檔案整理流程是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。

　　在這個(gè)過程中，組件、分類、排列、編號(hào)、編目是紙質(zhì)歸檔文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。此外，紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等整理流程，電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理流程。

　　檔案整理流程

　　一、收集

　　收集工作作為檔案管理的第一個(gè)步驟，由于涉及到最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用，目前將其劃分為兩個(gè)步驟：文件判斷和確定期限。

　　1、文件判斷。文件判斷主要是對(duì)于現(xiàn)有文件的歸檔范圍進(jìn)行確定，首先需要與各單位進(jìn)行溝通和深入調(diào)研，根據(jù)實(shí)際情況劃定合理的歸檔范圍。

　　2、期限期限。根據(jù)文件的使用頻率，重要程度等劃分對(duì)應(yīng)的保

　　管期限，根據(jù)不同的保管期限進(jìn)行相應(yīng)的管理，主要體現(xiàn)在年度鑒定和保管期限到期后的銷毀工作上。

　　二、分類

　　歸檔文件范圍和保管期限表上對(duì)于各類檔案進(jìn)行了細(xì)致的劃分，應(yīng)對(duì)照表格對(duì)于收集文件進(jìn)行類別的劃分。

　　三、編制頁碼

　　注意編制頁碼的時(shí)候不漏頁、不重頁，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備

　　考表不編頁碼，卷內(nèi)文件在右上角開始標(biāo)號(hào)，從“001”開始，遇有正反雙面在反頁左上角標(biāo)出。

　　四、裝訂

　　用不銹鋼釘逐件裝訂或者組卷裝訂，避免生銹腐蝕文件。

　　五、排序

　　對(duì)于同一類別的文件按照時(shí)間的先后順序排列。

　　六、檔號(hào)標(biāo)識(shí)

　　對(duì)于排列好的文件依次標(biāo)出檔號(hào)，做到不重復(fù)，不斷號(hào)，保持檔案編號(hào)的自然連續(xù)性。

　　七、著錄

　　著錄是指對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，著錄是為了滿足檢索查找提供利用的需要。

　　八、裝盒

　　即同“組卷”，將具有相同聯(lián)系的文件放置在同一盒子里，對(duì)于案卷（盒子）進(jìn)行編號(hào)。

　　案卷除包含排列好的文件外還應(yīng)包括案卷封面和備考表，案卷封面反映文件內(nèi)容，備考表則對(duì)于案卷組卷情況進(jìn)行說明，包括案卷包內(nèi)容，日常使用、變更情況，組卷時(shí)間，組卷人和審核人等。案卷封面置于文件前面，備考表置于文件之后，二者不進(jìn)行頁碼的標(biāo)識(shí)。

　　九、打印目錄

　　包括卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，注意按照文件的保管期限進(jìn)行區(qū)分匯總。

　　十、編制檢索工具

　　對(duì)于準(zhǔn)備好的各類目錄進(jìn)行整理，編制目錄匯總表，提供日常利用。

　　檔案整理工作的步驟

　　所謂檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

　　按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　一、組卷

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　二、分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　三、排列

　　排列是在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。

　　以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；

　　以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　四、編號(hào)

　　檔案編號(hào)是對(duì)分類排列后的檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號(hào)。

　　比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　五、編目

　　編目就是編制檔案目錄。

　　以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。

　　在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。