政府采購檔案整理規(guī)范的一項基礎性工作，是日常采購活動中的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，是詳細記錄政府采購全過程的重要依據(jù)之一，是財政部門嚴格履行采購項目監(jiān)督的一種重要手段，管理并運用好政府采購檔案，不僅可以對政府采購審批和采購結(jié)果進行檢查，還有利于開展審計工作，促進黨風廉政建設。本文結(jié)合實際，芻議政府采購檔案管理過程中存在的問題，提出改進措施，供同行借鑒。

　　政府采購檔案整理規(guī)范

　　一、檔案管理意識差

　　眾所周知,我國政府采購活動與采購檔案管理與國外相比稍顯滯后,存在著一些薄弱環(huán)節(jié)。一些采購單位和代理機構(gòu)對采購檔案管理認識不到位，既不設檔案室,也不實行專人管理，沒有真正認識到采購檔案管理的重要意義，制度不健全,整理不及時,散失損壞現(xiàn)象時有發(fā)生。此外,即便設有檔案管理員的單位，管理人員也不夠細致,比如開評標過程的音像資料未與采購文件一并存檔,質(zhì)疑投訴資料未一并收集,無據(jù)可查的情況時常出現(xiàn),這些都有礙于采購工作和監(jiān)督評價的順利實施。

　　二、非專業(yè)人員管理

　　目前，多數(shù)地方政府采購檔案管理比較混亂，單位主要領導對此不十分重視，從主觀意識上都忽略了此項工作的重要性，片面上認為檔案管理是可有可無的事情，問題頻頻出現(xiàn)，情況不容樂觀。在選拔和配備檔案管理人員時存在不合理，部分管理者缺乏相應的工作經(jīng)歷、專業(yè)水平低下、沒有相關(guān)資質(zhì)，甚者還用借調(diào)人員，這些都嚴重影響了采購檔案管理的質(zhì)量。

　　三、檔案收集周期長

　　實際工作中，多數(shù)地方都沒有制訂采購檔案管理規(guī)章制度，實施采購時的資料信息和最終收集齊的檔案信息，相互差異比較大，采購的第一手資料出現(xiàn)“失真”。一些代理機構(gòu)不能適時出具項目驗收時所需的證明材料，本身已影響了采購檔案的歸檔和存儲。如果項目出現(xiàn)質(zhì)疑、投訴，時間跨度又相應拉長，再遇上越級投訴的話，基本上就擱置下來了，這些都將導致檔案的收集整理周期被越拉越長，其完整性和真實性得不到有效保障。

　　四、入庫檔案亂象多

　　據(jù)了解，多數(shù)采購代理機構(gòu)即使設有檔案庫，存放進去的采購檔案也缺乏科學化管理，亂象叢生，垢病眾多。一是檔案庫自身條件比較差，通常都在角落或者在地下室，不僅通風條件差，而且大多數(shù)都未安裝除濕設備，長此一往，檔案損毀現(xiàn)象非常嚴重；二是檔案入庫不經(jīng)過嚴格的核對，混裝或材料缺失現(xiàn)象時有發(fā)生；三是入庫檔案隨意上架，不進行科學分類，相互混放，查找困難；四是對入庫檔案不進行有序分區(qū)和合理編號，混亂不堪，查找困難；五是檔案室并非專人管理，制度缺失，借閱無序，登記制度根本得不到落實，檔案丟失現(xiàn)象嚴重。

　　五、信息化水平滯后

　　財政部關(guān)于《政府采購代理機構(gòu)管理暫行辦法》等相關(guān)文件明確指出,開評標音像資料要清晰可辨且要與采購文件一并保存。采購文件可以采用電子檔案方式保存,但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求,而現(xiàn)實中，許多地方政府采購檔案的信息化建設水平明顯滯后。一些采購代理機構(gòu)的檔案管理除了計算機、打復印機、掃描儀、裝訂機等常規(guī)設備以外,大多都未安裝使用檔案數(shù)字化管理軟件和自動刻錄機等現(xiàn)代化設備。實操過程中,一些代理機構(gòu)僅僅把信息化應用于電子檔案的錄入上，采購檔案管理的現(xiàn)代化水平仍然比較低，根本無法適應采購檔案信息資源共享的基本要求。

　　政府采購檔案管理作為政府采購工作中不容忽視的一個環(huán)節(jié),唯有認清存在的問題,了解其目前現(xiàn)狀才能有針對性進行優(yōu)化,提高檔案管理水平，發(fā)揮政府采購檔案應有的價值和作用。具體對策如下：

　　一、高度重視定制度

　　一是采購代理機構(gòu)應當廣泛深入地宣傳采購檔案管理的重要性,認真學習《檔案法》、《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關(guān)法律法規(guī),切實提高政府采購部門檔案管理意識和法制觀念；二是嚴格按照“學用結(jié)合、重在實效”的原則,增強采購檔案管理的觀念,并成為采購當事人的行動自覺；三是建立并完善采購檔案管理規(guī)章制度,對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交以及銷毀等方面作出明確的規(guī)定和要求；四是結(jié)合具體采購方式,制作相應采購檔案模板,統(tǒng)一歸檔內(nèi)容和口徑,做到歸檔有范圍,立卷有標準,借閱有規(guī)定,保密有條例,查閱有程序,移交有記錄,從每一個環(huán)節(jié)上都能保證采購檔案管理的規(guī)范化。

　　二、強建隊伍提素質(zhì)

　　努力解決采購檔案管理人員素質(zhì)低,不專業(yè)的問題，確保從業(yè)人員透徹了解政府采購有關(guān)法律法規(guī)和程序,按要求完成采購檔案的收集、立卷、整理、入庫等工作。采取“請進來走出去”的方法，加強檔案管理人員的專項培訓,不斷提高檔案管理者的業(yè)務水平和職業(yè)技能,增強責任心，運用新方法,切實提高政府采購檔案管理的工作效率。

　　三、加大投入規(guī)范化

　　各采購代理機構(gòu)和采購人要增加投入,加強檔案軟硬件設施建設,建立專門的檔案室,且須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求,購置計算機、打印復機、打碼機、裝訂機、光盤自動刻錄機、檔案數(shù)字化管理軟件等設備,通過與現(xiàn)代化檔案管理模式的有機結(jié)合,最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)的作用,實現(xiàn)檔案信息資源的共享,做到檔案檢索快捷,查閱方便,不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

　　四、完善第一手資料

　　各采購機構(gòu)負責人要對項目負責人提出明確要求，確保每一項采購活動結(jié)束后，能及時把政府采購項目審批表、采購評審報告、采購合同、質(zhì)疑答復、投訴處理等相關(guān)的第一手資料一并移交給專職檔案管理人員,使之能及時整理匯總和分類管理,并簽訂文件移交手續(xù),避免政府采購文件被偽造、修改,保證其完整性。

　　五、定期監(jiān)督與檢查

　　各代理機構(gòu)要將檔案管理納入目標考核內(nèi)容,每月對照采購項目和工作標準，對經(jīng)辦人項目檔案裝訂歸檔情況進行清點驗收,做到“月考核,季通報。各級財政部門嚴格按照《政府采購代理機構(gòu)管理暫行辦法》和《政府采購代理機構(gòu)信用評價辦法》等要求,定期對采購代理機構(gòu)的檔案管理情況進行監(jiān)督檢查和信用評價,加大“違規(guī)成本”,促使采購檔案管理上臺階。

　　政府采購項目檔案管理,是對政府采購活動過程進行反映的原始文件,是保障政府采購“公平、公正、公開”的重要手段,也是政府規(guī)范采購行為、強化內(nèi)控管理與監(jiān)督評價的一項重要的基礎性工作。此文旨在探討政府采購檔案管理的優(yōu)化路徑,促進政府采購檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化。