教學檔案數字化

導語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、把好“收集歸檔關”，拓寬歸檔類目，豐富館藏資源

檔案館是永久保存檔案的基地，收集工作是豐富館藏的前提條件。檔案館要對全校檔案員定期進行業(yè)務培訓與指導，使之做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保對有價值的、應歸檔文件材料完整、齊全、按時移交，這是檔案管理員責無旁貸的責任。我校下發(fā)了《沈陽理工大學各部門檔案歸檔范圍》，使各部門、各學院明確責任，明晰歸檔材料范圍，有力地推動了檔案收集工作。2012年檔案收集完整、齊全，共計1026件，接收實物檔案129件，聲像、照片檔案498張，光盤60張。

今年，我校為做好歸檔難、歸檔率低的科研檔案管理工作，同有關部門制定了《沈陽理工大學科學研究類檔案實施細則》，明確規(guī)定，“結題證書”必須加蓋檔案館公章才能進行結題項目經費清戶，從這半年多的效果看，大大提高了科研項目檔案的歸檔率和完整率。上半年共接收科研檔案80卷，其中項目類檔案48項，橫向合同21項，縱向課題27項。

二、加快檔案管理現代化進程，推動檔案信息化、數字化建設

檔案管理現代化，即是檔案工作技術現代化、檔案工作組織與管理現代化、檔案干部知識化。加快檔案管理現代化進程，就是要采取先進的.科學技術、管理方法和現代化設施，使檔案管理的效率與質量同客觀要求相匹配，把計算機納入檔案管理工作，用計算機錄入和查詢檔案，館藏檔案以圖像、數據、聲音等多種形式存放在服務器的數據庫中。

檔案的接收將從紙質向電子檔案的網絡傳遞。同時，還應提高檔案的開放意識，發(fā)揮檔案管理軟件網絡查詢和利用工作，實現對檔案員網上授權立卷歸檔業(yè)務，經常下到基層對其進行業(yè)務指導工作，發(fā)揮檔案工作作用。

為適應知識和電子信息技術迅速發(fā)展的新形勢，保證檔案工作為學校改革與發(fā)展和社會主義建設提供高質量的服務，我校檔案館極其重視檔案信息化建設，并將實現檔案網絡管理列為館內的重點工作。

為提高檔案利用與共享，我校加大了檔案管理軟件的系統(tǒng)維護與升級工作，分期、分批進行了原有檔案數字化文檔錄入工作，對紙質載體數字化掃描上傳工作，完成了1953年至今的全部文書檔案的目錄級錄入工作，上傳2006年至今的全部文書檔案，教學檔案現正在錄入中，聲像檔案也全部上傳完成，我們還將繼續(xù)推進科研檔案和基建檔案的錄入工作，為實現檔案數字化管理奠定基礎。

三、以人為本，提供優(yōu)質檔案服務

學校檔案館努力發(fā)揮檔案最大效益，在具體服務方式上廣開檔案利用的新途徑，采用靈活多樣的服務方式，改變被動服務局面，實行超前服務、定向服務、跟蹤服務等方式提供檔案利用，建立信息傳遞網絡，完善檔案基礎建設，提高檔案開發(fā)利用率，為學校各項工作服務。

學校檔案館今年共接待學歷認證、成績單查詢、軍工質量認證支撐材料、職稱材料認定、校友信息查詢等各類查詢1400人次，利用檔案1800卷，轉遞學生檔案291人次，公證、外調教職工檔案110人次。

攝制研究生學位照片427張，有序完成學生檔案近4000份的整理、郵寄等工作。我們還配合各用人單位招聘畢業(yè)生工作，對畢業(yè)生在校期間的成績、畢業(yè)證、學位證進行認定，提供真實可靠的信息，本著對用人單位負責，對畢業(yè)生負責的工作態(tài)度，認真履行工作職責，配合用人單位圓滿完成招聘工作。

四、注重提高檔案管理人員的工作素質

要想提高檔案管理人員工作素質，必須做到以下幾點：

1.愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

要想把檔案工作做好，良好的職業(yè)道德是前提條件，還要有較高的思想覺悟，同時還要具備服務意識，只有這樣，檔案工作才能做實做好。

2.具有開發(fā)信息資源的能力

積極開發(fā)檔案信息資源為各項事業(yè)服務，這是檔案事業(yè)的根本宗旨，也是實現檔案和檔案工作自身價值的根本途徑。檔案工作人員一定要具備開發(fā)檔案信息資源的能力，把“死”檔案變成“活”信息，真正實現檔案自身價值。

3.具有一定的開拓創(chuàng)新意識

檔案管理的最終目的是要把檔案資料應用到社會生活和經濟活動中去，使之發(fā)揮更大的價值，這就要求檔案人員具有開拓創(chuàng)新的服務意識，充分利用檔案信息資源，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，使檔案資料在工作中發(fā)揮更大的作用。

總之，提高檔案工作人員素質，意義深遠而重大，只有檔案工作人中整體素質不斷提高，才能做好檔案服務工作，適應時代發(fā)展和進步。

學校如何加強檔案管理

導語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、深化檔案管理意識

現階段，我國許多高職學校對檔案不夠重視，認為檔案管理可有可無。殊不知學校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評估的基礎和依據，它是歷史的記錄、知識的載體。學校的檔案管理是與學校各個部門、各個層面的各項工作分不開的，因此檔案的管理工作有很強的的重要性和必要性，深化檔案管理意識的具體工作如下。

1.學校要組織全員培訓，定期或不定期學習學校檔案相關知識，強化全體教職員工檔案意識，理解檔案對其作用，如此才能自覺配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學檔案關乎學校教學實踐、教學管理、教學研究、教學改革各項活動;基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項目等活動之中;

科研檔案與科研活動有關(包括課題立項和研究、成果鑒定、項目推廣等)，另外，學生管理檔案、聲像載體檔案更是關乎學生素質教育和畢業(yè)情況、高職學校校園建設等方方面面，這些對個人和學校的發(fā)展有著重要的價值，是高職學校持續(xù)發(fā)展的基礎。

2.學校領導要站在科學發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對學校各個方面的檔案材料進行信息化、網絡化，真正把檔案管理工作納入學校工作的重要議事日程、學?？傮w規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經常在會議活動中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

二、培養(yǎng)高素質檔案管理人才隊伍

學校檔案工作是一項基礎性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關重要，檔案管理人員素質高低關乎檔案管理工作的質量。只有進一步提高學校專兼職檔案人員的素質，才能為高職學校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質、業(yè)務素質、知識素質，這三種素質缺一不可。

1.政治素質，即檔案工作人員要用科學發(fā)展觀指導自己的工作，做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、實事求是。

2.業(yè)務素質，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關鍵。檔案管理人員要精通計算機網絡技術、多媒體技術以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應知識化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢。

3.知識素質。檔案工作實質上是專業(yè)性、服務性很強的工作，因此檔案人員還要掌握相應的科學文化知識，以適應檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質檔案管理人才隊伍，一方面，學校必須要強化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應的培訓計劃。另一方面，學校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對檔案專業(yè)知識熟悉和專業(yè)技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進學校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計算機現代化日益普及的今天，為了科學管理檔案，還需要建立相關制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實現規(guī)范化、科學化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制

例如，有的學校制定了《檔案人員工作職責》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關的'各項制度，使學校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評優(yōu)選先的依據，通過這一制度，有效促使學校各科室人員認真研究、落實檔案工作。

2.構建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開發(fā)教學檔案信息資源的有效途徑

現如今，學校檔案的載體由紙質檔案為主逐漸轉變?yōu)榇疟P、光盤、縮微等新型載體共存的局面，已經發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學校的擴招，檔案種類多、時間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學校要盡快構建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學化、現代化提供有力的技術保證，最終有助于學校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘學校檔案的服務潛能，保障資源利用

學校檔案好比一座資源庫，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學校服務。目前，許多高職學校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務第一”的意識，因此，只有挖掘學校檔案的服務潛能，積極探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務作用，檔案管理人員要對檔案資源進行深層開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領導、各處室及教研室教師等，可通過完善檢索工具、開通校園網站等多個途徑和角度，方便教職工對所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務手段，真正體現檔案工作的價值，更好地為教育、教學服務。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨有的原始信息，并對這些信息進行有針對性的整理，使其形成實用性和權威性較強的教學檔案信息，更好地提供給學校領導和有關部門，也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學校可以采取深化檔案管理意識、培養(yǎng)高素質檔案管理人才隊伍、構建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘學校檔案的服務潛能等具體措施，做好檔案管理這項系統(tǒng)工程。

如何改進高校檔案管理

導語：檔案管理工作是有效提高高校工作質量和工作效率的必不可少的一個重要部分，在整個高校的管理工作中占據著重要的位置，充分的記載著高校的發(fā)展歷史，為今后對高校的發(fā)生的研究提供必要的資料依據，同時還能作為科學分析與制定高校今后發(fā)展的好教材。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.領導檔案意識不強

長期以來一些學校領導片面的認為高等學校的中心任務是教書育人，對檔案工作重視不夠，很少將學校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作未給與足夠的重視和支持，對本單位檔案工作存在的問題解決不得力;領導忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴重影響了檔案管理工作的順利發(fā)展。

2.檔案管理制度不健全

近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設也取得了很大的進步。但從目前高校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現為：

一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，甚至存在不同職能部門檔案記錄不一致的現象，喪失了部分利用價值。如有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄;學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現象。

二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發(fā)生。如有些人需要文件時亂翻亂抽;借閱、傳閱不登記;有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

3.檔案管理人員素質不高、隊伍不穩(wěn)定

改革開放和社會主義市場經濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國家關于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語文知識以及文字表達能力。

此外，隨著校園網絡建設和信息技術的普及，高校檔案工作急需一批現代化信息管理方面的人才。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業(yè)性質，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。

目前，高校檔案管理人員不管是在職稱、待遇，還是工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比普遍偏低，上下班時間較為固定沒有機動性等，導致檔案管理工作人員在心理上產生了不平衡的心態(tài)，對于本職工作有種逆反，不愿意長期安于現狀。這樣就造成了檔案管理工作當中缺乏相應的專業(yè)人才，導致檔案管理隊伍出現不穩(wěn)定的現象。

4.院校合并等造成檔案管理難度大

近十幾年來，我國高校在布局上面進行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學化發(fā)展的方向。目前很多高等院校是經過合并或是建設了新校區(qū)，高校不管是在建校面積還是學生數量等都有較大的規(guī)模，而且不同校區(qū)位置距離太遠，加上之前在管理當中出現的各不相同的管理模式，對于高校的檔案管理工作就在無形當中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新問題出現。

5.檔案管理方式落后

高校檔案傳統(tǒng)上僅僅是以單一的紙質檔案為主，由于經常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質，使介質檔案保存期不長且存放不方便，占用面積大，同時不易復制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加困難。

6.檔案利用率偏低

高校檔案館擁有數量龐大的檔案，但利用率并不高。原因有：一是高校檔案意識不強，許多人認為檔案沒用，甚至不知道有檔案機構;二是管理方式落后，檔案利用效率偏低;三是一些高校檔案館藏單一，不能滿足檔案需求。

舊的傳統(tǒng)觀念和工作方法不改變，檔案信息服務不能真正落到實處。高校檔案如果不能為學校的教學、科研和管理工作提供服務，不能為師生員工和社會需要提供服務，檔案工作就不會存在，也不可能得到發(fā)展，檔案管理也無從談起。由此可見，充分地認識檔案管理工作、提高檔案的利用率、進一步加強檔案的服務意識具有十分重要的意義。

二、做好高校檔案管理工作對策

1.強化檔案意識

首先是要轉變高校領導者的思想觀念。校級領導是學校各項管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強加對學校檔案工作的指導是做好高校檔案工作的關鍵，學校領導對檔案工作重視程度直接關系到檔案工作的效果。

因此加強檔案工作，必須不斷提高領導者檔案意識，加強對檔案工作的領導，要把檔案工作納入領導者的議事日程。

其次，要建立相應的檔案工作領導體制和工作機構。如建立高校檔案館、成立校級檔案工作委員會等，加強領導對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調控的力度，同時將檔案工作納入高校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境。最后，要真正重視檔案工作，解決檔案工作中的實際問題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關檔案安全保護，有效利用等實際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學校教學，科研等工作的發(fā)展同步前進。

2.建立健全高校檔案管理制度

應根據我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關檔案管理規(guī)定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。使檔案管理全面實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中;納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一;納入單位考核、獎懲制度之中;做到領導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經費開支有保證。

使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領導、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網絡，并由上而下建立起嚴密的層層監(jiān)督機制，明確崗位責任制和檢查評比制度。通過制度建設，規(guī)范高校檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，才能對檔案進行實時控制。

3.加強檔案隊伍建設，提高業(yè)務素質

加強檔案隊伍建設，建設一支適應高校檔案工作現代化需要的、素質優(yōu)良、結構合理、穩(wěn)定的`檔案人才隊伍，可以從以下四個方面做起：一是努力提高檔案人員的政治意識、大局意識和責任意識;

二是盡可能地為檔案工作人員提供繼續(xù)教育和培訓的機會，提高他們的業(yè)務水平和工作能力;

三是建立健全人才引進制度，制定特殊優(yōu)惠政策和措施，積極引進政治素質高、業(yè)務能力強、學歷層次高、具有現代科學技術知識和技能的檔案專業(yè)人員;四是加強兼職檔案人員隊伍建設，為兼職檔案人員設置崗位津貼，定期開展檔案工作核查評比活動，引進激勵機制，充分調動他們的積極性。

4.加強檔案編研工作，實現信息共享

檔案編研工作是一種高層次的檔案服務形勢，高校檔案館應該利用館藏檔案的優(yōu)勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學校的各項工作提供準確的、系統(tǒng)的檔案史料。

這些檔案史料從不同側面反映學校的情況，對于總結經驗、指導工作、業(yè)務查考具有現實作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會極大地方便各部門的工作。學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構成社會的信息服務體系，彼此之間應該建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足社會多方面的需要。

5.提高信息化管理水平，提供更好的服務

以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。目前，高校檔案的載體已由原來以紙質檔案為主發(fā)展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，使檔案更具有直觀性、選擇性、易操作性，所以要進一步加快檔案的數字化和信息網絡化建設進程。

通過高校檔案管理信息化的發(fā)展使得高校檔案部門利用現代化管理手段將檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門， 為檔案利用者提供多種查詢手段，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值， 促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

總之，高等教育的改革和發(fā)展，為檔案工作的創(chuàng)新提供了必要的條件，開辟了廣闊的空間和平臺。只要我們在思想上高度重視，實踐中主動探索，方法得當，組織得力，就一定能使高校的檔案事業(yè)煥發(fā)出勃勃生機和活力。

做好檔案管理工作的措施

導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

一、廣開收集渠道，努力把好收集關

檔案的種類名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中，檔案管理工作要把握兩個重點環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網絡作用

結合單位自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網絡體系;協(xié)調各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理人員應與各部門信息員經常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。

檔案管理人員應根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。

階段工作結束或年度工作完結，專職檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實現管理現代化

檔案數量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，檔案管理工作只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。

1.加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

3.利用現代化技術，整理檔案

利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的'內容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強編研工作

搞好檔案編研要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統(tǒng)、更精練。因此，檔案編研工作要從實際出發(fā)，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面

檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功，熟悉業(yè)務，當好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

一、學校教學檔案管理的意義

教學檔案管理工作是學校基礎性工作之一，是衡量一個學校教學質量和管理水平的重要標志。教學檔案管理工作的好壞直接關系著學校的發(fā)展，對學校來說具有非常重要的意義。

1.體現學校的綜合實力。教學檔案是社會了解學校的一個窗口，通過這個窗口人們能夠了解學校的教學質量和管理水平，是學校辦學和增強辦學實力的主要依據之一。此外，教學檔案是對教學活動和教學管理工作的最原始的記錄，也能促進學校教學質量及教學管理水平的提高。教學工作者在教學活動結束之余可以通過教學檔案，對教學活動過程進行分析、研究、總結，并及時發(fā)現和解決所存在的問題，從而提升教學質量和教學管理水平。

2.進行教學改革離不開教學檔案。教學檔案記錄的教學活動是長期的、真實的、系統(tǒng)的，若要進行教學改革它可以提供針對性的參考，教學檔案有利于制定出符合實際的教改方案。

3.是傳承優(yōu)秀教學經驗的重要載體。優(yōu)秀的教學工作者，其教學檔案的編制質量也很高。當前，學校上下都在開展“傳、幫、帶”活動，活動中，教學檔案的作用非常重要。新教師可以通過研究、學習優(yōu)秀教師的教案等資料，來獲取最直接、最有效的教學經驗。此外，檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向，教學檔案中蘊含著大量信息資源，它能夠為學校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。總結起來，要重新認識教學檔案，高度重視教學檔案的重要性，為了學校的發(fā)展，提升教學檔案的管理水平。

二、完善學校教學檔案管理工作的措施

因為教學檔案記錄了一個學校發(fā)展的歷史，所以教學檔案所含的信息量大，覆蓋面廣，涉及到教學活動的每個地方，完善教學檔案管理工作的措施，將進一步推進學校教務工作的順利開展。

1.有效收集整理教學檔案。收集整理和管理利用教學檔案是教學檔案工作的第一步，教師、學生和一些教務管理團隊在日常的各種教學活動中所創(chuàng)造的東西大多數都是具有保存價值的，作為一名教學檔案的管理者，必須對這些具有保存價值的文件資料、電子資料以及經驗總結進行分類，并且收集整理，制成檔案收藏，做好教學檔案的收集整理工作。另外，必須按照嚴格的標準和要求，進行檔案材料的分類范圍劃分，做好相應的管理計劃，讓教學檔案的收集具有計劃性和實效性。每一份教學檔案的材料從收集到整理成檔都要經過復雜的程序，比如：收集整理、分類、擬寫標題、文件排序、頁碼編排、制作目錄等，確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

2.嚴密組織教學檔案管理工作。首先，做好一項工作的前提是寫好工作計劃，其他工作如此，教學檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個周詳的計劃，年終時要做好年終總結，并且對檔案管理的工作人員進行考核，將考核成績的好壞與獎懲直接掛鉤。其次，健全教學檔案管理體系。學校一方面要根據相關的規(guī)章制度與實際情況聯(lián)系起來，制定一個體系完健全的檔案管理制度。另一方面，要制定一個管理在職工作人員的制度，如進行細致分工，明確每個工作人員的職責和工作范圍。最后，要嚴密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強，若要保證檔案管理工作正常進行，必須要嚴密組織。如學校要建立教學檔案管理網絡，建立校領導分管，檔案業(yè)務部門具體管理，其他部門應該密切配合一起管理網絡，同時經費也要隨時保證充足。

3.促進教學檔案管理工作現代化。當前，教學事業(yè)不斷發(fā)展，教學改革不斷深入，原有的教學檔案管理的方式不僅滿足不了當前教學檔案管理工作的需要，在某些方面還制約著檔案管理工作的進步和發(fā)展。因此，促進教學檔案管理工作現代化迫在眉睫。其表現在具體工作中主要是：學校要隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，與時俱進，學習并利用好先進的檔案管理技術及相關設備，力爭早日實現教學檔案管理現代化。比如：成績管理系統(tǒng)、學籍系統(tǒng)管理、圖書借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，而且避免了各種資源的浪費。同時，學校應努力開發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面，做到檔案信息工作為學校的教學工作服務。如可以在網上建立服務平臺，便于師生進行教學資料的查詢。

三、結語

教學檔案對于一個學校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學改革的不斷深入，學校的檔案管理工作也應該與時俱進，學校要深入認識到教學檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作水平，使其更好地為學校的管理、教育、教學工作服務。

東北師范大學檔案館的發(fā)展規(guī)劃

“十五”期間，我校檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展。檔案工作實現了跨越式發(fā)展。 做好日常服務工作的基礎上，檔案館工作朝著數字化、網絡化方向發(fā)展，著重做好檔案信息化建設，實現了檔案館信息化建設“三步走”的目標。第一步， 2002 年實現當年進館的檔案可在檔案館網頁上查詢。第二步， 2003 年實現近 10 年的館藏檔案文件級目錄網上查詢。并且 2003 年提前實現了全校檔案工作在網上立卷。第三步， 2004 年末實現館藏全部檔案文件級著錄和網上查詢。向數字化檔案館邁出了可喜的一步?！笆晃濉逼陂g，檔案館工作要按照學校“十一五”發(fā)展規(guī)劃的要求 ： “以鄧小平理論和‘三個代表‘重要思想為指導，用科學發(fā)展觀統(tǒng)領學校工作全局，堅持為基礎教育服務、為經濟社會發(fā)展服務的辦學方向，堅持教育創(chuàng)新，按照‘走強校之路，走特色之路，走開放之路‘的發(fā)展思路，穩(wěn)定學校發(fā)展規(guī)模，完善本科教育教學，形成研究生培養(yǎng)模式，加強自主創(chuàng)新能力，提升科學研究水平，拓展學科建設領域，加大隊伍建設力度，廣泛開展與社會和國內外高校的合作與交流，努力構建和諧校園，逐步建成‘國內一流國際知名的研究型綜合性師范大學‘的基本框架”。 檔案管理工作要以創(chuàng)新求發(fā)展，以發(fā)展促服務。堅持以“管理”為基礎，以“服務”為方向。堅持依法治檔、科技興檔。依法實現學校檔案集中統(tǒng)一管理的同時，依靠現代化手段加快檔案信息化建設 ，加大檔案工作為教學、科研、管理和師生員工服務的力度。以“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的高度責任感，為學校建設和發(fā)展提供一流的現代化檔案資料信息和服務，建立完善適應我校發(fā)展需要的檔案管理體系。▲工作目標根據學校的“國內一流國際上有一定影響的研究型綜合性師范大學”建設總目標，實現檔案工作與學校需要相適應，與學校發(fā)展同步，進一步完善檔案工作的行政管理職能，實現和強化檔案館依法集中統(tǒng)一管理學校檔案，全方位提高檔案信息化服務的功能。經過 5 年的建設，在全面加強檔案資源建設的同時，堅持以人為本，服務大局、服務社會、服務師生。通過公開現行文件提供利用，促進校務信息公開。采用先進的管理理念及技術，對文件、檔案資源實行科學管理，建立檔案信息數據庫，使檔案館真正成為學校檔案信息服務中心。努力實現檔案管理的現代化，通過文檔一體化和加速檔案數字化、利用網絡化進程，實現歷史檔案與未來檔案的連接，實現傳統(tǒng)管理模式向現代化管理模式的跨越。以數字化檔案館為新的發(fā)展目標，適應信息社會對檔案工作的必然要求，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。經過 5 年的建設，全面實現現代化管理，使檔案館在館藏規(guī)模、業(yè)務建設、人員素質、檔案利用、服務水平等各方面進入全國高校檔案館先進行列，達到國家一級檔案館標準；人事檔案升級工作順利通過，達到國家級標準；全校性檔案信息一體化的格局形成，實現檔案網上立卷、目錄查詢及文檔查詢，實現數字化檔案館?！ぷ髀氊煂W校檔案館屬綜合管理機構，它既是學校檔案工作的行政管理部門，又是學校永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業(yè)機構及信息資料中心。履行學校檔案事業(yè)行政管理和檔案保管利用兩種職能。承擔著對全校檔案工作的統(tǒng)一規(guī)劃，全面的業(yè)務管理、協(xié)調和指導，負責全校檔案的接收、保管、保護、鑒定、轉發(fā)、銷毀、統(tǒng)計、開發(fā)和利用，對外承擔著《檔案法》規(guī)定“三十年向社會開放”的任務。具體工作內容如下：1. 負責全校綜合檔案（包含黨群、行政、教學、科研、基建、儀器設備、產品生產、外事、出版、財會、聲像、物業(yè)、名人、教師業(yè)務檔案）及教職工人事檔案的審核、收集、整理、保管和利用工作； 2. 負責研究生、本科生的新生檔案的接收、保管利用和畢業(yè)生檔案的轉發(fā)工作；3. 負責校史、年鑒、人物檔案的編輯工作。▲工作任務1. 貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法律、政策和規(guī)定， 規(guī)劃全校檔案工作，制訂學校檔案工作的規(guī)章制度，負責監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況。2. 我校的檔案網絡立卷系統(tǒng)已經運行良好，要進一步加強對電子文檔歸檔的業(yè)務指導，保證學校電子檔案的完整和安全。保障進館檔案的規(guī)范與完整，指導和協(xié)助各學院、各單位做好各類檔案的收集、征集和整理組卷工作。3. 利用檔案網絡管理軟件，搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，積極開發(fā)檔案信息資源，加快館藏檔案數字化工作，利用高速掃描儀進行檔案全文數字化處理， 5 年內通過“文檔一體化”和“館藏數字化”積累的數字檔案進行開放鑒定和上網，在學校辦公網內實行授權網上利用數字檔案的服務，在保證安全和強化保密鑒定的條件下盡可能多的為全校師生提供檔案共享信息，建成師大數字化檔案館。4. 完善檔案局域網建設。結合檔案信息化建設工作和檔案館工作的實際，完成檔案館網站的升級工作。并在館內增設一套局域網，便于本館信息化工作。5. 保守檔案機密，確保檔案安全 , 維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)，做好檔案的保護工作，最大限度地延長檔案壽命。正確處理檔案利用與保密的關系，把好檔案利用關，嚴格遵守檔案開放利用的有關規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行國家《保密法》。堅決杜絕檔案泄密或被竊密事件的發(fā)生。6. 廣泛開展檔案宣傳工作，增強全校教職工、學生的檔案意識。培訓全校專、兼職檔案工作人員，并對所屬部門檔案工作進行評比、檢查、評估。7. 開展檔案學術研究和交流活動?！藛T編制檔案干部隊伍建設，通過優(yōu)化結構，選留專業(yè)人員，競爭上崗，提高專業(yè)人員的政治素質，專業(yè)知識，現代化技術，業(yè)務能力，創(chuàng)新意識等綜合素質。著力解決好隊伍中存在的年齡結構、專業(yè)結構、學歷結構、職稱結構不合理等現象，使之逐步趨于合理。“十一五”期間，檔案館人數至少由現在的編制 13 人增加到 16 人?！鴥炔繖C構全校檔案工作網絡，以檔案館為中心，輻射全校所有學院和單位。形成全校檔案工作的網絡體系。根據工作需要，下設若干個檔案分室，實行二級管理。按照檔案館的任務和建設目標，檔案館內部機構在現有基礎上，再增加 2 個科（室），科室由現在的 3 個增加到 5 個。設置如下：收集指導部、人事檔案部、技術服務部、編研室、辦公室?！?檔案經費檔案經費單獨立項，列入學校財務預算。經過認真核算，每年學校應下?lián)軝n案業(yè)務經費（不含設備費）為 25 萬元為宜，并逐年遞增。以保證各項工作的正常運行。各學院各單位對用于保存本單位歸檔文件所需檔案裝具等設施的經費，由本單位經費中予以支付?！鴻n案用房學校為檔案館提供符合檔案管理要求的檔案用房。做到辦公、 閱覽、庫房三分開。檔案用房應充分考慮學校發(fā)展的規(guī)模、館藏檔案大量增加的狀況，不斷改善條件，逐步增加檔案館的用房面積，以適應現代化管理的需要。存放聲像等特殊載體檔案，要設有專門庫房并配置自動報警、自動消防和恒溫、恒濕等設施。▲檔案設備學校有計劃地為檔案館配備計算機、復印機、錄音錄像、縮微等辦公自動化設備，為盡快實現學校檔案文檔一體化和數字化檔案館新的發(fā)展目標提供技術和物資支持。