間表現的重要依據，在個人的工作前途上有著重要的作用，相關單位可以查閱檔案進行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價。

　　因此，檔案分類審核整理工作的完整實施有著重要的意義，關系著每個社會人在社會中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。

　　本文針對人事檔案管理中的常見問題進行了具體的分析，并提出了幾點建議。

　　關鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施

　　精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術水平、任職經歷及工作表現等進行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。

　　由于我國現階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發(fā)揮。

　　企業(yè)職工檔案整理規(guī)范

　　一、整理人事檔案時所存在的主要問題

　　(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現代化技術得不到應有的開發(fā)。

　　通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。

　　因為人事檔案相關配備人員缺乏、單位領導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數據庫對人才結構進行分析，怎樣構建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現代化需求相適應。

　　(二)當前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。

　　《人事檔案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型(297mm×210mm)。

　　材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。

　　A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。

　　干部人事檔案材料轉遞單統(tǒng)一采用國際標準A4紙型。

　　以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。

　　而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。

　　檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。

　　(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。

　　雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。

　　二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

　　(一)人事檔案的審核工作是實現檔案規(guī)范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹的工作作風，按照人事檔案管理的相關流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。

　　在審核過程中由于檔案的數量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養(yǎng)工作責任感。

　　在審核中還要進行細節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。

　　在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內容。

　　(二)完整的進行個人檔案的收集工作。

　　個人檔案的內容比較復雜，從就學到就業(yè)的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。

　　在學校就學期間有關人事檔案人員要依據檔案內容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學習總結等。

　　對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關單位的工作性質進行，例如黨政機關的要對政治活動和政協(xié)會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進行季度考核表和工作表現等進行檔案收集工作。

　　當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內容進行指示，只要相關工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態(tài)度即可。

　　(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內容。

　　檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。

　　在審核過程中注意查看每個時期的工作表現和相關印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關責任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。

　　避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構的信任缺失。

　　(四)在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。

　　在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。

　　首先，確保人事檔案能夠準確分類。

　　建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計材料;d.學歷學位材料;職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術職務職稱)材料;反映科研學術水平的材料;培訓材料。

　　e.政審材料;f.黨、團組織建設工作中形成的材料;g.表彰獎勵材料;h.涉法違紀材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。

　　依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現顛倒混淆、錯裝等情況。

　　三、結語

　　作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎。

　　所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。

　　作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。

　　認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

　　人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎，材料收集是否及時、準確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標準，直接關系到人事檔案的價值，決定著能否為組織人事部門提供高質量服務，更好地起到憑證與參考作用。

　　筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹在此談一談實踐中的工作體會。

　　一、檔案材料收集整理工作現狀

　　近年，隨著各級領導的重視和人事檔案達標升級活動的推進，人事檔案管理水平有了很大提高。

　　但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：

　　1、檔案意識淡漠人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負責完成。

　　人事檔案主要為組織人事部門服務，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個人對檔案的關注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個人檔案的充實，將工作中形成的諸如培訓、資格考試、獎勵、科研等材料長期個人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個人綜合素質，給組織考察了解干部帶來偏差。

　　而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內存在。

　　2、材料缺失嚴重由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。

　　而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務素質的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。

　　職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

　　3、檔案整理欠規(guī)范對檔案材料進行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊伍不穩(wěn)定、交接不及時、素質不過硬、業(yè)務不熟練，影響了檔案的整理水平，出現紙張大小不標準、分類不準確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯卷盒，張冠李戴;有的切割不準確，材料部分內容被剪裁，損失無法彌補。

　　二、加強人事檔案收集整理工作的對策

　　1、加大宣傳力度，增強職工的檔案意識

　　人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。

　　加大檔案知識宣傳力度，普遍增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。

　　我們可通過會議、培訓、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

　　2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

　　收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。

　　為使檔案材料收集歸檔工作達到真實、全面、及時、規(guī)范的要求，應建立健全相關規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實到位。

　　如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務分解到各部門、落實到責任人;同時保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進行有關檔案知識的培訓，有利于單位及時準確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。

　　檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，同時了解掌握職工動態(tài)，不失時機地主動收集有價值的屬歸檔范圍內的材料。

　　3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案整理水平

　　材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。

　　檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進行檔案整理工作。

　　首先要對材料進行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進行技術加工，對不規(guī)范紙張適當進行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關規(guī)定進行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。

　　以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴格按照流程補充入檔案卷宗。

　　檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細致的工作態(tài)度，學習檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。

　　單位應選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質和業(yè)務素質。

　　檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現“真空地帶”的危險狀況。

　　人事檔案是一個人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現并實現人事檔案的使用價值，為組織人事部門考察使用干部服務，也為個人維護、保障自身利益提供依據。

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范的業(yè)務范圍

　　7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分，應納入企業(yè)領導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。

　　7.1.2企業(yè)檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

　　7.1.3企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。

　　7.2.1文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

　　7.2.2文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。

　　7.3.1文件整理文件立卷整理應遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB 9705、DA/T 22、GB/T 11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合GB/T 11821、DA/T 15、GB/T 18894、DA/T 32等標準的要求。

　　7.3.2文件歸檔范圍

　　7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。

　　7.3.2.2歸檔文件的主要來源有：——本企業(yè)形成的文件；——本企業(yè)引進項目、外購設備等接收的文件；——所屬單位及參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件；——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件；——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

　　7.3.2.3企業(yè)應根據經營管理范圍和業(yè)務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設類文件應依據企業(yè)在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T 28；服務類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務活動的文件歸檔范圍，應結合企業(yè)活動和專門業(yè)務編制。

　　7.3.3文件歸檔時間

　　7.3.3.1經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

　　7.3.3.2科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。

　　7.3.3.3產權產籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

　　7.3.3.4會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

　　7.3.3.5電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。

　　7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

　　7.3.3.7更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業(yè)資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

　　7.3.4文件歸檔要求

　　7.3.4.1企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件整理后歸檔。

　　7.3.4.2歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。

　　7.3.4.3歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

　　7.3.4.4非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

　　7.3.4.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

　　7.3.4.6兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。

　　7.3.4.7文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B.1)。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。

　　7.4.1文件歸檔的交接

　　7.4.1.1文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。

　　7.4.1.2檔案部門接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

　　7.4.2檔案與資料的收集

　　7.4.2.1企業(yè)應接收所屬單位因產權變動后屬本企業(yè)所有的檔案。

　　7.4.2.2企業(yè)應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。

　　7.4.2.3企業(yè)可根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

　　7.4.2.4企業(yè)可根據研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經營范圍相關的資料。

　　7.4.2.5企業(yè)可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。

　　7.5.1檔案部門應區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。

　　7.5.2分類方案應依據企業(yè)管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。

　　7.5.3類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。

　　7.5.4全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。

　　7.5.5根據分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA/T 13。

　　7.5.6檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([]表示可選)結構。全宗號由企業(yè)根據對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產權變更情況自行設定。

　　7.5.7紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。

　　7.5.8按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

　　7.5.9檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內容和編制方法見DA/T 12。

　　7.6.1檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。

　　7.6.2檔案入庫前一般應去污、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。

　　7.6.3庫房管理

　　7.6.3.1庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見JGJ 25)。

　　7.6.3.2庫房溫、濕度應符合JGJ 25、GB/T 18894和DA/T 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄B表B.2)。

　　7.6.3.3庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。

　　7.6.3.4庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數量發(fā)生變化時應記錄說明。

　　7.7.1企業(yè)應成立由主管領導、職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

　　7.7.2檔案保管期限應根據文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

　　7.7.3檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。

　　7.7.4永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

　　7.7.5定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值分為30年和10年。

　　7.7.6企業(yè)應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄B表B.3)，經企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。

　　7.8.1檔案部門應及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表。

　　7.8.2建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內容包括：檔案館(室)藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設施、設備情況；檔案銷毀情況等。

　　7.8.3檔案統(tǒng)計工作應保持連續(xù)性。

　　7.9.1檔案部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。

　　7.9.2企業(yè)應根據保密規(guī)定和知識產權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用需經有關領導審批。

　　7.9.3利用檔案應按規(guī)定進行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。

　　7.9.4可采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供利用原件、復制件、縮微件和電子檔案。

　　7.9.5企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。

　　7.9.6企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

　　7.9.7企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

　　7.9.8企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。