檔案整理問題

法律分析：
1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應(yīng)當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進行分類，一般應(yīng)與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應(yīng)當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應(yīng)當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應(yīng)當連號存裝，防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

檔案管理存在的問題及改進措施

很多人認為檔案管理工作不重要。這因為是這些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。實際上，檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中起著重要的作用。下面是我?guī)痛蠹艺淼臋n案管理存在的問題及改進措施，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案管理工作中存在的問題

1、忽視對檔案的管理工作

在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領(lǐng)導干部，認為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

2、忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備

在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風條件不好的地方，導致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴謹性。使得檔案材料得不到很好地保存。

3、檔案管理水平較低

一些單位的檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學習培訓，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準確性、真實性，導致檔案管理工作水平的滯后。

做好檔案管理工作的措施方法

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

1、重視支持檔案管理工作

各單位領(lǐng)導要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務(wù)意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學習業(yè)務(wù)知識，擬定工作目標，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設(shè)和諧社會服務(wù)。

2、加強提高檔案管理人員的工作作風

在檔案管理工作中，要加強提高檔案管理人員的工作作風建設(shè)，加強相關(guān)人員專業(yè)知識的培訓學習，熟練掌握檔案工作的要求、原則和方法，鼓勵引導創(chuàng)新意識，探索新的檔案管理模式，提高工作效率及檔案管理質(zhì)量。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，使檔案管理工作更加科學、合理的發(fā)展。

3、逐步完善檔案工作管理制度

首先要切合實際、科學合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領(lǐng)導又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。

4、逐步改進并完善檔案功能

在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實、更全面、更準確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時要進一步豐富和擴大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

5、采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)

隨著科技的不斷發(fā)展、社會的日益進步，信息化、數(shù)字化已是社會發(fā)展的一大趨勢，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。世界各地發(fā)達國家的檔案管理工作都已是使用計算機進行管理，在國內(nèi)的一些大中城市使用計算機進行輔助管理檔案工作也逐漸增多。

掌握科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理技能，進行信息化、數(shù)字化的檔案管理，即高效快捷、又節(jié)省人力。檔案管理工作的數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，因此實現(xiàn)檔案計算機輔助管理工作是大勢所需，我們要利用現(xiàn)代科技為檔案管理工作服務(wù)。掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。

檔案管理工作是保持和維護歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學的進行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進單位今后的良好發(fā)展，促進和諧社會的發(fā)展。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

如何做好檔案管理工作

一、提高綜合工作素質(zhì)

要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領(lǐng)導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領(lǐng)導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應(yīng)該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領(lǐng)導明確這項工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面：

1.管理人員應(yīng)該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質(zhì)工作做好，要獲得領(lǐng)導對自己工作的滿意，領(lǐng)導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領(lǐng)導留下深刻的印象。

2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應(yīng)比較重要的文件資料給領(lǐng)導看，使領(lǐng)導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領(lǐng)導對于檔案工作產(chǎn)生極大的認同感。

二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

當前各個領(lǐng)域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大，因此有關(guān)檔案的分類管理體系也逐漸變得復(fù)雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現(xiàn)代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。

1.加強職業(yè)素質(zhì)：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的`專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料，使自身的知識領(lǐng)域得到拓展，從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。

2.提高綜合管理素質(zhì)：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業(yè)技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注，成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。

3.充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復(fù)的工作，加大了勞動強度?，F(xiàn)代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

三、加強培訓的工作力度

檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應(yīng)該適應(yīng)工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應(yīng)，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉(zhuǎn)變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。

1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進一步的適應(yīng)，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應(yīng)，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。

2.加強制度建設(shè)：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ)，建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。

3.開展綜合培訓：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ)，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ)，實現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進行提高。對于相關(guān)的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的科學技術(shù)，從而將管理工作的效率得到提高。

四、深入和完善現(xiàn)代的檔案資料

檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現(xiàn)編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎(chǔ)，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務(wù)質(zhì)量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

如何整理檔案

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)?、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)拢C品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

人事檔案整理時要注意哪些問題

人事檔案管理要注意的事項有哪些？

1、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。

2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正；每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責任。

(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團的材料。

(7)各種獎勵及縣團級以上機關(guān)批準的英雄模范先進事跡材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學習總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱人事檔案，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項進行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責任。

(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應(yīng)　經(jīng)過認真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局（1981）63號文件的準則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類準確，編目清楚，目錄排列合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小理論，嚴格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。

(2)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

(3)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

(6)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。