業(yè)務(wù)檔案整理分類方法：為進(jìn)一步鞏固機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提升機(jī)構(gòu)編制管理水平，沁水縣委編辦以機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)管理為導(dǎo)向，不斷創(chuàng)新方式方法，扎實(shí)細(xì)致做好業(yè)務(wù)檔案整理工作。

　　理念先行

　　沁水縣委編辦立足新時(shí)代、把握新要求，突出實(shí)用導(dǎo)向，狠抓業(yè)務(wù)檔案常態(tài)化管理，多渠道普及業(yè)務(wù)檔案知識(shí)，引導(dǎo)干部職工樹(shù)立正確的檔案管理工作理念，不斷提升檔案管理水平，進(jìn)一步夯實(shí)“智慧編辦”數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

　　程序優(yōu)化

　　把檔案整理融入到日常工作中，在業(yè)務(wù)辦理中實(shí)現(xiàn)全流程規(guī)范化操作，對(duì)工作過(guò)程中形成的檔案材料嚴(yán)格按要求予以規(guī)范，保持業(yè)務(wù)檔案工作的完整性，并對(duì)全年資料進(jìn)行集中系統(tǒng)的整理完善，制作檔案目錄，做到目錄清楚、裝訂整齊、陳列規(guī)范，確保檔案整理高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。

　　制度臻善

　　嚴(yán)格落實(shí)保密責(zé)任制，實(shí)行專人管理，按照要求詳細(xì)記錄查閱情況，不得泄露檔案內(nèi)容，不擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，保證工作留痕。

　　成效顯著

　　及時(shí)總結(jié)提煉業(yè)務(wù)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)亮點(diǎn)，靈活運(yùn)用檔案資料，真正做到工作有“跡”可“尋”、有“據(jù)”可“查”，以規(guī)范的檔案基礎(chǔ)工作推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制管理提實(shí)效、出新績(jī)。

　　1、檔案管理

　　在檔案管理中，檔案收集和檔案歸檔是兩項(xiàng)不可或缺的重要組成內(nèi)容。充分的、全面的掌握檔案管理的技巧，則可以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的有效提升，使得檔案管理取得顯著的成效。

　　一般情況下，檔案管理由若干個(gè)流程所構(gòu)成：首先，需要完成檔案的搜集等相關(guān)工作，將檔案裝訂成冊(cè)，明確歸檔的方向，再按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案進(jìn)行有序的排列，最后再將整理后的檔案進(jìn)行編目并且進(jìn)行裝盒。

　　在實(shí)施檔案分類過(guò)程中，往往以問(wèn)題或者是機(jī)構(gòu)的不同進(jìn)行分類，使得檔案的有序性可以得到有效的保障，避免今后查找的復(fù)雜性和繁瑣性。為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)的原則進(jìn)行管理。

　　2、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題

　　2.1、檔案管理工作中存在的不足之處

　　現(xiàn)階段，單位在實(shí)施檔案管理工作過(guò)程中，最為顯著的問(wèn)題在于管理理念較為落后。隨著我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)于全新的要求。

　　隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)涵蓋了所有的行業(yè)，無(wú)論是檔案的內(nèi)容還是檔案的形式均已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，這就導(dǎo)致檔案管理工作的復(fù)雜程度得到了顯著的提升。

　　因此，為了更好的滿足檔案管理的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須要及時(shí)更新理念，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷豐富自身的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。另一方面，通過(guò)相關(guān)的調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，單位內(nèi)部檔案管理的從業(yè)人員，大部分是由單位內(nèi)部其他崗位的工作人員兼任的，或者是由其他崗位調(diào)動(dòng)而來(lái)的，這些檔案管理工作人員并非檔案管理專業(yè)初審，這就導(dǎo)致整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力水平處于較低的水平，對(duì)于檔案管理工作的順利實(shí)施和開(kāi)展帶來(lái)了一定的難度。

　　2.2、檔案歸檔整理過(guò)程中存在的不足之處

　　通過(guò)對(duì)檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，可知我國(guó)一部分檔案管理人員還未能夠充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并未熟練的、全面的掌握檔案歸納整理技巧。例最為明顯的問(wèn)題在于檔案管理工作人員對(duì)于檔案并沒(méi)有形成一個(gè)清晰的、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，如針對(duì)部分篇幅較大的檔案，無(wú)法確定是應(yīng)該保留還是刪除。這就導(dǎo)致在檔案整理歸納整理過(guò)程中保留了大量不必要的文件，從而導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)空間被占用，同時(shí)，還投入了檔案人員的精力。

　　2.3、檔案分類工作存在的不足之處

　　在檔案分類過(guò)程中，存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在未能夠充分的、全面的考慮實(shí)際工作的情況，制定科學(xué)的、合理的檔案分類方案。分類的標(biāo)準(zhǔn)往往交叉使用，導(dǎo)致檔案歸檔存在著非常明顯的分散性特征。根據(jù)檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定，檔案歸檔的分類方式主要可以分為三種：

　　即保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度。但是，在實(shí)際的歸檔過(guò)程中，一般采用的方法為級(jí)次分類法和收文發(fā)文分類法等，這種分類方法缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性，將會(huì)導(dǎo)致文件檢索存在著較大的難度。

　　3、檔案管理歸檔整理分類的技巧

　　3.1、檔案管理的相關(guān)技巧

　　檔案管理的技巧是處于不斷變化之中的，其并不是固定不變的。檔案管理的技巧與時(shí)代發(fā)展變化兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。因此，檔案管理人員必須要保持與時(shí)俱進(jìn)的理念，充分掌握時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)的前提下，及時(shí)學(xué)習(xí)和更新自身的檔案管理理念，并且將全新的檔案管理理念運(yùn)用于實(shí)際工作中，只有這樣，才能夠取得事半功倍的效果。在檔案管理工作過(guò)程中，必須要注意以下幾點(diǎn)，

　　第一，要檢查檔案是否完好，是否存在破損的情形。對(duì)于那些具有重要意義的檔案，必須要對(duì)破損的地方作及時(shí)的記錄，避免由于不可恢復(fù)性帶來(lái)的巨大經(jīng)濟(jì)損失和文化損失。

　　第二，要保證檔案的安全性。

　　檔案作為重要的決策文件，如果其安全性無(wú)法得到有效的保證，將會(huì)導(dǎo)致國(guó)家的安全、穩(wěn)定等受到嚴(yán)重的威脅。值得注意的是，在檔案管理過(guò)程中，必須要采取積極的、有效的方式延長(zhǎng)檔案的壽命，有效避免不必要的損失。

　　3.2、檔案歸納整理技巧

　　在對(duì)檔案實(shí)施整理歸納過(guò)程中，

　　第一，要對(duì)檔案文件有一個(gè)大致的了解，明確檔案中哪些是有價(jià)值的，哪些是需要?jiǎng)h除的。采取科學(xué)的、合理的方式對(duì)于檔案進(jìn)行歸納整理，根據(jù)重要性原則對(duì)于檔案進(jìn)行分析。同時(shí)，在歸納整理過(guò)程中，要密切注意不同檔案之間的關(guān)聯(lián)性，切忌將檔案分離開(kāi)來(lái)。

　　第二，要加大檔案收集的力度，使得檔案的完整性可以得到有效的保證，避免出現(xiàn)信息缺失的情況，確保檔案整理工作的順利實(shí)施和開(kāi)展。

　　第三，在歸納整理過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案的類目存在著不一致的情況要進(jìn)行及時(shí)的修訂；對(duì)于已經(jīng)修訂的檔案要進(jìn)行及時(shí)的修改和更正。

　　3.3、檔案的分類技巧

　　在檔案分類過(guò)程中，要做到對(duì)檔案文件的內(nèi)容有一個(gè)大致的了解，緊密結(jié)合檔案的具體內(nèi)容保證檔案分類的科學(xué)性和合理性。在檔案工作中，分類是核心工作內(nèi)容。檔案分類的準(zhǔn)確性程度將會(huì)直接對(duì)檔案信息的提供以及檔案的利用率帶來(lái)顯著的影響。同時(shí)，還需要對(duì)分類文件有明確的標(biāo)識(shí)，提高查找的便捷性，推動(dòng)檔案工作的順利實(shí)施和開(kāi)展。

　　檔案業(yè)務(wù)工作的八大環(huán)節(jié)：收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)兩大方面：收集、鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)工作是檔案基礎(chǔ)工作，編研與利用是開(kāi)發(fā)利用工作

　　檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。

　　為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

　　一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。

　　當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

　　例如某上市公司，從默默無(wú)聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，為了使公司向國(guó)際化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。

　　在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過(guò)程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。

　　它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、推動(dòng)公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。

　　二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

　　例如，某公司辦公室的檔案管理是將平時(shí)研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡(jiǎn)單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營(yíng)管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來(lái)，基本處在檔案管理的初級(jí)保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。

　　如何把學(xué)習(xí)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開(kāi)展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。

　　首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識(shí)，針對(duì)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

　　例如，某公司目前檔案管理工作存在的問(wèn)題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開(kāi)展并未形成制度，這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，業(yè)務(wù)部門沒(méi)有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。

　　二是，在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問(wèn)題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問(wèn)題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。

　　上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開(kāi)發(fā)的檔案資源。

　　再比如，某公司上市過(guò)程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)檔案的要單獨(dú)整理；建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。

　　三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向

　　檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合企業(yè)具體實(shí)際情況來(lái)看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。

　　例如，某上市公司，遵照國(guó)家有關(guān)部門對(duì)上市公司的管理規(guī)定，財(cái)務(wù)部門和綜合業(yè)務(wù)部門是極為特殊的部門，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理在是絕對(duì)機(jī)密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，公司組織機(jī)構(gòu)眾多，涉及公司業(yè)務(wù)拓展、專項(xiàng)研究、會(huì)議公關(guān)活動(dòng)等方方面面，這些部門承擔(dān)的大量繁重的業(yè)務(wù)支撐工作。

　　針對(duì)這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業(yè)特點(diǎn)的模式，要在加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時(shí)，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。

　　在結(jié)合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡(jiǎn)化檔案部門長(zhǎng)期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。

　　在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對(duì)集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說(shuō)的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

　　這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無(wú)形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個(gè)事業(yè)部（定制產(chǎn)品）等研究部門等，這些部門的檔案實(shí)體，都要針對(duì)各自部門的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，制定不同的管理方法，進(jìn)行并規(guī)范、科學(xué)化保管。

　　但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷,而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。

　　四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力

　　檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。

　　目前為提高工作效率，沒(méi)有設(shè)立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強(qiáng)檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識(shí)，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

　　提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

　　五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。

　　檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。

　　企業(yè)的檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個(gè)方面內(nèi)容：一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。

　　六、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理

　　七、編制檔號(hào)

　　八、編制案卷目錄等各種檢索工具

　　旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。從而切實(shí)把公司檔案管理納入制度化軌道。

　　比如，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和專(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等工作，業(yè)務(wù)上受公司辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　辦公室檔案管理人員平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過(guò)濾；整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。

　　要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。