貴州檔案數(shù)字化

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁(yè)面修整：破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。
⑤檔案整理登記：制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。
⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類(lèi)架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類(lèi)架構(gòu)一般為：
文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類(lèi)，訴訟檔案是檢察院最為專(zhuān)業(yè)、也最為重要的檔案類(lèi)型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類(lèi)管理。
取卷
從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類(lèi)的相關(guān)屬性，或稱(chēng)案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng)：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開(kāi)案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開(kāi)裝訂線(xiàn)。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi)，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢(xún)和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無(wú)，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶(hù)亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便），然后，再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專(zhuān)門(mén)的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專(zhuān)門(mén)用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專(zhuān)用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)訴狀或是發(fā)票等各類(lèi)不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶(hù)端）。
將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專(zhuān)門(mén)處理。

檔案數(shù)字化加工具體怎么做？

檔案數(shù)字化加工具體過(guò)程
前期檔案整理檔案借出
　　從檔案室接件，填寫(xiě)檔案移交清冊(cè)，一式兩份。拿到檔案后，開(kāi)始核對(duì)檔案數(shù)量，數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場(chǎng)。
　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　按照各類(lèi)檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁(yè)號(hào)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
　　頁(yè)面修整
　　破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
　?。?）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
　　（3）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　?。?）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
　?。?）對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。
　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　?。?）對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。
　?。?）對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　　（3）對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。
　　圖像存儲(chǔ)
　　存儲(chǔ)格式
　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　　圖像文件命名
　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號(hào)命名，并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總頁(yè)數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件所在文件夾的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

貴州省重大活動(dòng)檔案管理辦法

第一條　為保障重大活動(dòng)檔案的完整收集、規(guī)范整理、安全保管和有效利用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《貴州省檔案條例》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，制定本辦法。第二條　本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)，是指：

　?。ㄒ唬h和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在貴州省的公務(wù)活動(dòng)；

　　（二）外國(guó)政要、國(guó)際組織負(fù)責(zé)人在貴州省的外事活動(dòng)；

　?。ㄈ┍臼≈鬓k或者承辦的國(guó)際性、全國(guó)性重要會(huì)議；

　?。ㄋ模┛h級(jí)以上人民政府主辦或者承辦的重大活動(dòng)；

　　（五）本行政區(qū)域發(fā)生的重大自然災(zāi)害、突發(fā)性重大事件的處置活動(dòng)；

　?。┍拘姓^(qū)域其他具有重大影響的活動(dòng)。

　　本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、電子、聲像、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式、不同載體的原始記錄。第三條　重大活動(dòng)檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中保管、有效利用的原則。第四條　縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立重大活動(dòng)檔案工作機(jī)制，幫助解決相關(guān)問(wèn)題。

　　縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域重大活動(dòng)檔案工作。

　　主辦、承辦重大活動(dòng)的單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)主辦、承辦單位）負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、保管、利用和移交。第五條　檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)幫助主辦、承辦單位建立健全檔案工作制度，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期檢查檔案工作情況。第六條　主辦、承辦單位成立重大活動(dòng)專(zhuān)項(xiàng)工作機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)有同級(jí)檔案行政管理部門(mén)人員參與；常設(shè)機(jī)構(gòu)主辦、承辦的重大活動(dòng)，單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)參與相關(guān)工作。第七條　主辦、承辦單位在制定重大活動(dòng)實(shí)施方案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)制定重大活動(dòng)檔案工作方案，明確重大活動(dòng)檔案管理責(zé)任單位和責(zé)任人，安排重大活動(dòng)檔案工作經(jīng)費(fèi)，配備必要的設(shè)施設(shè)備，落實(shí)相關(guān)保障措施。

　　主辦、承辦單位制定重大活動(dòng)檔案工作方案，確定文件材料歸檔范圍及保管期限，應(yīng)當(dāng)事先征求同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的意見(jiàn)。第八條　主辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)在重大活動(dòng)正式啟動(dòng)后10日內(nèi)告知同級(jí)檔案行政管理部門(mén)，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)在5日內(nèi)提出檔案管理工作意見(jiàn)。第九條　承擔(dān)重大活動(dòng)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，遵守檔案工作法律法規(guī)，保守工作秘密。第十條　重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍：

　?。ㄒ唬┰谥卮蠡顒?dòng)過(guò)程中形成的方案、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、批示、批復(fù)、總結(jié)、賀電賀信、名冊(cè)等文字和音像材料；

　?。ǘh和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，省、市（州）、縣主要領(lǐng)導(dǎo)參加重大活動(dòng)形成的文字、音像材料；

　　（三）外國(guó)政要、國(guó)際組織負(fù)責(zé)人參加重大活動(dòng)形成的文字、音像材料；

　?。ㄋ模┦芪蓞⒓又卮蠡顒?dòng)的新聞媒體形成的文字、音像材料；

　?。ㄎ澹┰谥卮蠡顒?dòng)中形成的基建、財(cái)務(wù)、審計(jì)等文字材料；

　　（六）在重大活動(dòng)中形成的標(biāo)志性實(shí)物和贈(zèng)品；

　?。ㄆ撸┡浜现卮蠡顒?dòng)開(kāi)展的其他活動(dòng)形成的文字、音像材料。

　　受委派參加重大活動(dòng)的新聞媒體及其工作人員在活動(dòng)中形成的文字、音像材料，應(yīng)當(dāng)在主辦單位、承辦單位和本單位同時(shí)歸檔。第十一條　舉辦重大活動(dòng)時(shí)，檔案行政管理部門(mén)可以派員參與拍照、攝像等相關(guān)工作。第十二條　對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的重大活動(dòng)文字、音像材料，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第十三條　應(yīng)當(dāng)歸檔的重大活動(dòng)紙質(zhì)文件、電子文件和音像材料等，主辦、承辦單位應(yīng)按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理，并編制重大活動(dòng)檔案歸檔說(shuō)明。第十四條　主辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，做好重大活動(dòng)檔案異質(zhì)備份，提高安全保管和有效利用水平。第十五條　保存重大活動(dòng)檔案的庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施。第十六條　重大活動(dòng)檔案的移交：

　?。ㄒ唬┏闪?zhuān)項(xiàng)工作機(jī)構(gòu)主辦、承辦重大活動(dòng)形成的檔案，活動(dòng)結(jié)束后，經(jīng)檔案行政管理部門(mén)驗(yàn)收合格，移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館；驗(yàn)收不合格的，檔案工作人員不得撤離；

　?。ǘ┏ＴO(shè)機(jī)構(gòu)主辦、承辦重大活動(dòng)形成的檔案，活動(dòng)結(jié)束后50日內(nèi)，經(jīng)主辦、承辦單位檔案管理部門(mén)驗(yàn)收合格，移交承辦單位檔案室。檔案保管條件不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求可能導(dǎo)致不安全或者損毀的，可以移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。