進(jìn)行檔案管理工作，對(duì)于單位來說，不僅僅只將重點(diǎn)著眼于收集、存儲(chǔ)保管等方面，還需要加強(qiáng)檔案的利用，加強(qiáng)檔案資源在日常檔案工作中的使用。

      但在實(shí)際工作中，檔案專崗工作相對(duì)而言是比較少的，缺乏專業(yè)工作人員、臨時(shí)拼湊的人員缺乏專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行檔案整理數(shù)字化等工作缺乏專業(yè)設(shè)備等方面的問題也會(huì)對(duì)企業(yè)開展工作造成困擾。所以選擇檔案數(shù)字化管理公司對(duì)人事檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等提供一站式檔案整理及數(shù)字化專業(yè)服務(wù)，是企業(yè)解決檔案管理困擾的有效方案之一。那么在武漢，怎樣選擇合適的檔案數(shù)字化管理公司呢？

　　首先，檔案整理及數(shù)字化工作并不是隨心所欲的進(jìn)行的，而是需要遵守國家制定的各類檔案政策、行業(yè)法規(guī)等各類標(biāo)準(zhǔn)、條例來開展工作。所以對(duì)于檔案數(shù)字化管理公司，選擇擁有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)化檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)是很重要的一點(diǎn)。

　　其次，開展檔案數(shù)字化工作需要專業(yè)的工具與設(shè)備，比如進(jìn)行掃描工作時(shí)，對(duì)于文書檔案、人事檔案等就需要使用不同的掃描儀器，所以檔案數(shù)字化管理公司對(duì)于工作設(shè)備的配置也是需要更上使用需求的。除此之外，對(duì)于進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案材料，配備專業(yè)軟件和系統(tǒng)，才能更好地完成數(shù)據(jù)處理、利用的需求。

　　海南省檔案掃描公司的掃描流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作，需要充分準(zhǔn)備好前、中、后三個(gè)階段。

　　一、掃描前期準(zhǔn)備

　　1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時(shí)要對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，保證檔案接收過程中數(shù)量無誤，同時(shí)也要與客戶進(jìn)行書面交接并簽字確認(rèn)。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時(shí)刻，準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度等。

　　2.檔案整理準(zhǔn)備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確無誤填寫，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　3.設(shè)備的準(zhǔn)備

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準(zhǔn)備

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要做好工作計(jì)劃，制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學(xué)、規(guī)范、有序，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作

　　檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接，安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　2.圖像存儲(chǔ)：通常存儲(chǔ)的格式為JPG，掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。

　　3.圖像處理：能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查：檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進(jìn)行修改。

　　2.數(shù)據(jù)對(duì)接檢查：目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行辦理交接手續(xù)，交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

　　海南省檔案掃描的難點(diǎn)

　　檔案數(shù)字化掃描的難點(diǎn)取決于多方面的因素，比如檔案的狀態(tài)、類型和數(shù)量，以及掃描設(shè)備和技術(shù)的可用性等。具體來說，檔案數(shù)字化掃描的難點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

　　1.檔案類型和狀態(tài)：不同類型的文檔（如紙質(zhì)文件、照片、負(fù)片等）可能需要使用不同的掃描設(shè)備和技術(shù)。此外，如果檔案受損、老化或具有特殊格式，可能需要更復(fù)雜的處理和修復(fù)。

　　2.檔案數(shù)量：如果要處理大量的檔案，可能需要投入大量的時(shí)間和資源來完成掃描工作。這可能需要組織和協(xié)調(diào)有效的工作流程和團(tuán)隊(duì)。

　　3.掃描設(shè)備和技術(shù)：掃描設(shè)備的質(zhì)量和性能對(duì)掃描結(jié)果產(chǎn)生直接影響。高質(zhì)量的掃描設(shè)備可以提供清晰、準(zhǔn)確的圖像，而低質(zhì)量的設(shè)備可能導(dǎo)致圖像模糊或失真。

　　4.數(shù)據(jù)格式和兼容性：不同類型的檔案可能使用不同的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，這就需要將檔案進(jìn)行統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，以便于管理和檢索。此外，還需要考慮數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和兼容性，避免數(shù)據(jù)損壞或無法讀取的情況發(fā)生。

　　5.數(shù)據(jù)安全和保密性：掃描的檔案可能包含敏感信息，如個(gè)人身份證件、醫(yī)療記錄等。在數(shù)字化過程中，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性是一個(gè)重要的挑戰(zhàn)。

　　6.圖像處理和后期處理：檔案數(shù)字化不僅僅是簡(jiǎn)單的掃描，還需要對(duì)掃描圖像進(jìn)行處理和后期處理，以確保圖像質(zhì)量、清晰度和可讀性。這可能需要使用專業(yè)的圖像處理軟件和技術(shù)。

　　7.掃描質(zhì)量控制：為了保證數(shù)字化掃描結(jié)果的準(zhǔn)確性和一致性，需要建立質(zhì)量控制措施，如校對(duì)、驗(yàn)收和糾正錯(cuò)誤。

　　依據(jù)我們檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)，在遇到相對(duì)而言復(fù)雜又大規(guī)模的檔案數(shù)字化掃描項(xiàng)目時(shí)，最好評(píng)估項(xiàng)目的需求和挑戰(zhàn)，并準(zhǔn)備好相應(yīng)的資源和計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施時(shí)所需的資源和技術(shù)支持。

　　海南省檔案掃描儀

　　 海南省檔案掃描儀是一種用于將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的設(shè)備。以下是對(duì) 的分點(diǎn)論述：

　　1.功能： 的主要功能是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像，以便于存儲(chǔ)、管理和檢索。

　　2.類型：根據(jù)掃描方式的不同， 可以分為平板式掃描儀器和高速掃描儀器兩種類型。平板式掃描儀器適用于掃描單頁或少量頁面的檔案，而高速掃描儀器則適用于大量檔案的批量掃描。

　　3.分辨率：分辨率是指掃描儀器所能捕捉到的圖像細(xì)節(jié)的程度，通常以dpi（每英寸點(diǎn)數(shù)）來表示。較高的分辨率可以提供更清晰的圖像，但同時(shí)也會(huì)增加文件的大小。

　　4.自動(dòng)文檔進(jìn)給：許多儀器配備了自動(dòng)文檔進(jìn)給功能，可以自動(dòng)吸入和送出文檔，提高掃描效率。

　　5.圖像處理：通常具備一些圖像處理功能，如糾偏、去噪、裁剪等，以提高掃描圖像的質(zhì)量。

　　6.連接和兼容性：可以通過USB、以太網(wǎng)等接口與計(jì)算機(jī)連接，并支持多種圖像格式，如JPEG、TIFF、PDF等。

　　7.安全性：一些 具備安全功能，如密碼保護(hù)、用戶認(rèn)證等，以確保數(shù)字化檔案的安全性。

　　8.應(yīng)用領(lǐng)域：廣泛應(yīng)用于檔案館、圖書館、政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)等領(lǐng)域，幫助他們將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，便于管理、共享和保護(hù)。

　　總之， 是一種將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要設(shè)備，具有多種功能和特點(diǎn)。在選擇 時(shí)，需要考慮掃描速度、分辨率、自動(dòng)文檔進(jìn)給、圖像處理、連接和兼容性等因素，以滿足不同用戶的需求。