企業(yè)人事檔案怎么整理？人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)的歷史見(jiàn)證，也是企業(yè)改革改制、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開(kāi)發(fā)、人力資源戰(zhàn)略開(kāi)發(fā)等方面的重要依據(jù)和信息庫(kù)。

　　一、以人為本，提高檔案整理者素質(zhì)

　　國(guó)有企業(yè)由于人員基數(shù)大，檔案的整理工作量也相應(yīng)大。近幾年很多企業(yè)推行減員增效措施，一般情況下定編定崗為一人，使檔案整理員的數(shù)量減少，還有的要分擔(dān)本部門(mén)的一些行政工作。

　　人事檔案整理工作手工勞動(dòng)是主要方式，由于人員配備有限，目前只局限在人事檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等基礎(chǔ)工作上，整理浮于表面，細(xì)致的整理裝訂都做不到，更談不上研究新情況、新問(wèn)題了。

　　針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，配備適量、高素質(zhì)的整理人員，鼓勵(lì)他們不斷學(xué)習(xí)，深入研究新時(shí)期的政策和探索新途徑。檔案整理人員也要在提高工作效率上動(dòng)腦筋，鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，提高履行崗位職責(zé)的能力和技能，拓寬知識(shí)領(lǐng)域，以適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需要，認(rèn)真細(xì)致、高質(zhì)量、高效率地完成這項(xiàng)重要而嚴(yán)肅的工作，把這項(xiàng)工作做好。

　　二、科學(xué)整理，探討合理的工作方法

　　企業(yè)人事檔案怎么整理

　　新形勢(shì)下傳統(tǒng)的操作方式的變化需要觀念上的突破，人事檔案工作要根據(jù)實(shí)際情況采用多種方式，目的是有利于人事材料的保護(hù)、保管，提高工作效率和質(zhì)量。

　　1.人事材料的規(guī)格尺寸不必千篇一律。充分利用人事材料的紙型，盡量不裁切而使用折疊的方法。裁切不慎極易使材料造成不可彌補(bǔ)的缺失，在實(shí)際工作中我們總結(jié)出，根據(jù)規(guī)定尺寸折疊其實(shí)是最好的辦法，規(guī)整美觀的折疊方式即充分保存了原材料不受損失，又便于展開(kāi)利用，而且比裁切更節(jié)省時(shí)間。

　　通常有橫折、豎折、交叉折、梯形折等等，為了避免字體在折疊后的使用中受到磨損，折疊的右邊緣應(yīng)稍窄于案卷的規(guī)定尺寸。

　　不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。以A4尺寸形成的人事材料近幾年廣泛使用，與16開(kāi)規(guī)格的規(guī)定形成沖突，頁(yè)數(shù)少的材料可以采取裁切或折疊的方式，但在實(shí)際工作中遇到的一些材料比較難處理，例如醫(yī)學(xué)院的畢業(yè)實(shí)習(xí)手冊(cè)就是A4紙型的，厚度達(dá)20多頁(yè)，裁切、折疊均很困難，應(yīng)采用整本案卷以A4為準(zhǔn)，其他材料用A4紙表襯的做法，同樣使案卷規(guī)整美觀。

　　2.人事材料的裝訂方法要靈活應(yīng)變。三孔線裝的傳統(tǒng)方法，使檔案材料易保管，不易散落，適用于在檔案室內(nèi)查閱。但目前人事檔案的使用率逐漸提高，職工退休審核、終解勞動(dòng)合同備案、工程資質(zhì)審核、晉升職務(wù)職稱、家庭財(cái)產(chǎn)公證等等，都要借用檔案中的相關(guān)材料辦理手續(xù)，或復(fù)印或提供原件。

　　頻繁的拆裝給材料的保管、保護(hù)造成一定的影響。并且打孔給材料造成的損失也是不可彌補(bǔ)的，尤其目前人才流動(dòng)頻繁，檔案轉(zhuǎn)移后很多單位都要重新整理，各個(gè)單位打孔機(jī)的孔距、孔徑雖然差異微小，但多次打孔，給材料造成的損毀也是不可避免的。探索采用裝訂夾的形勢(shì)裝訂檔案，勢(shì)必會(huì)減少這種缺憾，也提高了工作效率。

　　三、緊跟時(shí)代，創(chuàng)新檔案整理模式

　　企業(yè)檔案整理人員要解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，接受新生事務(wù)，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新。

　　1.充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，降低手工勞動(dòng)強(qiáng)度。歸檔，對(duì)于國(guó)有企業(yè)人事檔案整理工作來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，每年形成的工會(huì)會(huì)員表、工資臺(tái)賬、干部任免表、勞動(dòng)合同等，收集、編號(hào)、歸檔，工作期限長(zhǎng)，手工勞動(dòng)強(qiáng)度大。

　　目前計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作已逐步成為現(xiàn)實(shí)。在使用企業(yè)人力資源整理系統(tǒng)的過(guò)程中，要想方設(shè)法，充分發(fā)揮現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的強(qiáng)大作用，只要在初期做好表格設(shè)計(jì)和相應(yīng)數(shù)據(jù)的錄入，后期就能實(shí)現(xiàn)批量材料自動(dòng)編號(hào)、順號(hào)，一勞永逸。除了目前已經(jīng)實(shí)行中組部要求的檔案目錄采用計(jì)算機(jī)整理外，部分人事材料的形成、歸檔也即將能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)整理，使檔案整理人員從繁瑣低效的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)。

　　公司兩年一次的《干部任免表》填寫(xiě)工作，我們就采用了這種方式進(jìn)行提高工作效率的嘗試。首先在計(jì)算機(jī)上設(shè)計(jì)表格結(jié)構(gòu)，然后在每個(gè)空格中輸入信息公式再在人力資源信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入每個(gè)干部的檔號(hào)，形成的表格只要做適當(dāng)調(diào)整就可以打印出來(lái)，檔號(hào)也自動(dòng)生成通過(guò)實(shí)踐，200多張表，原來(lái)需要一個(gè)人累計(jì)手工抄寫(xiě)二個(gè)月左右，有時(shí)因工作繁忙會(huì)一拖就是半年甚至一年都難以歸檔，現(xiàn)在只要不到一個(gè)月就能完成任務(wù)，使干部人事檔案信息得到及時(shí)完善、補(bǔ)充。

　　2.開(kāi)放信息，為社會(huì)和員工服務(wù)。我國(guó)政治民主化進(jìn)程的加快，人們知情權(quán)意識(shí)也在不斷提高，人事檔案向本人有條件開(kāi)放已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案是人生經(jīng)歷的真實(shí)記錄，屬于員工個(gè)人的資料，員工有權(quán)知悉了解。

　　2000年企業(yè)建立了人力資源信息系統(tǒng)，與公司所屬單位共享信息資源，組織全體員工統(tǒng)一填寫(xiě)履歷表，對(duì)員工所填內(nèi)容與原有數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行核對(duì)，學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、工齡等不符的通知員工提供依據(jù)性材料歸檔，更正數(shù)據(jù)庫(kù)信息，使員工第一次對(duì)檔案情況有了一定的知情權(quán)，這種做法保護(hù)了員工的切身利益，也使數(shù)據(jù)庫(kù)的信息更加準(zhǔn)確、完整員工在查閱個(gè)人資料作為家庭財(cái)產(chǎn)公證、社會(huì)救濟(jì)、銀行貸款等證明行為時(shí)檔案人員應(yīng)該熱情接待，提供有效范圍內(nèi)的證明材料，為員工提供方便，而不能因?yàn)槿耸聶n案的保密性而忽視員工的權(quán)利甚至拒絕服務(wù)。

　　為維護(hù)人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性，在實(shí)際操作中，要建立健全人事檔案整理規(guī)章制度，對(duì)員工的人事檔案知情權(quán)進(jìn)行規(guī)范，設(shè)定權(quán)限，嚴(yán)格按章辦事，既為員工提供了服務(wù)，又體現(xiàn)了人事檔案整理的嚴(yán)肅性。

　　人事檔案整理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性強(qiáng)的工作，平凡瑣碎，需要付出勞動(dòng)、付出耐心。信息時(shí)代的來(lái)臨，給人事檔案整理工作者提供了學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)，也提供了創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)會(huì)，這又需要我們付出智慧，要不斷學(xué)習(xí)，不斷探索，不斷實(shí)踐，提高綜合素質(zhì)，提高適應(yīng)能力，把這項(xiàng)工作做得有深度、有意義，為社會(huì)服務(wù)，為企業(yè)服務(wù)，為員工服務(wù)。