檔案管理，也稱檔案工作，是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家服務(wù)的工作。 廣義上來說，檔案管理是指檔案事業(yè)所包括的所有工作，如檔案館工作，檔案室工作，檔案事業(yè)管理工作，檔案教育，檔案科學(xué)研究，檔案的宣傳、出版等工作。狹義上來講，檔案管理指的就是檔案本身的業(yè)務(wù)工作，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。其中，檔案整理是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案整理為檔案的檢索、利用和編研奠定了基礎(chǔ)，有利于更好地、更有序地保存檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理。

　　一、檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)容包括以下幾項：

　　1. 準(zhǔn)備與評估

　　在進(jìn)行檔案整理之前，首先需要對所有待整理的檔案進(jìn)行清點(diǎn)，明確檔案的數(shù)量、類型、形成時間、保管年限等實(shí)際情況，并對檔案進(jìn)行全面評估，確保沒有缺少檔案或者遭到損壞、無法整理歸檔的檔案。其次，檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)還要與相關(guān)組織溝通，明確檔案整理的具體需求和目標(biāo)，確保整理工作的方向和目標(biāo)，提供更具個性化的檔案整理服務(wù)。

　　2. 分類和編號

　　檔案整理的關(guān)鍵步驟是將檔案進(jìn)行合理的分類和編號。一是要根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途、形成時間、保管期限等因素制定分類標(biāo)準(zhǔn)。常見的分類方法包括按時間、問題、部門等進(jìn)行分類。二是為每個檔案編制唯一的檔號，確保每份檔案都有清晰易懂且獨(dú)一無二的名稱和編號，便于后續(xù)檔案檢索。

　　3. 整理與歸檔

　　分類完成后，開始具體的檔案整理和歸檔工作。將同類檔案整合到一起，并為每個類別編制目錄，形成清晰的索引，這樣可以使檔案在存儲和檢索時更加高效。檔案的歸檔存儲有線上線下兩種形式，檔案整理應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況選擇合適的存儲方式。對于實(shí)體檔案，需要存放在溫濕度恒定的檔案室中，使用檔案箱、文件柜等進(jìn)行物理存放，有專人進(jìn)行日常管理和維護(hù)。對于數(shù)字化檔案的存儲則較為簡單，只需搭建檔案管理系統(tǒng)就可將檔案信息進(jìn)行線上存儲、備份和利用。

　　二、檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)的選擇：

　　隨著檔案整理需求的不斷增多，許多機(jī)構(gòu)開始選擇與專門從事檔案整理的公司合作，從而減輕本組織的工作壓力，節(jié)約時間和精力，提升管理效率。然而，由于檔案信息較為敏感，各組織在選擇檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)公司時，應(yīng)謹(jǐn)慎考慮一下幾個方面的問題：

　　第一，查看外包公司的檔案整理相關(guān)資質(zhì)是否齊全。如果涉及機(jī)密檔案，還應(yīng)著重核實(shí)該公司是否具備涉密資質(zhì)。

　　第二，對比外包公司的項目經(jīng)驗(yàn)，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案整理工作是一套系統(tǒng)的、較為繁雜的工作。檔案類型眾多，整理方式也存在差異，經(jīng)驗(yàn)豐富的公司對檔案整理會形成一套標(biāo)準(zhǔn)化的流程和規(guī)范，檔案整理質(zhì)量更好，效率更高。

　　第三，在了解完相關(guān)資質(zhì)和檔案整理經(jīng)驗(yàn)后，需要檔案整理服務(wù)的組織應(yīng)將二者與檔案整理價格相結(jié)合，綜合比對，選擇最具性價比的服務(wù)機(jī)構(gòu)，既節(jié)約成本，又保障了檔案整理的質(zhì)量和水平。

　　最后，隨著社會迅速發(fā)展，檔案整理服務(wù)業(yè)務(wù)也在不斷發(fā)展進(jìn)步。近幾年，檔案整理工作與先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，走上檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。與傳統(tǒng)的檔案整理模式相比，檔案數(shù)字化工作可以提高檔案管理效率、提供更加方便的檔案利用服務(wù)等優(yōu)勢。