整理檔案清單

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對(duì)本級(jí))的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級(jí)別分類，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(hào)(全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)(件號(hào))、頁號(hào))的編制

(一)全宗號(hào)的編制 全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”， 標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號(hào)編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí));J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

3、目錄號(hào)編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號(hào) y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號(hào)、頁號(hào)

1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級(jí)類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)(填寫在順序號(hào)欄)和頁號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁號(hào)。

2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。

3、頁號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號(hào)。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年

B、會(huì)計(jì)檔案。

(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

(2)會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

(4)其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年

。

C、科技檔案。基建、科研：永久，設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

如何整理檔案

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。匡易檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

如何制作整理公司檔案

　　制作整理公司檔案，可以按以下方法：
　　1、了解公司檔案情況，擬訂整理方案 。應(yīng)了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記，了解全宗的數(shù)量，所屬年代或形成時(shí)間，主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。
　　2、區(qū)分檔案全宗和分類情況
　　3、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題
　　4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
　　5、全面審查修改完善標(biāo)題。
　　6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號(hào)、頁號(hào)、件號(hào)。
　　7、對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。

有誰知道求職檔案內(nèi)容清單怎么寫嗎？

有以下類材料：

1、干部、后備干部（提拔）、黨群機(jī)關(guān)工作人員、國家公務(wù)員、工人。教師、學(xué)生、公安人員、醫(yī)務(wù)人員、博士后、研究人員、工作隊(duì)員、學(xué)員等各類人員的履歷表、登記表、簡(jiǎn)歷表；

2、軍人履歷書，在重新裝訂時(shí)可按履歷、自傳、鑒定、政歷問題審查結(jié)構(gòu)四個(gè)部分分別歸入一、二、三、五類。其第一類履歷部分可包括本人履歷、家庭情況、愛人情況、社會(huì)關(guān)系。軍銜等級(jí)登記表等項(xiàng)、中間空白頁如不影響材料內(nèi)容的可以取出。

3、主要反映個(gè)人經(jīng)歷的各類登記表、調(diào)查表、審查表。

擴(kuò)展資料

人事管理檔案的建立

1、人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

2、人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

3、對(duì)營銷人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件；對(duì)外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件；對(duì)營銷人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。

4、收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5、人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

6、檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。

7、人事管理檔案的健全、更新

8、公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

9、員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

10、員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。

11、人力資源部人事管理專員在對(duì)收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

12、人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

參考資料來源：百度百科--企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

參考資料來源：百度百科--職工檔案

參考資料來源：百度百科--人事檔案

企業(yè)檔案管理包含哪些內(nèi)容 ？

企業(yè)檔案管理，包含以下內(nèi)容： 一、文書檔案: （1）黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會(huì)工作等； （2）行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計(jì)工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等； （3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等； （4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)排程、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與資訊管理、基建管理、裝置管理、合同等。 二、科技檔案 （1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告、審查報(bào)告、執(zhí)行報(bào)告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等。 （2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、開題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、鑒定證書、發(fā)明申請(qǐng)書等。 （3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計(jì)算書、開工報(bào)告、概（預(yù)、決）算、檢驗(yàn)分析材料、施工圖樣等。 （4）裝置文字材料：各種申請(qǐng)書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、裝置圖樣等 三、財(cái)務(wù)檔案 會(huì)計(jì)原始憑證和報(bào)表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報(bào)告等。 四、人事檔案 職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等； 五、電子檔案 計(jì)算機(jī)磁帶、磁碟和光碟等； 六、聲像檔案 照片、縮微膠片、電影膠片、錄影片、錄音磁帶和唱片等。

筆者結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出物業(yè)管理行業(yè)在管理服務(wù)方面還存在著從業(yè)人員素質(zhì)不高等問題，但是解決這些問題的關(guān)鍵還是要靠規(guī)范物業(yè)管理行業(yè)法規(guī)和制定嚴(yán)格的企業(yè)制度來落實(shí)。 國內(nèi)不少專家學(xué)者根據(jù)物業(yè)管理所涉及的范圍和所包含的內(nèi)容將物業(yè)管理中的服務(wù)分為以下三類：常規(guī) *** ：主要指物業(yè)管理企業(yè)為維護(hù)房屋及環(huán)境的美化、整潔和人們?cè)谏钪械谋憷峁┑姆?wù)，如道路和公共場(chǎng)所的清掃、垃圾清運(yùn)等；委托 *** ：指物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)住戶要求，受委托提供的有關(guān)服務(wù)，如代修房屋及有關(guān)設(shè)施，代送牛奶、報(bào)紙、雜志、小孩入學(xué)，代請(qǐng)家教、醫(yī)生等等；經(jīng)營 *** ：指為方便住戶并以營利為目的的服務(wù)，如室內(nèi)裝修、電器修理、苗木出售等。除此，還有兩種服務(wù)，即一是無償服務(wù)，如為業(yè)主或使用人修電燈、裝門鎖、提供雨傘出借和腳踏車打氣等；二是精神服務(wù)，如物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)常組織棋賽、球賽、音樂會(huì)、晚會(huì)以及組織合唱等豐富多彩的社群文化活動(dòng)。 一、目前物業(yè)管理服務(wù)中還存在不少問題 1 ．物業(yè)管理從業(yè)人員素質(zhì)亟待提高。目前，我國物業(yè)管理人才的教育培訓(xùn)還未引起高等院校的重視并列入計(jì)劃，物業(yè)管理企業(yè)實(shí)行的崗位培訓(xùn)制度，在人員數(shù)量上都不能滿足飛速發(fā)展的房地產(chǎn)和物業(yè)管理的需要，這導(dǎo)致物業(yè)管理的專門人才來源不足，嚴(yán)重制約了物業(yè)管理公司的經(jīng)營能力、管理水平、服務(wù)質(zhì)量的提高。同時(shí)，有些地方物業(yè)管理協(xié)會(huì)沒有成立或雖已成立但未發(fā)揮其應(yīng)有的作用，對(duì)物業(yè)管理公司的業(yè)務(wù)和內(nèi)部管理缺乏必要的行業(yè)指導(dǎo)，不規(guī)范的行為難以得到有效監(jiān)督和糾正，同業(yè)之間的交流、溝通和相互學(xué)習(xí)很少，使得物業(yè)管理中一些較好的經(jīng)驗(yàn)和做法得不到迅速推廣，也阻礙了物業(yè)管理行業(yè)整體水平的提高。 2 ．管理制度混亂，服務(wù)變形。物業(yè)管理公司是受聘于業(yè)主或使用人對(duì)物業(yè)管理進(jìn)行經(jīng)營、管理并提供服務(wù)的。但現(xiàn)實(shí)中有些物業(yè)管理公司在沒有得到廣大業(yè)主委托下，強(qiáng)行對(duì)某一物業(yè)進(jìn)行管理，有的物業(yè)管理公司則單方制訂業(yè)主公約，強(qiáng)行要求業(yè)主簽字，有的單方制訂收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并且無理阻撓業(yè)主成立權(quán)利機(jī)構(gòu) — 業(yè)主委員會(huì)。凡此種種現(xiàn)象，與管理公司作為受托人的地位與職責(zé)是不相稱的，相應(yīng)地，由于服務(wù)在諸多方面變形，使業(yè)主或使用人深感物業(yè)管理名不副實(shí)，導(dǎo)致許多糾紛不斷發(fā)生。 3 ．物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi)問題嚴(yán)重。導(dǎo)致收費(fèi)難的主要原因有二：一是 *** 和物價(jià)部門較多地考慮了居民的經(jīng)濟(jì)承受能力，使物業(yè)管理人員工資、獎(jiǎng)金福利來源的服務(wù)性收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)困難，正常收費(fèi)無法可依，而一些業(yè)主思想還停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下福利型的管理模式上，錯(cuò)誤認(rèn)為服務(wù)是應(yīng)該的、必須的，是一種不計(jì)報(bào)酬的義務(wù)勞動(dòng)；二是有的物業(yè)管理公司忘了或不明白物業(yè)管理的宗旨是服務(wù)，或者只收費(fèi)不服務(wù)。業(yè)主是以其管理水平、服務(wù)質(zhì)量作為定位標(biāo)準(zhǔn)來考慮其費(fèi)用水平的，它必須覺得“費(fèi)有所值”才會(huì)樂于繳費(fèi)。所以這兩種現(xiàn)象實(shí)際上都是不正常的。 4 ．職能單一。重視物業(yè)的常規(guī)服務(wù)，而忽視良好人文環(huán)境的培育。目前我國的許多物業(yè)僅僅停留在物業(yè)的裝修、供暖、清掃衛(wèi)生、抄收水電費(fèi)等常規(guī)性的原始服務(wù)上，而委托 *** 和經(jīng)營 *** 面太窄，不僅不能滿足業(yè)主或使用人多層次的需求，也使公司失去很大一塊利潤。物業(yè)管理公司作為一個(gè)企業(yè)，在盈利專案上花的精力較多，而很少加強(qiáng)社群良好、融洽的生活環(huán)境建設(shè)，由于忽視社群的文化建設(shè)，致使業(yè)主在社群居住中感到孤獨(dú)、缺少溝通、缺乏歸屬感和愉悅感。 二、建立健全物業(yè)管理體制 基于上述存在的問題，要進(jìn)一步推進(jìn)物業(yè)管理服務(wù)業(yè)的發(fā)展，必須盡快建立、健全物業(yè)管理服務(wù)體制和執(zhí)行規(guī)范，形成與社會(huì)主義房地產(chǎn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和全面推行住房商品化、社會(huì)化相適應(yīng)的新的物業(yè)管理運(yùn)作模式。 1 ．建立健全物業(yè)管理法規(guī)，完善物業(yè)管理法規(guī)體系，規(guī)范物業(yè)管理市場(chǎng)的運(yùn)作。物業(yè)管理服務(wù)的發(fā)展，離不開一個(gè)既有競(jìng)爭(zhēng)、又有秩序的物業(yè)管理服務(wù)市場(chǎng)，而市場(chǎng)健康運(yùn)作的前提是市場(chǎng)規(guī)則的完善。目前，物業(yè)管理法律法規(guī)還未形成完整的體系，有些甚至存在著不協(xié)調(diào)的狀況，因此，應(yīng)制定和完善物業(yè)管理法律法規(guī)及實(shí)施細(xì)則，以規(guī)范 *** 主管部門、物業(yè)管理公司、業(yè)主和使用人的行為，協(xié)調(diào)他們之間的各種關(guān)系，將物業(yè)管理服務(wù)納入法制化、規(guī)范化的良性運(yùn)作軌道。 2 ．培育市場(chǎng)主體，建立適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的物業(yè)管理服務(wù)執(zhí)行機(jī)制。根據(jù)市場(chǎng)需求，組建各類規(guī)范化的物業(yè)管理公司是培育和發(fā)展物業(yè)管理服務(wù)行業(yè)的基礎(chǔ)工作，具體包括：首先， *** 應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行各物業(yè)管理公司的資質(zhì)審查，積極支援組建規(guī)范化的物業(yè)管理公司。物業(yè)管理公司應(yīng)經(jīng) *** 主管部門的資質(zhì)審查，取得物業(yè)管理服務(wù)許可證并經(jīng)工商部門登記后方可營業(yè)，各物業(yè)管理公司以及專業(yè)化的服務(wù)公司之間的業(yè)務(wù)關(guān)系應(yīng)是雙向選擇的合同關(guān)系，從而形成一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的趨勢(shì)，以提高物業(yè)管理的服務(wù)水平；其次，制定完善物業(yè)管理招投標(biāo)制度，提倡競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。物業(yè)管理服務(wù)作為一項(xiàng)社會(huì)化的經(jīng)濟(jì)行為，應(yīng)該由物業(yè)管理公司以有效的管理、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和合理的收費(fèi)與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，通過競(jìng)標(biāo)來獲得物業(yè)管理經(jīng)營權(quán)，形成一個(gè)物業(yè)管理服務(wù)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，促進(jìn)物業(yè)管理公司進(jìn)入市場(chǎng)回圈，降低物業(yè)管理成本，提高物業(yè)管理的整體水平，淘汰那些管理手段落后、服務(wù)質(zhì)量差、管理水平不高的物業(yè)管理企業(yè)，促進(jìn)物業(yè)管理服務(wù)業(yè)的健康發(fā)展。 3 ．建立物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)，發(fā)揮物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)有的作用。對(duì)于沒有建立物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)的地區(qū)應(yīng)盡快建立，同時(shí)，應(yīng)通過 *** 法規(guī)規(guī)范行業(yè)協(xié)會(huì)的行為，明確其職責(zé)和作用，避免出現(xiàn)行業(yè)協(xié)會(huì)只收費(fèi)、不發(fā)揮作用的局面。通過行業(yè)協(xié)會(huì)，一方面，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)管理服務(wù)業(yè)的監(jiān)督、指導(dǎo)和管理；另一方面，加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)部的交流、學(xué)習(xí)和提高，以推動(dòng)物業(yè)管理服務(wù)行為整體水平的提高和執(zhí)行的規(guī)范化。 4 ．規(guī)范投資開發(fā)建設(shè)行為，形成良好的物業(yè)管理氛圍。當(dāng)前，開發(fā)建設(shè)活動(dòng)追求短期經(jīng)濟(jì)效益和輕視環(huán)境、社會(huì)效益的現(xiàn)象比較普遍，由此造成的問題和后果是物業(yè)管理中不可彌補(bǔ)的。物業(yè)管理前期介入盡管可以起到一定的彌補(bǔ)作用，但要從根本上解決問題，還必須從開發(fā)建設(shè)環(huán)節(jié)入手。為此，一方面開發(fā)商應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的認(rèn)識(shí)，開發(fā)建設(shè)良好的物業(yè)是企業(yè)長遠(yuǎn)生存、發(fā)展的條件；另一方面， *** 在物業(yè)開發(fā)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)審批、施工階段的監(jiān)督管理應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)。通過內(nèi)外兩方面的作用，推動(dòng)房地產(chǎn)開發(fā)和物業(yè)管理的共同發(fā)展。

公司檔案管理制度 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。 第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的檔案資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的檔案資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。 3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部?jī)?chǔ)存影印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的檔案、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的檔案、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部?jī)?chǔ)存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部?jī)?chǔ)存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部?jī)?chǔ)存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的影印件報(bào)綜合管理部備案。 6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部?jī)?chǔ)存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各儲(chǔ)存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部?jī)?chǔ)存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條 檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)儲(chǔ)存檔案數(shù)量，設(shè)定存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查詢。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。 5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。 6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案儲(chǔ)存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久儲(chǔ)存。 9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。 10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。 第五條 檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或影印、不得拆封、損污檔案，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。 8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。 第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留影印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一儲(chǔ)存。

調(diào)查企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀可以從以下入手：1、檔案管理制度建立情況；2、檔案專職人員工作情況； 3、檔案管理臺(tái)賬（含 電子臺(tái)賬）； 4、檔案秘級(jí)分類；5、歸檔及檔管人員要求；6、檔案室現(xiàn)場(chǎng)及記錄檢查。

企業(yè)檔案管理模式按照集中程度可分為三種：檔案集中統(tǒng)一、檔案分級(jí)管理、檔案分散管理。 檔案集中統(tǒng)一管理是指由檔案部門對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其標(biāo)志：一是對(duì)全部檔案實(shí)行集中或相對(duì)集中管理，二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切型別的企業(yè)，但從具體實(shí)施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約，集中統(tǒng)一管理的程度會(huì)有所差異。其優(yōu)點(diǎn)是：便于維護(hù)檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案資訊利用中心。 檔案分散管理是指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對(duì)各自形成的檔案進(jìn)行管理。優(yōu)點(diǎn)是分工明確，不足之處是對(duì)企業(yè)檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對(duì)跨類別或新型檔案的管理往往會(huì)出現(xiàn)管理上的空白或交叉，同時(shí)也不利于檔案的安全和利用。

企業(yè)檔案管理，管理員工檔案，用企業(yè)檔案管理軟體或者平臺(tái)比較好。云檔案就是一個(gè)不錯(cuò)的檔案管理平臺(tái)，他的人事管理平臺(tái)具有的功能有：考勤系統(tǒng)、休假管理、績(jī)效考核、人事流程系統(tǒng)、企業(yè)資產(chǎn)管理、合同管理、培訓(xùn)管理、客戶管理 等。

一般有以下幾類: 一、文書檔案:（1）黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會(huì)工作等；（2）行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計(jì)工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等 （3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等 （4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)排程、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與資訊管理、基建管理、裝置管理、合同等 二、科技檔案 （1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告、審查報(bào)告、執(zhí)行報(bào)告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等 （2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、開題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、鑒定證書、發(fā)明申請(qǐng)書等 （3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計(jì)算書、開工報(bào)告、概（預(yù)、決）算、檢驗(yàn)分析材料、施工圖樣等 （4）裝置文字材料：各種申請(qǐng)書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、裝置圖樣等 三、財(cái)務(wù)檔案 會(huì)計(jì)原始憑證和報(bào)表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報(bào)告等。 四、人事檔案 職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等 五、電子檔案 計(jì)算機(jī)磁帶、磁碟和光碟等 六、聲像檔案 照片、縮微膠片、電影膠片、錄影片、錄音磁帶和唱片等

檔案，其實(shí)就是記錄，參照9000條款 4.2.4 記錄控制 為提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效執(zhí)行的證據(jù)而建立的記錄，必須得到控制。 組織必須編制形成檔案的程式，以規(guī)定記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、儲(chǔ)存和處置所需的控制。 記錄必須保持清晰、易于識(shí)別和檢索。 管理制度，就是記錄管理程式 編碼規(guī)則，就是記錄標(biāo)識(shí) 處置，主要指記錄到期如何銷毀 編碼規(guī)則，主要是兩部分：類別、時(shí)間 類別，可以是按部門分，按檔案性質(zhì)分，等等，和企業(yè)特點(diǎn)有很大關(guān)系，只能具體情況具體分析。

企業(yè)檔案管理方法：